ศัพท์เฉพาะวลีที่ควรหลีกเลี่ยงในการเขียนเชิงธุรกิจ

คุณกำลังเขียนข้อความถึงเพื่อนร่วมงานเพื่อขอให้ "ซิงค์ด่วน" เพื่อตัดสินใจเรื่องเวลาเล่นเกมกับผู้สมัคร "ร็อคสตาร์" คุณมั่นใจว่าจะ "ทุ่มเท 110 เปอร์เซ็นต์" ให้กับงานนี้

มีบางสิ่งที่อาจสร้างความสับสน (หรือน่าไม่พอใจ) ได้พอๆ กับศัพท์เฉพาะในการเขียนเชิงธุรกิจ เป็นเรื่องจริงที่บางครั้งศัพท์เฉพาะอาจเป็นเพียงการย่อที่สะดวกเมื่อคุณสื่อสารกับคนที่คุณค่อนข้างมั่นใจว่าจะเข้าใจคุณได้อย่างรวดเร็ว แต่ถึงแม้พวกเขาจะทำเช่นนั้น มันก็เสี่ยงต่อการทำให้งานเขียนของคุณดูเหมือนเป็นเทคโนโลยีแบบกลุ่ม ด้วยเหตุนี้และเหตุผลอื่นๆ คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้วลีศัพท์เฉพาะในการเขียนเชิงธุรกิจ

ศัพท์แสงคืออะไร?

ศัพท์แสงคือคำหรือวลีที่ใช้โดยกลุ่มหรือระเบียบวินัยเฉพาะ คำในวลีศัพท์แสงมักสื่อถึงแนวคิดที่แตกต่างจากความหมายที่แท้จริงของคำ ตัวอย่างเช่น “การให้ 110 เปอร์เซ็นต์” ไม่เกี่ยวข้องกับคณิตศาสตร์ และเป็นภาษาอุปมาอุปไมยสำหรับ “ทำงานหนักมาก”

ศัพท์แสงเป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับภาษาธรรมดา ซึ่งเป็นภาษาที่ตรงไปตรงมาและเข้าถึงได้ ซึ่งออกแบบมาเพื่อสื่อสารแนวคิดอย่างเรียบง่าย ศัพท์เฉพาะแตกต่างจากคำศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรม เนื่องจากเป็นวิธีการพูดบางสิ่งที่สามารถพูดได้ง่ายกว่าและตรงกว่า

ศัพท์แสงในการสื่อสารทางธุรกิจ

ศัพท์เฉพาะสามารถปรากฏได้ทุกที่ในการสื่อสารทางธุรกิจ: อีเมลอย่างเป็นทางการถึงลูกค้า ข้อเสนอโครงการภายใน บทสรุปผู้บริหารของสมุดปกขาว หรือที่อื่น ๆ การใช้ศัพท์เฉพาะอาจเป็นวิธีที่มีสีสันในการสื่อสารแนวคิด แต่บ่อยครั้งที่ศัพท์เฉพาะอาจทำให้งานเขียนของคุณดูคลุมเครือและอวดรู้

ศัพท์เฉพาะสามารถทำให้คุณดูเหมือนพยายามทำให้คนอื่นประทับใจ ซึ่งมีผลตรงกันข้ามกับการทำให้คุณดูมีทักษะน้อยลง ในความเป็นจริง การศึกษาโดย Harvard Business Review พบว่านักวิชาการที่มีประสบการณ์น้อยกว่าจะใช้ศัพท์เฉพาะมากกว่าผู้ที่มีประสบการณ์มากกว่า บ่อยครั้งที่ผู้ที่ขาดความเชี่ยวชาญที่แท้จริงมักจะใช้ศัพท์เฉพาะเพื่อสร้างความประทับใจว่าพวกเขารู้ว่ากำลังพูดถึงอะไร

โดยไม่คำนึงถึงความรู้ของคุณเอง ศัพท์แสงสามารถสร้างความแปลกแยกหรือสร้างความสับสนให้กับผู้อื่นที่ไม่เข้าใจวลีที่เป็นรูปเป็นร่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ไม่ได้ใช้ภาษาอังกฤษเป็นภาษาแม่ และเนื่องจากมีวลีกีฬามากมายในศัพท์แสงทางธุรกิจ ผู้ที่ไม่ใช่แฟนกีฬา ถ้ามีคนไม่เข้าใจงานเขียนของคุณ แสดงว่าคุณล้มเหลวในการสื่อสารกับพวกเขา บางครั้งศัพท์เฉพาะก็ปกปิดทัศนคติที่ไม่ละเอียดอ่อนหรือดูเหมือนไม่มีความคิด อินเทรนด์ หรือซ้ำซาก สุดท้ายนี้ ศัพท์เฉพาะสามารถใช้เพื่อปิดบังหรือเคลือบทับความคิดที่ไม่น่าพอใจ ซึ่งจะทำให้ดูเหมือนว่าคุณกำลังหลีกเลี่ยงเรื่องที่ยาก นึกถึงวลี “การลดจำนวนพนักงาน” เมื่อบริษัทจำเป็นต้องเลิกจ้างคนจำนวนมาก

ด้วยเหตุผลเชิงลบทั้งหมดนี้ ศัพท์เฉพาะจึงไม่จำเป็น หากแนวคิดของคุณสามารถถ่ายทอดได้ง่ายและเข้าถึงได้โดยไม่ต้องใช้ศัพท์เฉพาะ แนวคิดนั้นก็ควรจะเป็นเช่นนั้น คุณแทบจะไม่เคยผิดพลาดในการพูดที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา

ห้าวลีศัพท์แสงทั่วไป

ต่อไปนี้เป็นวลีศัพท์เฉพาะที่ใช้บ่อยในการเขียนเชิงธุรกิจ:

คิดนอกกรอบ

วลีนี้คลุมเครือและไม่ชัดเจน แนะนำว่าคุณกำลังขอให้ผู้อื่นเสนอแนวคิดใหม่ๆ แต่ไม่ได้ระบุพารามิเตอร์ของคำขอนั้นหรือแนวคิดประเภทใดที่คุณต้องการ มันไม่ได้บอกว่ากล่องนั้นคืออะไร ยิ่งไปกว่านั้น มันถูกใช้มากเกินไปและสูญเสียผลกระทบที่เคยมีไปแล้ว ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากสำหรับคนที่จะเข้าใจหรือตอบสนองต่อคำกระตุ้นการตัดสินใจนี้ คำสั่งที่ชัดเจนยิ่งขึ้นคือ “มาพร้อมกับสโลแกนใหม่สามรายการ” หรือ “ระดมความคิดสี่วิธีใหม่ ๆ ที่ทีมของเราสามารถทำงานร่วมกับแท็กไลน์นี้ได้ทุกสัปดาห์”

ผลไม้แขวนต่ำ

สำนวนนี้หมายถึงสิ่งที่ทำได้ง่าย เนื่องจากส้มที่ห้อยอยู่บนกิ่งต่ำนั้นถอนง่าย ค่อนข้างชัดเจนว่าหมายถึงอะไร แต่มีความเชื่อมโยงที่เป็นปัญหา และเช่นเดียวกับสำนวนอื่นๆ ที่กล่าวถึงในที่นี้ ตอนนี้ไม่มีผลกระทบ หากสิ่งที่คุณหมายถึงคือ “บรรลุง่าย” หรือ “ชนะอย่างรวดเร็ว” ทำไมไม่พูดอย่างนั้นล่ะ?

ขึ้นก่อน

นี่หมายถึงการทำบางสิ่งให้ดีขึ้นหรือใช้ความพยายามมากขึ้นในบางสิ่งบางอย่าง แต่ก็ไม่ชัดเจนว่าจะทำอย่างไร เราใส่ชั่วโมงเพิ่มไหม? คิดใหม่ส่วนหนึ่งของข้อเสนอหรือไม่? หรือร่วมมือกับทีมอื่นที่เรายังไม่เคยร่วมงานด้วย?

กองหลังเช้าวันจันทร์

หมายถึงผู้ที่ดูเกมในวันอาทิตย์และตัดสินใจว่าควรจะเล่นในวันถัดไปอย่างไร ในการใช้งานทางธุรกิจ หมายถึงบุคคลที่คาดเดาถึงการตัดสินใจของตนเองหรือบุคคลอื่นในสำนักงาน เช่นเดียวกับศัพท์เฉพาะทางกีฬาอื่นๆ สิ่งนี้อาจไม่ชัดเจน โดยเฉพาะกับเพื่อนร่วมงานหลายคนที่คุณมีซึ่งไม่ใช่แฟนฟุตบอลอเมริกัน

ออกจากกระเป๋า

ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่พร้อมใช้งาน แต่ยังไม่ชัดเจนว่ามันหมายความว่าอย่างไร หรือต้องทำอะไรกับตารางงานของคุณในที่ทำงาน วิธีที่ดีกว่าในการพูดคือระบุโดยตรงว่าคุณจะไม่สามารถติดต่อได้ทางอีเมลหรือ Slack หรือเพียงแต่ว่าคุณจะไม่อยู่ที่ออฟฟิศ ในกรณีนี้

