12 เคล็ดลับการเขียนธุรกิจยอดนิยมที่ใครๆ ก็ใช้ได้

หากคุณเพิ่งเริ่มต้นอาชีพทางธุรกิจหรือมือโปรที่ช่ำชอง เคล็ดลับการเขียนเชิงธุรกิจเหล่านี้จะช่วยยกระดับการสื่อสารในที่ทำงานของคุณไปอีกขั้น

เมื่อคุณอยู่ในตำแหน่งที่ต้องสร้างการสื่อสารทางธุรกิจระดับสูง สิ่งสำคัญคือคุณต้องทำงานอย่างต่อเนื่องเพื่อพัฒนาทักษะการเขียนเชิงธุรกิจของคุณ ไม่ว่าคุณจะปรับปรุงโครงสร้างประโยคเพื่อสร้างงานเขียนเชิงธุรกิจที่ดี หรือพยายามเพิ่มการใช้เสียงเชิงรุกแทนเสียงแฝงเพื่อเพิ่มความชัดเจนในการเขียน การยกระดับทักษะของคุณจะช่วยให้คุณสร้างงานเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นซึ่งได้รับข้อความของคุณ ข้าม.

ที่นี่ เราจะมาดูเคล็ดลับบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น และพัฒนาเทคนิคการเขียนเชิงธุรกิจที่ดียิ่งขึ้น

1. รู้จักผู้ชมของคุณ

ไม่ว่าคุณกำลังเขียนประเภทใด การรู้ว่าผู้ชมของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการใช้ทักษะการสื่อสารที่เหมาะสมซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจประเด็น หากคุณกำลังเขียนบันทึกที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงการวิจัยล่าสุดถึงผู้บังคับบัญชา คุณจะใช้วิธีการที่แตกต่างจากการเขียนอัปเดตรายไตรมาสสำหรับสมาชิกในคณะกรรมการ เมื่อคุณรู้จักผู้ชมของคุณแล้ว คุณสามารถปรับแต่งเอกสารธุรกิจของคุณให้ตรงตามระดับความรู้ของพวกเขาได้ ไม่ว่าจะเป็นคำศัพท์ทางเทคนิคที่พวกเขาคุ้นเคย หรือสละเวลาและพื้นที่ที่จำเป็นเพื่อให้พวกเขาตามทันการเปลี่ยนแปลงล่าสุดในอุตสาหกรรมของคุณ .

2. หัวข้อวิจัยอย่างละเอียด

เมื่อคุณทำงานเพื่อพัฒนาการสื่อสารทางธุรกิจอย่างรวดเร็ว การทำวิจัยในระดับผิวเผินอาจเป็นเรื่องน่าดึงดูดใจ ให้ใช้เวลาในการเจาะลึกประเด็นที่คุณกำลังพูดคุยแทน นี่ไม่ใช่แค่การเคลื่อนไหวที่ชาญฉลาดเพื่อช่วยให้คุณเป็นนักเขียนธุรกิจที่ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังให้ข้อมูลที่คุณต้องการเมื่อหัวหน้างานหรือสมาชิกคณะกรรมการหยุดคุณที่โถงทางเดินเพื่อหารือประเด็นจากงานเขียนของคุณอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

หากคุณรู้สึกว่าคุณต้องการเวลามากกว่าที่หัวหน้าของคุณอนุญาตให้ทำการวิจัยตามจำนวนที่เขียนทางธุรกิจของคุณต้องการ อย่าลังเลที่จะติดต่อพวกเขาและอธิบายว่าการเลื่อนกำหนดเวลากลับจะช่วยสนับสนุนทั้งคุณและบริษัทได้อย่างไร

3. รู้จุดประสงค์ของคุณ

สำหรับการเขียนเชิงธุรกิจบางประเภท ประเด็นหลักจะชัดเจน บางทีคุณอาจกำลังเขียนอัปเดตถึงทีมของคุณเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะที่คุณกำลังแก้ไขอยู่ หรือคุณกำลังให้ข้อมูลอัปเดตทางการเงินสำหรับไตรมาสแก่คณะกรรมการของคุณ การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรประเภทนี้มีจุดประสงค์ที่ชัดเจน ช่วยให้คุณติดตามการเขียนได้ง่าย

อย่างไรก็ตาม สำหรับการสื่อสารประเภทอื่นๆ การเข้าถึงประเด็นอาจทำได้ยากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่แน่ใจว่าประเด็นคืออะไร หากคุณกำลังเขียนอัปเดตองค์ประกอบหรือจัดทำรายงานความคืบหน้าให้หัวหน้าของคุณ พยายามอย่างเต็มที่เพื่อชี้แจงประเด็นที่คุณกำลังดำเนินการให้ครอบคลุมก่อนที่จะเริ่มเขียน งานของคุณจะเข้าถึงได้มากขึ้น และผู้ชมจะชื่นชอบวิธีการที่กระชับของคุณ

