วิธีสร้างจุดยืนที่ชัดเจนและมั่นใจผ่านอีเมล

มอบหมายงานให้ผู้อื่นทำ รับผิดชอบใหม่ ขอเวลา ขอความช่วยเหลือ ไม่เห็นด้วยกับใคร แสดงความคิดเห็นที่รุนแรง หรือเพียงแค่กล่าวทักทายหลังจากเงียบไปนาน หัวข้อเหล่านี้ยากในการสนทนา และ เมื่อคุณพยายามเจาะลึกเรื่องยากๆ ผ่านอีเมล อาจมีความเสี่ยงมากกว่านั้นอีก

Grammarly ได้รวบรวมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการส่งอีเมลในหัวข้อยากๆ โดยไม่มองว่าก้าวร้าว เรียกร้อง หรือหยาบคาย เมื่อถึงเวลาที่คุณจะส่งอีเมลดังกล่าว ให้แน่ใจว่าคุณใช้ AIM

คุณถาม AIM คืออะไร? มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับผู้ชม ความตั้งใจ และข้อความของคุณ เป็นเคล็ดลับที่มีประโยชน์สำหรับการสื่อสารเชิงกลยุทธ์โดยทั่วไป และอาจมีประโยชน์เป็นพิเศษเมื่อคุณเขียนอีเมลด้วยข้อความที่ไม่พึงประสงค์ คำขอจำนวนมาก หรือข่าวร้ายทั่วไปสำหรับผู้รับของคุณ

ผู้ชม: ภาพใหญ่

เมื่อคุณเลิกใช้อีเมลแล้วส่งอีเมลทุกวัน คุณอาจไม่ได้คิดหนักเกินไปเกี่ยวกับความหวังและความฝันของทุกคนที่คุณกำลังเขียน แต่สำหรับข้อความใหญ่และยากที่คุณต้องส่ง ให้ใช้เวลาคิดเกี่ยวกับผู้รับของคุณและเกี่ยวกับการใช้อีเมลเพื่อนำเสนอประเด็นของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลเป็นสื่อที่เหมาะสมสำหรับข้อความ

เมื่อใช้อีเมล คุณจะมีเวลาเหลือเฟือที่จะคิดทบทวนข้อความและเลือกคำพูดอย่างรอบคอบ อย่างไรก็ตาม คุณไม่ได้รับองค์ประกอบของมนุษย์ที่สามารถสร้างความแตกต่างในการโต้ตอบที่ยากลำบากบางอย่างได้ การพูดคุยแบบตัวต่อตัวจะช่วยให้คุณมีเครื่องมือเกี่ยวกับน้ำเสียง การแสดงออกทางสีหน้า และภาษากาย หากคุณกำลังแจ้งข่าวร้าย คุณสามารถแสดงว่าคุณเห็นอกเห็นใจ หากคุณกำลังขอขึ้นเงินเดือน คุณสามารถแสดงความมั่นใจได้ การสนทนาบางอย่างควรเกิดขึ้นต่อหน้า

ที่กล่าวว่า ยังเป็นไปได้ที่จะสร้างงานเขียนของคุณในแบบที่แสดงว่าคุณเป็นคนมีความคิดและเอาใจใส่—แต่ก็ต้องใช้ความพยายาม หากคุณใช้อีเมล ให้เลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวังเพื่อสื่อโทนเสียงที่เหมาะสมเพื่อให้สอดคล้องกับเนื้อหาในข้อความของคุณ

รู้จักผู้รับของคุณ

บางคนแลกเปลี่ยนความสนุกสนานและเรื่องราวส่วนตัวผ่านอีเมลก่อนที่จะลงมือทำธุรกิจ คนอื่นอ่านหัวเรื่องแล้วคลิกลบ (หรือตอบกลับ—แต่เฉพาะในกรณีที่คุณโชคดีเท่านั้น) หากคุณรู้จักคนที่คุณกำลังส่งอีเมลถึง—หรืออะไรก็ตามเกี่ยวกับพวกเขา— คุณอาจเดาไม่ถูกว่าเป็นคนประเภทที่ตอบสนองต่อข้อมูลส่วนนำและข้อมูลส่วนตัวมากกว่าหรือคำขอสั้นๆ ที่ตรงไปตรงมา

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณขอให้เฟร็ดลูกพี่ลูกน้องของคุณส่งรูปถ่ายงานคืนสู่เหย้าของครอบครัวเมื่อฤดูร้อนปีที่แล้ว คุณอาจจะเริ่มช้า:

เรื่อง: สวัสดีและรูปถ่าย

สวัสดีเฟร็ด!

