5 นิสัยอีเมลที่จะทำให้กล่องจดหมายของคุณ (และเพื่อนร่วมงาน) มีความสุข

มันเป็นวันจันทร์ที่หายากและสวยงามเมื่อคุณไปถึงที่ทำงานเร็ว การเดินทางของคุณไม่วุ่นวายเหมือนปกติ กาแฟของคุณยังร้อนอยู่ และยังไม่มีใครอยู่เลย หัวใจของคุณเต้นแรงในโอกาสอันแสนอร่อยนี้เพื่อทำงานให้เสร็จโดยปราศจากสิ่งรบกวนตามปกติ

คุณเปิดแล็ปท็อปของคุณออกเพื่อค้นพบอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านยี่สิบเจ็ดฉบับ ไหล่ของคุณตกต่ำในความสิ้นหวัง สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญแค่ไหน? ทำอย่างใดอย่างหนึ่ง? เกิดอะไรขึ้นถ้าทำและคุณพลาด? เริ่มกลั่นกรองกันเลยดีกว่า

ความหงุดหงิดของคุณเพิ่มขึ้นเมื่อคุณรู้ว่าสิ่งเหล่านี้ไม่ได้ทำให้คุณกังวลเลย—มีคนจากแผนกอื่นตัดสินใจที่จะ "วนลูปคุณ" เกี่ยวกับการอภิปรายบทความที่นักฝังเข็มของพวกเขาส่งมา เลื่อนลงมาก็เมื่อก่อนเรามาดูกัน . . อีกหกคนเข้ามาตอบทุกรูปแบบ อ๊าก. หายใจลึก ๆ.

ความโกลาหลและการก่อกวนของอีเมลมีอยู่มากมาย แต่เราสังเกตเห็นบางสิ่งที่เป็นการดูหมิ่นโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ข้อผิดพลาดประเภทหนึ่งที่มารยาทในอีเมลเช่นตัวคุณเองไม่เคยทำมาก่อน นำเพื่อนร่วมงานของคุณเป็นตัวอย่าง: นี่คือการนับถอยหลังของพฤติกรรมการใช้อีเมลที่เราควรคำนึงถึง

5 หลีกเลี่ยง CC แออัด

Chet นักเขียนคำโฆษณาคนใหม่ในบริษัทของคุณกำลังร่างคำสองสามคำให้ Pauline ในแผนกออกแบบใช้ แบรนดอน รองผู้อำนวยการของพอลลีนจะเข้ามารับเธอในวันพฤหัสบดี ดังนั้นเชษฐ์ก็ลอกเลียนเขาเช่นกัน ต้องละเอียดสิ

Chet ก็ไม่แน่ใจเหมือนกันว่าเขาสรุปคำอธิบายของ Gwyn เกี่ยวกับการเปิดตัวครั้งต่อไปได้ถูกต้อง ดังนั้นทำไมไม่คัดลอกเธอด้วยเพื่อความกระจ่างล่ะ กวินพูดบางอย่างเกี่ยวกับการใช้ถ้อยคำที่ต้องการการตรวจสอบทางกฎหมาย ดังนั้น เชท ให้เหตุผลกับพวกนั้นดีกว่า และมีอา ผู้จัดการโครงการ เกลียดการไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้น ดังนั้น คุณเห็นว่าสิ่งนี้กำลังมุ่งหน้าไปทางไหน ถอยห่างจากปุ่มส่งเชษฐ์

งานที่ค่อนข้างเล็กอาจทำให้กล่องจดหมายเข้าฝันร้ายของพนักงานทุกคนได้อย่างรวดเร็ว หากคุณไม่รอบคอบ และแม้ว่าคุณจะหมายความถึงและมีเหตุผลที่ดี มิฉะนั้น บางครั้งมนุษย์ที่ดีก็ทำสิ่งที่ไม่เหมาะสมด้วยปุ่มตอบกลับทั้งหมด คุณยินดีที่จะเสี่ยงหรือไม่?

หากการส่งอีเมลถึงผู้คนจำนวนมากพร้อมกันเป็นสิ่งสำคัญ ให้ลองใส่ที่อยู่ในช่อง BCC เพื่อที่ผู้ที่ตอบกลับจะไม่อุดตันกล่องจดหมายอื่นๆ อีกหลายสิบกล่อง

อีกวิธีหนึ่งสำหรับ Chet อาจเป็นการแบ่งงานนี้ออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ: อัปเดตนักออกแบบในอีเมลฉบับหนึ่ง เช็คอินกับ Gwyn ในอีเมลอื่น ถามเมื่อทนายความสามารถพูดคุยได้ และแจ้ง Mia ในการประชุมวางแผนช่วงบ่ายนี้ พูดถึงว่า. . .

4 รู้ว่าเมื่อใดและเมื่อใดที่จะ ไม่ ส่งอีเมล

อีเมลเป็นเครื่องมือที่ดี แต่มักจะใช้แทนการสนทนาแบบเรียลไทม์ได้ไม่ดี โดยเฉพาะแบบที่คุณต้องการพื้นที่ในการถามหรือตอบคำถามติดตามผล และชี้แจงเมื่อคุณดำเนินการ ตัวอย่างบางส่วน:

• ปรึกษากับ HR เกี่ยวกับแผนประกันใหม่ของคุณ? คำอธิบายอีเมลที่ละเอียดถี่ถ้วนดูเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อในการอ่าน นับประสาการเขียน หยิบแผ่นจดบันทึกและพูดคุยผ่าน
• สอบถามผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับเรื่องทางเทคนิคที่ซับซ้อน? การสนทนากลับไปกลับมาอาจช่วยให้คุณเจาะจงรายละเอียดได้เร็วกว่าอีเมล
• คุยรายละเอียดที่ละเอียดอ่อนกับแผนกบัญชีเงินเดือนหรือทนายความของบริษัท? โฟลเดอร์ส่งแล้วของคุณอาจไม่ใช่ที่เก็บความลับที่ดีที่สุด

ด้านพลิกของการกระทำที่สมดุลนี้คือรู้ว่าเมื่อใดที่คุณ ควร ส่งอีเมล บางครั้งเรื่องก็ไม่สมควรได้รับการสนทนาแบบเต็ม ช่วงเวลาเช่นนี้คือเวลาที่อีเมลฉายแสง

ถ้าปัญหาเป็นเรื่องเร่งด่วน เช่น วันนี้ ตอนนี้ เร่งด่วน คุณอาจควรที่จะส่งข้อความ แทนที่จะรอให้ผู้รับตรวจสอบกล่องจดหมายของตน

3 อย่าลืมหัวเรื่อง

ไม่ใช่ทุกคนที่จะล้างกล่องจดหมายของตนทุกวันหรือบางทีอาจจะเคย

นักข่าวที่ได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับในแต่ละวัน บางฉบับมีความสำคัญและไร้สาระ อาจพิจารณาว่าอีเมลใดควรค่าแก่เวลาในการเปิดอ่าน การตัดสินอย่างรวดเร็วดังกล่าวขึ้นอยู่กับหัวข้อเรื่อง สมมติว่าคุณไม่ต้องการให้การติดต่อกับคนที่มีงานยุ่งถูกเพิกเฉยตลอดไป คุณต้องทำให้ชัดเจนว่าทำไมคุณถึงเขียน และนั่นก็สำคัญ

นอกจากนี้ให้สั้น ไม่จำเป็นต้องให้หัวเรื่องของคุณเหมือนบทกวีขนาดเล็กของเนื้อหาอีเมลของคุณ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ผู้ส่งอีเมลล์รุ่นเก๋าบางคน ระวังว่าจะไล่บันทึกย่อที่เขียนเพียงครึ่งเดียว อย่าใส่ที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องในบรรทัด ถึง จนกว่าพวกเขาจะพร้อมที่จะรวมส่ง แต่จะวางที่อยู่ของผู้รับไว้ชั่วคราวในหัวเรื่องแทน ซึ่งจะง่ายต่อการค้นหาและย้ายเมื่อถึงเวลา ขั้นตอนสุดท้ายนี้สามารถเตือนความจำที่เป็นประโยชน์ในการกรอกหัวเรื่องนั้น

2 ไม่ทั้งการตอบกลับ "+1" หรือผู้ส่งต่อ be

การเคารพกล่องจดหมายของผู้อื่นหมายถึงการเป็นเจ้าของสิ่งที่โฟลเดอร์ที่ส่งของคุณพูดถึงคุณ

เพื่อนร่วมงานที่เขียนอีเมลที่รอบคอบและชัดเจนซึ่งทำให้วันของคุณสดใสขึ้น สมควรได้รับสิ่งที่ดีกว่าอิโมจิที่ยกนิ้วให้ การตอบกลับ "+1" แบบนี้คล้ายกับการพูดว่า "เจ๋งไปเลย" และเปลี่ยนเรื่องเมื่อเพื่อนเสนอบริการรถไปส่งคุณที่สนามบิน คุณไม่ต้องการที่จะแสดงความขอบคุณหรืออย่างน้อยก็ยอมรับมากขึ้น?

ในทำนองเดียวกัน หัวข้อที่ยุ่งเหยิงของสิ่งที่ต้องทำ การติดตามผล และบางทีผู้ที่อยู่ในการเงินสามารถตอบได้ ซึ่งความไม่แน่นอนมักจะดีขึ้นด้วยการแบ่งปันกับผู้คนจำนวนมากขึ้น เมื่อคุณเป็นส่วนหนึ่งของคณะเล่นปาหี่ข้อความที่ส่งต่อ แบ่งข้อความอย่างสม่ำเสมอในทิศทางสุ่มโดยไม่คำนึงถึงความหมายหรือใคร หมายความว่าสิ่งที่คุณเขียนหรือแบ่งปันไม่สำคัญ คุณสามารถทำได้ดีกว่านี้.

1 อย่าซุ่มโจมตีคนโดยลวกๆ เข้าใส่เจ้านาย

สมมุติว่าคุณได้ส่งอีเมลไปหาใครซักคนเพื่อบอกสิ่งที่พวกเขาไม่อยากได้ยิน คุณพยายามรักษาสิ่งที่ค่อนข้างสุภาพมาจนถึงตอนนี้: “ไม่ ขอโทษนะ กรอบเวลานั้นไม่สมจริง” คุณกำลังพูด “ใช่ ฉันเข้าใจข้อกังวลของคุณ แต่ทีมกฎหมายบอกว่าเราไม่สามารถเปลี่ยนถ้อยคำนั้นได้”

คำตอบที่ตามมาก็คือ พวกเขากำลังส่งสำเนาถึงผู้จัดการของคุณ เห็นได้ชัดว่าบุคคลนี้ไม่พึงพอใจกับคำตอบของคุณ และตัดสินใจว่าการยกระดับเป็นไปตามลำดับ อ๊อฟ.

มีหลายครั้งที่การเพิ่มหัวหน้าของใครบางคนในเธรดก็สมเหตุสมผล แต่นี่ไม่ใช่หนึ่งในนั้น การลอบโจมตีแบบนี้ทำให้ผู้คนรู้สึกถูกไฟเผา ปฏิสัมพันธ์ครั้งต่อไปของคุณกับพวกเขาอาจจะขาดความจริงใจ พูดอีกอย่างก็คือ มันดูไม่ดี และเสี่ยงกับการเผาสะพานในครั้งต่อไปที่คุณต้องทำงานร่วมกัน

โชคดีที่อันนี้หลีกเลี่ยงได้ง่าย สิ่งที่คุณต้องทำคืออย่าปิดบังคนอื่นโดยพยายามใช้เจ้านายของพวกเขาเป็นกระบอง

ขอบคุณที่อ่านมาถึงตอนนี้ และโปรดอย่ากดตอบกลับทั้งหมดในคำตอบของคุณ