19 ทักษะการเขียนเชิงธุรกิจที่ดีที่สุดที่คุณต้องการเพื่อประสบความสำเร็จ

ต้องการเป็นนักธุรกิจมืออาชีพที่ดีขึ้นหรือไม่? เรียนรู้ทักษะการเขียนเชิงธุรกิจที่ดีที่สุด 19 ทักษะเพื่อความเป็นเลิศ!

ในโลกของธุรกิจ ผู้เชี่ยวชาญมักสื่อสารกันตลอดเวลา พวกเขาส่งอีเมล ข้อเสนอ รายงาน และแม้แต่ข้อความโดยตรง

ทักษะการเขียนเชิงธุรกิจมีความสำคัญต่อมืออาชีพในการทำงานให้ดี แต่บัณฑิตวิทยาลัยหรือเริ่มต้นอาชีพจำนวนมากยังขาดความสามารถที่สำคัญเหล่านี้ การเขียนเชิงธุรกิจเป็นการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน ผู้นำองค์กร ลูกค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ เกี่ยวกับธุรกิจและการดำเนินงาน จำเป็นต้องสั่งสอน บอกกล่าว โน้มน้าว และช่วยสร้างธุรกรรม เหนือสิ่งอื่นใดต้องชัดเจน ทักษะการเขียนเชิงธุรกิจที่มั่นคงจะพาคุณไปไกลในอาชีพการงานของคุณ

แม้ว่าคุณสามารถเรียนหลักสูตรการเขียนเชิงธุรกิจเพื่อช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีการเขียนสำหรับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ แต่คุณอาจไม่มีเวลาหรือเงินที่จะลงทุนในการฝึกอบรมดังกล่าว คุณสามารถเรียนรู้ที่จะสื่อสารได้ดีในธุรกิจด้วยเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ กลยุทธ์เหล่านี้จะ

1. เขียนอย่างมีเป้าหมาย

ในโลกธุรกิจ การมีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนในทุกสิ่งที่คุณทำเป็นสิ่งสำคัญ และการเขียนก็เช่นกัน การเขียนอย่างมีเป้าหมายเริ่มต้นก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน ขั้นแรก คุณต้องรู้ว่าทำไมคุณถึงเขียนและใช้ทักษะการสื่อสารทางธุรกิจเพื่อแสดงจุดประสงค์นั้นอย่างชัดเจนในการเขียนของคุณ การเขียนอย่างมีจุดมุ่งหมายช่วยให้คุณสร้างการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรที่ตรงประเด็นโดยใช้คำน้อยลง เวลามีค่าสูงในการทำธุรกิจ ดังนั้นการไปถึงประเด็นอย่างรวดเร็วจึงเป็นประโยชน์

2. หลีกเลี่ยง Buzzwords และศัพท์แสง

ทุกอุตสาหกรรมมีคำศัพท์และศัพท์แสงของตัวเอง พจนานุกรม Merriam-Webster ให้คำจำกัดความของคำศัพท์ว่าเป็น "คำหรือวลีทางเทคนิคที่สำคัญ มักจะมีความหมายเพียงเล็กน้อย ซึ่งส่วนใหญ่ใช้เพื่อสร้างความประทับใจแก่ฆราวาส" คำจำกัดความของศัพท์แสงคือ "คำศัพท์ทางเทคนิคหรือลักษณะของกิจกรรมพิเศษหรือกลุ่ม" นักเขียนที่ดีสามารถสื่อความหมายได้โดยปราศจากคำที่ไม่จำเป็นหรือทำให้สับสนในบางครั้ง ตัวอย่างคำศัพท์ทางธุรกิจ ได้แก่:

• การทำงานร่วมกัน
• ผลไม้แขวนต่ำ
• วนกลับมา
• นอกกรอบ
• คล่องตัว
• การงัด
• ย้ายเข็ม
• ดำน้ำลึก
• แบนด์วิธ
• ฐานคลาวด์
• บรรทัดล่าง
• วิธีการแบบองค์รวม
• วัฒนธรรมของบริษัท
• การแฮ็คการเติบโต