ฉันยังคงมีความทรงจำที่ดีในการไปเที่ยวทะเลเมื่อฤดูร้อนที่แล้ว! การแข่งขันจักรยานของคุณดำเนินไปอย่างไรในช่วงสุดสัปดาห์วันแรงงาน? ถ้ามันเหมือนกับการขี่รอบทะเลสาบของเรา ฉันแน่ใจว่าคุณได้ขึ้นไปบนโพเดียม

ฉันจำได้ว่าคุณถ่ายรูปไว้เยอะมากในช่วงสุดสัปดาห์ และฉันชอบที่จะหวนคิดถึงความทรงจำเหล่านั้นอีกครั้ง คุณช่วยส่งรายการโปรดของคุณมาให้ฉันหน่อยได้ไหม

ขอบคุณและรอคอยการกลับมาพบกันครั้งหน้าของเรา!

สัมผัสครอบครัวที่ดีมากมาย และคำชมไม่กี่คำก็ไม่เสียหายเช่นกัน

ในทางกลับกัน หากคุณกำลังเขียนถึงศาสตราจารย์ที่ได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับต่อวัน อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะใส่คำขอของคุณในบรรทัดแรก หรือแม้แต่ในหัวเรื่อง ตัวอย่างเช่น:

เรื่อง: จดหมายแนะนำภายใน 1/15?

เรียน ศาสตราจารย์สโตน

ฉันกำลังสมัครคบหาในนิวยอร์กช่วงซัมเมอร์นี้ เนื่องจากงานของฉันในฐานะผู้ช่วยวิจัยของคุณ คุณยินดีที่จะเขียนจดหมายรับรองให้ฉันไหม นี่คือลิงค์พร้อมข้อมูลเพิ่มเติม

บรรทัดล่าง: โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณต้องการคำตอบจริงๆ พยายามนึกภาพพฤติกรรมของผู้รับอีเมลและวางแผนข้อความของคุณตามนั้น

ความตั้งใจ: กำหนดเป้าหมายของคุณ

เป้าหมายของอีเมลของคุณคืออะไร? คุณต้องการให้ผู้รับตอบกลับอย่างไร? การเปิดช่อง "เขียน" ที่ว่างเปล่าและเขียนเป้าหมายของอีเมลอาจเป็นประโยชน์ แน่นอนว่า คุณจะต้องเปลี่ยนคำหลายครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความสุดท้ายมีไหวพริบ สุภาพ และมีประสิทธิภาพ แต่การรักษาแนวความคิดหลักไว้ด้านหน้าและตรงกลางในขณะที่คุณกำลังร่างจะช่วยให้คุณแน่ใจว่าผู้อ่านของคุณรู้ว่าต้องทำอะไร

เป็นกลยุทธ์กับเรื่องของคุณ

สำหรับผู้รับส่วนใหญ่ คุณจะไม่ร้องขอหรือให้ข่าวของคุณในหัวเรื่อง ต้องใช้เวลาทำงานบ้าง เขียนหัวข้อที่ไม่ได้บอกถึงบรรทัดล่างแต่ให้ความรู้สึกของสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้น ต่อไปนี้คือคำและวลีบางคำที่คุณอาจใช้:

• การวางแผนสำหรับ
• ตอบโดย
• คำขอ
• การดำเนินการที่จำเป็น
• จำเป็นต้องตัดสินใจ
• ต้องการลายเซ็น

ในสถานการณ์ที่เลวร้ายมักจะมีตัวพิมพ์ใหญ่ น่ากลัว และ "ด่วน" อยู่เสมอ แต่ถ้าคุณพยายามที่จะใช้ไหวพริบ พยายามหลีกเลี่ยงสิ่งนั้นเว้นแต่ว่าอย่างอื่นจะล้มเหลว

ใส่คำถามของคุณไว้ข้างหน้า

ไม่มีอะไรบ่งบอกความมั่นใจได้เท่ากับการออกมาพร้อมกับบรรทัดล่างสุดที่ด้านบน

ตัวอย่างเช่น:

เรียน บอส

ฉันต้องการจัดการคดีใหญ่ต่อไปของบริษัท

การทำให้ความต้องการของคุณถูกต้องในตอนแรกอาจดูน่ากลัว แต่มันแสดงถึงความมั่นใจ ความรับผิดชอบ และความเต็มใจที่จะจัดการกับปัญหาแบบตรงไปตรงมา โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณกำลังขอความรับผิดชอบหรือเขียนถึงใครก็ตามที่ได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวัน วิธีที่ดีในการได้สิ่งที่คุณต้องการคือการบอกว่าคุณต้องการมันตั้งแต่เริ่มต้น

มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับโครงสร้าง

ส่วนผสม: หัวข้อที่ได้รับความสนใจจากผู้รับ การทักทายที่เป็นมิตร ข้อความโดยตรงเกี่ยวกับจุดประสงค์ของอีเมล รายละเอียดที่จำเป็นใดๆ และการออกจากระบบอย่างเป็นมิตร

สูตร: ประโยคสั้น ๆ ตรง ๆ เพื่อให้ตรงประเด็นและย่อหน้าด้วยประโยคหัวข้อที่ชัดเจนและให้ข้อมูล หากคุณมีข้อความที่ซับซ้อนซึ่งไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นประโยคห้าประโยคได้ ให้ใช้รายการ สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการลำดับเลขมีข้อดีหลายประการ:

• อ่านง่าย
• ช่วยเน้นรายละเอียดที่สำคัญ
• ป้องกันไม่ให้อีเมลของคุณดูเหมือนกำแพงข้อความ

ดู?

ข้อความ: เลือกคำพูดของคุณด้วยความเอาใจใส่

คุณมีผู้ชมและความตั้งใจของคุณ: ตอนนี้ คุณจำเป็นต้องสร้างข้อความเพื่อให้เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้ชม บรรลุความตั้งใจของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายอีเมล หลังจากที่คุณเขียนอีเมลที่สุภาพและใช้คำอย่างระมัดระวังแล้ว ลองพิจารณาข้อความของคุณอีกครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณกำลังขออะไรบางอย่างหรือพูดหัวข้อที่ผู้รับอาจไม่รู้สึกตื่นเต้น ความสำคัญของการสื่อสารอย่างรอบคอบไม่สามารถพูดเกินจริงได้

ตรวจสอบน้ำเสียงของคุณเพื่อหาความโกรธ การกล่าวหา หรือความหน้าด้าน

สิ่งที่คุณเขียนอาจฟังดูเป็นกลางสำหรับคุณ แต่คำพูดอาจดูเหมือนเป็นการดูหมิ่นหรือก้าวร้าวโดยไม่ต้องมีใบหน้าและน้ำเสียงที่เข้ากันได้ หากคุณแน่ใจว่าอีเมลคือวิธีสื่อสารที่ถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลที่คุณเขียนสื่อสารตรงประเด็นอย่างถูกวิธี

ยกตัวอย่างข้อความนี้ โดยตัวบุคคล คำพูดสามารถพูดในทางที่ดี แต่ในการเขียน พวกเขาสามารถมองว่าก้าวร้าว ดื้อรั้น หรือแม้กระทั่งหยาบคาย

เควินที่รัก

ฉันต้องการตรวจสอบว่าคุณจะทำโครงงานกลุ่มให้เสร็จทันเวลาหรือไม่ ครบกำหนดในวันพฤหัสบดีและส่วนของคุณเป็นชิ้นสุดท้ายที่เรารอคอย คุณช่วยบอกฉันหน่อยได้ไหมว่าคุณจะทำสไลด์ให้เสร็จเพื่อที่เราจะสรุปงานนำเสนอได้