4. คาดการณ์คำถาม

เมื่อคุณเขียนธุรกิจเสร็จแล้ว ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อจินตนาการว่าคุณเป็นสมาชิกคนหนึ่งของผู้ชม พยายามอย่างดีที่สุดเพื่อประเมินระดับความรู้ของพวกเขาเกี่ยวกับงานของคุณ ตอนนี้ กลับไปที่จุดเริ่มต้นของงานเขียนของคุณและพยายามอ่านผ่านสายตาของพวกเขา พวกเขาน่าจะมีคำถามอะไรบ้าง? ส่วนใดของงานเขียนของคุณที่ท้าทายให้พวกเขาเข้าใจ การคาดการณ์คำถามที่ผู้ชมของคุณอาจมีและหาคำตอบในงานเขียนของคุณ คุณสามารถสร้างการสื่อสารที่แม่นยำและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. โครงร่างก่อนเขียน

เมื่อคุณทราบวัตถุประสงค์ของการเขียนเชิงธุรกิจแล้ว การพัฒนาโครงร่างก่อนที่คุณจะเริ่มงานเขียนจริงจะเป็นประโยชน์ การใส่ประเด็นหลักลงบนกระดาษจะทำให้ง่ายต่อการเจาะลึกลงไปในบทนำของงานเขียนของคุณ และสามารถช่วยคุณตัดสินใจว่าจะให้เวลาและพื้นที่มากน้อยเพียงใดกับแต่ละประเด็นที่โฟกัส หากคุณประสบปัญหาในการร่างโครงร่างให้สมบูรณ์ ไม่ต้องกังวล แม้แต่การจดประเด็นหลักหนึ่งหรือสองประเด็นและรายละเอียดสนับสนุนก็สามารถช่วยให้คุณไปในทิศทางที่ถูกต้องเมื่อไม่แน่ใจว่าจะเริ่มจากตรงไหน

6. หลีกเลี่ยงความซับซ้อนมากเกินไป

อาจเป็นเรื่องดึงดูดใจที่จะอวดความรู้ในอุตสาหกรรมของคุณเมื่อคุณเขียนเพื่อธุรกิจ แต่อย่าพยายามใช้ศัพท์แสงทางเทคนิคมากเกินไปเมื่อคุณเขียน หากมีทางเลือกง่ายๆ แทนคำที่ซับซ้อน ให้ใช้คำนั้น เมื่อคุณทำให้การเขียนของคุณเรียบง่าย คุณจะทำให้ผู้ชมเข้าใจแนวคิดของคุณได้ง่ายขึ้น

แม้ว่าผู้ชมของคุณมีแนวโน้มที่จะอ่านหนังสือในระดับสูง แต่ขอแนะนำให้ตั้งเป้าไปที่ระดับการอ่านระดับมัธยมต้นหรือมัธยมปลายในงานของคุณ คุณไม่ได้พยายามสอนชั้นเรียนในวิทยาลัยเมื่อคุณส่งการสื่อสารทางธุรกิจออกไป แต่คุณกำลังพยายามเสนอแนวคิดไปยังผู้ชมของคุณอย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และสมเหตุสมผล อย่ากังวลกับการพยายามสร้างความประทับใจให้ผู้คนในโลกธุรกิจด้วยคำศัพท์ที่สวยหรู พวกเขาจะประทับใจมากขึ้นในความสามารถของคุณในการพูดประเด็นของคุณอย่างเรียบง่ายแต่แม่นยำ

7. อ่านออก

เมื่อคุณอ่านงานของคุณออกเสียง คุณจะสามารถค้นหาประเด็นต่างๆ ได้ง่ายขึ้นจากการใช้ถ้อยคำที่ไม่เหมาะสมหรือไวยากรณ์ที่ไม่ถูกต้อง บ่อยครั้งที่สายตาของเรามองข้ามประเด็นเหล่านี้ในระหว่างกระบวนการพิสูจน์อักษร หากคุณรู้สึกสบายใจ การให้เพื่อนอ่านผลงานของคุณดังๆ จะทำให้คุณมีมุมมองมากขึ้นว่างานเขียนของคุณจะเข้าถึงผู้ชมได้อย่างไร พยายามอย่ากดดันตัวเองมากเกินไปสำหรับข้อผิดพลาดง่ายๆ เมื่อคุณฟังงานของคุณ กลับไปแก้ไขที่จำเป็นก่อนที่จะก้าวไปข้างหน้าโดยสื่อสารออกไปให้ผู้อื่นฟัง

