วิธีการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจที่ยอดเยี่ยม

ในที่สุดคุณก็เริ่มต้นธุรกิจโดยขายบริการหรือผลิตภัณฑ์ให้กับธุรกิจอื่นแล้ว น่าตื่นเต้นขนาดไหน! บางทีคุณอาจได้รับคำขอข้อเสนอหรือบางทีคุณอาจพร้อมที่จะเริ่มทำการประชาสัมพันธ์อย่างเย็นชาแล้ว ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณตระหนักดีว่าคุณไม่สามารถดึงดูดลูกค้าให้ลงชื่อเข้าใช้บริการของคุณได้หากไม่มีข้อเสนอทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ คุณอาจสงสัยว่าข้อเสนอทางธุรกิจคืออะไรหรือจะเขียนอย่างไร

ข้อเสนอทางธุรกิจคือเอกสารที่ธุรกิจส่งไปยังผู้ที่อาจเป็นลูกค้า เป็นวิธีหนึ่งสำหรับบริษัทระหว่างธุรกิจกับธุรกิจในการขายบริการของตน แม้ว่าสิ่งนั้นอาจดูน่ากลัว แต่จริงๆ แล้วค่อนข้างตรงไปตรงมา

โชคดีที่เมื่อคุณเขียนข้อเสนอทางธุรกิจครั้งแรกแล้ว คุณสามารถทำซ้ำด้วยรูปแบบต่างๆ และปรับแต่งได้มากเท่าที่คุณต้องการเพื่อประหยัดเวลาในอนาคต เราได้รวบรวมคำแนะนำทีละขั้นตอนในการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจของคุณ และเราได้แสดงตัวอย่างไว้ด้วย บอกลาความล้นหลาม! เริ่มจากพื้นฐานกันก่อน

ข้อเสนอทางธุรกิจคืออะไร?

ข้อเสนอทางธุรกิจคือเอกสารที่นำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการของบริษัทหนึ่งแก่บริษัทอื่นโดยละเอียด ข้อเสนอทางธุรกิจมักจะได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับผู้ที่มีโอกาสเป็นลูกค้า เป็นช่องทางหนึ่งสำหรับบริษัทในการทำการตลาดผลิตภัณฑ์ของตนและเข้าสู่หน้าเดียวกันกับผู้ที่มีโอกาสเป็นลูกค้า ก่อนที่พวกเขาจะตกลงทำงานร่วมกัน

ด้วย ศัพท์ เฉพาะทาง ธุรกิจ ที่แพร่หลาย คุณอาจสงสัยว่า “ข้อเสนอทางธุรกิจแตกต่างจากแผนธุรกิจหรือไม่” คำตอบคือใช่แผนธุรกิจ เป็นเอกสารที่มีโครงสร้างซึ่งสรุปวัตถุประสงค์ของบริษัทและวิธีที่บริษัทวางแผนที่จะบรรลุเป้าหมายดังกล่าว ข้อเสนอทางธุรกิจคือเอกสารที่บริษัทใช้ในการเสนอขายและขายสินค้าหรือบริการของตนให้กับธุรกิจอื่นๆ

บริษัทระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (หรือที่เรียกว่า B2B) ใช้ข้อเสนอทางธุรกิจเป็นหลักเพื่อขายผลิตภัณฑ์ของตนให้กับธุรกิจอื่นๆ บริษัทระหว่างธุรกิจกับผู้บริโภคหรือ B2C ใช้การตลาดเพื่อขายผลิตภัณฑ์และบริการของตน

คุณต้องการข้อเสนอทางธุรกิจเมื่อใด?