คำย่อยังสามารถเป็นศัพท์แสงหรือคำศัพท์เฉพาะทางประเภทหนึ่งที่ควรหลีกเลี่ยง เว้นแต่พวกเขาจะเป็นที่รู้จักในอุตสาหกรรมของคุณ ให้ใช้ตัวเลือกคำที่แม่นยำกว่าแทน หรือละทิ้งคำศัพท์เหล่านี้ในการเขียนของคุณไปเลย

3. ลบอารมณ์

การเขียนเชิงธุรกิจไม่ใช่การเขียนด้วยอารมณ์ แม้ว่างานเขียนเชิงธุรกิจบางประเภทจะมุ่งเน้นไปที่การโน้มน้าวใจ แต่คุณควรใช้ข้อเท็จจริงและความมั่นใจเพื่อโน้มน้าวใจ ไม่ใช่ภาษาที่ใช้อารมณ์รุนแรง ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถอธิบายความกระตือรือร้นหรือความตื่นเต้นในงานเขียนของคุณได้ เพียงระวังว่าอารมณ์และคำพูดที่สื่ออารมณ์ไม่ได้ขับเคลื่อนการสื่อสาร และเลือกใช้โครงสร้างประโยคที่เรียบง่ายและการสื่อสารที่ชัดเจนและเป็นข้อเท็จจริง

4. จำกัด คำวิเศษณ์

คำวิเศษณ์คือคำที่ใช้ขยายคำกริยาและคำขยายอื่นๆ หากคุณใช้คำกริยาแรง คุณไม่จำเป็นต้องใช้คำวิเศษณ์เพื่อแก้ไข อ่านการสื่อสารทางธุรกิจของคุณอย่างละเอียด และดูว่าคุณสามารถจำกัดการใช้คำวิเศษณ์ได้ที่ใดบ้าง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดสิ่งนี้:

• ลูกค้าตะโกนใส่สมาชิกในทีมของคุณ

คำวิเศษณ์ "ดัง" ไม่จำเป็นเพื่อสื่อความหมายที่เหมาะสมที่นี่ ตะโกนเสียงดังจนคุณสามารถพูดว่า:

• ลูกค้าตะโกนใส่สมาชิกในทีมของคุณ

5. ให้มันสั้น

ทั้งประโยคและย่อหน้าในการสื่อสารทางธุรกิจควรสั้นและตรงไปตรงมา ใช้โครงสร้างประโยคง่ายๆ และหลีกเลี่ยงการใช้ประโยคซ้ำๆ หากคุณสามารถพูดอะไรโดยใช้คำน้อยกว่าที่คุณเลือกไว้ ให้แก้ไขให้เป็นเวอร์ชันที่สั้นลง การสื่อสารที่ยาวยืดยาวไม่เหมาะสมในโลกธุรกิจที่วุ่นวาย หากคุณมีย่อหน้าหรืออีเมลยาวๆ ที่ต้องส่ง ให้มองหาวิธีแยกย่อหน้านั้น ข้อความที่มีขนาดเล็กลงช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจได้ง่ายกว่าข้อความที่ยาว

6. จัดระเบียบความคิดของคุณ

เมื่อคุณเขียนบทความวิชาการ คุณมักจะเริ่มต้นด้วยโครงร่าง โครงร่างช่วยให้คุณจัดระเบียบความคิดของคุณให้เป็นรูปแบบที่ชัดเจนและไตร่ตรองอย่างดี มันจะช่วยได้ถ้าคุณทำสิ่งเดียวกันกับการเขียนเชิงธุรกิจ แม้ว่าคุณจะไม่ได้สร้างโครงร่างที่เป็นทางการ คุณต้องจัดระเบียบความคิด โดยปกติแล้ว สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ คุณจะเริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สำคัญที่สุดหรือวัตถุประสงค์ของการสื่อสาร ตามด้วยข้อเท็จจริงหรือข้อมูลเพิ่มเติมที่ผู้อ่านจำเป็นต้องทราบ

เก็บข้อมูลที่สำคัญน้อยกว่าเมื่อสิ้นสุดการสื่อสาร การจัดระเบียบความคิดของคุณยังหมายถึงการใช้คำเปลี่ยนเมื่อคุณย้ายจากประโยคหนึ่งไปยังอีกประโยคหนึ่ง สิ่งนี้สร้างความรู้สึกที่สอดคล้องกันและลื่นไหลในชิ้นงานของคุณ นอกจากนี้ยังทำให้ซึมซับความหมายได้ง่ายขึ้น

