กฎจุลภาคที่จำเป็นสำหรับอีเมลธุรกิจ

อย่าให้มีอะไรผิดพลาด เครื่องหมายจุลภาคมีพลังมากกว่ารูปลักษณ์ที่สมถะของมันมาก นักเขียนหลายคนใช้เครื่องหมายวรรคตอนเพื่อเป็นการหยุดชั่วคราวเพื่อแยกคำ รายการ หรืออนุประโยค และสามารถเปลี่ยนความหมายหรือน้ำเสียงของประโยคได้ ขึ้นอยู่กับวิธีการใช้

การเรียนรู้กฎลูกน้ำสำหรับอีเมลธุรกิจช่วยให้แน่ใจว่าคุณกำหนดโทนเสียงที่เหมาะสมเมื่อคุณเขียนถึงเจ้านายหรือนักลงทุนหรือใครก็ตามที่มีผลกระทบต่อธุรกิจของคุณและสามารถกำจัดการสื่อสารที่ผิดพลาดได้ เครื่องหมายจุลภาคที่วางผิดตำแหน่งยังถือเป็นหัวใจสำคัญของคำตัดสินของศาลบางฉบับที่ทำให้ธุรกิจต้องสูญเสียเงินหลายล้านดอลลาร์

ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงตำแหน่งที่จะวางเครื่องหมายจุลภาคในคำทักทายทางอีเมล วิธีใช้ในการสื่อสารทางธุรกิจ ความสำคัญทางประวัติศาสตร์ และเมื่อใดควรใช้เครื่องหมายอัฒภาคแทนเครื่องหมายจุลภาคในอีเมล

การใช้ลูกน้ำในการสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร?

การใช้เครื่องหมายจุลภาคในการสื่อสารทางธุรกิจส่งผลต่อน้ำเสียงหรือความหมายของประโยค ดังนั้นการใช้อย่างเหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดและตั้งวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนกับทีมของคุณ ใช้เครื่องหมายจุลภาคระหว่างคำทักทายกับชื่อของบุคคล ระหว่างรายการในรายการ หรือเมื่อเชื่อมต่อสองส่วนคำสั่งอิสระ

เครื่องหมายจุลภาคที่วางผิดตำแหน่งสามารถเปลี่ยนความหมายของประโยคได้ และในบางกรณีอาจทำให้ผู้คนต้องเสียเงินหลายล้านดอลลาร์ ในปีพ.ศ. 2415 ผู้บัญญัติกฎหมายของสหรัฐอเมริกาได้ใส่เครื่องหมายจุลภาคระหว่าง "ผลไม้" และ "ผัก" ซึ่งส่งผลให้มีการนำเข้าผลิตผลเขตร้อนเข้ามาในประเทศโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย ทำให้ผู้เสียภาษีต้องเสียเงิน 2 ล้านเหรียญสหรัฐในขณะนั้น (มากกว่า 40 ล้านเหรียญสหรัฐในปัจจุบัน)

ลูกน้ำในการสื่อสาร

ตัวอย่างที่มีชื่อเสียงที่สุดอย่างหนึ่งว่าเครื่องหมายจุลภาคส่งผลต่อการสื่อสารอย่างไรคือความแตกต่างระหว่าง “Let's eat, grandma” และ “Let's eat grandma” แม้ว่าข้อความสมมุตินี้จะแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าการหยุดชั่วคราวอย่างนุ่มนวลสามารถเปลี่ยนความหมายของประโยคได้อย่างไร แต่ก็มีตัวอย่างในชีวิตจริงที่แสดงให้เห็นผลกระทบเช่นกัน

ตัวอย่างที่มีชื่อเสียงที่สุดมาจาก Oracle of Delphi:

“คุณจะไปและจะไม่กลับมาในการต่อสู้ที่คุณจะพินาศ”

วลีนี้น่าจะเป็นคำตอบสำหรับคำถามว่าจะไปทำสงครามหรือไม่ หากคุณใส่ลูกน้ำนำหน้าคำว่า "ไม่เคย" จะเป็นการแสดงนัยว่าบุคคลนั้นจะกลับมาหลังสงครามและควรมุ่งหน้าไปรบ

