กุญแจ 10 ประการสู่การเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าคุณจะร่างเรซูเม่และจดหมายสมัครงานฉบับแรก หรือเป็นพนักงานที่มีประสบการณ์หรือฟรีแลนซ์ที่ต้องการปรับปรุงการสื่อสารทางวิชาชีพ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจสิ่งสำคัญในการเขียนเชิงธุรกิจ

การเขียนเพื่อธุรกิจคือการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรประเภทหนึ่งที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจทุกประเภท และเป็นพื้นฐานของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จในสภาพแวดล้อมทางวิชาชีพ คู่มือนี้จะช่วยให้คุณเรียนรู้ว่าการเขียนเพื่อธุรกิจคืออะไร เหตุใดจึงสำคัญ และวิธีการปรับปรุงการเขียนเพื่อธุรกิจของคุณเองเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

การเขียนเชิงธุรกิจคืออะไร?

การเขียนเชิงธุรกิจคือการสื่อสารทางวิชาชีพที่ใช้ในการถ่ายทอดข้อมูล สั่งสอน ทำข้อเสนอ หรือสร้างข้อตกลงที่มีความชัดเจน กระชับ มีประสิทธิผล และความเป็นมืออาชีพ

ทำไมการเขียนเชิงธุรกิจจึงมีความสำคัญ?

การเขียนเชิงธุรกิจมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ:

• การสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ: การเขียนที่กระชับและเข้าถึงได้ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจ เนื่องจากจะช่วยลดความเข้าใจผิดและความสับสน ช่วยกำหนดความคาดหวัง และส่งเสริมความเข้าใจร่วมกัน
• ประสิทธิภาพและประสิทธิผล: การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยประหยัดเวลาโดยทำให้มั่นใจว่าข้อความต่างๆ ได้รับการเข้าใจอย่างถูกต้องในครั้งแรกที่มีการสื่อสาร
• การแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพ: การใช้น้ำเสียงและภาษาที่เหมาะสมสื่อถึงความเป็นมืออาชีพ ซึ่งช่วยสร้างความน่าเชื่อถือและความไว้วางใจในหมู่เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• การจัดทำเอกสารและการเก็บบันทึก: คำที่เป็นลายลักษณ์อักษร—ไม่ว่าจะเป็นในอีเมล รายงานประจำปี หรือสิ่งอื่นใดระหว่างนั้น—ทำหน้าที่เป็นบันทึกที่เป็นทางการ จัดทำเอกสารข้อตกลง การตัดสินใจ และข้อมูลสำคัญการเขียนเชิงธุรกิจที่ถูกต้องและมีเอกสารอย่างดีสามารถใช้เป็นหลักฐานในการสนับสนุนหรือปกป้องการเรียกร้องทางกฎหมายหรือข้อพิพาทและสนับสนุนความรับผิดชอบ
• วัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามข้อกำหนดและกฎหมาย: ในบางบริบท ภาษาลายลักษณ์อักษรช่วยให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อกำหนดทางกฎหมายสัญญาเป็นตัวอย่างที่ดี ในกรณีเช่นนี้ จะต้องอธิบายมาตรฐานอย่างชัดเจนและทั่วถึงตามข้อกำหนดและนโยบายเฉพาะ

• เสริมสร้าง ภาพลักษณ์ของแบรนด์และรับอิทธิพล: การสื่อสารที่สม่ำเสมอและจัดทำมาอย่างดีช่วยเสริมสร้างเอกลักษณ์ของแบรนด์ ส่งเสริมความประทับใจที่เชื่อถือได้และดีในหมู่ลูกค้าและสาธารณชน ด้วยเหตุนี้ การเขียนเชิงธุรกิจจึงมีผลไม่ว่าการเขียนของคุณจะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ตาม
• การโน้มน้าวใจลูกค้า หุ้นส่วน และลูกค้าให้ดำเนินการ: การสื่อสารการตลาดที่มีประสิทธิภาพ กระชับ ชัดเจน เป็นมืออาชีพ สามารถดึงดูดความสนใจ ถ่ายทอดข้อมูลที่น่าสนใจได้อย่างรวดเร็ว และสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดการมีส่วนร่วม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการรวมคำกระตุ้นการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ

ประเภทของการเขียนเชิงธุรกิจ

การเขียนเชิงธุรกิจควรนำไปใช้กับเอกสารทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษรทั้งหมด ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงเนื้อหาต่อไปนี้:

การสมัครงาน

โดยทั่วไปใบสมัครจะประกอบด้วยชื่อ ข้อมูลติดต่อ ประสบการณ์การทำงาน ทักษะ การศึกษา และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงจดหมายสมัครงานที่แนบมาด้วย

ข้อเสนอ

เอกสารทางธุรกิจที่เป็นทางการเหล่านี้สรุปแผน แนวคิด หรือโครงการที่แนะนำ และได้รับการออกแบบมาเพื่อโน้มน้าวผู้อื่นให้ยอมรับ สนับสนุน หรือให้ทุนแก่แนวทางปฏิบัติเฉพาะ ข้อเสนอที่เขียนไว้อย่างดีทำให้ผู้อ่านมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่นำเสนอ และตอบคำถามใด ๆ ที่พวกเขาอาจมีเกี่ยวกับข้อเสนอนั้น

การนำเสนอ

การผสมผสานระหว่างคำและภาพเหล่านี้มักใช้สไลด์ มัลติมีเดีย หรือเนื้อหาคำพูดเพื่อสื่อสารข้อมูล แนวคิด หรือข้อความในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งแก่ผู้ชม

อีเมล

อีเมลธุรกิจควรเป็นอีเมลที่เป็นทางการและมีหัวเรื่อง คำทักทาย เนื้อหา และลายเซ็นอีเมลหรือบล็อกข้อความที่มีชื่อ ตำแหน่งงาน บริษัท และข้อมูลติดต่อของคุณ บางครั้งอาจมีข้อมูลเพิ่มเติม เช่น คำพูด ลิงก์เว็บไซต์ ช่องทางโซเชียลมีเดีย และคำสรรพนาม

จดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจมีโครงสร้างที่ทราบซึ่งเรียกร้องให้มีองค์ประกอบเฉพาะ เช่น ชื่อผู้รับและข้อมูลการติดต่อ วันที่ คำทักทาย สำเนาเนื้อหา ชื่อและข้อมูลการติดต่อของคุณ การปิดท้าย และการอ้างอิงถึงสิ่งที่ส่งมาด้วยหรือเอกสารแนบ หาก ใช้ได้ จดหมายอ้างอิงมีรูปแบบที่คล้ายคลึงกัน

แผนธุรกิจ

แผนธุรกิจคือแผนงานสำหรับธุรกิจ โดยสรุปพื้นฐานทางธุรกิจ เป้าหมาย กลยุทธ์ และอื่นๆ แผนงานที่มีการกำหนดไว้ชัดเจนและเข้าใจง่ายมอบเส้นทางที่ชัดเจนในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะสร้างแผนสำหรับตัวคุณเองหรือแบ่งปันเพื่อระดมทุนหรือรับคำแนะนำ

รายงาน

รายงานมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งและสรุปข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อ โครงการ หรือสถานการณ์เฉพาะ โดยมักประกอบด้วยข้อมูล ข้อค้นพบ การวิเคราะห์ ข้อสรุป และข้อเสนอแนะ ซึ่งทั้งหมดนี้นำเสนอได้ดีที่สุดในลักษณะที่เป็นระบบระเบียบ

บันทึกช่วยจำ

ย่อมาจาก “บันทึกช่วยจำ” บันทึกช่วยจำเป็นเอกสารที่กระชับซึ่งใช้สำหรับการสื่อสารภายในภายในธุรกิจ เนื่องจากบันทึกมักจะสั้น ควรใช้คำอย่างรอบคอบเพื่อความชัดเจนและผลกระทบ

สเปรดชีต

แม้ว่าฟังก์ชันหลักของสเปรดชีตคือการจัดการข้อมูลตัวเลขและคำนวณ แต่สเปรดชีตยังมีส่วนหัว ป้ายกำกับ คำอธิบาย หรือหมายเหตุอธิบายภายในเซลล์หรือความคิดเห็นอีกด้วย การเลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวังช่วยให้มั่นใจได้ถึงความชัดเจนและความถูกต้อง

สุนทรพจน์

คำปราศรัยทางธุรกิจเริ่มต้นจากเอกสารลายลักษณ์อักษรที่ควรเน้นไปที่การสรุปประเด็นอย่างชัดเจน กระชับ เป็นมืออาชีพ และในลักษณะที่น่าดึงดูด

ข่าวประชาสัมพันธ์

การสื่อสารอย่างเป็นทางการนี้ออกแบบมาเพื่อแบ่งปันข้อมูลที่น่าสนใจกับสื่อ มักจะมีรูปแบบเฉพาะเพื่อให้สแกนได้ง่าย องค์ประกอบข่าวประชาสัมพันธ์ ไม่ว่าจะเขียนโดยบุคคลหรือ AI รวมถึงพาดหัว วันที่ออก สำเนาเนื้อหาที่อธิบายข่าว คำพูดจากบุคคลที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลสรุปเบื้องต้นของบริษัทที่ออก และข้อมูลติดต่อสำหรับการสอบถามข้อมูลของสื่อ

การเขียนคำโฆษณา

เป้าหมายของรูปแบบศิลปะการเขียนนี้ใช้ในการโฆษณา เว็บไซต์ อีเมล คำอธิบายผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ คือการโน้มน้าวผู้ชมให้ดำเนินการบางอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการอ่าน มีส่วนร่วม ซื้อ แบ่งปัน และอื่นๆ แม้ว่าการเขียนคำโฆษณาจะรวมถึงการเขียนด้วยน้ำเสียงหรือบุคลิกภาพของแบรนด์ แต่ก็ยึดหลักการเขียนเพื่อธุรกิจที่ดีด้วย

กระดาษขาว

รายงานที่ครอบคลุมเหล่านี้ให้ความรู้แก่ผู้อ่าน ให้ข้อมูลเชิงลึก และมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจผ่านการตรวจสอบเชิงลึกเกี่ยวกับปัญหา เทคโนโลยี ผลิตภัณฑ์ หรือแนวคิดเฉพาะ เอกสารไวท์เปเปอร์มักประกอบด้วยข้อมูล สถิติ กรณีศึกษา และความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งทั้งหมดนี้ได้รับการจัดระเบียบอย่างรอบคอบและระบุด้วยน้ำเสียงที่เป็นทางการและน่าเชื่อถือ

กุญแจ 10 ประการสู่การเขียนเชิงธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

การเขียนเพื่อธุรกิจอาจมีได้หลายรูปแบบ แต่เป้าหมายนั้นไม่เปลี่ยนแปลง นั่นคือเพื่อสื่อสารอย่างชัดเจน มีประสิทธิภาพ และกระชับ ใช้คีย์ต่อไปนี้กับการสื่อสารแบบมืออาชีพของคุณเพื่อรับประโยชน์จากการเขียนเชิงธุรกิจที่ยอดเยี่ยม

1 ความมุ่งมั่นต่อเป้าหมาย

หากต้องการสื่อสารให้กระชับและชัดเจน คุณต้องมีข้อความที่ชัดเจน ระบุวัตถุประสงค์ของข้อความของคุณ จากนั้นใช้เป็นแนวทางเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะตรงประเด็น

2 เคารพผู้ฟังของคุณ

คุณต้องพูดภาษาของพวกเขาเพื่อเข้าถึงผู้ฟัง ระบุกลุ่มเป้าหมายหลักของคุณ จากนั้นพิจารณาสิ่งที่พวกเขาต้องการหรือต้องการทราบ ลำดับความสำคัญ และวิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบข้อมูลของคุณเพื่อดึงดูดพวกเขา

3 พิธีการ

ความเป็นทางการในการเขียนเชิงธุรกิจครอบคลุมเนื้อหาแบบมืออาชีพทั้งหมด ทั้งน้ำเสียง โครงสร้าง ภาษา และรูปแบบที่คุณนำเสนอ ให้ความสนใจกับองค์ประกอบทั้งหมดเหล่านี้เมื่อคุณสร้างเอกสาร

4 น้ำเสียงที่เหมาะสม

น้ำเสียงในการเขียนของคุณควรเหมาะสมกับผู้ฟัง หัวข้อเรื่อง และประเภทของเอกสาร อย่างไรก็ตาม น้ำเสียงของคุณควรสื่อถึงความเป็นมืออาชีพและคำนึงถึงความแตกต่างตามบริบทอยู่เสมอ ตัวอย่างเช่น ในจดหมายอย่างเป็นทางการ เป็นการเหมาะสมที่จะทักทายผู้อ่านด้วยนามสกุลแทนที่จะเป็นชื่อ ในขณะที่การประกาศเกี่ยวกับวันหยุดสุดเซอร์ไพรส์ควรเขียนด้วยน้ำเสียงกระตือรือร้นมากกว่าการปิดบริษัท

5 รูปแบบที่เหมาะสม

การเขียนเชิงธุรกิจเป็นไปตามการจัดรูปแบบมาตรฐานอุตสาหกรรม ซึ่งอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทเอกสาร ตัวอย่างเช่น การนำเสนอประกอบด้วยพาดหัว ประเด็นพูดคุย และภาพ ในขณะที่ประวัติย่อมีบล็อกข้อความ สำหรับการเขียนจดหมาย บันทึกช่วยจำ และการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรมาตรฐานอื่นๆ การเขียนเชิงธุรกิจมักจะเป็นไปตามสูตรองค์กรยอดนิยม OABC (การเปิด วาระการประชุม เนื้อหา การปิด)

6 ความชัดเจน

การเขียนเชิงธุรกิจที่แข็งแกร่งประกอบด้วยข้อความที่ชัดเจนและตรงไปตรงมาซึ่งผู้อ่านจะเข้าใจได้ง่าย เพื่อความชัดเจนสูงสุด ให้ใช้ประโยคสั้นๆ และภาษาธรรมดาโดยมุ่งเน้นที่เรื่องที่อยู่ตรงหน้าโดยเฉพาะ เมื่อนำเสนอข้อมูลจำนวนมาก ให้พิจารณาใช้ย่อหน้าหรือรายการสั้นๆ เพื่อให้อ่านเนื้อหาได้ง่ายขึ้น

7 ความกระชับ

กระชับไม่ได้หมายความว่าฉับพลันหรือทื่อ หมายถึงการถ่ายทอดข้อความของคุณอย่างชัดเจนโดยใช้คำน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้หลีกเลี่ยงข้อมูลที่ไม่สุภาพ ศัพท์เฉพาะ และข้อมูลที่ไม่ตรงประเด็น นอกจากนี้ ให้อ่านและแก้ไขงานของคุณ กำจัดคำที่ไม่จำเป็นออกไป (มองหาคำคุณศัพท์และคำวิเศษณ์) แทนที่คำยาวด้วยคำสั้น และแยกประโยคยาว ๆ

8 คำกระตุ้นการตัดสินใจ

งานเขียนบางส่วนเป็นเพียงข้อมูลล้วนๆ แต่ถ้าคุณต้องการให้ผู้อ่านทำอะไรบางอย่าง ให้ใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) ด้วย CTA มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการตลาด การโฆษณา การขาย หรือการสื่อสารทุกรูปแบบที่มุ่งหวังให้มีการตอบกลับ ให้คำแนะนำที่ชัดเจนแก่ผู้อ่านเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ต่อไปเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ และอย่าลืมระบุสิ่งจูงใจหรือเหตุผลที่จำเป็นด้วย

9 ความแม่นยำ

ความแม่นยำและความถูกต้องของข้อมูลเป็นส่วนสำคัญในการเขียนเชิงธุรกิจที่มีคุณภาพ สร้างความเป็นมืออาชีพ ให้ความน่าเชื่อถือแก่เนื้อหา และป้องกันความสับสน และในบางกรณี อาจรวมถึงปัญหาทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้น

10 ปราศจากข้อผิดพลาด

การใช้ไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการให้งานเขียนของคุณได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง แก้ไข ตรวจทาน และตรวจสอบงานของคุณอีกครั้งด้วยความช่วยเหลือจากความช่วยเหลือด้านการเขียนของ AI

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจ

การเขียนเชิงธุรกิจคืออะไร?

การเขียนเชิงธุรกิจหมายถึงการสื่อสารทางวิชาชีพที่ใช้ในการถ่ายทอดข้อมูล สั่งสอน ทำข้อเสนอ หรือสร้างข้อตกลงที่มีความชัดเจน กระชับ มีประสิทธิผล และความเป็นมืออาชีพ

เมื่อไหร่ที่คุณใช้การเขียนเชิงธุรกิจ?

การเขียนเชิงธุรกิจควรใช้กับสื่อทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษรทั้งหมด รวมถึงแต่ไม่จำกัดเฉพาะ การสมัครงาน ข้อเสนอ การนำเสนอ อีเมล จดหมายธุรกิจ แผนธุรกิจ รายงาน บันทึกช่วยจำ สเปรดชีต คำปราศรัย ข่าวประชาสัมพันธ์ การเขียนคำโฆษณา และเอกสารไวท์เปเปอร์

อะไรคือสามส่วนสำคัญของการเขียนเชิงธุรกิจ?

สามส่วนสำคัญของการเขียนเชิงธุรกิจคือการสื่อสารที่ชัดเจนและกระชับ ความเกี่ยวข้องและวัตถุประสงค์ของเนื้อหา และความเป็นมืออาชีพทั้งในด้านโทนเสียงและรูปแบบ