7. สร้างงานเขียนของคุณอย่างรัดกุม

รักษาสไตล์การเขียนของคุณให้สะอาดและรัดกุม ใช้ทักษะการสื่อสารที่แข็งแกร่งเพื่อพูดสิ่งที่คุณหมายถึงอย่างชัดเจนโดยไม่ต้องใช้คำพูดที่ไม่จำเป็น การเขียนที่กระชับเป็นสิ่งสำคัญในธุรกิจ เนื่องจากผู้อ่านมักไม่มีเวลามากพอที่จะอ่านเอกสาร โดยเฉพาะอีเมลธุรกิจ ดังนั้นพวกเขาจำเป็นต้องสามารถสแกนผ่านเอกสารทางธุรกิจเพื่อรับข้อมูลที่ต้องการโดยไม่ชักช้า

8. รู้จักผู้ชมของคุณ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการพูดหรือเขียน จำเป็นต้องรู้จักผู้ฟังของคุณ การรู้ว่าผู้อ่านของคุณบอกคุณว่าผู้อ่านจะเข้าใจวลีหรือคำศัพท์เฉพาะหรือไม่ และจะช่วยให้คุณเข้าถึงพวกเขาด้วยความหมายของคุณ การรู้จักผู้ฟังของคุณช่วยให้คุณเลือกน้ำเสียงและคำศัพท์เพื่อสื่อความหมายของคุณได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถกำหนดระดับความเป็นมืออาชีพที่เหมาะสมซึ่งผู้ชมคาดหวังจากคุณ

9. ใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพ

การเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องส่วนตัวมากนัก แม้ว่าคุณจะสามารถถ่ายทอดน้ำเสียงที่เป็นมิตรได้ แต่คุณต้องคงไว้ซึ่งความเป็นมืออาชีพ บางครั้งสิ่งนี้มาพร้อมกับการฝึกเขียน แต่บ่อยครั้งมาจากประสบการณ์ ลองอ่านงานของคุณออกมาดังๆ หลังจากที่คุณเขียนเสร็จ คุณถ่ายทอดเสียงที่เป็นมิตรแต่เป็นมืออาชีพ หรือฟังดูเหมือนคุณกำลังคุยกับเพื่อนที่ดี? จากนั้น ปรับปรุงการเขียนของคุณ กำจัดการหดตัวและคำศัพท์สแลงเพื่อให้ฟังดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

10. บรรยายด้วยเสียงที่ใช้งานอยู่

เสียงที่ใช้งานเกี่ยวข้องกับเรื่องของประโยคที่ดำเนินการของประโยค ดังนั้นการเขียนด้วยเสียงที่กระตือรือร้นจะสร้างประโยคที่แข็งแกร่งและกระชับขึ้น ตรงกันข้ามกับเสียงที่ใช้งานคือเสียงแฝง และคุณควรหลีกเลี่ยงเมื่อเป็นไปได้ในการเขียนของคุณ นี่คือตัวอย่างประโยคจากอีเมลธุรกิจที่ใช้เสียงแฝง:

• ได้ส่งจดหมายไปยังทุกหน่วยงานแล้ว

ในประโยคนี้ จดหมายไม่ได้ทำหน้าที่ (ส่ง) ดังนั้นจึงอยู่ในเสียงแฝง ใช้ถ้อยคำใหม่โดยพูดว่า:

• ทอมส่งจดหมายถึงทุกแผนก

สิ่งนี้พูดในสิ่งเดียวกัน แต่ระบุว่าใครเป็นคนส่งจดหมาย ทั้งยังสื่อความหมายด้วยคำที่น้อยลงและเป็นประโยคที่หนักแน่นขึ้น คุณอาจมีบางครั้งที่เสียงแฝงเป็นทางเลือกเดียวของคุณ แต่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อทำได้