หากคุณเป็นบริษัทแบบธุรกิจกับธุรกิจ ข้อเสนอทางธุรกิจคือรูปแบบที่ดีที่สุดในการชักชวนลูกค้าใหม่ ข้อเสนอทางธุรกิจสามารถเป็นสิ่งที่ไม่พึงประสงค์หรือร้องขอได้ ข้อเสนอที่ไม่พึงประสงค์คือข้อเสนอที่ไม่ได้รับเชิญและถูกส่งมาโดยไม่ได้ตั้งใจ ข้อเสนอที่ไม่พึงประสงค์จะถูกส่งไปเพื่อกระตุ้นความสนใจในผลิตภัณฑ์ คล้ายกับโบรชัวร์การตลาดหรืออีเมลที่ไม่เปิดเผย

ข้อเสนอที่ร้องขอจะถูกส่งเพื่อตอบสนองต่อคำขอข้อเสนอ (RFP) โดยทั่วไปข้อเสนอที่ร้องขอจะถูกปรับแต่งสำหรับโครงการหรือเพื่อให้เหมาะสมกับพารามิเตอร์ที่สร้างโดยผู้ที่อาจเป็นลูกค้า

แนวทางการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจ

ข้อเสนอทางธุรกิจอาจสั้นเท่ากับจดหมายหน้าเดียวหรือตราบใดที่คุณต้องอธิบายผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ อย่างไรก็ตาม ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณมีแนวโน้มที่จะมีงานยุ่ง ดังนั้นควรให้ความสำคัญและให้ความสำคัญ

โดยทั่วไปข้อเสนอทางธุรกิจจะอยู่ในรูปแบบเอกสาร PDF คุณสามารถเพิ่มสี โลโก้ รูปร่าง และอื่นๆ ของแบรนด์ลงในข้อเสนอเพื่อทำให้ข้อเสนอโดดเด่นได้ ข้อเสนอทางธุรกิจสามารถพิมพ์หรือจัดส่งในรูปแบบดิจิทัลในรูปแบบ PDF

ขอแนะนำให้ปรับแต่งข้อเสนอทางธุรกิจสำหรับทั้งแบรนด์ธุรกิจของคุณและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแต่ละราย สิ่งนี้แสดงให้ลูกค้าของคุณเห็นว่าคุณใส่ใจพวกเขา ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะโน้มน้าวใจได้มากกว่าข้อเสนอทั่วไปที่ตัดคุกกี้

ข้อเสนอทางธุรกิจควรมีข้อมูลต่อไปนี้

• คุณเป็นใครและสิ่งที่บริษัทของคุณนำเสนอ
• ปัญหาที่ลูกค้าของคุณกำลังเผชิญอยู่
• โซลูชั่นที่บริษัทของคุณนำเสนอ
• บริษัทของคุณจะดำเนินการแก้ปัญหาอย่างไร
• การประมาณการต้นทุนและเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการแก้ไขปัญหา

วิธีการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจ

ก่อนที่คุณจะเขียนข้อเสนอทางธุรกิจ คุณต้องทำความรู้จักกับผู้ที่อาจเป็นลูกค้าก่อน คุณต้องการทราบว่าปัญหาของพวกเขาคืออะไรเพื่อที่คุณจะได้พูดคุยกับพวกเขาตลอดข้อเสนอของคุณ

หากพวกเขาได้ส่งคำขอข้อเสนอ (RFP) ให้คุณ โปรดอ่านอย่างละเอียดเพื่อให้คุณเข้าใจความคาดหวังของพวกเขา นอกจากนี้ คุณอาจต้องการกำหนดเวลาการประชุมเพื่อศึกษาเพื่อรับทราบปัญหาและวัตถุประสงค์อย่างละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

เมื่อการวิจัยของคุณเสร็จสมบูรณ์ ก็ถึงเวลาสร้างข้อเสนอทางธุรกิจของคุณ บริษัทและลูกค้าแต่ละรายมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว ดังนั้นจึงไม่มีวิธีการที่แน่นอนในการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม มีสิ่งสำคัญบางประการที่คุณควรรวมไว้และรูปแบบทั่วไปที่คุณอาจต้องการปฏิบัติตาม ต่อไปนี้เป็นวิธีการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจแบบทีละขั้นตอน

1 หน้าชื่อเรื่อง

หน้าแรกของข้อเสนอทางธุรกิจของคุณจะเป็นหน้าชื่อเรื่อง ซึ่งอาจรวมถึงสี รูปภาพ และแบบอักษรที่ตรงกับแบรนด์ของคุณ หน้าชื่อเรื่องควรมีชื่อธุรกิจของคุณ ชื่อของคุณ วันที่คุณส่งข้อเสนอ และชื่อของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่จะได้รับข้อเสนอ

