7 อีเมลที่น่าเบื่อหน่ายและวิธีหลีกเลี่ยงการใช้อีเมลเหล่านี้

เมื่อวันของคุณเกี่ยวข้องกับการส่งอีเมลหลายฉบับ อาจเป็นเรื่องท้าทายที่จะไม่ผิดนัดกับวลีในชีวิตประจำวันที่เราใช้ตลอดเวลาในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร แต่คุณเคยเบื่อกับการพิมพ์ไม่หยุดหย่อนว่า “ฉันหวังว่าคุณสบายดี” และ “ขอให้มีความสุขมาก ๆ ในวันนี้ไหม”

บางคนโต้แย้งว่าอีเมลที่ซ้ำซากจำเจถึงแม้จะไม่มีความหมายส่วนใหญ่ แต่ก็มีจุดประสงค์ แม้ว่าคุณอาจไม่สงสัยอย่างจริงจังว่าคนที่คุณกำลังส่งอีเมลถึงสบายดีหรือไม่ หรือพวกเขาจะมีวันที่ดีหรือไม่ อย่างน้อย คุณก็มีความรอบคอบพอที่จะเริ่มต้นและสิ้นสุดอีเมลด้วยความรู้สึกสุภาพเหล่านั้น

แต่ถ้าคุณเบื่อที่จะพิมพ์บรรทัดสต็อกเดียวกัน—ระบบอีเมลอัตโนมัติ—มีวิธีง่ายๆ ในการเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ และเปลี่ยนอีเมลของคุณจากแบบมีประโยชน์ไปเป็นแบบพิเศษ

ทักทาย

“สวัสดี ชื่อ” เป็นวิธีการเริ่มต้นอีเมลส่วนใหญ่ที่ถูกต้องตามกฎหมาย แม้ว่าจะขึ้นอยู่กับบริบทของอีเมลก็ตาม แต่จะเกิดอะไรขึ้นหลังจากการทักทายโดยตรง? คุณทักทายผู้รับอย่างไร ต่อไปนี้เป็นคำทักทายทั่วไปบางส่วนและทางเลือกอื่น

1 “เป็นไงบ้าง” หรือ “คุณเป็นอย่างไรบ้าง”

เราใช้ตัวนี้บ่อยมาก อันที่จริง มันแพร่หลายมากจนพวกเราส่วนใหญ่มองข้ามมันไปในขณะที่เรากำลังอ่านอีเมลที่ส่งเข้ามา เป็นที่ยอมรับว่าสุภาพ และมีเพียงไม่กี่คนที่รู้สึกรำคาญ แต่มีตัวเลือกหากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ

ทางเลือก:

• เข้ามา เลย ไม่มีอะไรผิดปกติกับการลงมือทำธุรกิจโดยตรง เพียงอ่านอีเมลของคุณก่อนส่งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ถูกมองว่าเป็นอีเมลที่ฉับไวหรือไม่เป็นมิตร
• ใช้คำพูดเล็ก ๆ น้อย ๆ ถ้าคุณรู้จักผู้รับ มันจะไม่เจ็บที่จะเตือนพวกเขาว่าคุณมีความสัมพันธ์อยู่แล้ว “ฉันดีใจที่เรามีโอกาสได้พูดคุยกันที่ Acme Sales Lunch เมื่อเดือนที่แล้ว ฉันหวังว่าคุณจะมีความสุขกับการเข้าพักในซานฟรานซิสโก”

ที่เกี่ยวข้อง: 5 ทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับ "ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี"

2 “ฉันชื่อ และฉันทำงานให้กับบริษัท”

แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วจะมีความจำเป็นในบางรูปแบบหรืออย่างอื่นเมื่อคุณส่งอีเมลถึงคนที่คุณไม่รู้จักดีพอ (หรือเลย) การแนะนำตัวก็อาจดูน่าเบื่อ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่ควรลอง

ทางเลือก:

• ทิ้งชื่อ. หากคุณรู้จักกันหรือมีคนแนะนำคุณ ลอง "Ella Quint ที่ ABC Widgets แนะนำให้ฉันติดต่อมา"
• บอกพวกเขาว่าทำไมคุณถึงส่งอีเมล คนที่ยุ่งจะชื่นชมเมื่อเราไปถึงประเด็น “ฉันเอื้อมมือออกไปเพราะ . ” หรือ “ฉันกำลังเขียนเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ . ”

3 ” ตามการสนทนาของเรา . ”

อันนี้ฟังดูเป็นทางการและเป็นทางการเกินไป ที่แย่ไปกว่านั้น มันสามารถถูกมองว่าเป็นการเรียกร้อง หรือแม้กระทั่งก้าวร้าว

ทางเลือก:

• ทบทวนการสนทนาอย่างสุภาพ “เมื่อเราคุยกันเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว เราตกลงกันว่าเราจะร่างรายงานประจำไตรมาสภายในวันที่ 15 กรกฎาคม”

ขอโทษ

คุณทำผิดพลาด มันเกิดขึ้น. แต่ไม่จำเป็นต้องขอโทษแบบกระป๋อง

4 “ขอโทษที่ตอบช้า”

เราทุกคนลืมตอบอีเมลสำคัญเป็นครั้งคราว แต่การเรียกร้องความสนใจไปที่ความผิดพลาดของคุณจะทำให้สิ่งต่างๆ แย่ลง

ทางเลือก:

• อย่าพูดว่าขอโทษ ขอบคุณ “ขอบคุณที่อดทนรอขณะที่ฉันลุยน้ำท่วมในกล่องจดหมาย”

5 “ฉันขอโทษที่คุณรู้สึก . ” หรือ “ฉันขอโทษ แต่ . . ”

เมื่อคุณพูดว่า "ฉันขอโทษที่คุณรู้สึกโกรธ" คุณดูเหมือนกำลังพูดว่า "ฉันเสียใจที่ต้องจัดการกับความโกรธของคุณ" และแน่นอน “ฉันขอโทษ แต่ . . ” หมายถึง “ฉันไม่เสียใจและฉันจะแก้ตัว”

ทางเลือก:

• แค่พูดว่าคุณขอโทษ เป็นเจ้าของและเฉพาะเจาะจง “เมื่อวานฉันขอโทษที่ทำให้คุณไม่สะดวก”

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการเขียนจดหมายขอโทษ

ลงชื่อออก

คุณได้ใช้เวลาสร้างอีเมลที่ไม่ซ้ำใคร ดังนั้นอย่าคิดซ้ำซากเมื่อออกจากระบบ

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีสิ้นสุดอีเมล: 9 การลงชื่อออกจากอีเมลที่ดีที่สุดและแย่ที่สุด

6 “รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ”

ไม่มีใครชอบอันนี้เพราะดูเหมือนว่าจะบอกเป็นนัยว่า "คุณควรเขียนกลับ"

ทางเลือก:

• ใช้คำกระตุ้นการตัดสินใจ หากคุณต้องการได้รับการตอบกลับจากผู้รับของคุณ บอกพวกเขาว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร “โปรดแจ้งให้เราทราบภายในวันที่ 13 กันยายน หากคุณสามารถเข้าร่วมได้”

7 “ขอบคุณล่วงหน้า”

แม้ว่าการศึกษาโดยแอปอีเมล Boomerang จะให้คะแนน "ขอบคุณล่วงหน้า" ว่าเป็นการลงชื่อออกจากระบบที่มีอัตราการตอบกลับสูงสุด แต่ก็ไม่ใช่การบอกเลิกที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างความปรารถนาดี เช่นเดียวกับ “รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ” มันมีน้ำเสียงของ “ฉันหวังว่าคุณจะทำเช่นนี้”

ทางเลือก:

• ขอแสดงความชื่นชม. แทน​ที่​จะ​ทำ​ฟัง​เรียก​ร้อง จง​ให้​เสียง​ที่​เห็น​คุณค่า. “ฉันรู้สึกขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณใน . ”

เพิ่มเติมจากไวยากรณ์:

12 สิ่งที่ควรเขียนเมื่อคุณมีไอเดียใหม่ๆ

นี่คือวิธีการทำทุกอย่างที่คุณเริ่มต้นให้เสร็จสิ้น

คู่มือสำหรับนักเขียนในการสร้างสำเนาโซเชียลมีเดียจากไอเดียสู่การเผยแพร่