11. ข้อเท็จจริงของรัฐ ไม่ใช่ความคิดเห็น

ความคิดเห็นของคุณมีความสำคัญในการสื่อสารทางธุรกิจน้อยกว่ารูปแบบการสื่อสารอื่นๆ อย่างไรก็ตาม คุณน่าจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีกว่าหากคุณระบุข้อเท็จจริงที่สนับสนุนด้วยข้อมูลในการสื่อสารของคุณ คุณอาจเผชิญกับช่วงเวลาที่จำเป็นต้องแสดงความคิดเห็นของคุณในการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ ในกรณีเหล่านี้ ทำให้ชัดเจนว่าผู้อ่านกำลังอ่านมุมมองและความคิดเห็นของคุณ ไม่ใช่ข้อเท็จจริงที่ทราบ การเปิดเผยข้อมูลนี้จะช่วยให้ผู้อ่านตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณนำเสนอ

12. ลบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์

การเขียนเชิงธุรกิจที่ดีต้องปราศจากข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์พื้นฐาน การส่งการสื่อสารทางธุรกิจที่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ทำให้คุณและองค์กรของคุณดูเป็นมืออาชีพน้อยลง ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะมีส่วนร่วมในการเขียนอีเมลหรือรายงาน ให้ตรวจทานอย่างระมัดระวังเพื่อลดจำนวนข้อผิดพลาด หากการเขียนไม่ใช่ทักษะที่สำคัญที่สุดของคุณ คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบไวยากรณ์ เช่น Grammarly เพื่อช่วยได้ อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่าแม้แต่เครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์ที่แข็งแกร่งที่สุดก็ยังต้องอาศัยเทคโนโลยีในการทำงานของมัน พิสูจน์อักษรด้วยตัวคุณเองเสมอก่อนที่จะส่งงานเขียนทางธุรกิจใดๆ

13. แสดงความมั่นใจในการเขียน

อีเมลหรือจดหมายข่าวที่มีประสิทธิภาพสำหรับการตั้งค่าธุรกิจจะสื่อถึงความมั่นใจ คุณสามารถเรียนรู้ที่จะเขียนได้อย่างมั่นใจด้วยการเปลี่ยนคำศัพท์และหลีกเลี่ยงเสียงที่ไม่โต้ตอบ การเขียนให้ตรงประเด็นและรัดกุมจะสื่อถึงความมั่นใจในระดับสูง ความมั่นใจในการเขียนของคุณจะทำให้งานนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย ผู้อ่านจะรู้สึกไว้วางใจในตัวคุณมากขึ้นและความสามารถของคุณในการช่วยเหลือพวกเขาในเรื่องความต้องการทางธุรกิจ หากงานเขียนของคุณรู้สึกมั่นใจ

14. จัดรูปแบบให้เรียบง่าย

จัดรูปแบบให้เรียบง่ายเมื่อเขียนจดหมายธุรกิจ บันทึก หรือรายงาน หัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยสามารถช่วยแนะนำผู้อ่านผ่านข้อมูล แต่ควรหลีกเลี่ยงการจัดรูปแบบที่ซับซ้อน เช่น แบบอักษรแฟนซีและการใช้เชิงอรรถมากเกินไป จำไว้ว่า คุณต้องการสร้างผลงานที่ผู้อ่านสามารถสแกนเพื่อรับข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นให้ใช้ย่อหน้าสั้นๆ โรยด้วยกราฟิกตามความเหมาะสม และใช้ฟอนต์แบบมืออาชีพในขนาดที่ผู้คนสามารถอ่านได้ง่ายเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้อ่านรู้สึกหงุดหงิดหรือสับสน

15. แสดงความสามารถในการปรับตัวสำหรับการเขียนประเภทต่างๆ

การเขียนเชิงธุรกิจประกอบด้วยงานเขียนหลายประเภท ในฐานะนักเขียนธุรกิจ คุณอาจต้องเขียน:

• บันทึกช่วยจำ
• อีเมล
• รายงาน
• โพสต์โซเชียลมีเดีย
• โพสต์บล็อก
• ข้อความโดยตรง
• จดหมายธุรกิจ

รู้วิธีปรับสไตล์การเขียนของคุณให้เข้ากับแพลตฟอร์มการสื่อสารต่างๆ เหล่านี้ ตัวอย่างเช่น รายงานอาจมีย่อหน้ายาวกว่าอีเมลธุรกิจ และโพสต์บนโซเชียลมีเดียจะอนุญาตให้ใช้ภาษาส่วนตัวมากกว่าจดหมายธุรกิจ

