วิธีเขียนอีเมลปฏิเสธผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบ

การบอกผู้สมัครที่คาดหวังว่าพวกเขาไม่มีงานทำเป็นหนึ่งในสิ่งที่ท้าทายที่สุดที่ทุกคนสามารถทำได้ แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องทำ คนหางานต้องใช้เวลา ความพยายาม และในบางกรณี ค่าใช้จ่ายในการส่งใบสมัครและเข้ารับการสัมภาษณ์ ดังนั้นอย่างน้อยที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือบอกพวกเขาว่าพวกเขายังไม่มีงานทำ

อีเมลปฏิเสธผู้สมัครที่ดีที่สุดเป็นเรื่องส่วนตัวและมีความเป็นมืออาชีพ โดยให้ข้อเสนอแนะที่เพียงพอแก่ผู้หางาน พวกเขาพบความสมดุลระหว่างการคิดบวก การให้ข้อมูล และการให้กำลังใจ ในขณะที่ยังคงปฏิเสธ

ทำให้ถูกต้องและคุณสามารถปรับปรุงชื่อเสียงของธุรกิจของคุณได้ หากเข้าใจผิด อีเมลปฏิเสธงานที่ไม่ดีสามารถแพร่กระจายไปทั่วโลกได้อย่างรวดเร็ว ทำลายชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือของคุณ

ดังนั้นคุณจะเขียนจดหมายปฏิเสธผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบได้อย่างไร? อ่านคำแนะนำของเราเพื่อค้นหา

อีเมลปฏิเสธคืออะไร?

อีเมลตอบกลับการปฏิเสธงานถือเป็นการเอื้อเฟื้อเผื่อแผ่แก่ผู้หางานที่ไม่ประสบความสำเร็จหลังจากส่งใบสมัครหรือเข้าร่วมการสัมภาษณ์

เมื่อคุณตัดสินใจว่าจะสัมภาษณ์หรือจ้างใคร คุณจำเป็นต้องแจ้งให้ผู้สมัครที่ไม่ประสบความสำเร็จทราบโดยเร็วที่สุด

ไม่มีกฎเกณฑ์แท้จริงเกี่ยวกับอีเมลปฏิเสธงาน แต่คุณควรส่งอีเมลไปอย่างแน่นอน น่าเศร้าที่หลายองค์กรไม่สนใจ

แพลตฟอร์มงาน Workable พบว่า 75% ของผู้หางานไม่เคยได้รับคำตอบหลังจากส่งใบสมัคร อีก 60% ไม่เคยได้รับข้อเสนอแนะใด ๆ หลังจากการสัมภาษณ์

เหตุใดฉันจึงต้องรู้เกี่ยวกับอีเมลปฏิเสธงาน

งานจัดทำจดหมายปฏิเสธมักจะมอบหมายให้กับพนักงานที่อาจไม่ได้เกี่ยวข้องกับกระบวนการคัดเลือก กุญแจสำคัญคือการหาน้ำเสียงที่เหมาะสมระหว่างการให้กำลังใจและการคิดบวกแต่จริงใจและเป็นมืออาชีพ

หากคุณไม่เคยเขียนจดหมายปฏิเสธผู้สมัครมาก่อน อาจต้องฝึกฝนก่อนที่คุณจะจดบันทึกที่ถูกต้องทั้งหมด แม้แต่ผู้สรรหาบุคลากรที่มีประสบการณ์ก็อาจพบว่าอีเมลปฏิเสธสามารถสร้างความท้าทายได้

การบอกข่าวร้ายให้ใครฟังนั้นยากเสมอ แต่การเขียนจดหมายปฏิเสธเป็นเรื่องที่ท้าทายเป็นพิเศษ ผู้หางานมีอารมณ์ร่วมในกระบวนการจัดหางาน และการปฏิเสธอาจทำได้ยาก

จากการสมัครไปจนถึงการนัดหมาย กระบวนการสรรหาโดยเฉลี่ยใช้เวลา 27 วัน พบ Glassdoor หากผู้สมัครได้รับเชิญให้สัมภาษณ์และได้พบกับนายจ้างที่คาดหวัง อาจเป็นเรื่องยากที่จะปฏิเสธ เมื่อถูกปฏิเสธ คนหางานจะประสบกับอารมณ์ต่างๆ รวมถึงความผิดหวัง ความโกรธ และความคับข้องใจ

จดหมายที่หายไปหรือเขียนได้ไม่ดีอาจส่งผลเสียต่อแนวคิดในตนเองของผู้รับและความตั้งใจในอนาคตของผู้ที่อาจได้รับคัดเลือก” นักวิจัยพบ พูดง่ายๆ ก็คือ จดหมายปฏิเสธที่ไม่ดีสามารถสร้างความเสียหายถาวรต่อสุขภาพจิตของใครบางคนได้

ในการศึกษาอื่น นักวิชาการพบว่าผู้สมัครที่ถูกปฏิเสธโดยไม่ได้รับการติดต่อมีแนวโน้มที่จะเชื่อว่าองค์กรล้มเหลวในการปฏิบัติตามพันธกรณี ผู้ที่ไม่ได้รับจดหมายปฏิเสธส่วนบุคคลมีสิ่งที่นักวิจัยอธิบายว่าเป็น "ความตั้งใจเชิงลบมากขึ้น" ต่อองค์กร ‍

จดหมายปฏิเสธที่เขียนมาอย่างดีสามารถบรรลุสามสิ่ง:

1. ส่งข่าวสำคัญทันที
2. ให้การปิดทางอารมณ์สำหรับผู้หางาน
3. ปกป้องชื่อเสียงและปรับปรุงการรับรู้ขององค์กรของคุณ

จดหมายปฏิเสธก่อนการสัมภาษณ์หรืออีเมลปฏิเสธการสัมภาษณ์หลังเลิกงานอาจสั้นหรือยาวได้ตามที่คุณต้องการ แต่ต้องมีข้อมูลเฉพาะเจาะจงที่เราจะกล่าวถึงในครั้งต่อไป

อะไรทำให้อีเมลปฏิเสธผู้สมัครที่ยอดเยี่ยม

เราเคยเขียนเกี่ยวกับมารยาทการใช้อีเมลแบบมืออาชีพมาก่อนแล้ว แต่จดหมายปฏิเสธตำแหน่งงานนั้นแตกต่างออกไปเล็กน้อย การวิจัยของเราระบุว่ามีสี่ส่วนหลักของอีเมลการปฏิเสธที่ประสบความสำเร็จ

1. ขอบคุณผู้สมัคร
2. แจ้งข่าวร้าย
3. อธิบายเหตุผล
4. จบไปในทางบวก

ลองดูที่รายละเอียดเพิ่มเติมเหล่านี้

1. ขอบคุณผู้สมัคร

คนหางานได้ทุ่มเทเวลาและความพยายามในการสมัคร พวกเขามีความกระตือรือร้น ตื่นเต้น และลงทุนทางอารมณ์ในกระบวนการนี้ การสมัครงานนั้นยากและการถูกปฏิเสธยิ่งยากกว่า ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตระหนักว่าด้วยการขอบคุณพวกเขาสำหรับความพยายามของพวกเขา

2. แจ้งข่าวร้าย

จดหมายปฏิเสธเป็นเรื่องเกี่ยวกับข่าวร้าย ดังนั้นจงชัดเจนและตรงไปตรงมา ถ้าไม่ใช่ก็บอกไป

คำตอบของคุณต้องมีความชัดเจนและปล่อยให้ผู้สมัครไม่มีภาพลวงตาว่าพวกเขามีโอกาส การพักผ่อนที่สะอาดเป็นวิธีที่ยุติธรรมที่สุด

3. อธิบายเหตุผล

สิ่งสำคัญคือคุณต้องอธิบายว่าทำไมคนๆ นั้นจึงไม่ได้งานทำ

คุณสามารถใส่รายละเอียดได้มากเท่าที่คุณต้องการ ในบางกรณี มันอาจจะง่ายพอๆ กับการระบุว่ามีผู้สมัครที่เหมาะสมกว่า หรือคุณอาจต้องการให้ข้อเสนอแนะที่ยาวและละเอียด ดูตัวอย่างของเราด้านล่างเพื่อเป็นแรงบันดาลใจ

แม้แต่คำติชมสั้นๆ ก็ยังดีกว่าไม่มีคำติชม

4. จบไปในทางบวก

การทำให้อีเมลของคุณจบลงด้วยความรู้สึกดีๆ เป็นสิ่งสำคัญ คุณไม่ได้มอบหมายงานให้บุคคลนี้ แต่มีบทบาทสำหรับพวกเขา

ขอบคุณผู้สมัคร รับทราบจุดแข็งของพวกเขา และสนับสนุนให้พวกเขาสมัครอีกครั้ง หากคุณพร้อมที่จะปฏิบัติตาม เสนอให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้สมัคร

วิธีปฏิเสธผู้สมัครทางอีเมล

คุณได้อ่านกรอบงานของเราในการสร้างอีเมลที่สมบูรณ์แบบ แต่คุณอาจสงสัยว่านั่นแปลเป็นอีเมลปฏิเสธได้อย่างไร มาดูเคล็ดลับสำคัญบางประการในการเขียนจดหมายปฏิเสธการสมัคร

1. ใช้ชื่อบุคคล

อาจเป็นการดึงดูดใจที่จะส่งอีเมลกลุ่มถึงผู้ให้สัมภาษณ์ทุกคนแต่ไม่ทำ เรียกชื่อบุคคลนั้นเสมอ พวกเขาจะชื่นชมมัน

เราชอบใช้ชื่อเพราะมันฟังดูเป็นส่วนตัวมากกว่า คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นอีเมลแบบมืออาชีพได้ในบล็อกเชิงลึกของเรา

2.ขอบคุณที่สมัคร

การสมัครและการสัมภาษณ์ทุกครั้งแสดงถึงความพยายามหลายชั่วโมงในนามของคนหางาน ดังนั้นการขอบคุณจึงไม่เพียงแค่ยินดีต้อนรับ มันเป็นสิ่งจำเป็น

ถึง

[email protected]

เรียนเคท

ขอขอบคุณที่สละเวลาสมัครตำแหน่ง UX Designer

3. เริ่มต้นด้วยข่าวร้าย (และอย่าขอโทษที่เลือกผู้สมัครที่ดีที่สุด)

บอกผู้คนทันทีว่าพวกเขาไม่ประสบความสำเร็จ อย่าปล่อยให้ท้ายอีเมลแจ้งข่าวร้าย ผู้หางานจะอ่านและอ่านอีเมลของคุณซ้ำ ดังนั้นต้องชัดเจน ไม่คลุมเครือ

ตัวอย่างเช่น :

• ในโอกาสนี้ เราได้ตัดสินใจที่จะไม่ดำเนินการใบสมัครของคุณต่อไป
• ฉันเขียนมาเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าคุณไม่ได้รับเลือกให้เข้ารับการสัมภาษณ์
• ขออภัย เราจะไม่ดำเนินการสมัครของคุณในขณะนี้

คุณอาจต้องการพูดขอโทษแต่อย่า การตัดสินใจของคุณเป็นสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ และไม่จำเป็นต้องขอโทษ

4. เป็นส่วนตัว

การใช้เวลาสักเล็กน้อยเพื่อทบทวนประสบการณ์ของผู้สมัครจะทำให้ผู้หางานรู้สึกว่าการตัดสินใจของคุณได้รับการพิจารณาและยุติธรรม การปฏิเสธโดยไม่มีคำอธิบายอาจนำไปสู่ความสับสน ความคับข้องใจ และอารมณ์เสียได้

5. หากคุณเสนอให้คำติชม ให้แน่ใจว่าคุณหมายความตามนั้นจริงๆ

องค์กรจำนวนมากเสนอให้ข้อเสนอแนะ แต่ไม่ได้ (ด้วยเหตุผลหลายประการ) หากคุณไม่พร้อมที่จะแสดงความคิดเห็น ก็อย่าเสนอให้ทำเช่นนั้น

