วิธีจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจใน 7 ขั้นตอน

การเขียนจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการอาจรู้สึกเหมือนเป็นงานที่น่ากลัว แต่ก็ไม่ใช่เรื่องยากเสมอไป มีกฎที่กำหนดไว้สำหรับเลย์เอาต์และโทนที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้อย่างง่ายดายเพื่อสร้างการติดต่อสื่อสารที่สวยงาม

แม้ว่าจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่จะถูกส่งเป็นเอกสารดิจิทัลในปัจจุบัน แต่คุณยังคงพบว่าจดหมายเหล่านี้ถูกพิมพ์ด้วยวิธีที่ล้าสมัย จดหมายธุรกิจสามารถใช้เพื่อแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จัดทำจดหมายอ้างอิง ยืนยันการจ้างงาน หรือแบ่งปันข้อเสนองาน ท่ามกลางจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจที่สำคัญอื่นๆ

ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงวิธีจัดรูปแบบจดหมายเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มบล็อก (ตัวเลือกอื่นๆ สำหรับการจัดรูปแบบ ได้แก่ บล็อกที่แก้ไข กึ่งบล็อก และแบบฟอร์มเยื้อง)

มาทำธุรกิจกันเถอะ

การจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจเป็นเอกสารที่เขียนอย่างเป็นทางการซึ่งมีวัตถุประสงค์อย่างเป็นทางการ โดยปกติแล้วจะถูกส่งจากบริษัทหนึ่งไปยังอีกบริษัทหนึ่ง หรือส่งถึงลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือพนักงาน ตัวอักษรที่มีรูปแบบเหมาะสมจะแสดงโครงสร้าง ความสม่ำเสมอ และการจัดระเบียบ

นี่คือสิ่งที่คุณต้องใส่ใจเมื่อจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจของคุณ

• ขอบ
• ระยะห่าง
• ขนาดตัวอักษร
• ที่อยู่
• หัวจดหมาย
• เหตุผล

วิธีจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจ

การจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจไม่จำเป็นต้องยุ่งยาก มีกระบวนการหกขั้นตอนง่ายๆ ที่เกิดขึ้นในศตวรรษที่ 12 นั่นคือเก้าศตวรรษก่อน! ปฏิบัติตามวิธีการที่พยายามแล้วจริงนี้เพื่อจัดโครงสร้างการติดต่ออย่างเป็นทางการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

1 การตั้งค่าเอกสาร

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมายธุรกิจ ให้ตั้งค่าแบบอักษรเป็น Times New Roman หรือ Arial ขนาดแบบอักษร 12 จัดข้อความของคุณไปทางซ้ายและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานเขียนของคุณเว้นวรรคเดียว โดยมีบรรทัดว่างระหว่างย่อหน้า ควรมีระยะขอบ 2 นิ้วที่ด้านบนและด้านล่างของเอกสาร และระยะขอบ 1 นิ้วทั้งสองด้าน

2 ข้อมูลการติดต่อและวันที่

ที่ด้านบนสุดของจดหมาย ให้เพิ่มหัวจดหมายซึ่งประกอบด้วยชื่อบุคคลหรือบริษัทและรายละเอียดการติดต่อ หัวจดหมายมักจะอยู่ตรงกลางหรือจัดชิดซ้ายที่ด้านบนของเอกสารโดยมีชื่อและโลโก้บริษัท (หากเกี่ยวข้อง) อยู่ที่บรรทัดบนสุด และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น สถานที่และรายละเอียดการติดต่อในบรรทัดด้านล่าง แม้ว่าข้อมูลดังกล่าวจะเป็นข้อมูลก็ตาม ไม่จำเป็น.

ใต้หัวจดหมาย ให้เพิ่มข้อมูลติดต่อสำหรับทั้งคุณและผู้รับ ด้านล่างนี้คือข้อมูลที่คุณควรระบุไว้ที่ด้านบนของจดหมายตามลำดับที่ควรปรากฏ

• ชื่อของคุณ
• ตำแหน่งงานของคุณ
• บริษัทของคุณ
• ที่อยู่ธุรกิจของคุณ
• หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ
• ที่อยู่อีเมลธุรกิจของคุณ

ข้ามบรรทัดท้ายข้อมูลแล้วใส่วันที่ที่คุณเขียนจดหมาย จากนั้นข้ามบรรทัดอื่นก่อนเพิ่มข้อมูลผู้รับ

• ชื่อผู้รับของคุณ
• ชื่อผู้รับของคุณ
• บริษัทผู้รับของคุณ
• ที่อยู่บริษัทของผู้รับของคุณ

ข้ามบรรทัดและเพิ่มหัวเรื่องของจดหมายโดยใช้ตัวหนา

3 คำทักทาย

จดหมายธุรกิจควรเป็นเอกสารที่เป็นทางการ คำทักทายควรสอดคล้องกับลักษณะทางวิชาชีพของจดหมาย

ต่อไปนี้เป็นคำทักทายบางส่วนที่คุณอาจใช้สำหรับจดหมายธุรกิจ

• ใครบ้างที่อาจกังวล
• เรียนคุณ / นางสาว / Mx. / ดร. [นามสกุล]
• เรียน [ชื่อ] (หากคุณมีความสัมพันธ์อย่างไม่เป็นทางการกับผู้รับ)

4 ร่างกาย

ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะเขียน ใช้บรรทัดเว้นวรรคเดียวโดยเว้นวรรคระหว่างแต่ละย่อหน้า เพื่อร่างเนื้อหาจดหมายธุรกิจของคุณ เนื้อความของจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่จะแบ่งออกเป็นสามส่วน มุ่งหวังให้จดหมายอยู่ในหน้าเดียวซึ่งเป็นที่ต้องการ

• บทนำ:แสดงวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเขียนบทความนี้ สิ่งที่คุณหวังว่าจะบรรลุผลสำเร็จ และภาพรวมโดยย่อของข้อมูลสำคัญที่คุณจะกล่าวถึง
• ข้อความหลัก: ให้รายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลสำคัญที่คุณระบุไว้ในย่อหน้าเกริ่นนำ ซึ่งสามารถมีได้ตั้งแต่หนึ่งถึงห้าย่อหน้า
• สรุป: สรุปทุกสิ่งที่คุณได้พูดคุย รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจหรือขั้นตอนถัดไป (หากเกี่ยวข้อง)

5 การปิดบัญชีและการลงนาม

การจบจดหมายอาจทำให้รู้สึกอึดอัดใจ การปิดถ้อยคำที่เบื่อหูและใช้มากเกินไปอาจเหมาะอย่างยิ่งสำหรับจดหมายมืออาชีพ ไม่ว่าคุณจะเลือกการปิดอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ โปรดรักษาความเป็นมืออาชีพ นี่คือความเป็นไปได้บางประการ

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถือ
• ดีที่สุด
• ขอบคุณ
• ขอแสดงความนับถือ

ด้านล่างของการปิด ให้เว้นว่างสี่ถึงหกบรรทัดเพื่อให้คุณสามารถลงนามในเอกสารหลังจากที่คุณพิมพ์หรือผ่านแอปพลิเคชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หลังจากสี่บรรทัดดังกล่าว ให้พิมพ์ชื่อเต็มและหัวเรื่องของคุณในบรรทัดด้านล่างชื่อของคุณ

6 กล่องหุ้ม (อุปกรณ์เสริม)

หากคุณมีเอกสารที่ต้องการแนบไปกับจดหมาย เช่น แบบฟอร์มหรือเรซูเม่ คุณสามารถระบุได้โดยเขียนว่า “สิ่งที่ส่งมาด้วย:” ตามด้วยรายการเอกสารอื่นๆ โดยอยู่ใต้บรรทัดปิดท้ายสองสามบรรทัด

7 รีวิว

ก่อนที่คุณจะส่งจดหมาย โปรดใช้เวลาในการพิสูจน์อักษรก่อน ตัวอักษรระดับมืออาชีพไม่ได้มีเพียงการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และการสะกดคำก็ควรปราศจากข้อผิดพลาดด้วย ตรวจสอบไวยากรณ์และพิจารณาน้ำเสียงของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเป็นมืออาชีพ

ตัวอย่างรูปแบบจดหมายธุรกิจ

1 ตัวอย่างจดหมายธุรกิจแบบฟอร์มบล็อก

ฮูวิลล์ อิงค์

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, ไวโอมิง 83002 307-555-9466 [email protected]

1 พฤศจิกายน 2023

Mr. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, ไวโอมิง 83014 307-555-8484

หัวเรื่อง: โลจิสติกส์ฉลองคริสต์มาส

เรียนคุณกรินช์

ฉันเขียนมาเพื่อขอความช่วยเหลือจากคุณในการทำให้การเฉลิมฉลองคริสต์มาสของเรายิ่งใหญ่และสดใสกว่าที่เคย เนื่องจากคุณเคยช่วยเหลือเราในการอำนวยความสะดวกในการเฉลิมฉลอง เราหวังว่าคุณจะยินดีที่จะเข้าร่วมอีกครั้งในปีนี้

ฉันกำลังจินตนาการถึงต้นสนสีขาวสูง 84 ฟุตสำหรับต้นคริสต์มาสของเราในปีนี้ ต้นหนึ่งจากออเบิร์น รัฐเพนซิลวาเนีย มันจะต้องมีการขนส่งลอจิสติกส์บ้าง นอกจากนี้เรายังหวังว่าจะได้ขี่เลื่อนกับกวางเรนเดียร์ตัวจริงอีกด้วย เหมือนปีที่แล้วเราจะมีป้ายเมืองติดมาด้วย นอกจากนี้ เราต้องการสร้างอัฒจันทร์เคลื่อนที่ในใจกลางเมืองพร้อมแสงไฟ ดอกไม้ไฟ และเครื่องพ่นหมอกเพื่อเริ่มการแสดง

ปีนี้ เรากำลังหาเงินทุนสำหรับต้นคริสต์มาสและการขนส่งไปยัง Whoville อย่างไรก็ตาม เรายินดีที่จะยอมรับความช่วยเหลืออื่นๆ ที่คุณสามารถให้ได้ โปรดแจ้งให้เราทราบว่าคุณต้องการความช่วยเหลือในเรื่องใด แล้วเราจะติดต่อกลับไปพร้อมข้อมูลเพิ่มเติม

ดีที่สุด,

[ลายเซ็น]

Cindy Lou หัวหน้าผู้จัดงานคริสต์มาส Whoville, Inc.

สิ่งที่ส่งมาด้วย: เอกสารค่าใช้จ่ายต้นคริสต์มาส รายชื่อโอกาสในการเป็นอาสาสมัคร

2. ตัวอย่างจดหมายธุรกิจแบบฟอร์มบล็อก

 คุณสมบัติของหมีใหญ่ 

บริษัทจำกัดความรับผิด

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 มีนาคม 2566

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way ซานตาโมนิกา แคลิฟอร์เนีย 90401 310-555-3474 [email protected]

เรื่อง: หลักฐานการจ้างงาน

เรียนคุณอแมนด้า

Hayley McPhee พนักงานของคุณได้สมัครอพาร์ทเมนต์ในคอมเพล็กซ์อพาร์ตเมนต์แห่งหนึ่งของเรา ฉันกำลังติดต่อคุณเพื่อขอหลักฐานการจ้างงาน

เพื่อให้ใบสมัครที่พักอาศัยของเธอได้รับการอนุมัติ ฉันต้องการหลักฐานการจ้างงานและข้อมูลเงินเดือน โปรดส่งสิ่งนี้ไปยังที่อยู่ที่ระบุไว้ที่ด้านบนของจดหมายนี้โดยเร็วที่สุด ฉันยังยอมรับข้อมูลนี้ทางอีเมลได้หากคุณสามารถแนบเป็น PDF ได้

นี่คือข้อมูลสรุปโดยย่อของข้อมูลที่ฉันต้องการสำหรับแอปพลิเคชันนี้

• จดหมายรับรองการจ้างงานของเธอ
• สรุปเงินเดือน

ดีที่สุด,

[ลายเซ็น]

โจแอนน์ สก็อตต์ บิ๊ก แบร์ พร็อพเพอร์ตี้ส์, LLC