ขอบคุณ เบรนด้า

เควินอาจไม่ใช่คนทำงานเก่ง แต่ข้อความของเบรนดาอาจทำให้เขารู้สึกรับหรือดูถูก มันอาจจะย้อนกลับมาทำให้เขาไม่ต้องการดำเนินโครงการต่อไป เบรนดาจะโชคดีกว่าด้วยข้อความแบบนี้:

เควินที่รัก

ฉันหวังว่าทุกอย่างเป็นไปด้วยดีกับคุณ เพียงตรวจสอบสถานะของคุณในโครงการกลุ่มเพื่อให้แน่ใจว่าเราอยู่ในหน้าเดียวกัน ตามที่เราตกลงกันเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว คุณอยู่ในความดูแลของสไลด์ 4-6 และการนำเสนอจะครบกำหนดในวันพฤหัสบดี แจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการดำเนินการใดๆ ล่วงหน้า

ขอบคุณสำหรับการทำงานในโครงการ และแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถาม! เบรนด้า

โดยทั่วไป หากคุณกำลังพูดในสิ่งที่ผู้รับไม่ต้องการได้ยิน ให้อ่านคำแนะนำเหล่านี้จาก Psych Central:

• ใส่ตัวเองในรองเท้าของผู้รับและเขียนด้วยความเอาใจใส่
• หลีกเลี่ยงคำว่า “ควร” หรือทำให้ผู้รับรู้สึกผิด
• อย่าขู่เข็ญหรือคำขาด
• ให้คำแนะนำได้ แต่อย่าให้เว้นแต่จะถูกถาม

มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการปฏิบัติต่อผู้รับเหมือนมนุษย์ และยังมีที่มาอีกมากมาย

เพิ่มสัมผัสของมนุษย์

หากคุณกำลังเขียนบางสิ่งที่อาจมองว่าเป็นการกล่าวหาหรือโกรธ หรือหากคุณกำลังบอกข่าวร้าย วลีง่ายๆ สองสามประโยคสามารถช่วยเปลี่ยนน้ำเสียงได้จริงๆ

นี่คือวิธีที่เบรนด้าทำให้สิ่งที่ดูเหมือนเป็นข้อกล่าวหาของเควินอ่อนลง:

• ฉันหวังว่าทุกอย่างจะเป็นไปด้วยดีกับคุณ (สัมผัสของมนุษย์)
• แค่เช็คอิน (สะกิดเบาๆ)
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเราอยู่ในหน้าเดียวกัน (ให้ประโยชน์แก่ข้อสงสัย)
• ขอบคุณสำหรับการทำงานหนักของคุณ (ยอมรับงานของเควินจนถึงตอนนี้—และทำให้เขารู้สึกว่าเขาควรรับคำชมนั้นดีกว่า)
• แจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถาม (ให้ความช่วยเหลือ)

วลีเหล่านี้สามารถช่วยให้อารมณ์สงบลงได้ และแม้ว่าจะไม่มีอะไรผิดพลาด แต่ก็สามารถแสดงความเป็นมนุษย์ที่ริบหรี่ที่ทำให้อีเมลอ่านและตอบกลับได้น่าพึงพอใจยิ่งขึ้น

สุดท้าย จำไวยกรณ์ของคุณ

เราไม่สามารถออกจากรายการนั้นได้ และไม่ใช่เพียงเพราะเราชอบไวยากรณ์ แต่เพราะการเขียนประโยคแบบเต็มด้วยการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสมเป็นส่วนสำคัญในการสื่อสารประเด็นของคุณ การเขียนไม่เพียงแต่จะรับรองความชัดเจนของคุณ แต่ยังช่วยให้คุณดูเป็นมืออาชีพ มั่นใจในตัวเอง และรอบคอบ

และเป็นคำคุณศัพท์ที่ดีมากบนเส้นทางสู่สิ่งที่คุณต้องการ