BCC ในอีเมล: ความหมายและวิธีใช้งาน

“สำเนาลับ” คือวิธีการส่งสำเนาอีเมลถึงผู้อื่นโดยที่ซ่อนที่อยู่อีเมลไว้ไม่ให้ผู้รับคนอื่นๆ ทราบ

การทำความเข้าใจสำเนาลับเป็นส่วนหนึ่งของมารยาทพื้นฐานทางอีเมล แม้ว่าคุณอาจไม่ได้ใช้ฟังก์ชัน bcc บ่อยนัก แต่ก็ควรทราบวิธีใช้งาน เมื่อใดควรใช้ และเมื่อใดไม่ควรใช้

ลองพิจารณาคู่มือฉบับสมบูรณ์ของคุณเกี่ยวกับการใช้สำเนาลับในอีเมล เราจะดูว่า bcc เกิดขึ้นได้อย่างไร และแบ่งปันวิธีที่ดีที่สุดในการใช้งาน เปิดอีเมลของคุณแล้วมาเริ่มกันเลย!

สารบัญ

สำเนาลับในอีเมลคืออะไร?

สำเนาลับถึงในอีเมลจะใช้เมื่อใด

จะค้นหาสำเนาลับได้ที่ไหนเมื่อส่งอีเมล

สำเนาลับในตัวอย่างอีเมล

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับสำเนาลับถึงอีเมล

สำเนาลับในอีเมลคืออะไร?

“Bcc” ย่อมาจาก blind carbon copy คล้ายกับสำเนาคาร์บอน (cc) ซึ่งจะส่งสำเนาอีเมลของคุณไปยังใครก็ตามที่คุณเพิ่มลงในช่อง cc ในผู้ให้บริการอีเมลของคุณ สำเนาลับถึงจะส่งสำเนาอีเมลของคุณไปยังใครก็ตามในช่องสำเนาลับ แต่ซ่อนที่อยู่อีเมลของตนจากผู้รับรายอื่นทั้งหมด ผู้รับสำเนาลับจะไม่สามารถใช้ฟังก์ชันตอบกลับทั้งหมดได้ ไม่มีใครได้รับอีเมลจะมองเห็นผู้รับสำเนาลับ และผู้รับสำเนาลับก็ไม่สามารถเห็นกันได้เช่นกัน

คำว่าblind carbon copyมาจากไหน? ก่อนที่เราจะใช้อีเมล เราใช้จดหมายกระดาษ เมื่อมีคนส่งจดหมายถึงหลายคนหรือเก็บบันทึกจดหมายไว้เป็นไฟล์ ผู้ส่งจะใช้กระดาษคาร์บอนเพื่อสร้างสำเนาของจดหมายในขณะที่เขียน

ผลลัพธ์เรียกว่าสำเนาคาร์บอน ต่อมาด้วยการประดิษฐ์อีเมล สำเนาคาร์บอนจึงถูกย่อสำหรับยุคดิจิทัลเป็น cc นอกจากสำเนาแล้ว ผู้ให้บริการอีเมลยังได้เพิ่มสำเนาลับด้วย คำว่า “blind” ภายในสำเนาลับหมายถึงการที่ไม่มีใครสามารถเห็นว่าใครสำเนาลับในอีเมล รวมถึงผู้รับสำเนาลับคนอื่นๆ ด้วย เฉพาะผู้ที่ส่งอีเมลเท่านั้นที่จะรู้ว่าใครถูกสำเนาลับไป

คุณไม่สามารถส่งอีเมลถึงผู้รับสำเนาลับเท่านั้น ที่อยู่อีเมลจะต้องอยู่ในช่อง "ถึง" เพื่อแก้ไขปัญหานี้ คุณสามารถใส่อีเมลของคุณเองเป็นผู้รับได้ เช่นเดียวกับฟังก์ชัน cc

สำเนาลับในอีเมลจะใช้เมื่อใด

โดยทั่วไป หากคุณไม่ต้องการปกป้องความเป็นส่วนตัว ส่งอีเมลไปยังผู้คนจำนวนมาก หรือคัดลอกใครบางคนในอีเมล คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้สำเนาลับ หากคุณไม่แน่ใจว่าควรใช้สำเนาลับหรือไม่ ต่อไปนี้เป็นสามวิธีที่คุณสามารถใช้ได้ และสามวิธีที่ไม่ควรใช้