8. กำจัดฟิลเลอร์

การเติมข้อความในอีเมลหรือการสื่อสารทางธุรกิจอื่นๆ อาจเป็นเรื่องดึงดูด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณพยายามแสดงว่าคุณเข้าใจงานอย่างลึกซึ้ง อย่างไรก็ตาม ในโลกของธุรกิจ คุณจะต้องเขียนให้กระชับมากที่สุด ถามตัวเองว่าผู้ฟังของคุณได้รับข้อมูลที่ต้องการจากการสื่อสารของคุณหรือไม่ และถ้าใช่ ให้จบตรงนั้น หากคุณจำเป็นต้องกรอกข้อมูลในจดหมายข่าวหรือการอัปเดตประเภทอื่นๆ และไม่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ให้สอบถามหัวหน้างานของคุณว่าคุณสามารถติดต่อแผนกอื่นเพื่อรวมการอัปเดตได้หรือไม่

9. ลืมศัพท์เฉพาะทางธุรกิจ

เมื่อคุณเขียนธุรกิจของคุณเสร็จแล้ว ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อย้อนกลับไปดูคำศัพท์ที่คนส่วนใหญ่ไม่เข้าใจ อย่างไรก็ตาม ไม่มีปัญหาหากคุณมีข้อกำหนดเฉพาะอุตสาหกรรมที่คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ หากคุณใช้ศัพท์แสงโดยไม่จำเป็น ให้ตัดออกและเลือกใช้คำที่ซับซ้อนน้อยลง

Buzzwords จะไม่โน้มน้าวใจผู้ฟังว่าคุณรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร และอาจทำให้น้ำเสียงแบบมืออาชีพที่คุณต้องการใช้ในการสื่อสารทางธุรกิจหายไป คุณต้องการทำให้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้ผู้ที่อ่านการสื่อสารทางธุรกิจของคุณเข้าใจสิ่งที่คุณพยายามจะพูด การรักษาคำศัพท์ของคุณให้เรียบง่ายจะทำให้การอ่านการสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

10. ขอความช่วยเหลือ

หากคุณยังใหม่กับการเขียนเชิงธุรกิจ อาจเป็นเรื่องยากที่จะหาวิธีจัดระเบียบการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสไตล์การเขียนของคุณมักจะเหมาะกับสื่อสังคมออนไลน์หรือการเขียนเพื่อโน้มน้าวใจ หรือหากคุณไม่เคยทำงานเป็นนักเขียนมืออาชีพในเชิงธุรกิจมาก่อน

เมื่อขอความคิดเห็นจากผู้อื่นเกี่ยวกับการเขียนธุรกิจของคุณ ให้พวกเขารู้ว่าคุณไม่ได้แค่ขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับการพิมพ์ผิด ให้บอกพวกเขาว่าคุณต้องการความคิดเห็นเกี่ยวกับการทำให้งานเขียนของคุณกระชับและเหมาะสมกับผู้ชมของคุณ การดำเนินการร่างจดหมายธุรกิจฉบับแรกและการสื่อสารอื่นๆ โดยหัวหน้างานหรือผู้อำนวยการฝ่ายสื่อสารเป็นขั้นตอนที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณยังคงคุ้นเคยกับสไตล์ไกด์ของบริษัท

11. มุ่งมั่นที่จะปรับปรุง

เมื่อคุณเพิ่งเริ่มเขียนเชิงธุรกิจ ทำให้รู้สึกไม่มั่นใจและประหม่าว่าจะสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาในรูปแบบและรูปแบบที่ถูกต้องหรือไม่ เช่นเดียวกับทักษะใหม่ๆ การพัฒนาการเขียนเชิงเทคนิคของคุณอาจต้องใช้เวลา การมุ่งมั่นที่จะพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นไม่เพียงแต่ได้รับความสนใจจากหัวหน้างานเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มความมั่นใจให้กับคุณอีกด้วย การใช้ตัวตรวจสอบการสะกด การเรียนหลักสูตรการเขียนแบบออนไลน์หรือแบบตัวต่อตัว และการใช้ตัวตรวจสอบไวยากรณ์ (เช่น Grammarly และตัวแก้ไข Hemingway) สามารถช่วยเพิ่มความเชื่อมั่นในความสามารถในการเขียนเชิงธุรกิจของคุณได้

12. ใช้ตัวตรวจสอบไวยากรณ์

เครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์ที่ดีเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนในรายงาน อีเมล และเอกสารทางธุรกิจของคุณอย่างรวดเร็ว คุณสามารถติดตั้งตัวตรวจสอบไวยากรณ์เป็นแอปเดสก์ท็อปหรือปลั๊กอินสำหรับเครื่องมือเขียนอีเมลหรือโปรแกรมประมวลผลคำที่คุณต้องการ ควรตรวจพบข้อผิดพลาดเหล่านี้เกือบจะทันที จากนั้น คุณสามารถค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ได้มากกว่าที่ตัวตรวจสอบไวยากรณ์ในตัวในระบบปฏิบัติการของคุณจะตรวจจับได้

Grammarly เป็นหนึ่งในเครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์ชั้นนำของเราสำหรับนักธุรกิจ ค้นหาสาเหตุในการทบทวนไวยากรณ์นี้