16. รักษาน้ำเสียงของมนุษย์

แม้ว่าความเป็นมืออาชีพจะมีความสำคัญ แต่คุณก็ยังต้องการให้งานเขียนของคุณสื่อถึงอารมณ์ของมนุษย์ ยึดคำศัพท์ในชีวิตประจำวันที่คุณจะใช้เมื่อพูดกับลูกค้า เขียนด้วยน้ำเสียงที่ไพเราะและร่าเริง วิธีหนึ่งที่จะทราบได้ว่าคุณรักษาสัมผัสส่วนตัวในงานเขียนของคุณหรือไม่ คือการอ่านออกเสียงเมื่อคุณเขียนเสร็จ ถ้าฟังดูลื่นไหลดีและไม่รู้สึกสูงเกินไปเมื่อคุณอ่านออกเสียง ก็น่าจะเป็นมิตรมากพอ

17. สม่ำเสมอ

หนึ่งในทักษะการเขียนเชิงธุรกิจที่ท้าทายมากขึ้นคือความสม่ำเสมอ ธุรกิจของคุณเป็นแบรนด์ที่ต้องมีเสียงที่สม่ำเสมอและชัดเจน การเขียนเชิงธุรกิจที่ดียิ่งขึ้นนั้นเกี่ยวข้องกับการแสดงความยินยอมในทุกสิ่งที่คุณเขียนเพื่อแบรนด์ของคุณ บ่อยครั้งที่ธุรกิจจะสร้างแนวทางของแบรนด์สำหรับนักเขียน การเรียนรู้วิธีศึกษาเอกสารนี้และนำไปใช้กับงานเขียนของคุณจะทำให้เอกสารมีความสอดคล้องกันมากขึ้นและทำให้คุณเป็นนักเขียนที่ดีขึ้น

18. เขียนคำกระตุ้นการตัดสินใจ

การสื่อสารทางธุรกิจส่วนใหญ่ต้องการคำกระตุ้นการตัดสินใจ ซึ่งเป็นข้อความที่ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้อ่านทำ หากคุณเขียนบทความทางการตลาด CTA จะเรียกขอตัวอย่าง การสาธิต หรือการซื้อ หากคุณกำลังเขียนอีเมล คุณอาจขอให้ผู้อ่านตอบกลับ หากคุณกำลังนำเสนอ CTA ของคุณสามารถถามคำถามผู้ชมได้ CTA ต้องชี้แจงให้ผู้อ่านทราบว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรกับข้อมูลที่คุณนำเสนอ ดังนั้นจึงต้องกระชับและตรงประเด็น ไม่ควรทิ้งคำถามใดๆ ไว้ในใจของผู้อ่านเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นในขณะนี้ที่พวกเขาได้อ่านสิ่งที่คุณเขียน

19. เสร็จสิ้นการแก้ไขขั้นสุดท้าย

สุดท้าย ในการเขียนธุรกิจทั้งหมดที่คุณทำเสร็จแล้ว ให้ตรวจสอบสองสิ่ง: ความชัดเจนและความกะทัดรัด ขั้นแรก ให้อ่านบทความของคุณอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าชัดเจน จากนั้นอ่านราวกับว่าคุณไม่รู้หัวข้อ คุณถ่ายทอดสิ่งที่คุณต้องสื่อหรือไม่? ถัดไป อ่านชิ้นส่วนเพื่อให้แน่ใจว่าสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คุณได้รวมข้อมูลสำคัญทั้งหมดแต่ไม่มีอะไรเพิ่มเติมหรือไม่? คัดเฉพาะคำและประโยคที่มีความสำคัญต่อการสื่อความหมาย กำจัดให้ได้มากที่สุดโดยไม่เปลี่ยนความหมายของชิ้นส่วน และคุณก็พร้อมที่จะส่งร่างสุดท้ายของคุณไปยังผู้รับที่ต้องการ

เมื่อแก้ไขไวยากรณ์ เราขอแนะนำให้ใช้เวลาปรับปรุงคะแนนความสามารถในการอ่านของงานเขียนก่อนที่จะเผยแพร่หรือส่ง

หากคุณยังต้องการความช่วยเหลือ คำแนะนำเกี่ยวกับไวยากรณ์และไวยากรณ์ของเราจะอธิบายเพิ่มเติม