วางลูกน้ำไว้หลังคำว่า "ไม่เคย" และประโยคดังกล่าวเป็นการบอกเป็นนัยว่าบุคคลนั้นจะไม่กลับจากสงคราม

ในทำนองเดียวกัน การใช้หรือการละเว้นเครื่องหมายจุลภาคออกซ์ฟอร์ด ซึ่งบางครั้งเรียกว่าเครื่องหมายจุลภาคอนุกรม สามารถเปลี่ยนวิธีการอ่านประโยคได้ เครื่องหมายจุลภาค Oxford จะวางไว้หลังรายการที่สองถึงรายการสุดท้าย และก่อนคำร่วมประสานงาน—โดยปกติและหรือหรือ—ที่อยู่หน้ารายการสุดท้าย

คู่มือสไตล์ที่แตกต่างกันมีกฎที่แตกต่างกันว่าจะใช้งานหรือไม่ อย่างไรก็ตาม การไม่มีเครื่องหมายจุลภาค Oxford เคยเป็นหัวใจสำคัญของคำตัดสินของศาลอุทธรณ์สหรัฐฯ ซึ่งส่งผลให้บริษัทนมในรัฐเมนต้องสูญเสียเงินจำนวน 5 ล้านเหรียญสหรัฐ

คดีในศาล O'Connor v. Oakhurst Dairy มาถึงประโยคในกฎหมายของรัฐที่ระบุว่าหน้าที่งานใดได้รับการยกเว้นจากค่าล่วงเวลา:

การบรรจุกระป๋อง แปรรูป ถนอมอาหาร การแช่แข็ง การทำให้แห้ง การตลาด การเก็บรักษา การบรรจุเพื่อการขนส่งหรือการจำหน่ายของ:

(1) ผลิตผลทางการเกษตร

(2) ผลิตภัณฑ์จากเนื้อสัตว์และปลา และ

(3) อาหารที่เน่าเสียง่าย

ศาลตัดสินว่าการละเว้นเครื่องหมายจุลภาคระหว่าง "การจัดส่ง" และคำร่วมประสานงาน "หรือ" ทำให้ไม่ชัดเจนว่าการจัดส่งและการจัดจำหน่ายเป็นกิจกรรมหนึ่งหรือสองกิจกรรม หากกฎหมายของรัฐใส่เครื่องหมายจุลภาค Oxford นำหน้า หรือจะเห็นได้ชัดว่าการขนส่งและการจำหน่ายผลิตภัณฑ์นมได้รับการยกเว้นจากค่าล่วงเวลา

คำทักทายในอีเมลธุรกิจ

อีเมลธุรกิจเริ่มต้นด้วยคำทักทาย และคำทักทายลงท้ายด้วยลูกน้ำ ใช่ไหม? ผิด. ในอีเมลธุรกิจ วิธีการลงท้ายคำทักทายที่เป็นทางการที่สุดคือการใช้เครื่องหมายทวิภาค ดังนั้น แทนที่จะเขียนว่า “Dear Mrs. Johnson” คุณควรเขียนว่า “Dear Mrs. Johnson:” แล้วต่อด้วยเนื้อหาของข้อความ

การใช้ลูกน้ำที่ท้ายคำทักทายอาจไม่เป็นการเสียมารยาทหากคุณมีความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการกับคนที่คุณเขียน คุณอาจเขียนอีเมลธุรกิจโดยไม่จำเป็นต้องเป็นทางการสูงสุด และในกรณีนั้น ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องหมายทวิภาค หากคุณไม่แน่ใจ ให้ใช้อย่างปลอดภัยและฝึกฝนมารยาททางอีเมลทางธุรกิจโดยลงท้ายด้วยเครื่องหมายโคลอน

ที่เปิดและชื่อ: ใช้ลูกน้ำ

คำทักทายมักจะมีสององค์ประกอบ: คำทักทายหรือคำคุณศัพท์ และชื่อหรือตำแหน่งของบุคคลที่คุณกำลังพูดถึง

ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ คำทักทายประกอบด้วยคำคุณศัพท์และชื่อ และไม่มีเครื่องหมายจุลภาคระหว่างทั้งสอง อย่างไรก็ตาม เครื่องหมายจุลภาคควรคั่นคำทักทายโดยตรงและชื่อบุคคล ดังนั้น หากคุณจะเขียนว่า “Good morning, Mrs. Johnson” คุณจะต้องใส่ลูกน้ำระหว่าง “Good morning” และ “Mrs. จอห์นสัน”

เครื่องหมายจุลภาคที่มีคำเชื่อมประสาน

คำสันธานในการประสานงานที่พบบ่อยที่สุดคือและ,หรือหรือ หรือ หรือดังนั้นแต่ ,ยังและสำหรับเราใช้พวกมันเพื่อเชื่อมโยงองค์ประกอบต่างๆ ในประโยคที่มีความคล้ายคลึงกันทางไวยากรณ์ เช่น คำกริยาสองตัว คำนามสองตัว คำขยายสองตัว หรืออนุประโยคอิสระสองตัว คำสันธานสามารถใช้เพื่อขึ้นต้นประโยคได้ ซึ่งในกรณีนี้ โดยปกติแล้วไม่ควรตามด้วยลูกน้ำ:

ตัวอย่าง: แต่ในไตรมาสสุดท้ายของปีนี้ เราได้เห็นกิจกรรมของผู้บริโภคเพิ่มขึ้น

หากคำเชื่อมประสานงานอยู่ในรายการของสองรายการ ไม่จำเป็นต้องมีเครื่องหมายจุลภาคนำหน้า:

ตัวอย่าง: แผนกที่มีกิจกรรมมากที่สุดคือร้านขายของเล่นและร้านขายของที่ระลึก

ในทางกลับกัน หากใช้คำเชื่อมก่อนองค์ประกอบสุดท้ายในรายการที่มีมากกว่าสองรายการ เครื่องหมายจุลภาคอาจไปก่อนหน้าองค์ประกอบสุดท้าย:

ตัวอย่าง: ของเล่น ต้นคริสต์มาสพลาสติก และสุราหมดสต๊อก

ถ้าคำร่วมประสานงานเชื่อมประโยคอิสระสองประโยคเข้าด้วยกัน ให้ใส่ลูกน้ำนำหน้า:

ตัวอย่าง: ซัพพลายเออร์ได้รับการติดต่อทันที ดังนั้นเราจึงสามารถเติมสินค้าที่ขาดหายไปได้ทันเวลา

เมื่อใดจึงควรใช้เครื่องหมายอัฒภาคแทนเครื่องหมายจุลภาค

การใช้เครื่องหมายจุลภาคและการประสานงานไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการรวมอนุประโยคอิสระสองประโยคเสมอไป ที่จริงแล้ว อาจก่อให้เกิดความสับสน และนั่นคือสิ่งที่คุณต้องการหลีกเลี่ยงในอีเมลธุรกิจ

หากคุณมีอนุประโยคอิสระสองอนุประโยคซึ่งแต่ละอนุประโยคมีเครื่องหมายจุลภาคสองสามตัว คุณควรใช้เครื่องหมายอัฒภาคแทนเครื่องหมายจุลภาคเพื่อแยกอนุประโยค ตัวอย่างเช่น ประโยคอิสระประโยคแรกของคุณอาจมีองค์ประกอบเกริ่นนำตามด้วยลูกน้ำ และประโยคอิสระที่สองของคุณอาจมีองค์ประกอบที่ไม่จำเป็นซึ่งอยู่ระหว่างเครื่องหมายจุลภาคสองตัว:

ตัวอย่าง: ในระหว่างนี้ ผู้บริโภคได้รับการสนับสนุนให้มองไปรอบๆ แผนกอื่นๆ และนั่นคือสิ่งที่ทำให้ยอดขายสินค้านอกฤดูกาลเพิ่มขึ้นเล็กน้อย

ในกรณีนี้ คำร่วมในการประสานงานควรมีเครื่องหมายอัฒภาคอยู่ข้างหน้า

อัฒภาค จุลภาค และขีดกลางมักจะใช้แทนกัน อย่างไรก็ตาม ควรใช้ขีดกลางเป็นเครื่องมือโวหารหรือเพื่อชดเชยคำเชิงบวกเท่านั้น ซึ่งเป็นคำนามหรือวลีนามที่ตามหลังคำนามอื่นเพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบุคคล สถานที่ หรือสิ่งของ

