7 ข้อผิดพลาดทั่วไปของอีเมล (และวิธีการกู้คืน)

คุณเคยกดส่งอีเมลและเสียใจทันทีหรือไม่? คุณผิดหวังหรือไม่ที่โอกาสที่จะ "เลิกทำ" เกิดขึ้นและผ่านไปก่อนที่คุณจะตอบสนอง? เราทุกคนเคยไปที่นั่น

จากข้อมูลของ Loom.com พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยจะส่งอีเมลหลายสิบฉบับต่อวัน ยกเว้นอีเมลส่วนตัว เมื่อคุณต้องพึ่งพาอีเมลมากขนาดนั้น คุณจะต้องทำผิดพลาดเป็นบางครั้ง

หากคุณเป็นเหมือนพนักงานหลายคนที่คิดมากเกี่ยวกับอีเมลและข้อความที่พวกเขาส่ง ให้อ่านเพื่อผ่อนคลายจิตใจของคุณ เรากำลังสำรวจข้อผิดพลาดเกี่ยวกับอีเมลที่พบบ่อยที่สุดและวิธีกู้คืนจากข้อผิดพลาดดังกล่าว

7 ข้อผิดพลาดทั่วไปของอีเมล

1 ชื่อที่สะกดผิด

มันเป็นราเชลหรือราเชล? โจนาธาน จอน หรือจอห์น? เราทุกคนต่างมีอคติในการสะกดคำโดยอิงจากคนที่เราเติบโตขึ้นมา การสะกดชื่อผิดจะเกิดขึ้นเป็นครั้งคราว! นี่เป็นข้อผิดพลาดที่แพร่หลายกับนามสกุล

มันร้ายแรงหรือไม่?

การสะกดชื่อผิดอาจทำให้บางคนขุ่นเคือง แต่นี่เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่รุนแรงน้อยกว่าที่คุณสามารถทำได้

วิธีการกู้คืน

ส่งอีเมลด่วนเพื่อรับทราบความผิดพลาดของคุณและสะกดชื่อให้ถูกต้อง ให้พวกเขารู้ว่าคุณเคารพพวกเขาและต้องการให้แน่ใจว่าคุณทำถูกต้อง ลองใช้คู่มือนี้เพื่อ เริ่มต้นอีเมลของคุณ อย่างถูกวิธี

2 คนผิด

เราทุกคนชอบคำแนะนำอัตโนมัติ นั่นคือ จนกว่าจะแนะนำคนผิด และคุณจะไม่สังเกตเห็นจนกว่าคุณจะกดส่ง คุณคิดว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึง Joe Schmo แต่ส่งไปที่ Joe DiMaggio แทน! ตกลง คุณคงไม่ได้ส่งอีเมลถึง Joe DiMaggio แต่คุณก็เข้าใจแล้ว

มันร้ายแรงหรือไม่?

ความจริงจังของปัญหานั้นขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณส่งไป การส่งอีเมลถึงผิดคนมักเป็นความผิดพลาดที่ไม่เป็นอันตราย ตราบใดที่อีเมลไม่เป็นความลับหรือไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลส่วนตัว

วิธีการกู้คืน

เพียงส่งอีเมลติดตามผลเพื่อให้ผู้รับทราบว่าอีเมลไม่ได้มีไว้สำหรับพวกเขา หากเป็นอีเมลที่ไม่เป็นอันตรายหรือไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขา ผู้รับอาจจะสับสนและลบอีเมลหรือตอบกลับเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าพวกเขาสับสน หากอีเมลนั้นเป็นความลับ คุณอาจต้องการพูดคุยกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับความผิดพลาดของคุณ

3 อีเมลที่พิมพ์ผิด

ข้อผิดพลาดใน การ สะกด เครื่องหมายวรรคตอน และ ไวยากรณ์ เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในอีเมล ข้อผิดพลาดเช่นนี้สามารถบั่นทอนความไว้วางใจในความเป็นมืออาชีพและความรู้ของคุณ ข่าวดีก็คือสิ่งเหล่านี้สามารถป้องกันได้ง่าย

มันร้ายแรงหรือไม่?

ปัญหานี้ไม่รุนแรง แน่นอนว่าไม่ดีต่อชื่อเสียงของคุณ แต่คุณอาจไม่ได้ทำให้ใครขุ่นเคืองกับข้อผิดพลาดเช่นนี้

วิธีการกู้คืน

คุณไม่สามารถกู้คืนอีเมลได้ สิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำคือหวังว่าผู้รับของคุณจะไม่สังเกตเห็นและป้องกันข้อผิดพลาดเช่นนี้อีกในอนาคต คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ได้โดยการอ่านอีเมลของคุณอย่างละเอียดก่อนส่ง คุณยังสามารถอ่านออกเสียงเพื่อจับประเด็นที่คุณมองข้ามไป อีกวิธีหนึ่งในการป้องกันข้อผิดพลาดคือการใช้ซอฟต์แวร์ เช่น Grammarly เพื่อตรวจสอบอีเมลทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติก่อนที่จะส่ง

4 ข้อความโต้ตอบเชิงรุก

ข้อความหรือการตอบกลับของคุณเป็นแบบพาสซีฟก้าวร้าว ข้อความเชิงโต้ตอบและก้าวร้าว มักไม่ชัดเจนและไม่จำเป็น และอาจมองว่าเป็น ข้อความที่หยาบคาย บางทีคุณอาจส่งไปโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือบางทีความโกรธก็ผลักดันให้คุณส่งข้อความ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องยอมรับความผิดพลาดของคุณ พวกเขาจะดูอีเมลของคุณไม่ว่าด้วยวิธีใด

มันร้ายแรงหรือไม่?

อีเมลแบบพาสซีฟก้าวร้าวไม่ดี พวกเขาจุดชนวนความขัดแย้งและบ่อนทำลายความร่วมมือและความไว้วางใจ อีเมลเช่นนี้อาจทำให้คุณตำหนิหรือถูกไล่ออกในบางกรณีที่ร้ายแรง แน่นอน อย่าทำให้เป็นนิสัยในการเขียนอีเมลแบบโต้ตอบและก้าวร้าว

วิธีการกู้คืน

หากคุณได้ส่งอีเมลแบบโต้ตอบเชิงรุก ขออภัย พร้อมกับคำขอโทษของคุณ โปรดชี้แจงด้วย ทำไมคุณถึงเป็น passive-aggressive? มีวิธีใดที่ดีกว่าที่คุณจะเข้าถึงสถานการณ์นี้ได้

5 ร่างที่ยังไม่เสร็จ

ก่อนที่คุณจะทำอีเมลเสร็จ คุณบังเอิญกดส่ง อ๊ะ! บางทีอีเมลฉบับร่างของคุณอาจเขียนเพียงครึ่งเดียว ไม่มีการแก้ไข หรือเต็มไปด้วยอารมณ์ที่คุณไม่ได้ตั้งใจจะแชร์

มันร้ายแรงหรือไม่?

ขึ้นอยู่กับประเภทของร่างจดหมายที่ยังไม่เสร็จที่คุณส่ง ถ้าไม่สมบูรณ์หรือยังไม่ได้ตัดต่อ ไม่เป็นไร! อย่างไรก็ตาม หากเป็นอีเมลโกรธที่คุณไม่ได้ตั้งใจส่ง เตรียมตัวให้พร้อม

วิธีการกู้คืน

หากคุณเพียงแค่ส่งอีเมลที่ไม่สมบูรณ์ ไม่ต้องตกใจ ส่งอีเมลฉบับสมบูรณ์พร้อมคำอธิบายที่ด้านบน—“อ๊ะ นี่เป็นอีเมลที่เหลือ” และคุณก็ไม่เป็นไร หากเป็นอีเมลที่เต็มไปด้วยอารมณ์ คุณอาจไม่สามารถกู้คืนได้อย่างง่ายดาย คุณควรขอโทษ และคุณอาจต้องการที่จะขอโทษแบบออฟไลน์และดำเนินการด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์

6 การตอบกลับทั้งหมด

ช่วงเวลาที่น่าอึดอัดใจนั้นเมื่อคุณทำให้ใครบางคนตกอยู่ในกลุ่มอีเมลขนาดใหญ่เมื่อคุณพยายามระบายให้เพื่อนสนิทของคุณทำงาน ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าทุกคนในทีมของคุณที่เห็นพฤติกรรมแย่ๆ ของคุณที่แสดงออกมา

มันร้ายแรงหรือไม่?

ความจริงจังของอีเมลนั้นขึ้นอยู่กับว่าคำตอบของคุณคืออะไร หากเป็นข้อความที่หยาบคายหรือหยาบคาย อาจทำให้ผู้จัดการของคุณดำเนินการได้ อาจส่งผลให้มีการประชุมเท่านั้น แต่อาจลดโอกาสในอนาคตหรือทำลายชื่อเสียงของคุณ

วิธีการกู้คืน

การขอโทษในทันทีเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการกู้คืนจากการ ตอบกลับทั้งหมด โดย ไม่ได้ตั้งใจ ไม่ว่าคุณจะแบ่งปันคำขอโทษนี้กับห่วงโซ่อีเมลทั้งหมดหรือเฉพาะคนที่คุณโทรหาก็ขึ้นอยู่กับคุณ แต่คุณอาจต้องพูดคุยกับเพื่อนร่วมทีม เจ้านาย หรือคนอื่นๆ ที่คุณทำงานด้วยเป็นประจำเพื่อรักษาความสัมพันธ์เหล่านั้น

7 ชนิดที่คุณไม่สามารถกู้คืนได้

คุณส่งอีเมลกึ่งเขียนถึงผู้มีโอกาสเป็นนายจ้าง คุณส่งต่ออีเมลลูกค้าที่น่ารำคาญแต่ลืมลบออกจากรายการส่ง บางทีคุณอาจส่งอีเมลดูถูกผู้จัดการ หรือบางทีคุณอาจอาละวาดเกี่ยวกับบรรณาธิการที่คุณไม่ชอบและส่งไปให้ผู้จัดพิมพ์ของคุณโดยบังเอิญ

มันร้ายแรงหรือไม่?

มีข้อผิดพลาดบางประการเกี่ยวกับอีเมลที่คุณไม่สามารถกู้คืนได้ ณ จุดนี้ เป็นการดีที่สุดที่จะปล่อยงานที่เป็นไปได้ ขอโทษผู้จัดการของคุณสำหรับพฤติกรรมที่ไม่เป็นมืออาชีพ และปล่อยให้ชิปตกในที่ที่พวกเขาอาจทำได้

ทุกคนย่อมผิดพลาดกันได้

ทุกคนทำอีเมลผิดพลาด ตั้งแต่ซีอีโอไปจนถึงผู้ช่วยฝ่ายธุรการ เป็นส่วนหนึ่งของชีวิตการทำงาน แต่ความผิดพลาดก็มีระดับความร้ายแรง นอกจากนี้ สิ่งที่อาจทำให้ผู้ส่งเกิดความกลัวมักกลายเป็นความผิดพลาดที่ไม่น่ากลัวสำหรับผู้รับ

คุณจะกู้คืนจากข้อผิดพลาดอีเมลได้อย่างไร โดยปกติโดยการจัดการและแก้ไขปัญหาใด ๆ ก่อนที่พวกเขาจะมีโอกาสเกิดขึ้น