7 ตัวอย่างการเขียนเชิงธุรกิจยอดนิยม: คู่มือสำหรับนักเขียนเชิงธุรกิจ

การเขียนเชิงธุรกิจมีหลายรูปแบบและหลายขนาด ศึกษาตัวอย่างการเขียนเชิงธุรกิจทั้ง 7 นี้เพื่อเรียนรู้วิธีใช้การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรในบริษัทของคุณ

การเขียนเชิงธุรกิจเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าบริษัทจะมีขนาดใดก็ตาม โครงสร้างประโยค การเลือกใช้คำ และรูปแบบของการสื่อสารทางธุรกิจนั้นขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารที่ส่ง พนักงานที่ถูกขอให้จัดทำเอกสารทางธุรกิจจำเป็นต้องเข้าใจประเภทต่างๆ ของการเขียนธุรกิจที่มีอยู่ เคล็ดลับการเขียนทั่วไปหลายข้อใช้ได้กับการเขียนเชิงธุรกิจทุกประเภท รวมถึง:

• เขียนด้วยเสียงที่ใช้งานไม่ใช่เสียงแฝง
• กระชับและตรงประเด็นในการสื่อสารของคุณ
• มุ่งมั่นที่จะหลีกเลี่ยงการพิมพ์ผิดโดยการพิสูจน์อักษรและใช้โปรแกรมตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดคำ
• หลีกเลี่ยงศัพท์แสงและคำศัพท์เฉพาะ
• ใช้คำย่อเท่าที่จำเป็น

นอกจากนี้ ใครก็ตามที่กำลังเขียนเพื่อธุรกิจจะต้องมุ่งมั่นในการทำงานที่ปราศจากข้อผิดพลาด บริษัทส่วนใหญ่จะมีคู่มือการเขียนที่ครอบคลุมรูปแบบและโทนสีของเอกสารที่เขียน และผู้เขียนควรศึกษาสิ่งเหล่านี้ด้วย ถึงกระนั้นก็มีความหลากหลายในการเขียนประเภทต่าง ๆ ที่ใช้ในธุรกิจ ต่อไปนี้คือตัวอย่างการเขียนเชิงธุรกิจที่คุณสามารถศึกษาเพื่อสร้างงานเขียนที่ดีขึ้นสำหรับธุรกิจหรือองค์กรของคุณ

1. จดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจเป็นรูปแบบหนึ่งของการเขียนเชิงธุรกิจ จดหมายธุรกิจเป็นเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการที่ส่งจากบุคคลหนึ่งภายในองค์กรไปยังอีกบุคคลหนึ่ง มีหลายครั้งที่ใครบางคนอาจต้องใช้การสื่อสารทางธุรกิจประเภทนี้ รวมถึง:

• จดหมายเสนอธุรกิจ: จดหมาย เหล่านี้เสนอข้อตกลงทางธุรกิจระหว่างสองฝ่ายและระบุเงื่อนไขของข้อตกลงนั้น
• จดหมายแนะนำตัว: จดหมายแนะนำจะถูกส่งไปยังนายจ้างที่มีศักยภาพเพื่อแนะนำผู้สมัครสำหรับตำแหน่ง
• จดหมายติดตามผล: หลังจากการสัมภาษณ์หรือการสื่อสารแบบตัวต่อตัวอื่นๆ นักธุรกิจมักจะส่งจดหมายติดตามผลที่ครอบคลุมการสนทนาหรือการสัมภาษณ์และคำถามใดๆ ที่เกิดขึ้นหลังจากนั้น
• จดหมายเสนองาน: จดหมาย เสนอเสนอร่างเงื่อนไขของข้อเสนอทางธุรกิจ โดยปกติแล้วเมื่อมีข้อเสนองานอยู่บนโต๊ะ
• จดหมายปะหน้า: จดหมายสมัครงานมาพร้อมกับประวัติย่อหรือการสมัครงาน
• จดหมายลาออก: จดหมายนี้บอกบริษัทว่าคุณกำลังแจ้งลาออกจากงาน บริษัทส่วนใหญ่ต้องการจดหมายลาออกภายในไม่กี่สัปดาห์นับจากวันที่สิ้นสุด