2 สารบัญ

​​ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณคงจะเร่งรีบ เพื่อช่วยประหยัดเวลาและนำทางข้อเสนอของคุณ คุณควรรวมสารบัญที่ชัดเจนไว้ด้วย จัดรูปแบบสารบัญของคุณในรายการแจกแจง หากข้อเสนอของคุณเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ ให้ทำให้สารบัญสามารถคลิกได้ เพื่อให้ลูกค้าของคุณสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

3 บทสรุปผู้บริหาร

บทสรุปผู้บริหารที่ยอดเยี่ยมจะทำให้ผู้มีโอกาสเป็นผู้ซื้อเห็นภาพรวมที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่บริษัทของคุณทำ และวิธีที่คุณสามารถให้บริการพวกเขาได้ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้อ่านข้อเสนอที่เหลือก็ตาม ตั้งเป้าที่จะถ่ายทอดบทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณใน 2-3 ย่อหน้าที่รอบคอบ

ส่วนนี้ควรเป็นภาพรวมโดยสรุปเกี่ยวกับสิ่งที่บริษัทของคุณทำ สิ่งที่ทำให้คุณแตกต่างจากคู่แข่ง เหตุใดจึงเป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และคุณสมบัติของบริษัทของคุณ

ยิ่งน้อยมากเมื่อพูดถึงบทสรุปผู้บริหาร มีความชัดเจน กระชับ และโน้มน้าวใจ คุณจะรู้ว่าบทสรุปของคุณเสร็จสมบูรณ์เมื่อคุณตอบW'sห้าข้อ ได้แก่ ใคร อะไร เมื่อไร ที่ไหน และทำไม

แม้ว่าส่วนนี้จะเกี่ยวกับคุณและบริษัทของคุณ แต่คุณควรคำนึงถึงลูกค้าอยู่เสมอ แสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณเข้าใจพวกเขาและ ความต้องการของพวกเขาพิจารณาส่วนนี้เป็นการผสมผสานระหว่างการเสนอขายและจดหมายปะหน้าสำหรับธุรกิจของคุณ

4 ราย ละเอียดโครงการ

ส่วนรายละเอียดโครงการเป็นที่ที่คุณโน้มน้าวผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าว่าคุณเหมาะสมกับพวกเขา คุณจะต้องร่างโครงร่างของปัญหา เสนอแนวทางแก้ไข และอธิบายคุณสมบัติของคุณ

ขั้นแรก ให้ร่างคำชี้แจงปัญหา ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาที่มีอยู่ อธิบายปัญหานั้น มีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุด ใช้การวิจัยก่อนหน้าของคุณเพื่อปรับแต่งส่วนนี้ให้เหมาะกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่คุณกำลังสร้างข้อเสนอให้

ต่อไป แสดงให้พวกเขาเห็นว่าเหตุใดคุณจึงเหมาะสมอย่างยิ่งในการแก้ปัญหาของพวกเขา คุณวางแผนที่จะนำเสนอโซลูชั่นอย่างไร? ให้รายละเอียดเกี่ยวกับไทม์ไลน์โดยประมาณสำหรับโซลูชันของคุณ และรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบ ผลิตภัณฑ์ หรือบริการ

สุดท้าย อธิบายว่าเหตุใดบริษัทของคุณจึงมีคุณสมบัติที่จะส่งมอบโซลูชันเหล่านี้ อะไรทำให้ ธุรกิจของคุณโดดเด่น ? หากคุณสามารถบอกลูกค้าได้ว่าคุณกำลังนำเสนอข้อเสนอที่ไม่ซ้ำใครหรือข้อเสนอแบบกำหนดเอง ก็สามารถโน้มน้าวใจได้มากกว่าตัวเลือกที่มีจำหน่ายทั่วไป ทำไมพวกเขาถึงเชื่อใจคุณ? หากเป็นไปได้ ให้ระบุจำนวนนี้ด้วยจำนวนลูกค้า รางวัล คุณสมบัติ หรือความสำเร็จอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

