วิธีสร้างแผนโครงการ: คำแนะนำทีละขั้นตอน

ประสิทธิภาพและการจัดองค์กรมีความสำคัญอย่างยิ่งในโครงการสถานที่ทำงานใดๆ แผนโครงการทำหน้าที่เป็นคำแนะนำโดยละเอียดที่ช่วยให้ทีมมีความเป็นระเบียบและเป็นไปตามแผน อาจเป็นปัจจัยในการตัดสินใจในการรักษางบประมาณและกำหนดเวลาการประชุมได้

ในโพสต์บล็อกต่อไปนี้ เราจะแนะนำคุณตลอดวิธีการสร้างแผนโครงการ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ว่ามีอะไรรวมอยู่ในแผนโครงการและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนแผนโครงการ

สารบัญ

แผนโครงการคืออะไร?

องค์ประกอบสำคัญของแผนโครงการ

ขั้นตอนในการสร้างแผนโครงการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแผนโครงการ

แผนโครงการคืออะไร?

แผนโครงการหรือที่เรียกว่าแผนงานเป็นเอกสารที่ครอบคลุมทุกอย่างเกี่ยวกับโครงการ มันคือแผนงานบางส่วน รายการตรวจสอบบางส่วน และพิมพ์เขียวบางส่วน

แผนโครงการที่สร้างโดยผู้จัดการโครงการจะสรุปขอบเขต เป้าหมาย สิ่งที่ส่งมอบ และลำดับเวลาของโครงการ โดยทั่วไปจะเขียนขึ้นหลังจากการทบทวนกฎบัตรโครงการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แผนดังกล่าวจะถูกแบ่งปันกับทีมงานเพื่อขอคำชี้แจงและการอภิปราย ในช่วงแรก จะทำหน้าที่เป็นแนวทางในการส่งมอบ ในขณะที่ในระยะต่อมา จะช่วยวัดความคืบหน้าและช่วยให้ทีมสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ เหตุการณ์สำคัญ และวันที่ครบกำหนดของโครงการ

กฎบัตรโครงการกับแผนโครงการ

แผนโครงการคือแผนงานโดยละเอียดที่ทีมติดตามตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจนถึงการส่งมอบ ประกอบด้วยรายละเอียดทั้งหมดที่ทีมต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จสิ้น เช่น ลำดับที่ต้องส่งมอบให้เสร็จสิ้น วิธีติดตามโครงการ วันที่ครบกำหนดสำหรับแต่ละองค์ประกอบของโครงการ และวิธีการมอบหมายงานของโครงการ

ในทางตรงกันข้าม กฎบัตรโครงการถือเป็นเอกสารระดับสูงกว่า โดยให้รายละเอียดขอบเขตของโครงการ เหตุการณ์สำคัญ การส่งมอบ และลำดับเวลาทั่วไป แต่ไม่รวมถึงรายละเอียดเฉพาะที่พบในแผนโครงการ ในความสัมพันธ์ระหว่างกัน ข้อเสนอโครงการต้องมาก่อน จากนั้นกฎบัตรโครงการจะตามมา และแผนโครงการจะเกิดขึ้นหลังจากนั้น

วัตถุประสงค์ของแผนโครงการ

วัตถุประสงค์หลักของแผนโครงการคือเพื่อให้ทีมอยู่ในแนวเดียวกันในขณะที่ทำงานให้เสร็จสิ้น สิ่งนี้มีผลกระทบมากมาย เช่น การตอบคำถามของสมาชิกในทีมก่อนที่จะเกิดขึ้น และการจัดเตรียมกรอบสำหรับการตัดสินใจและการดำเนินการ

แผนโครงการยังช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการ การแบ่งปันแผนโครงการก่อนเริ่มงานและอ้างอิงถึงแต่ละเหตุการณ์สำคัญและ/หรือสิ่งที่ส่งมอบช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ โดยเปิดโอกาสให้พวกเขาถามคำถามและให้ข้อเสนอแนะในช่วงหัวเลี้ยวหัวต่อที่สำคัญ

องค์ประกอบสำคัญของแผนโครงการ

ขั้นตอนในการสร้างแผนโครงการ

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ

ก่อนที่จะเขียนแผนโครงการ ให้กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ

• คุณจะประสบความสำเร็จอะไรกับโครงการนี้?
  • ผลประโยชน์ที่จะได้รับมีอะไรบ้าง?
  • มันจะแก้ปัญหาอะไรได้บ้าง?

หลังจากกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการแล้ว คุณสามารถคาดการณ์ประโยชน์ของโครงการได้ เช่น การมีส่วนร่วมทางโซเชียลมีเดียที่เพิ่มขึ้น การจดจำแบรนด์ที่มากขึ้น ยอดขายที่เพิ่มขึ้น หรือขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อยกตัวอย่างบางส่วน หากวัตถุประสงค์คือเพื่อแก้ไขปัญหาที่มีอยู่ ให้จดปัญหานี้ไว้อย่างชัดเจนในบันทึกการระดมความคิด

ขณะที่คุณระดมความคิดและเขียนวัตถุประสงค์ ต้องแน่ใจว่าเป็นไปตามเกณฑ์ SMART:

• เฉพาะเจาะจง.พวกเขามุ่งเน้นไปที่ความท้าทายหรือเป้าหมายเฉพาะหรือไม่?
• วัดได้ คุณสามารถวัดความคืบหน้าในการบรรลุวัตถุประสงค์ได้หรือไม่? ยังไง?
• มอบหมายได้ มีบทบาทที่ชัดเจนที่สามารถมอบหมายให้กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งได้หรือไม่?
• สมจริง สมเหตุสมผลหรือไม่ที่จะคาดหวังผลลัพธ์ตามที่ระบุไว้ด้วยทรัพยากรที่มีอยู่
• ที่เกี่ยวข้องกับเวลา มีระยะเวลาที่ชัดเจนในการบรรลุเป้าหมายที่ระบุไว้หรือไม่?

2. มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

กำหนดเวลาในการพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย ถามเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการและโครงการนี้จะตอบสนองความต้องการของพวกเขาอย่างไร ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการพูดคุยไปมาระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจำกัดเป้าหมายของโครงการให้แคบลงและบรรลุข้อตกลงร่วมกัน หากมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายและมีความต้องการที่แตกต่างกัน การจัดประชุมกับทุกฝ่ายอาจเป็นประโยชน์

3. กำหนดขอบเขตโครงการ

ด้วยข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดขอบเขตของโครงการ ระบุการส่งมอบที่เฉพาะเจาะจง

เขียนคำชี้แจงขอบเขตซึ่งกำหนดขอบเขตทุกด้านของโครงการอย่างชัดเจน

4. แบ่งโครงการออกเป็นงาน

สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) แบ่งโครงการออกเป็นส่วนเล็กๆ โดยกำหนดสิ่งที่จะส่งมอบสำหรับแต่ละระยะ ขณะที่คุณทำเช่นนี้ ให้มอบหมายสมาชิกในทีมให้ทำงานเฉพาะเจาะจง

5. พัฒนาไทม์ไลน์

เมื่อคุณมีแนวคิดเกี่ยวกับแต่ละขั้นตอนในความคืบหน้าของโครงการแล้ว ให้สร้างไทม์ไลน์โดยเรียงลำดับตามลำดับ คุณลักษณะการเขียนของ Grammarly สามารถช่วยได้ เครื่องมืออื่นๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ในขั้นตอนนี้ ได้แก่ แผนภูมิแกนต์เพื่อแสดงภาพกำหนดการและรายการตรวจสอบเชิงโต้ตอบ เช่น ใน CoSchedule และ Notion

6. ประมาณการทรัพยากรและต้นทุน

พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• ใครจะมาทำงานในโครงการ
• อุปกรณ์ที่ทีมงานจะใช้
• วัสดุที่จำเป็นสำหรับโครงการ

พิจารณาสถานการณ์ต่างๆ สองสามสถานการณ์ เช่น จ้างบุคคลภายนอกหรือจ้างงานทั้งหมดและเก็บงานไว้ภายในองค์กร ข้อมูลนี้จะให้ค่าประมาณงบประมาณที่แตกต่างกันสองสามค่า ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อทำให้แผนโครงการของคุณมั่นคงได้ อย่าลืมคำนึงถึงเหตุฉุกเฉิน เช่น ค่าธรรมเนียมเร่งด่วนและการแก้ไข

7. แผนรับความเสี่ยง

บางโครงการมีความเสี่ยงมากกว่าโครงการอื่น คุณอาจประสบปัญหา เช่น ความล้มเหลวทางเทคโนโลยีหรือการจัดส่งล่าช้า ขณะที่คุณพัฒนาแผนโครงการ ให้ประเมินความเสี่ยงเหล่านี้ตามความเป็นจริง พิจารณาความน่าจะเป็นและผลกระทบที่แต่ละโครงการจะส่งผลต่อโครงการอย่างไร จากนั้น พัฒนากลยุทธ์การบรรเทาความเสี่ยงแต่ละประเภท โดยมอบหมายความรับผิดชอบในการจัดการความเสี่ยงเฉพาะให้กับสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้อง

8. ร่างแผนการสื่อสาร

แผนการสื่อสารเป็นส่วนสำคัญของแผนโครงการ โปรดจำไว้ว่า จุดรวมของแผนโครงการคือการรักษาทีมให้เป็นไปตามแผนและให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ การสื่อสารทั้งระหว่างสมาชิกในทีมและระหว่างคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการถือเป็นกุญแจสำคัญ

กำหนดวิธีที่คุณจะสื่อสาร เช่น ผ่านอีเมล การประชุม รายงาน หรือแดชบอร์ด คุณอาจต้องการกำหนดเวลาการประชุมตามจุดเฉพาะพร้อมทั้งกำหนดช่องทางในการสื่อสารในแต่ละวัน ขณะที่คุณทำเช่นนี้ ให้กำหนดบทบาทในการอัปเดตและแบ่งปันความคืบหน้าของโครงการ