นี่คือเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ได้เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจ โปรดทราบว่าคุณจะข้ามบรรทัดระหว่างแต่ละส่วน:

• ข้อมูลการติดต่อของคุณ
• วันที่ในรูปแบบเดือน วัน ปี
• ตำแหน่งงาน ชื่อบริษัท และที่อยู่ของผู้รับ
• คำทักทายมักจะอยู่ในรูปแบบ "ชื่อบุคคลที่รัก"
• เนื้อความของจดหมาย เว้นวรรคเดียวสำหรับแต่ละย่อหน้าโดยมีช่องว่างระหว่างวรรค
• คำกระตุ้นการตัดสินใจเพื่อยุติเนื้อหาของจดหมายที่มีอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ หากเหมาะสม
• ปิดในรูปแบบ “ขอแสดงความนับถือ”
• ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ
• พิมพ์ชื่อ

นี่คือลักษณะนี้:

จอห์นสมิ ธ
123 ดรายเลน
นิวยอร์ก NY 12345

20 เมษายน 2564

ซาราห์ คอลลินส์
ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
เอซีมีเทค
123 ถ.ธุรกิจ
นิวยอร์ก NY 12345

เรียน คุณคอลลินส์

ฉันเขียนถึงคุณเกี่ยวกับงานเทคโนโลยีที่กำลังจะมีขึ้นในนิวยอร์ก และเชิญคุณมาเป็นวิทยากรหลัก งานจะจัดขึ้นตั้งแต่วันที่ 15 ถึง 18 กันยายน ที่โรงแรมแรดดิสัน

ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ฉันได้เฝ้าดูความเชี่ยวชาญของคุณในด้านทรัพยากรบุคคลในขณะที่คุณเติบโต ACME Tech และรับบุคลากรใหม่ๆ เราเชื่อว่าคุณจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมของเราที่กำลังมองหาวิธีที่ดีกว่าในการรวมพนักงานใหม่เข้ากับบริษัทเทคโนโลยีของพวกเขา

แพ็คเกจวิทยากรของคุณจะรวมที่พัก อาหาร และเกียรติบัตรเล็กๆ น้อยๆ

หากคุณมีคำถามใดๆ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉันที่ [email protected] หรือโทร 444-444-4444 ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ.

ขอแสดงความนับถือ

(ลายเซ็น)

จอห์นสมิ ธ

2. อีเมลธุรกิจ

อีเมลธุรกิจมีโครงสร้างคล้ายกับจดหมายธุรกิจ อย่างไรก็ตาม พวกเขายังมีหัวเรื่อง ในรูปแบบการสื่อสารแบบมืออาชีพนี้ คุณจะต้องการให้หัวเรื่องบอกว่าอีเมลนั้นมาจากใครและทำไมจึงส่งอีเมลนั้น ภายในอีเมล คุณจะทำตามรูปแบบเดียวกับจดหมายธุรกิจ แต่ข้ามข้อมูลติดต่อและวันที่ด้านบน โครงสร้างของจดหมายควรคล้ายกัน ในลายเซ็น ให้ปิดจดหมายด้วยชื่อ ตำแหน่ง หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมลของคุณ นี่คือวิธีที่คุณอาจปรับจดหมายธุรกิจฉบับก่อนหน้าให้พอดีกับรูปแบบอีเมล:

เรื่อง: เชิญวิทยากรปราศรัยประจำเดือนกันยายน

เรียน คุณคอลลินส์

ฉันเขียนถึงคุณเกี่ยวกับงานเทคโนโลยีที่กำลังจะมีขึ้นในนิวยอร์ก และเชิญคุณมาเป็นวิทยากรหลัก งานจะจัดขึ้นในวันที่ 15-18 กันยายน ที่โรงแรมแรดดิสัน

ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ฉันได้เฝ้าดูความเชี่ยวชาญของคุณในด้านทรัพยากรบุคคลในขณะที่คุณเติบโต ACME Tech และรับบุคลากรใหม่ๆ เราเชื่อว่าคุณจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมของเราที่กำลังมองหาวิธีที่ดีกว่าในการรวมพนักงานใหม่เข้ากับบริษัทเทคโนโลยีของพวกเขา

แพ็คเกจวิทยากรของคุณจะรวมที่พัก อาหาร และเกียรติบัตรเล็กๆ น้อยๆ

หากคุณมีคำถามใดๆ โปรดติดต่อฉันที่ [email protected] หรือโทร 444-444-4444 ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ.