6. แนะนำให้สมัครใหม่

ผู้สมัครที่ยอดเยี่ยมไม่เคยปิดประตู ดังนั้นแนะนำให้พวกเขาสมัครใหม่อีกครั้ง รวมรายละเอียดว่าพวกเขาสามารถค้นหาโอกาสใหม่ๆ ได้อย่างไร

คุณสามารถแนะนำให้ผู้หางานติดต่อกับคุณบนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย เช่น LinkedIn เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับโอกาสใหม่ๆ ‍

7. จบอย่างมืออาชีพ

เราได้เขียนบล็อกโดยละเอียดเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสิ้นสุดอีเมลแบบมืออาชีพ ตรวจสอบออก

8. พิสูจน์อักษรทุกอีเมล

ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าอีเมลปฏิเสธที่เขียนไม่ดี ดังนั้นโปรดตรวจสอบก่อนส่ง

จดหมายปฏิเสธของฉันควรยาวแค่ไหน?

ไม่มีคำตอบที่ถูกหรือผิด สิ่งแรกคือคุณเขียนจดหมายปฏิเสธงาน ธุรกิจและองค์กรจำนวนมากไม่แม้แต่จะทำตามขั้นตอนนี้

คำแนะนำที่ดีคือ ยิ่งมีคนมีส่วนร่วมในกระบวนการคัดเลือกงานนานเท่าไร จดหมายปฏิเสธผู้สมัครก็ยิ่งมีรายละเอียดมากขึ้นเท่านั้น ในกรณีส่วนใหญ่ สามหรือสี่ย่อหน้าก็เพียงพอแล้ว

หัวเรื่องสำหรับอีเมลปฏิเสธ

ทางที่ดีควรรักษาความเรียบง่าย ชัดเจน และเป็นมืออาชีพ เราขอแนะนำให้คุณระบุตำแหน่งงานในหัวเรื่อง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้สิ่งต่อไปนี้

เทมเพลตอีเมลปฏิเสธ

คุณควรปรับแต่งอีเมลปฏิเสธสำหรับแต่ละบทบาทและแต่ละองค์กร แต่ต่อไปนี้คือตัวอย่างพื้นฐานบางส่วนที่คุณสามารถทำตามได้

ตัวอย่างที่ 1: อีเมลปฏิเสธผู้สมัครขั้นพื้นฐาน

นี่เป็นจดหมายปฏิเสธที่เป็นมาตรฐานซึ่งเหมาะสำหรับบุคคลนั้นๆ เป็นมืออาชีพ ตรงประเด็น และชัดเจน

ตัวอย่างที่ 2: จดหมายปฏิเสธอย่างเป็นทางการ

หากคุณกำลังเขียนในนามของผู้อื่น โปรดเขียนให้กระชับและเป็นทางการ นี่คือตัวอย่าง

ตัวอย่างที่ 3: อีเมลปฏิเสธโดยละเอียด

หากคุณพร้อมที่จะให้ข้อเสนอแนะโดยละเอียด อาจเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้หางาน แม่แบบนี้เป็นตัวอย่างจดหมายปฏิเสธที่เหมาะสมหลังการสัมภาษณ์ เป็นแบบอย่างในอีเมลปฏิเสธที่ Apple ใช้

ตัวอย่างที่ 4: อีเมลปฏิเสธงานส่วนบุคคล

หากคุณทำธุรกิจด้วยตัวเองและต้องการทำสิ่งที่แตกต่างออกไปเล็กน้อย (ในขณะที่ปฏิบัติตามหลักการพื้นฐานของเรา) ทำไมไม่ทำล่ะ

คุณยังคงประสบปัญหาในการเขียนอีเมลปฏิเสธผู้สมัครหรือไม่? Flowrite เปลี่ยนลำดับของคำให้เป็นอีเมลพร้อมส่งทั้งแบบส่วนตัวและแบบมืออาชีพ หากคุณต้องการเป็นคนแรกที่จะได้สัมผัสกับอนาคตของการเขียน ร้องขอการเข้าถึงตอนนี้ ‍