คำศัพท์ทางเทคนิคกับศัพท์แสง: ทำความเข้าใจความแตกต่าง

คำศัพท์ทางเทคนิคคือคำหรือวลีพิเศษที่อ้างถึงสิ่งที่เฉพาะเจาะจงในระเบียบวินัย สิ่งเหล่านี้แตกต่างจากศัพท์แสงเพราะเป็นวลีที่จำเป็นในการสื่อสารแนวคิดที่เฉพาะเจาะจงมาก ซึ่งไม่สามารถถอดความให้เป็นคำที่เรียบง่ายได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างหนึ่งของคำศัพท์ทางเทคนิคทางการตลาดคือ "โอกาสในการขายที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด" หรือ "SQL" นี่เป็นคำที่อ้างถึงบุคคลที่แสดงความสนใจในบริษัทของคุณ ("ผู้นำ") ที่ทีมขายตกลงกันไว้ว่าเป็นผู้ที่มีโอกาสเป็นลูกค้าที่ดี ("มีคุณสมบัติ") ไม่มีวิธีที่ง่ายกว่านี้และได้รับการอนุมัติจากอุตสาหกรรมในการพูดแบบนี้

ศัพท์แสงแตกต่างจากคำศัพท์ทางเทคนิคเพราะมักเป็นวลีหรือสำนวนการสนทนาที่สามารถแสดงออกในรูปแบบอื่นที่ง่ายกว่า การบอกว่าใครบางคนเป็น "ดาวเด่นในการสร้าง SQL" เป็นศัพท์แสง คุณสามารถพูดแทนได้ว่าบุคคลนั้นสามารถระบุผู้ที่สนใจผลิตภัณฑ์ของคุณได้ดีเยี่ยม

ศัพท์แสงมีความเหมาะสมหรือไม่?

ศัพท์แสงบางครั้งมีความเหมาะสมในบางบริบท ตัวอย่างหนึ่งคือเมื่อคุณกำลังพูดคุยกับผู้ที่เคยใช้วลีเหล่านั้นในอดีต เนื่องจากคุณค่อนข้างแน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจวลีเหล่านั้น (แน่นอนว่ามีโอกาสที่พวกเขาไม่เข้าใจศัพท์แสงเองเมื่อพวกเขาใช้มัน!) อีกวิธีหนึ่งที่สามารถใช้ศัพท์แสงได้อย่างเหมาะสมก็คือการใช้ชวเลขที่สะดวกเมื่อคุณและผู้ฟังรู้อยู่แล้วว่าหมายถึงอะไร ตัวอย่างเช่น ในการสนทนาที่กำลังดำเนินอยู่ เมื่อชัดเจนว่า "การแยกตัวกลาง" เกี่ยวข้องกับอะไร คุณอาจบันทึกคำศัพท์โดยอาศัยคำนั้น

บทบาทของผู้ฟังในการเขียนเชิงธุรกิจ

ผู้ฟังของคุณจะส่งผลต่อการเขียนเชิงธุรกิจในทุกด้าน ตั้งแต่น้ำเสียงที่คุณใช้ไปจนถึงคำที่คุณเลือกใช้ ศัพท์แสงอาจเหมาะสมที่จะใช้เมื่อคุณสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานที่คุณมั่นใจได้อย่างสมเหตุสมผลว่าจะเข้าใจวลีเหล่านั้น แต่หากคุณกำลังพูดคุยกับผู้ฟังในวงกว้างซึ่งรวมถึงคนจำนวนมากในระดับต่างๆ วิธีที่ดีที่สุดคือทำผิดด้านความปลอดภัยและหลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะในการเขียนเชิงธุรกิจ

ปรับปรุงความชัดเจนและความสามารถในการอ่านในเอกสารทางธุรกิจ

การเขียนเชิงธุรกิจถือเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าคุณจะเขียนอีเมลหรือข้อเสนออย่างเป็นทางการก็ตาม ต้องมีความชัดเจนและตรงไปตรงมา เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจข้อความที่คุณตั้งใจไว้ วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่านี่คือการใช้ภาษาธรรมดาซึ่งตรงข้ามกับศัพท์แสง คำแนะนำบางประการในการทำเช่นนั้น:

หลีกเลี่ยงคำย่อ

กฎที่ง่ายที่สุดประการหนึ่งคือการเขียนตัวย่อแทนที่จะใช้ตัวอักษร ตัวอย่างเช่น เขียนว่า "โอกาสในการขายที่มีคุณสมบัติทางการตลาด" แทนที่จะเป็น "MQL"

ถอดความและทำให้ง่ายขึ้น

ท้าทายตัวเองให้พูดให้ง่ายขึ้นโดยการถอดความศัพท์เฉพาะที่คุณอยากใช้ แกล้งทำเป็นว่าคุณกำลังพูดกับเด็ก ดังนั้นแทนที่จะพูดว่า “น้ำคั้นไม่คุ้มที่จะคั้น” ให้พูดว่า “มันไม่คุ้ม”

ดูแล้วเปลี่ยนเลย

หากคุณไม่แน่ใจในความหมายที่แท้จริงของวลี อย่าใช้มัน แต่ให้ค้นหาวลีที่คุณอยากใช้เพื่อดูว่ามันหมายถึงอะไร จากนั้นใช้วลีอื่นที่สื่อถึงสิ่งที่คุณต้องการพูดได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

สมมติว่าผู้อ่านไม่มีความรู้เกี่ยวกับพื้นที่ของคุณ

ข้อสันนิษฐานนี้สนับสนุนให้คุณใช้คำที่ชัดเจนและเรียบง่ายมากกว่าคำหรือวลีที่คุณอาจได้ยินปะปนกัน

ประเด็นสำคัญ

• ศัพท์แสงเป็นคำหรือวลีที่หมายถึงสิ่งอื่นนอกเหนือจากความหมายที่แท้จริงของคำหรือคำต่างๆ
• การใช้ศัพท์เฉพาะในการเขียนเชิงธุรกิจสามารถทำให้คุณดูโอ้อวด กีดกัน และไม่มั่นใจได้
• การใช้ศัพท์เฉพาะอาจทำให้บุคคลที่คุณกำลังให้คำแนะนำสับสนได้ พวกเขาอาจไม่เข้าใจว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร
• ผู้เขียนควรให้ความสำคัญกับความชัดเจนและความเรียบง่ายเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และควรพยายามหลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะในกรณีส่วนใหญ่เมื่อเขียนในที่ทำงาน

ศัพท์แสงคำถามที่พบบ่อย

ศัพท์แสงสามารถเหมาะสมในการเขียนเชิงธุรกิจได้หรือไม่?

ใช่ ศัพท์เฉพาะบางครั้งอาจเหมาะสมในการเขียนเชิงธุรกิจ หากคุณค่อนข้างแน่ใจว่าผู้อ่านเข้าใจสำนวนที่คุณกำลังใช้ หรือหากสามารถใช้เป็นชวเลขที่สะดวกสำหรับสิ่งที่คุณได้ชี้แจงไปแล้ว อย่างไรก็ตาม ควรจำกัดไว้เนื่องจากศัพท์เฉพาะที่มากเกินไปในการเขียนชิ้นเดียวอาจทำให้ผู้อ่านเกิดความรำคาญได้

ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าคำนั้นเป็นศัพท์เฉพาะหรือภาษาทางเทคนิคที่จำเป็น

วิธีหนึ่งที่จะบอกได้ว่าคำศัพท์นั้นเป็นศัพท์เฉพาะหรือภาษาทางเทคนิคที่จำเป็นหรือไม่ก็คือการพยายามถอดความโดยใช้คำที่ง่ายกว่า ถ้ามันง่ายที่จะทำ ก็อาจเป็นศัพท์เฉพาะ และคุณควรเลือกใช้วลีที่ง่ายกว่านี้

อะไรคือกลยุทธ์ที่ดีที่สุดในการลดความซับซ้อนของการเขียนศัพท์เฉพาะที่หนักหน่วง?

กลยุทธ์ที่ดีที่สุดในการลดความซับซ้อนของการเขียนศัพท์เฉพาะที่หนักหน่วงคือการเรียบเรียงสิ่งที่คุณพยายามจะพูดใหม่ สมมติว่าผู้ฟังไม่มีประสบการณ์ในเรื่องระเบียบวินัยของคุณ และหลีกเลี่ยงการใช้คำย่อ

ฉันจะทำให้ธุรกิจการเขียนของฉันเข้าถึงได้มากขึ้นสำหรับผู้ชมทั่วไปได้อย่างไร

การเขียนเชิงธุรกิจควรมีความชัดเจนและกระชับ และควรใช้คำง่ายๆ ทุกครั้งที่เป็นไปได้ คุณยังสามารถสรุปได้ว่าผู้ฟังที่จะอ่านงานเขียนของคุณไม่มีความเชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมหรือสาขาของคุณ และงานของคุณคือการอธิบายให้พวกเขาฟังให้ชัดเจนที่สุด