วิธีการเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับทุกงาน

เราสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานตลอดทั้งวันทำงานในรูปแบบต่างๆ แต่บางครั้งก็ยากที่จะรู้ว่าช่องไหนดีที่สุดสำหรับแต่ละข้อความ ดีกว่าไหมที่จะ DM ใครสักคนบนแพลตฟอร์มการส่งข้อความหรือส่งอีเมล โพสต์ความคิดเห็นในช่องทางสาธารณะหรือส่งแบบส่วนตัว? วางความคิดลงในเอกสารที่แบ่งปันหรือแบ่งปันทางโทรศัพท์?

มีโอกาสดีที่เครื่องมือสื่อสารระดับมืออาชีพเริ่มต้นของคุณคืออีเมล จากรายงานของ Harvard Business Review พนักงานใช้เวลา 80% ในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานผ่านอีเมล แม้ว่าจะเป็นตัวเลือกยอดนิยม แต่ก็ไม่ใช่วิธีการสื่อสารที่ดีที่สุดเสมอไปสำหรับทุกสถานการณ์

แต่ด้วยช่องทางการสื่อสารที่มีอยู่มากมายในที่ทำงาน จึงอาจไม่ชัดเจนเสมอไปว่าโหมดใดมีประสิทธิภาพมากที่สุด ต่อไปนี้คือคำแนะนำสำหรับแชนเนลต่างๆ วิธีใช้งานภายในทีมของคุณ และวิธีเลือกแชนเนลที่ดีที่สุดในขณะนี้

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสกับแบบซิงโครนัส

ก่อนที่จะพิจารณาว่าช่องทางใดเหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด คุณควรทำความเข้าใจว่าคุณควรมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานอย่างไรเพื่อสื่อข้อความของคุณออกไป เราจะแบ่งการสื่อสารออกเป็นสองประเภท: อะซิงโครนัสและซิงโครนัส

อาจฟังดูซับซ้อน แต่การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสและแบบซิงโครนัสนั้นค่อนข้างง่าย อะซิงโครนัส หมายถึงการสื่อสาร "ไม่มีอยู่จริงหรือเกิดขึ้นพร้อมกัน" ตัวอย่างคือการส่งจดหมาย Synchronous จึงหมายถึง “มีอยู่หรือเกิดขึ้นในเวลาเดียวกัน” และอธิบายว่าฝ่ายใดอยู่ ณ ที่ใดและมีปฏิสัมพันธ์พร้อมกัน—เช่น ในการโทรศัพท์ การสื่อสาร แบบอะซิงโครนัส ไม่อนุญาตให้มีการตอบสนองในทันที ในขณะที่ การสื่อสารแบบซิงโครนัสต้องการการประมวลผลข้อมูล—ตามด้วยการตอบสนอง—ในแบบเรียลไทม์

เมื่อตัดสินใจว่าจะใช้ช่องทางการสื่อสารใด คุณจะต้องสะท้อนถึงวัฒนธรรมของบริษัทและความคาดหวังของคุณเกี่ยวกับข้อความที่คุณกำลังสื่อสาร

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณจำเป็นต้องหารือเรื่องส่วนตัวกับผู้จัดการของคุณ พวกเขาต้องการอีเมลที่สามารถเตรียมคำตอบและติดตามผลบนไทม์ไลน์ของตนเอง หรือพวกเขาสนับสนุนให้จัดกำหนดการการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือไม่ หากเป็นอย่างหลัง วิธีการสื่อสารแบบซิงโครนัส เช่น การประชุมแบบตัวต่อตัว อาจเป็นไปตามลำดับ

ประเภทของช่องทางการสื่อสาร

ศูนย์กลางของบริษัทหรืออินทราเน็ต

ดีที่สุดสำหรับ: รายงานประจำปี; และการติดตามผลองค์กร

ในฐานะที่เป็นช่องทางการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่เข้าถึงได้สำหรับผู้ชมจำนวนมาก อินทราเน็ตหรือฮับออนไลน์ทำหน้าที่เป็นแดชบอร์ดของการเคลื่อนไหวระดับสูงภายในองค์กร ช่วยส่งข้อความที่สอดคล้องกันบนแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์และเป็นทางการ

นอกจากนี้ยังช่วยให้ทรัพยากรและข้อมูลมีอยู่ในทุกระดับภายในองค์กร

อีเมล

ดีที่สุดสำหรับ: การ แบ่งปันข้อมูลอัปเดตและผลลัพธ์กับทีมหรือระหว่างแผนก และการแก้ปัญหาที่ไม่เร่งด่วน

อีเมลเป็นการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่กำหนดความคาดหวังว่าไม่จำเป็นต้องตอบกลับจากผู้รับทันที ข้อความอีเมลสามารถส่งไปยังบุคคลหรือกลุ่มย่อย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งอีเมลถึงทีมเกี่ยวกับขั้นตอนโปรโตคอลใหม่ซึ่งจะมีผลในสัปดาห์ถัดไป

วิธีนี้ใช้ได้ผลเพราะช่วยให้ผู้ส่งแชร์ข้อมูลเดียวกันกับหลายคน และให้เวลาผู้รับในการประมวลผลข้อมูลและแบ่งปันข้อมูลที่ป้อน เพื่อความสำเร็จที่มากขึ้นกับช่องนี้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ มารยาทอีเมล ธุรกิจ

ประชุม

ดีที่สุดสำหรับ: การสร้างความสามัคคี; หารือเกี่ยวกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและ/หรือข้อมูลส่วนตัว สื่อสารความคิดเห็นที่ยาก ; ประเด็นที่อ่อนไหวต่อเวลา และความร่วมมือและประสานงาน

แม้ว่าจะมีบางสิ่งเช่น "การหมดไฟในการประชุม" การประชุมก็เป็นช่องทางการสื่อสารที่สำคัญในทุกองค์กร ไม่ว่าคุณจะจัดการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือการประชุมทางวิดีโอ การประชุมที่มีประสิทธิผลสามารถช่วยทีมแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนได้ ส่งเสริมการระดมความคิด การทำงานร่วมกัน และแม้กระทั่งการเจรจา

การประชุมยังมีประโยชน์สำหรับการโต้ตอบแบบตัวต่อตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการพัฒนาความสามัคคีและสื่อสารความคิดเห็นเกี่ยวกับประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม การประชุมทั้งหมดไม่ได้ผล การเรียนรู้การสรุปการประชุม เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเก็บข้อมูลสำคัญไว้

แพลตฟอร์มการส่งข้อความ

ดีที่สุดสำหรับ: การสร้างวัฒนธรรมองค์กร และการทำงานร่วมกันระหว่างหลาย ๆ คนและทีม

แอปรับส่งข้อความ เช่น Slack ได้รับความนิยมมากกว่าเมื่อมีพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมากขึ้น แม้ว่าข้อความจะรู้สึกห่างไกลในบางครั้ง แต่ก็มีผู้ใช้ทั้งตัวเลือกการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสและแบบซิงโครนัส

ตัวอย่างเช่น ช่องสาธารณะสามารถใช้สำหรับการอัปเดตโครงการรายสัปดาห์อย่างต่อเนื่องในทีมต่างๆ หรือเป็นที่สำหรับสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและสนทนาเกี่ยวกับวันหยุดสุดสัปดาห์ของเพื่อนร่วมทีม ในทำนองเดียวกัน คุณลักษณะการส่งข้อความหรือแสดงความคิดเห็น ภายในระบบการจัดการโครงการ เช่น Asana หรือ Trello มีประโยชน์สำหรับการถามคำถามหรือให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับโครงการหรืองานเฉพาะ

โทรศัพท์หรือวิดีโอคอล

ดีที่สุดสำหรับ: การแก้ปัญหาในสถานการณ์ฉุกเฉิน ข้อความที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง การเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย

หากไม่สามารถจัดการประชุมได้ ตัวเลือกที่ดีที่สุดถัดไปสำหรับการสื่อสารแบบซิงโครนัสอาจเป็นการโทรศัพท์ การโทรศัพท์เป็นประโยชน์เมื่อถ่ายทอดความคิดหรือข้อมูลที่ซับซ้อนซึ่งอาจสร้างคำถามมากมาย

นอกจากนี้ยังเป็นทางเลือกในอุดมคติสำหรับการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสื่อสารข้อความที่ละเอียดอ่อนหรือเต็มไปด้วยอารมณ์ เนื่องจากแม้ว่าการโทรอาจขาดสัญญาณการสื่อสารด้วยภาพ แต่ก็ให้ประโยชน์ในการชี้นำโทนสีระหว่างผู้โทร

ประเภทของช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมกับสถานการณ์ใดก็ตามขึ้นอยู่กับปัจจัยบางประการ เมื่อเข้าใจประโยชน์ของแต่ละช่องทาง คุณจะเข้าใจได้ดีขึ้นว่าตัวเลือกการสื่อสารใดมีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับเป้าหมายของคุณ