วิธีจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจใน 7 ขั้นตอน

การเขียนจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการอาจรู้สึกเหมือนเป็นงานที่น่าวิตก แต่ก็ไม่ใช่เรื่องยาก มีกฎที่กำหนดไว้สำหรับเลย์เอาต์และโทนซึ่งคุณสามารถปฏิบัติตามได้อย่างง่ายดายเพื่อสร้างการโต้ตอบที่ขัดเกลา

แม้ว่าจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่จะส่งเป็นเอกสารดิจิทัลในทุกวันนี้ แต่คุณก็ยังพบว่าพวกเขาพิมพ์ด้วยวิธีที่ล้าสมัย จดหมายธุรกิจสามารถใช้เพื่อแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ให้จดหมายอ้างอิง ยืนยันการจ้างงาน หรือแบ่งปันข้อเสนองาน ท่ามกลางการติดต่อทางธุรกิจที่สำคัญอื่นๆ

ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงวิธีจัดรูปแบบจดหมายเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มบล็อก (ตัวเลือกอื่นๆ สำหรับการจัดรูปแบบ ได้แก่ บล็อกดัดแปลง กึ่งบล็อก และฟอร์มย่อหน้า)

มาทำธุรกิจกันเถอะ

การจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจเป็นเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการซึ่งมีวัตถุประสงค์อย่างเป็นทางการ โดยปกติจะส่งจากบริษัทหนึ่งไปยังอีกบริษัทหนึ่ง หรือส่งถึงลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือพนักงาน ตัวอักษรที่มีรูปแบบเหมาะสมจะแสดงโครงสร้าง ความสม่ำเสมอ และการจัดระเบียบ

นี่คือสิ่งที่คุณต้องใส่ใจเมื่อคุณจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจ

• ขอบ
• ระยะห่าง
• ขนาดตัวอักษร
• ที่อยู่
• หัวจดหมาย
• เหตุผล

วิธีจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจ

การจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจไม่จำเป็นต้องรู้สึกหวาดหวั่น มีกระบวนการหกขั้นตอนง่ายๆ ที่เกิดขึ้นในศตวรรษที่ 12 นั่นคือเก้าศตวรรษที่แล้ว! ปฏิบัติตามวิธีการที่พิสูจน์แล้วนี้เพื่อจัดโครงสร้างการติดต่อสื่อสารที่เป็นทางการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

1 การตั้งค่าเอกสาร

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมายธุรกิจ ให้ตั้งค่าฟอนต์ของคุณเป็น Times New Roman หรือ Arial ขนาดฟอนต์ 12 จัดข้อความของคุณไปทางซ้ายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเขียนของคุณเป็นแบบเว้นวรรคเดี่ยว โดยมีบรรทัดว่างระหว่างย่อหน้า ควรมีระยะขอบ 2 นิ้วที่ด้านบนและด้านล่างของเอกสาร และระยะขอบ 1 นิ้วทั้งสองด้าน

2 ข้อมูลติดต่อและวันที่

ที่ด้านบนสุดของจดหมาย ให้เพิ่มหัวจดหมายของคุณ ซึ่งรวมถึงชื่อบุคคลหรือบริษัทและรายละเอียดการติดต่อ หัวจดหมายมักจะอยู่กึ่งกลางหรือชิดซ้ายที่ด้านบนของเอกสารโดยมีชื่อและโลโก้บริษัท (หากเกี่ยวข้อง) ที่บรรทัดบนสุด และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ตำแหน่งและรายละเอียดการติดต่ออยู่ที่บรรทัดด้านล่าง แม้ว่าข้อมูลดังกล่าวจะ ไม่จำเป็น.