9. สร้างกระบวนการประกันคุณภาพ

สร้างบทวิจารณ์ที่มีคุณภาพลงในไทม์ไลน์ของคุณและมอบหมายความรับผิดชอบในการควบคุมคุณภาพ

การประกันคุณภาพเป็นเป้าหมายที่ครอบคลุมสำหรับแผนโครงการใดๆ ในแผนโครงการเฉพาะของคุณ ให้พิจารณาว่าคุณจะกำหนดผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพอย่างไร ข้อมูลนี้อาจเป็นข้อมูลที่สร้างขึ้นเทียบกับผลิตภัณฑ์ของคุณที่มีประสิทธิภาพหรือการออกแบบที่เหมาะกับเอกลักษณ์ของแบรนด์ที่จัดตั้งขึ้น

10. รับการอนุมัติและสรุปแผน

พร้อมร่างพร้อมนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พวกเขาอาจให้ข้อเสนอแนะ และหากเป็นเช่นนั้น ให้รวมข้อเสนอแนะไว้ในร่างถัดไป ก่อนเริ่มงานต้องแน่ใจว่าทีมเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตน

11. ดำเนินการและติดตามแผน

เริ่มโครงการด้วยการทบทวนแผนร่วมกับทีมงาน ในขั้นตอนนี้ ให้แนะนำเครื่องมือการติดตามและการสื่อสารที่จะใช้ ในวันและสัปดาห์ต่อๆ ไป ติดตามความคืบหน้าและทำการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น เช่น การเปลี่ยนแปลงวันครบกำหนดหรือการมอบหมายงานใหม่

12. เอกสารบทเรียนที่ได้เรียนรู้

เมื่อสิ่งที่ส่งมอบอยู่ในมือลูกค้า/ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้ว ให้ดำเนินการประชุมการปิดโครงการ ในการประชุมนี้ ให้บันทึกความสำเร็จ ความท้าทาย และพื้นที่ที่สามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานทั้งหมดได้ ไวยากรณ์สามารถปรับปรุงกระบวนการนี้ได้โดยจัดระเบียบข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกของคุณให้เป็นเอกสารที่อ่านง่าย เอกสารนี้สามารถช่วยให้คุณเขียนแผนโครงการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในอนาคต

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

วิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดวิธีหนึ่งในการเรียนรู้วิธีเขียนแผนโครงการที่ชัดเจนคือการดูตัวอย่างแผนโครงการ บริษัทของคุณอาจมีตัวอย่างเก็บไว้ หรือคุณสามารถค้นหาได้ทางออนไลน์

มีความกระตือรือร้นในการร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ซึ่งหมายถึงการสื่อสารกับพวกเขาเป็นประจำก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนแผนและใช้เวลาในการทำความเข้าใจสิ่งที่พวกเขาต้องการจริงๆ คอยติดตามข่าวสารในขณะที่โครงการดำเนินไปเช่นกัน อย่าลืมได้รับการอนุมัติที่จำเป็นทั้งหมดในทุกเหตุการณ์สำคัญ สิ่งนี้สามารถป้องกันการกำกับดูแลและความล่าช้าได้

ในแผนโครงการที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณ ความชัดเจนและความกระชับเป็นสิ่งสำคัญ! จัดลำดับความสำคัญสูงสุดเหล่านี้ ไม่ว่าคุณต้องการความช่วยเหลือในการเริ่มต้น การแก้ไข หรือการตรวจทาน Grammarly สามารถช่วยได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแผนโครงการ

ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการเขียนแผนโครงการคืออะไร?

ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการเขียนแผนโครงการคือการกำหนดเป้าหมายและผลลัพธ์ของโครงการ

ฉันจะมั่นใจได้อย่างไรว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยอมรับแผนโครงการของฉัน

โดยทั่วไปการยอมรับของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมักจะเป็นไปได้มากที่สุดเมื่อแผนโครงการมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและมีกระบวนการเชิงเส้นเป็นขั้นเป็นตอนในการเข้าถึงพวกเขา

ฉันสามารถใช้เครื่องมือใดในการสร้างแผนโครงการได้

Grammarly มีเครื่องมือมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อเขียนแผนโครงการ เช่น คุณสมบัติการเขียนและการพิสูจน์อักษร

ฉันจะจัดการการเปลี่ยนแปลงแผนโครงการระหว่างการดำเนินการได้อย่างไร

สื่อสารถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีม หลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้แชร์แผนฉบับแก้ไขกับทุกฝ่าย

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อเขียนแผนโครงการคืออะไร

ข้อผิดพลาดทั่วไป ได้แก่:

• รายละเอียดในแผนไม่เพียงพอ
• ขาดความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมาย ผลลัพธ์ และบทบาท
• ไม่รวมเวลาเพียงพอสำหรับเหตุฉุกเฉิน
• ไม่ประเมินความเสี่ยงและสร้างกลยุทธ์ในการบรรเทาผลกระทบ