5 การส่งมอบและเหตุการณ์สำคัญ

ส่วนนี้เป็นทางเลือก แต่สามารถช่วยเป็นภาพช่วยสำหรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณได้ ภายในส่วนรายละเอียดโครงการ คุณสามารถซ้อนแผนภูมิที่แจกแจงรายละเอียดการส่งมอบและลำดับเวลาของคุณได้ สิ่งนี้จะช่วยกำหนดความคาดหวังสำหรับสิ่งที่คุณนำเสนอและเมื่อใด

6 งบประมาณ

แม้ว่าอาจรู้สึกไม่สบายใจ แต่การกำหนดราคาโครงการของคุณภายในข้อเสนอของคุณก็เป็นสิ่งที่จำเป็น ไม่มีทางแก้ไขได้ ลูกค้าของคุณมีงบประมาณ และพวกเขาจะเปรียบเทียบราคา แบ่งแต่ละแง่มุมของโครงการออกเป็นองค์ประกอบแต่ละส่วนภายในงบประมาณ ซึ่งจะทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าสามารถจัดการราคาได้ง่ายขึ้น

คุณอาจต้องการรวมค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเพิ่มเติมด้วย พิจารณาส่วนเสริมเหล่านี้ หากคุณแนะนำบริการหรือผลิตภัณฑ์เฉพาะเจาะจงที่คุณรู้ว่าจะเป็นประโยชน์ต่อสถานการณ์เฉพาะของลูกค้า ซึ่งรวมถึงสิ่งเหล่านี้สามารถแสดงความเชี่ยวชาญของคุณได้

ในตอนท้ายของส่วนงบประมาณ ให้ระบุต้นทุนโดยรวมของขอบเขตงานที่คุณระบุไว้ รวมถึงกำหนดการชำระเงินและเงื่อนไขการชำระเงินด้วย

7 บทสรุป

บทสรุปคือโอกาสสุดท้ายที่จะทำคดีสั้นๆ ที่น่าสนใจ กลั่นกรองข้อมูลที่คุณนำเสนอในส่วนที่เหลือของข้อเสนอของคุณเป็นส่วนสุดท้าย อธิบายว่าลูกค้าของคุณจะพบคุณค่าในบริการหรือผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างไร กล่าวถึงคุณสมบัติของคุณสั้นๆ อีกครั้ง จากนั้น แจ้งให้ลูกค้าดำเนินการโดยยืนยันความพร้อมของคุณ ขณะนี้ข้อเสนอของคุณควรมีลูกค้าพร้อมที่จะทำงานร่วมกับคุณ

หากนี่เป็นข้อเสนอที่เป็นมาตรฐาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลติดต่อของคุณพร้อมใช้งานได้ง่าย หากข้อเสนอของคุณได้รับการปรับแต่ง คุณสามารถเพิ่มส่วนต่อไปนี้เพื่อกระตุ้นให้ลูกค้ายอมรับข้อเสนอของคุณและเริ่มทำงานกับคุณ

8 ข้อกำหนดและเงื่อนไข

ส่วนนี้เป็นทางเลือก หากคุณเขียนข้อเสนอที่กำหนดเองซึ่งคาดหวังให้ลูกค้ายอมรับ ให้รวมส่วนที่ลูกค้าสามารถลงนามและลงวันที่ในข้อเสนอ โดยยอมรับเงื่อนไขที่คุณนำเสนอ หากคุณไม่ได้รวมไว้ในบทสรุป คุณควรแสดงรายการภาพรวมคร่าวๆ ของโครงการ รวมถึงลำดับเวลาโดยรวม กำหนดการชำระเงิน และเงื่อนไข เพื่อให้ลูกค้าเข้าใจสิ่งที่พวกเขาตกลง

9 ภาคผนวก

ภาคผนวกเป็นส่วนสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม คุณไม่จำเป็นต้องใส่ภาคผนวก แต่หากคุณมีข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่สอดคล้องกับส่วนที่เหลือของข้อเสนอ คุณสามารถรวมไว้ในภาคผนวกได้

คุณยังสามารถอ้างอิงภาคผนวกภายในส่วนที่เหลือของข้อเสนอของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการรบกวนขั้นตอนการเขียนส่วนอื่นๆ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับสถิติ ตัวเลข ภาพประกอบ ข้อมูลเกี่ยวกับทีมของคุณ หรือเอกสารอ้างอิงอื่น ๆ ที่คุณต้องการแบ่งปัน