ฉันควรใช้สำเนาลับในอีเมลเมื่อใด

• วิธีส่งข้อความจำนวนมาก: ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลถึงครอบครัว เพื่อน หรือที่ทำงานขนาดใหญ่ การใส่ทุกคนในช่องสำเนาลับจะทำให้ดูเหมือนว่าคุณได้ส่งอีเมลถึงพวกเขาโดยเฉพาะ
• เพื่อวัตถุประสงค์ความเป็นส่วนตัว: หากคุณต้องการปกปิดข้อมูลติดต่อของใครบางคน หรือคุณไม่ต้องการให้ผู้รับรู้ว่าคุณได้แชร์อีเมลกับบุคคลอื่น คุณสามารถใช้ช่องสำเนาลับได้ คุณอาจรวมฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือเจ้านายของคุณไว้ในอีเมลเพื่อวัตถุประสงค์ในการติดตามเอกสารหรือการสร้างเครือข่าย โปรดใช้ความระมัดระวังในกรณีนี้ หากคุณไม่ได้รับการบอกกล่าวเจาะจงว่าคุณต้องทำเช่นนี้ คุณก็ควรหลีกเลี่ยง
• เพื่อลดหัวข้ออีเมลที่มีความยาว: หากคุณกำลังส่งอีเมลจำนวนมากหรือต้องการหลีกเลี่ยงการตอบกลับจำนวนมาก การให้ทุกคนในช่องสำเนาลับจะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาทั้งสองประการ

เมื่อใดที่ฉันไม่ควรใช้สำเนาลับในอีเมล

สิ่งเดียวที่แย่กว่าการใช้วลีที่น่าเบื่อเช่น “แค่ติดตาม” - - กำลังใช้สำเนาลับถึงในทางที่ผิด เราได้รวบรวมสามวิธียอดนิยมที่คุณไม่ควรใช้สำเนาลับ ซึ่งอาจช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทางอีเมลที่น่าอับอายได้

• วิธีทำให้ใครบางคนดูไม่ดี: เป็นการไม่เหมาะสมที่จะส่งสำเนาถึงผู้จัดการของใครบางคนทางอีเมลเพื่อทำให้พวกเขาเดือดร้อนหรือทำให้พวกเขาดูไม่ดี มีวิธีที่เป็นมืออาชีพในการจัดการกับสถานการณ์เช่นนี้
• วิธีดักฟัง: การสำเนาลับถึงใครบางคนทางอีเมลเพื่อให้พวกเขาสามารถดักฟังได้นั้นเป็นมารยาททางอีเมลที่ไม่ดีเช่นกัน มันสามารถนำไปสู่ผลกระทบร้ายแรง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำงานและด้านวิชาการ
• เพื่อหลีกเลี่ยงความโปร่งใส: การใช้สำเนาลับเพื่อหลีกเลี่ยงความโปร่งใสถือเป็นการสื่อสารเชิงรุก มีวิธีสื่อสารความต้องการของคุณโดยตรงและดีกว่านี้

จะค้นหาสำเนาลับได้ที่ไหนเมื่อส่งอีเมล

ฟังก์ชั่น bcc อยู่ในตำแหน่งที่แตกต่างกันบนแพลตฟอร์มของผู้ให้บริการอีเมลแต่ละราย แต่โดยปกติจะอยู่ด้านล่างหรือทางด้านขวาของช่อง "ถึง" ผู้ให้บริการอีเมลบางรายซ่อนช่อง cc และ bcc ดังนั้นคุณอาจต้องค้นหาในครั้งแรกที่คุณต้องการใช้

สำเนาลับในตัวอย่างอีเมล

ต่อไปนี้คือตัวอย่างสามสถานการณ์เมื่อคุณอาจต้องการใช้คุณลักษณะสำเนาลับถึง

1 คุณกำลังส่งคำเชิญไปงานปาร์ตี้ใหญ่

คุณต้องการเชิญเพื่อนและสมาชิกในครอบครัวสามสิบคนมางานปาร์ตี้ แต่คุณไม่ต้องการให้กลายเป็นห่วงโซ่อีเมลยาวที่ทุกคนจะได้รับการตอบกลับและการตอบกลับทั้งหมด ใช้ช่องสำเนาลับเพื่อเพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้ได้รับเชิญทั้งหมด คุณอาจส่งสำเนาถึงคู่ของคุณหรือผู้ร่วมเป็นเจ้าภาพและใส่ที่อยู่อีเมลของคุณในช่อง "ถึง" คุณจะได้รับสำเนาอีเมลของคุณ และแขกทุกคนก็จะได้รับเช่นกัน ผู้ที่ได้รับเชิญจะเห็นว่าอีเมลถูกส่งถึงพวกเขาและใครก็ตามที่คุณส่งสำเนาถึง

2 ผู้จัดการของคุณขอให้คุณติดต่อบัญชีภายนอก

บางทีผู้จัดการของคุณอาจขอให้คุณส่งอีเมลไปยังลูกค้าที่พวกเขาได้ส่งมอบให้กับคุณ ในอีเมลฉบับแรกถึงลูกค้าใหม่ คุณอาจต้องการสำเนาลับถึงผู้จัดการของคุณ ในกรณีนี้ พวกเขาจะทราบอย่างชัดเจนว่าคุณติดต่อลูกค้าได้อย่างไร รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงของลูกค้า

3 เพื่อนร่วมงานของคุณจะแนะนำให้คุณรู้จักกับการเชื่อมต่อใหม่

ในบางกรณี คุณอาจใช้อีเมลเพื่อสร้างเครือข่าย เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถแนะนำคุณให้รู้จักกับที่ปรึกษาโดยส่งสำเนาถึงคุณในอีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่ของพวกเขา คุณสามารถย้ายเพื่อนร่วมงานของคุณไปที่ช่องสำเนาลับเมื่อคุณตอบกลับอีเมล ด้วยวิธีนี้ กลุ่มอีเมลของคุณจะกลายเป็นเพียงคุณและผู้ติดต่อ แต่เพื่อนร่วมงานของคุณจะเห็นว่าคุณได้ดำเนินการกับอีเมลแล้ว นอกจากนี้ กล่องข้อความของเพื่อนร่วมงานจะไม่ทำให้การสนทนาของคุณกับผู้ติดต่อเต็มไปหมด

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับสำเนาลับถึงอีเมล

“สำเนาลับ” ในอีเมลหมายถึงอะไร

“สำเนาลับ” ในอีเมลหมายถึงสำเนาลับ การสำเนาลับถึงใครบางคนทางอีเมลจะเป็นการส่งสำเนาอีเมลไปให้พวกเขา แต่จะปกปิดที่อยู่อีเมลของพวกเขาจากผู้รับรายอื่นทั้งหมด นอกจากนี้ยังลบคุณลักษณะตอบกลับทั้งหมดด้วย

สำเนาลับในอีเมลทำงานอย่างไร

หากต้องการสำเนาลับถึงใครบางคนในอีเมล ให้เพิ่มพวกเขาลงในช่องสำเนาลับเมื่อเขียนอีเมลใหม่ ตอบกลับอีเมลที่คุณได้รับ หรือส่งต่ออีเมลที่มีอยู่ในผู้ให้บริการอีเมลของคุณ ทุกคนในช่องสำเนาลับจะได้รับสำเนาอีเมล แต่สำเนาลับจะซ่อนที่อยู่อีเมลของตนจากผู้รับรายอื่นๆ ทั้งหมด และจะไม่สามารถตอบกลับทุกคนที่ได้รับอีเมลดังกล่าวได้

เมื่อใดที่คุณควรใช้สำเนาลับในอีเมล

คุณควรใช้สำเนาลับเพื่อส่งอีเมลจำนวนมาก ปกปิดที่อยู่อีเมลของบุคคลอื่น หรือลบคุณลักษณะตอบกลับทั้งหมด คุณควรใช้มันเท่าที่จำเป็นในที่ทำงาน และให้แน่ใจว่าคุณได้อ่านมารยาททางอีเมลก่อนที่จะทำ