เคล็ดลับขั้นสูงสำหรับการใช้เครื่องหมายจุลภาค

การใช้เครื่องหมายจุลภาคไม่ใช่ขาวดำเสมอไป ตัวอย่างเช่น แม้ว่าโดยทั่วไปจะใช้เครื่องหมายจุลภาคเพื่อเชื่อมอนุประโยคอิสระสองประโยค แต่ควรหลีกเลี่ยงหากคำที่อยู่ด้านใดด้านหนึ่งของเครื่องหมายจุลภาคสามารถสร้างประโยคได้เอง

ไม่ถูกต้อง: “จอห์นกำลังสั่งพิซซ่า เอเวลินกำลังสั่งราเมน”

ตัวอย่างข้างต้นเรียกว่าการประกบกันด้วยเครื่องหมายจุลภาค และมีสามวิธีในการทำให้ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์

เพิ่มคำเชื่อมที่ประสานกัน: “จอห์นสั่งพิซซ่าและเอเวลินสั่งราเมน”

ใช้เครื่องหมายอัฒภาค: “จอห์นกำลังสั่งพิซซ่า; เอเวลินกำลังสั่งราเมน”

สร้างประโยคแยกกันสองประโยค: “John is ordering pizza. เอเวลินกำลังสั่งราเมน”

การใช้เครื่องหมายจุลภาคยังแตกต่างกันไปตามประเภทของตัวแก้ไขที่คุณใช้ ตัวแก้ไขแบบจำกัดหรือคำที่ระบุหรือจำกัดคำนามที่กำลังแก้ไขนั้นไม่จำเป็นต้องใช้ลูกน้ำ ในขณะที่ตัวแก้ไขแบบไม่จำกัดหรือคำที่ไม่สำคัญต่อความหมายของประโยคนั้นจำเป็นต้องใช้ลูกน้ำ

ตัวแก้ไขแบบจำกัด: นีล อาร์มสตรองเป็นมนุษย์คนแรกบนดวงจันทร์

ตัวดัดแปลงแบบไม่จำกัด: นีล อาร์มสตรอง นักบินอวกาศ เป็นมนุษย์คนแรกบนดวงจันทร์

กฎเครื่องหมายจุลภาคในคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการสื่อสารทางธุรกิจ

เป็นที่ยอมรับหรือไม่ที่จะเริ่มประโยคด้วยคำเชื่อมในอีเมลธุรกิจ

การเริ่มประโยคด้วยคำเชื่อมนั้นมีความถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ แต่บางคนก็ไม่อยากให้มีไว้ตอนต้นประโยค หากคุณต้องการใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการ จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่ใช้คำสันธานที่ตอนต้นประโยค อย่างไรก็ตาม การสนทนาแบบสบายๆ สามารถนำมาใช้ได้

คุณควรใช้ลูกน้ำหรืออัฒภาคในประโยคที่ซับซ้อนหรือไม่?

ใช้ลูกน้ำในประโยคที่ซับซ้อนซึ่งเชื่อมโยงกันด้วยคำเชื่อม เช่นและ,แต่หรือหรือควรใช้อัฒภาคในประโยคที่ซับซ้อนซึ่งเชื่อมต่อกันด้วยคำวิเศษณ์ที่เชื่อมต่อกัน เช่น อย่างไรก็ตาม

การใช้เครื่องหมายจุลภาคที่ไม่เหมาะสมในอีเมลธุรกิจสามารถนำไปสู่ความเข้าใจผิดได้หรือไม่?

ใช่ การใช้เครื่องหมายจุลภาคที่ไม่เหมาะสมอาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดได้ เครื่องหมายจุลภาคแสดงถึงการหยุดชั่วคราวอย่างนุ่มนวล และตำแหน่งของการหยุดชั่วคราวอาจส่งผลต่อน้ำเสียงหรือความหมายของประโยคของคุณ