ใต้หัวจดหมาย ให้เพิ่มข้อมูลการติดต่อสำหรับทั้งคุณและผู้รับ ด้านล่างนี้คือข้อมูลที่คุณควรระบุไว้ที่ด้านบนสุดของจดหมาย ตามลำดับที่ควรปรากฏ

• ชื่อของคุณ
• ตำแหน่งงานของคุณ
• บริษัท ของคุณ
• ที่อยู่ธุรกิจของคุณ
• หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ
• ที่อยู่อีเมลธุรกิจของคุณ

ข้ามบรรทัดที่ส่วนท้ายของข้อมูลและใส่วันที่ที่คุณกำลังเขียนจดหมาย จากนั้นข้ามบรรทัดอื่นก่อนที่จะเพิ่มข้อมูลของผู้รับ

• ชื่อผู้รับของคุณ
• ชื่อผู้รับของคุณ
• บริษัทผู้รับของคุณ
• ที่อยู่บริษัทของผู้รับของคุณ

อีกครั้ง ข้ามบรรทัดและเพิ่มหัวข้อจดหมายของคุณเป็นตัวหนา

3 คำทักทาย

จดหมายธุรกิจควรเป็นเอกสารที่เป็นทางการ คำทักทายควรตรงกับลักษณะมืออาชีพของจดหมาย

ต่อไปนี้คือคำทักทายที่คุณอาจใช้สำหรับจดหมายธุรกิจ

• ถึงผู้เกี่ยวข้อง
• เรียน นาย / นางสาว / มx. / ดร. [นามสกุล]
• เรียน [ชื่อ] (หากคุณมีความสัมพันธ์อย่างไม่เป็นทางการกับผู้รับ)

4 ร่างกาย

ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะเขียน ใช้บรรทัดเว้นวรรคบรรทัดเดียวที่มีช่องว่างพิเศษระหว่างแต่ละย่อหน้า ร่างเนื้อหาของจดหมายธุรกิจของคุณ เนื้อหาของจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่แบ่งออกเป็นสามส่วน มุ่งให้จดหมายเป็นหน้าเดียวซึ่งเป็นที่ต้องการ

• บทนำ: แสดงจุดประสงค์ของจดหมายของคุณอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเขียนสิ่งนี้ สิ่งที่คุณหวังว่าจะบรรลุ และภาพรวมคร่าวๆ ของข้อมูลสำคัญที่คุณจะกล่าวถึง
• ข้อความหลัก: ให้รายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลสำคัญที่คุณระบุไว้ในย่อหน้าเกริ่นนำ นี่อาจเป็นที่ใดก็ได้ตั้งแต่หนึ่งถึงห้าย่อหน้า
• สรุป: สรุปทุกสิ่งที่คุณได้พูดคุย รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจหรือขั้นตอนถัดไปหากเกี่ยวข้อง

5 การปิดบัญชีและลายเซ็น

อาจรู้สึกอึดอัดใจที่จะจบจดหมาย แม้ว่าการใช้คำซ้ำซากจำเจมากเกินไปอาจเหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับจดหมายมืออาชีพ ไม่ว่าคุณจะเลือกปิดแบบเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ คุณต้องทำให้เป็นมืออาชีพ นี่คือความเป็นไปได้บางประการ

• ขอแสดงความนับถือ
• ด้วยความเคารพ
• จริงใจ
• ดีที่สุด
• ขอบคุณ
• ความนับถือ

ด้านล่างการปิด ให้เว้นว่างไว้สี่ถึงหกบรรทัด เพื่อให้คุณสามารถลงนามในเอกสารได้หลังจากที่คุณพิมพ์เอกสารหรือผ่านแอปพลิเคชันการเซ็นชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หลังจากสี่บรรทัดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มและชื่อของคุณที่บรรทัดใต้ชื่อของคุณ

6 สิ่งที่แนบมา (ไม่จำเป็น)

หากคุณมีเอกสารที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมายของคุณ เช่น แบบฟอร์มหรือประวัติส่วนตัว คุณสามารถจดบันทึกได้โดยเขียนว่า “เอกสารแนบ:” ตามด้วยรายการเอกสารอื่นๆ สองสามบรรทัดใต้ใบปิดของคุณ