ขอแสดงความนับถือ

John Smith ผู้ประสานงานด้านการตลาด Tech Events Inc.

[email protected] 444-444-4444

3. บันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำคือรูปแบบการสื่อสารสั้นๆ กระชับ ซึ่งมักจะส่งไปยังกลุ่มคนภายในธุรกิจ โดยทั่วไปจะใช้เพื่อประกาศให้สมาชิกขององค์กรทราบ บันทึกช่วยจำมีเทมเพลตเฉพาะสำหรับหัวข้อ ซึ่งได้แก่:

• บันทึกข้อตกลง
• ถึง: (ชื่อเต็มของผู้อ่านและตำแหน่งงาน)
• จาก: (ชื่อและนามสกุลของผู้ส่ง)
• วันที่: (วันที่สมบูรณ์)
• เรื่อง: (เรื่องสั้นที่ระบุประเด็นหลักของบันทึกอย่างละเอียด)

บันทึกช่วยจำนั้นมีบทนำที่ย้ำหัวข้อในประโยค ย่อหน้าเนื้อหาให้เหตุผลในการประกาศหรือวัตถุประสงค์อื่นของบันทึก จบลงด้วยย่อหน้าสรุปที่สรุปประเด็นและเตือนผู้อ่านว่าควรทำอย่างไรกับข้อมูลที่มีอยู่ นี่คือตัวอย่างของบันทึกช่วยจำที่ใช้ได้จริง:

ถึง: ทีมงาน HR

จาก: จอห์น สมิธ ผู้จัดการ

วันที่: 20 เมษายน 2564

เรื่อง: การใช้แอพโทรศัพท์อย่างไม่เหมาะสมในช่วงเวลาของบริษัท

ทีมทรัพยากรบุคคล

ฉันได้รับแจ้งว่าบางคนในสำนักงานใช้เวลามากเกินไปกับนาฬิกาที่เล่นบนโทรศัพท์

การวิจัยทางสถิติเมื่อเร็ว ๆ นี้พบว่าผู้คนใช้เวลากับเกมโทรศัพท์มีค่าใช้จ่ายประมาณ 1 ล้านเหรียญสหรัฐต่อปีสำหรับบริษัทโดยเฉลี่ย นั่นคือการสูญเสียที่เราไม่สามารถจ่ายได้

เราไม่ต้องการวางกฎที่ไม่จำเป็น ดังนั้นโปรดใช้โทรศัพท์ของคุณอย่างมีสติมากขึ้น จำไว้ว่าคุณอยู่ในเวลาของบริษัท

ขอขอบคุณ,

จอห์น สมิธ ผู้จัดการ

4. คู่มือ

คู่มือให้ข้อมูลที่พนักงานต้องทำงานได้ดี ซึ่งรวมถึงกฎของสำนักงานหรือบริษัทและขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามในการทำงานให้กับบริษัท คู่มือพนักงานมีความสำคัญในแง่ของกฎหมายการจ้างงาน หากบางสิ่งไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนในคู่มือ พนักงานอาจไม่รับผิดชอบต่อการกระทำเหล่านั้น นอกจากนี้ยังต้องมีความชัดเจนและคำแนะนำ เพื่อให้พนักงานสามารถอ่านและเข้าใจความคาดหวังได้อย่างชัดเจน แม้ว่าทุกบริษัทจะมีกฎของตัวเอง แต่ส่วนประกอบบางอย่างในคู่มือพนักงานส่วนใหญ่ประกอบด้วย:

• พันธกิจและประวัติของบริษัท
• ประกาศทางกฎหมาย
• การแต่งกาย
• ชั่วโมงและค่าตอบแทน
• นโยบายการทำงานล่วงเวลา
• ประโยชน์
• ความรับผิดชอบและความคาดหวัง
• วันหยุดบริษัทและวันลาพักร้อน
• โอกาสในการส่งเสริมการขาย
• กฎการเดินทางและการชำระเงินคืน

การแสดงตัวอย่างหนังสือคู่มือนั้นเป็นไปไม่ได้เนื่องจากความยาวของหนังสือ แต่นี่คือข้อความที่ตัดตอนมาซึ่งแสดงให้เห็นว่าหนังสือคู่มือนั้นมีลักษณะอย่างไร ตัวอย่างนี้มาจาก Indeed.com

2. การแต่งกาย

เราจะมอบเสื้อยืดที่มีชื่อของเราให้คุณสี่ตัวและผ้ากันเปื้อนสีขาวสี่ตัว คุณสามารถเลือกเสื้อยืดของคุณได้สามสีและขนาด คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการนำเสื้อและผ้ากันเปื้อนกลับบ้านและซักหลังจากกะทำงาน พวกเขาสามารถเปลี่ยนได้ฟรีหากพวกเขาถูกทำลายในที่ทำงานหรือที่อื่น ๆ พนักงานสามารถสวมกางเกงยีนส์ไม่มีรู กางเกงสแล็กและกระโปรง และกางเกงขาสั้นเหนือเข่าได้ไม่เกิน 6 นิ้ว ไม่อนุญาตให้ใส่เลกกิ้งและชุดออกกำลังกายอื่นๆ คุณสามารถสวมรองเท้าอะไรก็ได้แต่ต้องปิดนิ้วเท้าเพื่อความปลอดภัย

5. รายงานทางธุรกิจ

รายงานทางธุรกิจคือการเขียนข้อมูลที่แสดงผลขององค์กรหรือข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ โดยทั่วไปแล้ว รายงานเหล่านี้ประกอบด้วยข้อมูลและการวิจัย และถูกส่งไปยังผู้นำหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อช่วยในการตัดสินใจสำหรับธุรกิจ มีรายงานหลายประเภทที่ธุรกิจสามารถทำได้ รวมถึงรายงานเกี่ยวกับ:

• การปฏิบัติตาม
• การสืบสวน
• ความเป็นไปได้
• คำแนะนำสำหรับธุรกิจ

ส่วนต่างๆ ของรายงานธุรกิจประกอบด้วย:

• บทสรุปผู้บริหาร
• สารบัญ
• บทนำ
• เนื้อหาซึ่งอาจเป็นสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยแทนย่อหน้า
• บทสรุป
• อ้างอิง
• ภาคผนวกเพิ่มเติม

นี่คือตัวอย่างข้อความที่ตัดตอนมาจากรายงานธุรกิจ:

ในปี 2021 ACME Tech ได้เซ็นสัญญากับลูกค้าใหม่ 10 ราย และสื่อสังคมออนไลน์เป็นสิ่งสำคัญในการติดต่อกับลูกค้าเหล่านั้น รายงานนี้สรุปการเข้าถึงสื่อสังคมออนไลน์ของเรา โดยให้ผลลัพธ์ที่สามารถช่วยให้เราขยายความพยายามทางการตลาดในปีหน้า

6. วาระการประชุม

แม้ว่าจะเป็นการดีที่พนักงานทุกคนจะเข้าร่วมการประชุมทุกครั้ง แต่บางครั้งก็เป็นไปไม่ได้ วาระการประชุมเป็นคำแนะนำสั้นๆ สำหรับหัวข้อที่ครอบคลุมในการประชุมทางธุรกิจ นี่เป็นหนึ่งในรูปแบบการเขียนเชิงธุรกิจที่ให้ข้อมูล วาระการประชุมจะถูกเขียนขึ้นก่อนการประชุมและแนะนำทิศทางของการประชุม พวกเขาเขียนในรูปแบบโครงร่างหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อให้ผู้นำการประชุมสามารถเห็นสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นได้อย่างง่ายดาย หลังจากการประชุมสามารถส่งวาระการประชุมไปยังผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้เพื่อให้พวกเขารู้ว่าเกิดอะไรขึ้น นี่คือตัวอย่างวาระการประชุม:

วาระการประชุม

วันที่: 20 เมษายน 2564
เวลา: 12 น
สถานที่: ห้องประชุม

รายละเอียดวาระการประชุม

เป้าหมาย: เป้าหมายของการประชุมคือการหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์การตลาดโซเชียลมีเดียที่จะใช้ในปีงบประมาณที่จะถึงนี้

ตรวจสอบแคมเปญโซเชียลมีเดียที่ผ่านมา

เวลา: 15 นาที
วัตถุประสงค์: ให้ข้อมูล
ผู้นำ: จอห์น สมิธ

ก. แสดงตัวอย่างแคมเปญโซเชียลมีเดีย
ข. ตรวจสอบประสิทธิภาพของแคมเปญเหล่านี้
ค. ระบุแคมเปญที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

7. ข่าวประชาสัมพันธ์

ข่าวประชาสัมพันธ์จะถูกส่งไปยังสำนักข่าวหลักเพื่อแจ้งการเปลี่ยนแปลงหรือข่าวสารภายในองค์กร สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์ในด้านการตลาดเพราะทำให้ชื่อของธุรกิจต่อหน้าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และยังช่วยกระตุ้นให้เกิดความตื่นเต้นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ดีสำหรับธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ข่าวประชาสัมพันธ์มักไม่ค่อยถูกใช้เพื่อเสนอข่าวร้าย โดยมีเป้าหมายเพื่อปรับปรุงการตลาดร่วมกับข่าวเหล่านั้น ข่าวประชาสัมพันธ์ใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพและเทคนิคการเขียนเชิงธุรกิจที่ดี มีความยาวไม่เกิน 500 คำ และมักจะมีคำพูดจากผู้นำหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พวกเขาลงท้ายด้วยเนื้อหาสำเร็จรูป "เกี่ยวกับเรา" ที่ชี้กลับไปที่ธุรกิจ นี่คือตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์:

ACME Tech ประกาศ CEO คนใหม่

ผู้นำคนใหม่มาถึงในช่วงเวลาแห่งการเติบโตอย่างไม่เคยปรากฏมาก่อนสำหรับบริษัทเทคโนโลยีในนิวยอร์ก

นิวยอร์ก, นิวยอร์ก, 20 เมษายน 2021 – ACME Tech บริษัทเทคโนโลยีในนิวยอร์กประกาศเมื่อวันพุธว่าจะมีการแต่งตั้งซีอีโอคนใหม่ Gerald Fitzgerald จะร่วมงานกับบริษัทในเดือนกันยายนเมื่อเริ่มต้นปีงบประมาณ

ซีอีโอชั่วคราวแสดงความตื่นเต้นเกี่ยวกับการเพิ่ม “ผมตื่นเต้นที่ได้นำผู้นำที่แข็งแกร่งเช่นนี้มาสู่บริษัทของเรา เมื่อประสบกับการเติบโตอย่างไม่เคยปรากฏมาก่อน ฉันหวังว่าจะได้ร่วมมือกับ Gerald เพื่อผลักดัน ACME Tech ให้สูงขึ้นไปอีก”

Mr. Fitzgerald คาดว่าจะมุ่งเน้นที่การแสดงตัวตนบนโซเชียลมีเดียของบริษัทและการนำเสนอผลิตภัณฑ์นวัตกรรมใหม่ๆ สู่ตลาด

เกี่ยวกับ ACME Tech

ACME Tech เป็นบริษัทเทคโนโลยีจากนิวยอร์กที่มุ่งเน้นผลิตภัณฑ์แบบธุรกิจกับธุรกิจที่เป็นนวัตกรรม พวกเขาเป็นที่รู้จักสำหรับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ CRM โดยเฉพาะ

กำลังมองหาเพิ่มเติม? ตรวจสอบบทความของเราเกี่ยวกับคำแนะนำสไตล์ที่ดีที่สุดสำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ!