สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในมารยาททางอีเมลทางธุรกิจ

มีบางสิ่งที่อาจทำให้แบรนด์มืออาชีพของคุณเสื่อมเสียได้ เช่น อีเมลที่เขียนไม่ดีและเข้าใจผิด การคลิกปุ่ม "ส่ง" เพียงครั้งเดียวสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างการแลกเปลี่ยนทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จกับปัญหาด้านทรัพยากรบุคคลหรือเพื่อนร่วมงานที่อาจเกิดขึ้นได้ และในขณะที่ชาวอเมริกันส่งอีเมลหลายแสนฉบับต่อวัน แต่ก็ไม่ควรมองข้าม

ไม่ว่าคุณจะเป็นมืออาชีพระดับสูงหรือมือใหม่ในออฟฟิศ ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ 13 ประการเกี่ยวกับมารยาททางอีเมลทางธุรกิจ

ให้ความสนใจกับหัวเรื่อง

เขียนหัวเรื่องที่ชัดเจนและกระชับซึ่งสะท้อนถึงเนื้อหาของอีเมล หลีกเลี่ยงหัวเรื่องที่มีคำทั่วๆ ไป เช่น “สวัสดี” “ฐานสัมผัส” หรือ “FYI” และอย่าเว้นบรรทัดหัวเรื่องให้ว่างไว้

ใช้คำทักทายที่เหมาะสม

“สวัสดี” และ “เฮ้” สื่อถึงการขาดความเป็นมืออาชีพและมีวุฒิภาวะ เริ่มต้นอีเมลของคุณด้วยวลีเช่น "สวัสดีตอนเช้า" "สวัสดีตอนบ่าย" "สวัสดีตอนเย็น" หรือ "สวัสดี" “วันดี” หรือ “การทักทาย” เป็นวลีอื่นที่ใช้บ่อยในเวทีระหว่างประเทศ

ใช้คำนำ

ในวัฒนธรรมเช่นสหรัฐอเมริกา แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือให้ผู้ส่งแนะนำตัวเองด้วยชื่อและนามสกุลพร้อมข้อมูลความเป็นมาในสองสามบรรทัดแรก ตัวอย่างเช่น “เรียนคุณแมนเดลล์ ฉันชื่อชารอน ชไวท์เซอร์ ผู้ก่อตั้ง Access to Culture ฉันถูกส่งต่อถึงคุณโดย - - หรือ “ฉันชื่อ Sharon Schweitzer เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจระหว่างประเทศที่เขียนถึงคุณเกี่ยวกับ - - นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อแนะนำตัวเองให้รู้จักกับผู้ติดต่อใหม่ ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ลูกค้า และนายจ้างที่ต้องการทราบว่าคุณได้รับข้อมูลการติดต่อของพวกเขาอย่างไร

รู้จักวัฒนธรรม

เมื่อส่งอีเมลถึงผู้คนจากวัฒนธรรมทางอ้อม ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมและเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการวิจัยขนบธรรมเนียมของประเทศ ตัวอย่างเช่น ในญี่ปุ่น การสอบถามเกี่ยวกับสภาพอากาศในประโยคแรกของอีเมลธุรกิจถือเป็นเรื่องสุภาพ เหมาะสม และเป็นธรรมเนียมปฏิบัติ ในทางตรงกันข้าม การส่งอีเมลแนะนำตัวเองกับบุคคลที่อาจเป็นผู้ติดต่อชาวญี่ปุ่นถือเป็นการไม่เหมาะสม ในวัฒนธรรมทางอ้อม การแนะนำจะกระทำโดยบุคคลที่สามที่ได้รับความเคารพซึ่งกันและกันเท่านั้นตามธรรมเนียม อีเมลแบบ Cold จะถูกละเว้น ลบ บล็อก และ/หรือทำเครื่องหมายว่าเป็นอีเมลขยะ

อย่ารวมอารมณ์ขันและการเสียดสี

อีเมลสามารถตีความได้ง่ายผ่านข้อความโดยไม่มีบริบท อารมณ์ขันเป็นเรื่องเฉพาะของวัฒนธรรม หลีกเลี่ยงทั้งอารมณ์ขันและการเสียดสีในอีเมล เนื่องจากผู้รับอาจสับสน หรือแย่กว่านั้นคือขุ่นเคือง

ตรวจสอบไฟล์แนบของคุณอีกครั้ง

เมื่อคุณแนบไฟล์ โปรดสละเวลาเพิ่มสองสามวินาทีเพื่อวางลงในเนื้อหาของอีเมลด้วย ซึ่งแสดงถึงความเอาใจใส่ต่อผู้รับ โดยการประหยัดเวลาและความเสี่ยงในการเปิดไฟล์แนบ สิ่งนี้ใช้เวลานานกว่าสำหรับคุณหรือไม่? ใช่. มันคุ้มค่าไหม? ใช่.

อย่ากด "ตอบทั้งหมด"

หลีกเลี่ยงการใช้ "ตอบกลับทั้งหมด" เว้นแต่ทุกคนจำเป็นต้องรู้ เมื่อ C-Suite (CEO/COO) หรือผู้ช่วยฝ่ายบริหารส่งอีเมลถึงเจ้าหน้าที่ 10 คนเพื่อขออาสาสมัครสำหรับโครงการบริการชุมชน ให้ตอบกลับผู้ดูแลระบบ ไม่ใช่สมาชิกทั้ง 10 คน ทำไมต้องให้คนอื่นอีกสิบคนลบอีเมลของคุณ? ตอบกลับทั้งหมดเป็นฟังก์ชันสำหรับการพิจารณาอย่างต่อเนื่องในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

ตอบกลับอย่างรวดเร็ว

การตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมงถือเป็นมารยาททั่วไป ปล่อยให้ใครบางคนแขวนคออยู่อีกต่อไป และคุณไม่เพียงแต่ถูกมองว่าหยาบคายเท่านั้น แต่ยังอาจทำให้ธุรกิจของคุณเสียหายในระยะยาว หากคุณปล่อยให้ใครบางคนรอนานกว่า 24 ชั่วโมงโดยไม่ตั้งใจหรือมีเหตุขัดข้องเกิดขึ้น ให้อธิบายสถานการณ์อย่างสุภาพและแสดงคำขอโทษ

อย่าใช้อิโมจิ

ไอคอนยิ้มเล็กๆ เหล่านี้มีไว้สำหรับการส่งข้อความ พวกเขาไม่เหมาะสมและไม่เป็นมืออาชีพในอีเมลธุรกิจ อีโมติคอนอาจเปลี่ยนเส้นทางอีเมลไปยังตัวกรองสแปมหรือกล่องจดหมายขยะ และอาจดูไม่บรรลุนิติภาวะและไม่เป็นมืออาชีพ

ปกป้องความเป็นส่วนตัว

อีเมลเป็นแบบสาธารณะ แม้ว่าอีเมลจะถูกลบ แต่บริการออนไลน์และโปรแกรมซอฟต์แวร์ก็สามารถเข้าถึงข้อความในฮาร์ดไดรฟ์ได้ ก่อนที่คุณจะคลิก "ส่ง" ให้พิจารณาว่าอาจเกิดอะไรขึ้นหากเพื่อนร่วมงานทางธุรกิจ คู่แข่งของคุณ นายจ้าง FBI หรือผู้รับโดยไม่ได้ตั้งใจอ่านอีเมลของคุณ ลองคิดดู: อีเมลของฉันจะดูเป็นอย่างไรหากโพสต์บน Facebook

อย่าเป็นคนเชิงลบ

ไม่เหมาะสมที่จะส่งอีเมลความคิดเห็นเชิงลบ อีเมลที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดสื่อถึงความโกรธในอีเมล ข้อความที่เป็นปฏิปักษ์เหล่านี้ทำให้เกิดความอึดอัดใจเป็นเวลานานหลังจากส่งและรับอีเมลแล้ว หากคุณต้องแจ้งข่าวร้ายทางอีเมล ให้ใช้คำพูดที่เป็นกลางและระบุข้อเท็จจริง การสื่อสารแบบเห็นหน้ากันจะดีที่สุดเมื่อแจ้งข่าวร้าย

ทำการพิสูจน์อักษร

ตรวจสอบและตรวจสอบอีกครั้งสำหรับการสะกดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ข้อผิดพลาดเหล่านี้ทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ และจะลดโอกาสที่อีเมลจะได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง ซอฟต์แวร์อีเมลมาพร้อมกับเครื่องมือระดับมืออาชีพมากมาย เช่น การตรวจตัวสะกด ลองใช้เลย

อย่าลืมบทสนทนาที่ใกล้ชิดยิ่งขึ้น

ด้วยการแจ้งให้ผู้รับทราบว่าไม่จำเป็นต้องตอบกลับ วงจรอีเมลจะไม่ดำเนินต่อไปอย่างถาวร ปิดด้วยข้อความ “ไม่จำเป็นต้องตอบกลับ” “ขอบคุณอีกครั้ง” “เจอกันที่การประชุมคณะกรรมการวันอังคาร” หรือ “โปรดแจ้งให้เราทราบหากฉันสามารถช่วยเหลือเพิ่มเติมได้” ปิดท้ายอีเมลของคุณด้วยคำลงท้าย เช่น “ดีที่สุด” “ขอแสดงความนับถือ” “ขอแสดงความนับถือ” “ขอบคุณ” หรือวลีอื่นๆ ที่เหมาะสม