หากคุณไม่มีข้อมูลเพิ่มเติม ให้ข้ามภาคผนวก

ตัวอย่างโครงร่างข้อเสนอทางธุรกิจ

ด้านล่างนี้คุณจะพบตัวอย่างข้อเสนอทางธุรกิจที่กระชับ โครงร่างนี้ได้รับการออกแบบเพื่อให้แต่ละจุดที่มีลำดับเลขควรพอดีกับหน้าเดียว แต่ข้อเสนอทางธุรกิจของคุณสามารถยาวหรือสั้นได้ตามที่คุณต้องการ คุณสามารถใส่สองรายการในหน้าเดียวสำหรับข้อเสนอทางธุรกิจสั้นๆ หรือใช้สามหน้าสำหรับรายการเดียวเท่านั้น นั่นขึ้นอยู่กับคุณ!

1 หน้าชื่อเรื่อง

ชื่อของคุณ ชื่อธุรกิจของคุณ ชื่อบริษัทของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และวันที่ที่คุณส่งข้อเสนอ

2 สารบัญ

รายการแจกแจงสิ่งที่อยู่ในข้อเสนอของคุณ

3 บทสรุปผู้บริหาร

ย่อหน้าสั้นๆ สองถึงสามย่อหน้าเพื่อแนะนำธุรกิจของคุณและวิธีแก้ปัญหาที่คุณเสนอ

4 ราย ละเอียดโครงการ

ส่วนโน้มน้าวใจที่สรุปปัญหาของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า สิ่งที่คุณเสนอเพื่อบรรเทาปัญหา และคุณสมบัติของธุรกิจของคุณในการแก้ปัญหานั้น

ก. ข. คำชี้แจงปัญหา แนวทางแก้ไขที่เสนอค. คุณสมบัติ

5 การส่งมอบและไทม์ไลน์

เมื่อคุณวางแผนที่จะส่งมอบแผนโซลูชันแต่ละด้านของคุณโดยสรุป

6 งบประมาณ

โซลูชันที่คุณเสนอแต่ละด้านมีค่าใช้จ่ายเท่าใด และจะครบกำหนดชำระเงินสำหรับแต่ละรายการเมื่อใด

7 บทสรุป

สรุปข้อเสนอของคุณโดยย่อ

8 ข้อกำหนดและเงื่อนไข

ภาพรวมที่ชัดเจนและรัดกุมของการสรุป โครงสร้างการชำระเงิน การส่งมอบ และไทม์ไลน์ที่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณตกลง

9 ภาคผนวก

รายการสนับสนุนใดๆ ที่คุณต้องการรวมไว้ซึ่งไม่พอดีกับเนื้อหาของข้อเสนอ เช่น ข้อเท็จจริง ตัวเลข คำรับรอง หรือกรณีศึกษา

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับข้อเสนอทางธุรกิจ

ข้อเสนอทางธุรกิจคืออะไร?

ข้อ เสนอทางธุรกิจคือเอกสารที่นำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการของบริษัทแก่บริษัทอื่นโดยละเอียด

ข้อเสนอทางธุรกิจมีวัตถุประสงค์อะไร?

ข้อเสนอทางธุรกิจเป็นวิธีหนึ่งในการทำการตลาดผลิตภัณฑ์หรือบริการเพื่อให้ได้ลูกค้าใหม่ ข้อเสนอยังช่วยให้บริษัทผู้ให้บริการสามารถเข้าใจถึงลูกค้าที่มีศักยภาพก่อนที่ทั้งสองธุรกิจจะตกลงที่จะทำงานร่วมกัน

ข้อเสนอทางธุรกิจควรมีอะไรบ้าง?

ข้อเสนอทางธุรกิจควรมีข้อมูลต่อไปนี้

• คุณเป็นใครและสิ่งที่บริษัทของคุณนำเสนอ
• ปัญหาที่ลูกค้าของคุณกำลังเผชิญอยู่
• โซลูชั่นที่บริษัทของคุณนำเสนอ
• บริษัทของคุณจะดำเนินการแก้ปัญหาอย่างไร
• การประมาณต้นทุนและเวลาที่จำเป็นในการดำเนินการแก้ไขปัญหา