7 รีวิว

ก่อนที่คุณจะส่งจดหมายของคุณ ให้ใช้เวลาในการพิสูจน์อักษร จดหมายมืออาชีพไม่เพียงแต่มีรูปแบบที่ถูกต้องเท่านั้น ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และการสะกดคำควรปราศจากข้อผิดพลาดด้วย ตรวจสอบไวยากรณ์และพิจารณาน้ำเสียงของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณฟังดูเป็นมืออาชีพ

ตัวอย่างรูปแบบจดหมายธุรกิจ

1 ตัวอย่างจดหมายธุรกิจแบบฟอร์มบล็อก

ฮูวิลล์ อิงค์

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 พฤศจิกายน 2566

Mr. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

หัวเรื่อง : โลจิสติกส์ฉลองคริสต์มาส

เรียน คุณกรินช์

ฉันเขียนถึงคุณเพื่อขอความช่วยเหลือในการฉลองคริสต์มาสของเราให้ยิ่งใหญ่และสดใสกว่าที่เคยเป็นมา เนื่องจากคุณได้ช่วยเหลือเราในการอำนวยความสะดวกในการเฉลิมฉลองในอดีต เราหวังว่าคุณจะเต็มใจเข้าร่วมอีกครั้งในปีนี้

ฉันกำลังจินตนาการถึงต้นสนสีขาวสูง 84 ฟุตสำหรับต้นคริสต์มาสของเราในปีนี้ ต้นหนึ่งมาจากเมืองออเบิร์น รัฐเพนซิลเวเนีย มันจะต้องมีการขนส่งโลจิสติก นอกจากนี้ เราหวังว่าจะได้ขี่เลื่อนกับกวางเรนเดียร์จริงๆ เหมือนปีที่แล้วจะมีป้ายชื่อเมืองไปด้วย นอกจากนี้ เรายังต้องการติดตั้งอัฒจันทร์เคลื่อนที่ในใจกลางเมืองด้วยแสงไฟ ดอกไม้ไฟ และเครื่องสร้างหมอกเพื่อเริ่มการแสดง

ปีนี้เรากำลังหาทุนสำหรับต้นคริสต์มาสและการขนส่งไปยัง Whoville อย่างไรก็ตาม เรายินดีที่จะรับความช่วยเหลืออื่นๆ ที่คุณสามารถให้ได้ โปรดแจ้งให้เราทราบว่าคุณต้องการความช่วยเหลืออะไร แล้วเราจะติดต่อกลับพร้อมข้อมูลเพิ่มเติม

ดีที่สุด,

[ลายเซ็น]

Cindy Lou หัวหน้าผู้จัดงานคริสต์มาส Whoville, Inc.

สิ่งที่ส่งมาด้วย: ใบค่าใช้จ่ายต้นคริสต์มาส รายชื่ออาสาสมัคร

2. ตัวอย่างจดหมายธุรกิจแบบบล็อก

 คุณสมบัติหมีใหญ่ 

บริษัทจำกัดความรับผิด

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 มีนาคม 2566

Amanda Wellington Burger Haus 100 ทางพิพิธภัณฑ์สัตว์น้ำ Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

เรื่อง: หลักฐานการจ้างงาน

เรียน อแมนด้า

พนักงานของคุณ Hayley McPhee ได้สมัครอพาร์ทเมนต์ในคอมเพล็กซ์อพาร์ทเมนต์ของเรา ฉันติดต่อคุณเพื่อขอหลักฐานการจ้างงาน

เพื่อให้การสมัครขอที่พักของเธอได้รับการอนุมัติ ฉันต้องการหลักฐานการจ้างงานและข้อมูลเงินเดือน โปรดส่งสิ่งนี้ไปยังที่อยู่ที่ระบุไว้ด้านบนของจดหมายนี้โดยเร็วที่สุด ฉันยังสามารถรับข้อมูลนี้ทางอีเมล หากคุณแนบเป็น PDF ได้

ต่อไปนี้เป็นข้อมูลสรุปสั้นๆ ที่ฉันกำลังมองหาสำหรับแอปพลิเคชันนี้

• จดหมายยืนยันการจ้างงานของเธอ
• สรุปเงินเดือน

ดีที่สุด,

[ลายเซ็น]

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC