วิธีเขียนอีเมลร้องเรียนใน 8 ขั้นตอน

บางครั้งสิ่งต่าง ๆ ก็ไม่เป็นไปตามที่คุณต้องการ คุณรู้สึกว่าไม่ได้รับการปฏิบัติอย่างดีจากตัวแทนให้เช่ารถ หรือสินค้าที่คุณสั่งซื้อได้รับความเสียหายทางไปรษณีย์ และคุณต้องการขอเงินคืน บางทีผู้รับเหมาที่คุณจ้างอาจทำงานด้อยคุณภาพในการปูกระเบื้องห้องน้ำ หรือคุณไม่รู้สึกว่าหมอได้ยินสิ่งที่คุณพยายามจะบอก จริงๆ

สถานการณ์ทั้งหมดเหล่านี้แตกต่างกัน แต่ทั้งหมดเรียกร้องให้มีการสื่อสารประเภทเดียวกัน: ข้อความที่ตรงไปตรงมาและสุภาพที่อธิบายว่าเกิดอะไรขึ้นและคุณต้องการดำเนินการต่ออย่างไร บทความนี้สรุปวิธีการทำเช่นนั้น

อีเมลร้องเรียนคืออะไร?

อีเมลร้องเรียนคือจดหมายโต้ตอบที่แสดงความไม่พอใจต่อผลิตภัณฑ์ บริการ หรือประสบการณ์ อีเมลร้องเรียนที่น่าสนใจจะอธิบายปัญหาที่คุณพบและวิธีแก้ไขที่คุณต้องการ

อีเมลร้องเรียนเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารข้อร้องเรียนอย่างสุภาพ การสื่อสารรูปแบบนี้ช่วยให้คุณมีเวลาวางแผนการโต้ตอบและเลือกคำพูดอย่างระมัดระวัง สิ่งสำคัญคือต้องมีความชัดเจน กระชับ และเป็นกลางเมื่อคุณเขียนอีเมลร้องเรียน

เมื่อใดควรเขียนอีเมลร้องเรียน

มีหลายสถานการณ์ที่อีเมลร้องเรียนคือคำตอบที่ดีที่สุด โดยทั่วไป คุณอาจเขียนถึงบริษัทหรือองค์กร เพื่อนร่วมงาน เจ้าหน้าที่ที่ได้รับเลือก หรือเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว แต่ละสถานการณ์อาจแตกต่างกัน แต่กระบวนการจะคล้ายกัน

ในที่ทำงานของคุณ คุณอาจต้องจัดการกับปัญหาที่เพื่อนร่วมงานแก้ไขได้ยากอย่างเป็นทางการ ในกรณีนี้ คุณสามารถส่งอีเมลข้อร้องเรียนไปยังเพื่อนร่วมงานโดยตรง หรือคุณสามารถติดต่อกับเพื่อนร่วมงานของคุณ แต่ใช้ฟังก์ชัน cc เพื่อรวมผู้จัดการและทรัพยากรบุคคลของคุณไว้ด้วย นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการมีทางเดินกระดาษในกรณีที่คุณต้องการใช้ในภายหลัง

บางครั้ง อีเมลร้องเรียนอาจเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว หากคุณรู้สึกเหินห่าง ต้องการระยะห่างในการแก้ไขปัญหา หรือมีปัญหาร้ายแรงที่คุณไม่สามารถจัดการด้วยตนเองได้ อีเมลถือเป็นสื่อที่เป็นทางการที่สามารถเข้าใจประเด็นนั้นได้

วิธีการเขียนอีเมลร้องเรียน

ขั้นตอนที่แน่นอนที่คุณใช้ในการเขียนข้อร้องเรียนอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังเขียนถึงใครและคุณกำลังเขียนถึงอะไร แต่ขั้นตอนเหล่านี้ควรครอบคลุมทั้งหมด ก่อนที่เราจะดำน้ำ ต่อไปนี้เป็นข้อมูลพื้นฐาน

อีเมลร้องเรียนควรมีดังต่อไปนี้

• สรุปประสบการณ์ของคุณ
• รายละเอียดเกี่ยวกับปัญหาของคุณ
• คุณต้องการแก้ไขปัญหาอย่างไร

1 กล่าวถึงผู้รับ

ในการเริ่มต้นอีเมลของคุณ ให้กล่าวกับผู้รับอย่างสุภาพและให้เกียรติ คำทักทายมักเริ่มต้นด้วย "เรียน" และชื่อผู้รับ ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ของหัวเรื่องและลงท้ายด้วยเครื่องหมายจุลภาค

บุคคลที่คุณเลือกติดต่อจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ หากคุณกำลังเขียนถึงเพื่อนร่วมงาน เพื่อน หรือสมาชิกในครอบครัว คุณคงรู้ว่าคุณกำลังเขียนถึงใคร

หากคุณกำลังเขียนอีเมลสำหรับธุรกิจที่คุณทำงานด้วย คุณอาจมีผู้ติดต่อหรือตัวแทนฝ่ายสนับสนุนที่รู้จัก หากคุณไม่แน่ใจ ผู้จัดการของคุณอาจจะรู้ หรือคุณอาจสามารถติดต่อแผนกทั่วไป เช่น ฝ่ายบริการลูกค้าหรือฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคได้

คุณยังต้องตัดสินใจว่าใครควรได้รับมัน? คุณอาจส่งอีเมลร้องเรียนของคุณไปที่รายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้

• ฝ่ายสนับสนุนลูกค้าหรือฝ่ายบริการลูกค้า
• การสนับสนุนด้านเทคนิค
• เป็นจุดติดต่อ
• ผู้จัดการผู้ติดต่อของคุณ
• ฝ่ายขาย
• เจ้าหน้าที่สื่อสารขององค์กร
• ผู้จัดการ
• เพื่อน สมาชิกในครอบครัว หรือเพื่อนร่วมงาน

หากคุณไม่สามารถเรียกชื่อบุคคลใดบุคคลหนึ่งได้ คุณสามารถใส่คำว่า “To who it may related” ได้

2 สรุปข้อมูลพื้นฐาน

ไปยังจุดโดยเร็วที่สุด ในย่อหน้าแรกของอีเมล คุณควรแบ่งปันรายละเอียดพื้นฐานของปัญหาโดยกระชับ

ส่วนแรกของอีเมลร้องเรียนของคุณควรมีสิ่งต่อไปนี้:

• ปัญหา
• คุณค้นพบปัญหานี้ได้อย่างไร
• รายละเอียดด้านลอจิสติกส์ใดๆ ที่คุณสามารถระบุได้ (วันที่ เวลา สถานที่)

3 สรุปประสบการณ์ของคุณ

ใช้ภาษาธรรมดาอธิบายว่าปัญหานี้ส่งผลต่อประสบการณ์ของคุณอย่างไร อย่าทุบตีพุ่มไม้ คนส่วนใหญ่ไม่มีเวลาอ่านจดหมายที่ยาวและสะเทือนอารมณ์ ยึดติดกับข้อเท็จจริง

อีเมลร้องเรียนส่วนนี้ของคุณอาจมีข้อมูลต่อไปนี้:

• ปัญหาดังกล่าวส่งผลต่อคุณหรือธุรกิจของคุณอย่างไร
• สิ่งที่คุณทำเพื่อพยายามแก้ไขปัญหาด้วยตนเอง

4 อธิบายผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

เว้นเสียแต่ว่าเป้าหมายเดียวของคุณคือการขจัดเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ให้ระบุวิธีแก้ไขปัญหาเพื่อให้ผู้รับเข้าใจว่าควรดำเนินการอย่างไรเพื่อให้บรรลุข้อยุติ พิจารณาสิ่งที่คุณต้องการได้รับจากการร้องเรียนของคุณ: คุณกำลังมองหาสิ่งทดแทน การสนทนา การเปลี่ยนแปลงนโยบาย หรือการชดเชยหรือไม่? บอกตรงๆ ว่าคุณต้องการแก้ไขปัญหาอย่างไร

พยายามใส่รายละเอียดเหล่านี้เพื่อให้ได้คำตอบที่ดีที่สุด

• ผลลัพธ์ที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงที่จะทำให้คุณพึงพอใจ
• ความคิดเห็นที่สร้างสรรค์
• กรอบเวลาในการแก้ไขปัญหา

5 รวมไฟล์แนบ

สนับสนุนการเรียกร้องของคุณด้วยหลักฐานทุกที่ที่เป็นไปได้ คุณสามารถอธิบายหลักฐานของคุณเป็นลายลักษณ์อักษรหรือแนบไฟล์สนับสนุนไปกับอีเมลก็ได้

เอกสารประกอบอาจรวมถึงสิ่งต่อไปนี้

• รายรับ
• หมายเลขการสั่งซื้อหรือติดตาม
• รูปภาพ
• วิดีโอ
• ภาพหน้าจอ
• การบันทึกเสียง

6 ออกจากระบบอย่างมืออาชีพ

อีเมลร้องเรียนควรเป็นมืออาชีพ การเขียนคำว่า "ขอแสดงความนับถือ" แล้วตามด้วยชื่อของคุณก็เพียงพอแล้ว รวมลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพหากคุณเขียนอีเมลในที่ทำงานหรือในนามของธุรกิจ

7 แก้ไขและตรวจทาน

เมื่อคุณเขียนเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาแก้ไขและตรวจทานอีเมลของคุณ ขั้นแรก อ่านให้ละเอียดและลบประโยคที่คุณแสดงอารมณ์มากเกินไป ไม่สุภาพ หรืออาจเขียนข้อความที่กระชับกว่านี้ออก ตรวจสอบไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และการสะกดคำของคุณด้วย

8 ปรับโทนเสียงให้เหมาะสม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณไปถึงตามที่คุณต้องการ คำแนะนำในการเขียนโทนเสียงใหม่ คุณสมบัติ Grammarly Premium ระบุประโยคที่ผู้รับอาจตีความโทนเสียงผิด และเสนอตัวเลือกการเขียนใหม่ตามอารมณ์ที่ชาญฉลาด เพื่อให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดก่อนที่จะกดปุ่มส่ง เนื่องจากโทนเสียงมีบทบาทสำคัญในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ คำแนะนำในการเขียนโทนเสียงใหม่จึงช่วยให้คุณควบคุมข้อความของคุณได้ดียิ่งขึ้น

3 ตัวอย่างอีเมล์ร้องเรียน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างอีเมลร้องเรียนสามฉบับที่จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลร้องเรียนของคุณเองได้ สังเกตน้ำเสียงแบบมืออาชีพและความยาวที่กระชับ

1 อีเมลร้องเรียนถึงผู้รับเหมา

เรียนคุณโจนส์

เมื่อวันที่ 21 พฤศจิกายน 2022 ฉันจ้างบริษัทของคุณให้ซ่อมแซมพื้นในโถงทางเดินของฉันหลังจากท่อแตกในช่องคลานของฉันที่ 1205 Colorado Drive

ขออภัย บริการของคุณยังดำเนินไปไม่ดีนัก ฉันไม่พอใจเพราะแผ่นพื้นที่คุณติดตั้งจะหลวมหลังจากผ่านไปเพียงสามสัปดาห์ ฉันยังสังเกตเห็นด้วยว่าคุณไม่ได้ติดตั้งแผ่นรองพื้นไว้ใต้กระดาน และมีเชื้อราจากความเสียหายจากน้ำซึ่งไม่สามารถบรรเทาลงได้

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ฉันจะยินดีเป็นอย่างยิ่งหากคุณจะซ่อมแซมพื้นที่เสียหายโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับฉัน แนบรูปถ่ายพื้นที่ที่เสียหาย ใบแจ้งหนี้ที่คุณให้ฉัน ราคาประเมิน และข้อมูลเกี่ยวกับพื้น

ฉันหวังว่าจะตอบกลับและมติของคุณ ฉันต้องการให้เสร็จสิ้นภายในวันที่ 31 มกราคม โปรดแจ้งให้เราทราบหากเป็นไปได้

ขอแสดงความนับถือ,

ไมเคิล แฮร์ริสัน

2 อีเมลร้องเรียนไปยังบริษัท

ผู้ที่อาจเป็นกังวล

ในวันที่ 1 ธันวาคม 2022 ฉันได้รับการจัดส่งสินค้าที่เสียหายผ่านบริการขนส่งสินค้าของคุณ สินค้าที่เสียหายนั้นอยู่บนพาเลทหมายเลข 27 จากรถบรรทุกหมายเลข 2705 ที่ซานตาเฟ่ รัฐนิวเม็กซิโก เลขที่ใบสั่งซื้อคือ O-6744035

ฉันคาดหวังว่าจะสามารถนำสินค้าตามฤดูกาลเหล่านี้มาลดราคาช่วงวันหยุดของเราได้ ไม่เพียงแต่เราจะสูญเสียรายได้จากการขายที่เป็นไปได้ แต่เรายังลงทุนหลายพันดอลลาร์เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าในช่วงเวลาที่กำหนด

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ เราขอขอบคุณที่ให้ความร่วมมือในการชดเชยสินค้าที่เสียหายและจัดส่งคำสั่งซื้อใหม่โดยเร็วที่สุด สิ่งที่แนบมาด้วยคือภาพความเสียหาย ใบเสร็จรับเงินของเรา และรถบรรทุกที่มาถึง

ฉันหวังว่าจะตอบกลับของคุณและวิธีแก้ไขปัญหาของฉัน เราจะรอจนถึงวันที่ 15 ธันวาคม 2022 ก่อนจึงจะได้รับคำตอบก่อนดำเนินการต่อไป โปรดตอบกลับอีเมลนี้โดยเร็วที่สุดหรือส่งต่อไปยังตัวแทนที่เหมาะสมภายในบริษัทของคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

มาเลีย มาเจนต้า

ซีอีโอ บริษัท Magenta Beauty Supplies

3 อีเมลร้องเรียนเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงาน

เรียนคุณ Tremaine

ฉันเขียนจดหมายมาเพื่อร้องเรียนเกี่ยวกับพฤติกรรมของผู้จัดการของฉัน Jared Molton ในระหว่างการประชุมทบทวนประจำปีของเรา เขาพูดตลกดูถูกและพยายามข่มขู่ฉัน

ฉันได้พูดคุยกับ Jared หลายครั้ง (12/12/22, 15/3/22 และ 27/6/22 และอื่นๆ) เกี่ยวกับพฤติกรรมของเขา แต่การสนทนาเหล่านี้ไม่ได้เปลี่ยนพฤติกรรมของเขา การเผชิญหน้าเหล่านี้ได้รับการบันทึกไว้ผ่านข้อความ Slack อีเมล และการโทร Zoom ที่บันทึกไว้ คุณสามารถดูสิ่งเหล่านี้ได้ในอีเมลนี้

การกระทำของเขาทำให้ฉันรู้สึกไม่สบายใจอย่างยิ่งและโดดเดี่ยวในที่ทำงาน ฉันกังวลว่าการประเมินตัวฉัน ผลงานของฉัน และตำแหน่งของฉันในทีมนี้มีอคติและไม่ยุติธรรม Amber Dreyfus, Claire Powell และ Eric Bingham ก็อยู่ด้วยในระหว่างการโต้ตอบหลายครั้งเหล่านี้

ฉันต้องการพูดคุยกับคุณและตัวแทนจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อหารือเกี่ยวกับวิธีที่เราจะแก้ไขข้อขัดแย้งนี้ อย่างน้อยที่สุด ฉันอยากจะถูกย้ายไปยังแผนกอื่นภายใต้ผู้จัดการคนอื่น เพื่อที่ฉันจะได้ทำงานพัฒนาซอฟต์แวร์ต่อไปได้ เราจะยินดีอย่างยิ่งหากคุณติดต่อกลับหาฉันพร้อมแจ้งขั้นตอนถัดไป

ขอแสดงความนับถือ,

ชฎา โรเวน