กฎจุลภาคสำหรับอีเมลธุรกิจ

อย่าให้มีข้อผิดพลาด—เครื่องหมายจุลภาคใช้พลังที่มากกว่ารูปลักษณ์ที่ต่ำต้อยของมันจะแนะนำ “คุณจะไป คุณจะไม่มีวันกลับมาในการต่อสู้ที่คุณจะพินาศ” เป็นตัวอย่างที่มีชื่อเสียงที่สุด คำพูดนี้มักมาจาก Oracle of Delphi และควรจะเป็นคำตอบสำหรับคำถามที่ว่าจะทำสงครามหรือไม่ หากคุณใส่เครื่องหมายจุลภาคหน้า "ไม่เคย" คำตอบจะกลายเป็นไฟเขียว วางไว้หลังคำว่า "ไม่เคย" และคำตอบจะกลายเป็นคำเตือนไม่ให้ทำสงคราม

ในอีเมลธุรกิจโดยเฉลี่ยของคุณ เครื่องหมายจุลภาคไม่น่าจะแสดงถึงความแตกต่างระหว่างความเป็นและความตาย อย่างไรก็ตาม การวางผิดที่สามารถเปลี่ยนความหมายและน้ำเสียงของข้อความ ซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนและผลที่ไม่พึงประสงค์ มาดูการใช้เครื่องหมายจุลภาคที่สำคัญที่สุดสองประการในอีเมลธุรกิจกัน

เครื่องหมายจุลภาคและคำทักทายในอีเมลธุรกิจ

อีเมลธุรกิจเริ่มต้นด้วยคำทักทาย และคำทักทายลงท้ายด้วยเครื่องหมายจุลภาคใช่ไหม ผิด. ในอีเมลธุรกิจ วิธีที่เป็นทางการที่สุดในการสิ้นสุดการทักทายคือการใช้เครื่องหมายทวิภาค ดังนั้นแทนที่จะเขียนว่า “Dear Mrs. Johnson” คุณควรเขียนว่า “Dear Mrs. Johnson:” แล้วต่อด้วยเนื้อความของข้อความ ในบางกรณี การใช้เครื่องหมายจุลภาคต่อท้ายคำทักทายอาจไม่ใช่เรื่องปกติ คุณอาจเขียนอีเมลธุรกิจโดยไม่จำเป็นต้องใช้ความเป็นทางการอย่างสูงสุด และในกรณีนั้นก็ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องหมายทวิภาค หากคุณไม่แน่ใจ ให้เล่นอย่างปลอดภัยและลงท้ายด้วยเครื่องหมายทวิภาค

คำทักทายมักจะมีสององค์ประกอบ: คำทักทายหรือคำคุณศัพท์ และชื่อหรือชื่อของบุคคลที่คุณกำลังพูดถึง ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ คำทักทายประกอบด้วยคำคุณศัพท์และชื่อ และไม่มีเครื่องหมายจุลภาคระหว่างทั้งสอง อย่างไรก็ตาม เครื่องหมายจุลภาคควรแยกคำทักทายโดยตรงและชื่อบุคคลออก ดังนั้น ถ้าคุณจะเขียนว่า "อรุณสวัสดิ์ คุณนายจอห์นสัน" คุณจะต้องใส่เครื่องหมายจุลภาคระหว่าง "อรุณสวัสดิ์" กับ "คุณนายจอห์นสัน" จอห์นสัน”

เครื่องหมายจุลภาค คำสันธาน และเครื่องหมายอัฒภาค

คำสันธานการประสานงานที่พบบ่อยที่สุดคือ และ และ หรือ ไม่ใช่ แต่กระนั้น และ สำหรับ เราใช้พวกมันเพื่อเชื่อมองค์ประกอบในประโยคที่มีความคล้ายคลึงกันทางไวยากรณ์ เช่น กริยาสองคำ นามสองคำ ตัวดัดแปลงสองตัว หรืออนุประโยคอิสระสองประโยค สามารถใช้คำสันธานเพื่อเริ่มประโยค ซึ่งในกรณีนี้มักจะไม่ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค:

หากการรวมการประสานงานอยู่ในรายการของสองรายการ ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องหมายจุลภาคก่อน:

ในทางกลับกัน หากมีการใช้คำสันธานก่อนองค์ประกอบสุดท้ายในรายการมากกว่าสองรายการ เครื่องหมายจุลภาคอาจอยู่ข้างหน้าทันที:

หากคำสันธานรวมสองอนุประโยคอิสระ ให้ใส่เครื่องหมายจุลภาคนำหน้า:

อย่างไรก็ตาม บางครั้งการใช้คอมมาและการประสานร่วมนั้นไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการรวมอนุประโยคอิสระสองประโยค อันที่จริง มันอาจทำให้เกิดความสับสน และนั่นคือสิ่งที่คุณต้องการหลีกเลี่ยงในอีเมลธุรกิจ หากคุณมีอนุประโยคอิสระสองส่วนที่มีเครื่องหมายจุลภาคสองสามตัว คุณควรใช้เครื่องหมายอัฒภาคแทนเครื่องหมายจุลภาคเพื่อแยกประโยคออกจากกัน ตัวอย่างเช่น อนุประโยคอิสระแรกของคุณอาจมีองค์ประกอบเบื้องต้นตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค และอนุประโยคอิสระที่สองของคุณอาจมีองค์ประกอบที่ไม่สำคัญซึ่งอยู่ระหว่างสองลูกน้ำ:

ในกรณีนี้ คำเชื่อมประสานควรมีเครื่องหมายอัฒภาคนำหน้า

แนวทางง่ายๆ สองสามข้อในการใช้เครื่องหมายจุลภาคในอีเมลธุรกิจ เมื่อคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้ คุณจะไม่ต้องกังวลว่าจะทำให้ผู้ร่วมธุรกิจของคุณขุ่นเคืองด้วยการส่งอีเมลที่ไม่เป็นทางการให้พวกเขาโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณจะเพิ่มความชัดเจนในการเขียนของคุณ แต่จำไว้ว่าเครื่องหมายจุลภาคนั้นทรงพลัง คุณควรศึกษาอย่างละเอียด ดีที่คุณมาถูกที่แล้ว!