สร้างกฎบัตรโครงการ: คำแนะนำทีละขั้นตอน

• กฎบัตรโครงการเป็นเอกสารระดับสูงที่ให้ภาพรวมของโครงการ
• โดยทั่วไปแล้ว การเช่าเหมาลำโครงการจะใช้เป็นข้อเสนอสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและนักลงทุน
• กฎบัตรโครงการตอบคำถามของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและขจัดการคาดเดาในส่วนของพวกเขา

กฎบัตรโครงการเป็นเอกสารสำคัญในวงจรชีวิตของโครงการ ในกฎบัตรโครงการ ผู้จัดการโครงการจะสรุปภาพรวมของโครงการ เช่น วัตถุประสงค์ เส้นเวลา และขอบเขต กฎบัตรโครงการที่ได้รับการพัฒนาอย่างดีจะเพิ่มโอกาสที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะยอมรับและส่งเสริมการจัดตำแหน่งระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก่อนเริ่มงาน อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎบัตรโครงการและวิธีเขียนกฎบัตร

สารบัญ

กฎบัตรโครงการคืออะไร?

วัตถุประสงค์ของกฎบัตรโครงการ

องค์ประกอบสำคัญของกฎบัตรโครงการ

ขั้นตอนในการสร้างกฎบัตรโครงการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับกฎบัตรโครงการ

กฎบัตรโครงการคืออะไร?

กฎบัตรโครงการคือเอกสารที่ทำหน้าที่เป็นแนวทางระดับสูงสำหรับโครงการที่กำลังจะมาถึง บ่อยครั้งเป็นไปตามข้อเสนอโครงการ ซึ่งเป็นเอกสารที่นำเสนอโครงการต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หากข้อเสนอได้รับการอนุมัติ ขั้นตอนต่อไปคือกฎบัตรโครงการ ซึ่งให้รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการจัดโครงสร้างและการจัดการโครงการ

ในการจัดการโครงการ กฎบัตรโครงการมีความสำคัญเนื่องจากเป็นตัวกำหนดความสัมพันธ์ในการทำงานระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้จัดการโครงการ และทีมงานที่ทำงานให้เสร็จสิ้น

กฎบัตรโครงการกับแผนโครงการ

โดยปกติแล้ว แผนโครงการจะเป็นไปตามกฎบัตรโครงการ

กฎบัตรโครงการจะถูกนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อแนะนำพวกเขาตลอดโครงการ ไม่ได้ลงรายละเอียดเช่นวันที่สำคัญหรือความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมแต่ละคน แต่ทำหน้าที่เป็นเวทีนำเสนอโครงการโดยนำเสนอวัตถุประสงค์และประโยชน์ของโครงการ

แผนโครงการเป็นเอกสารที่มีรายละเอียดมากขึ้น ที่นี่คุณจะพบข้อมูลเฉพาะของโครงการ รวมถึงวิธีและเวลาที่ผู้จัดการโครงการจะสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แผนโครงการไม่จำเป็นต้อง "ขาย" ใครในโครงการ โดยมีวัตถุประสงค์คือเพื่อให้ทีม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้จัดการโครงการอยู่ในแนวเดียวกัน

กฎบัตรโครงการกับกรณีธุรกิจ

แม้ว่ากฎบัตรโครงการจะสรุปสิ่งที่โครงการจะนำมาซึ่งกรณีทางธุรกิจจะสนับสนุนว่าเหตุใดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจึงควรอนุมัติโครงการ กรณีธุรกิจคือการนำเสนอคุณค่าที่กล่าวถึงปัญหาที่โครงการจะแก้ไขและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากการลงทุนเพิ่มเติมสามารถคาดหวังได้ โดยทั่วไป กรณีทางธุรกิจจะให้รายละเอียดด้านการเงินของโครงการ

วัตถุประสงค์ของกฎบัตรโครงการ

กฎบัตรโครงการช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับทิศทางของโครงการ เมื่อนำเสนอต่อพวกเขา จะเป็นการเปิดโอกาสให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นและเสนอแนะการเปลี่ยนแปลงในโครงการ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจรวมอยู่ในแผนโครงการ

ท้ายที่สุดแล้ว กฎบัตรโครงการคือเอกสารที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอนุมัติเพื่อให้โครงการเดินหน้าต่อไปได้ เป็นไปได้เสมอที่พวกเขาจะเลือกที่จะไม่อนุมัติ ในกรณีนี้อาจถึงเวลาที่จะต้องคิดใหม่ กฎบัตรโครงการที่ได้รับอนุมัติถือเป็นไฟเขียวสำหรับผู้จัดการโครงการที่จะเข้ามากุมบังเหียนและเริ่มทำงาน

องค์ประกอบสำคัญของกฎบัตรโครงการ

ชื่อโครงการและคำอธิบาย

กฎบัตรโครงการเริ่มต้นด้วยชื่อและคำอธิบายของสิ่งที่จะเกิดขึ้น ไวยากรณ์สามารถช่วยคุณในขั้นตอนนี้ได้โดยการเขียนชื่อเรื่องและคำอธิบายที่กระชับหลังจากที่คุณเขียนส่วนที่เหลือของเอกสารแล้ว ลองใช้ข้อความ เช่น “เขียนชื่อและคำอธิบายสำหรับกฎบัตรโครงการนี้”

ตัวอย่าง:

• พัฒนาเว็บไซต์ใหม่
• พัฒนาและเปิดตัวเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซใหม่ที่รองรับการเติบโตของแบรนด์และกระตุ้นยอดขายที่เพิ่มขึ้น

วัตถุประสงค์และเป้าหมาย

รวมวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจนไว้ในกฎบัตรโครงการของคุณ สิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องสามารถวัดปริมาณได้ในขั้นตอนนี้ แต่ควรระบุให้ชัดเจนและเป็นไปตามความเป็นจริง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามเกณฑ์สำหรับเป้าหมาย SMART: เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผลได้ เกี่ยวข้อง และมีกำหนดเวลา เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในภายหลัง

ตัวอย่างเช่น คุณอาจระบุว่าวัตถุประสงค์ของโครงการคือการเปิดตัวแคมเปญการตลาดที่เพิ่มยอดขาย 40% ในอีกสองปีข้างหน้า

เป้าหมายอาจเป็น:

• เปิดตัวเว็บไซต์ใหม่ในไตรมาสที่ 2
• เพิ่มการแสดงตนบนโซเชียลมีเดียเป็น 1 โพสต์/วัน ต่อแพลตฟอร์ม
• เปิดตัวโปรแกรมแนะนำเพื่อนที่มอบเงินคืนให้กับผู้ซื้อปัจจุบันภายในสิ้นไตรมาสที่ 3
• ฝึกอบรมทีมเกี่ยวกับการวิเคราะห์การขายของ Shopify ก่อนที่เว็บไซต์ใหม่จะเผยแพร่

คำจำกัดความของขอบเขต

ระบุขอบเขตของโครงการอย่างชัดเจน นี่คือการส่งมอบเฉพาะที่ทีมของคุณจะมอบให้ ลองดูตัวอย่างนี้:

ทีมออกแบบและพัฒนาภายในองค์กรจะสร้างและเปิดตัวเว็บไซต์ใหม่ที่ได้รับการปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างเต็มที่ ซึ่งนำเสนอแบรนด์ในรูปแบบที่สดใหม่และน่าตื่นเต้น เว็บไซต์จะติดตั้งแดชบอร์ดการวิเคราะห์ที่สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงและตรวจสอบได้ เว็บไซต์จะทำหน้าที่เป็นร้านค้าออนไลน์ของแบรนด์ โดยมีหน้าผลิตภัณฑ์สำหรับสินค้าแต่ละรายการที่เราจำหน่าย สิ่งที่ส่งมอบประกอบด้วยสำเนาผลิตภัณฑ์และรูปถ่ายสำหรับหน้าผลิตภัณฑ์แต่ละหน้า

การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

รูปแบบกฎบัตรโครงการมาตรฐานประกอบด้วยชื่อและตำแหน่งของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมสิ่งเหล่านี้ไว้ในกฎบัตรของคุณเพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงรายการได้ง่าย

นี่คือตัวอย่าง:

• เคียรา โรดริเกซ หัวหน้าฝ่ายการตลาด
• Sal Perrone รองประธานฝ่ายขาย

บทบาทและความรับผิดชอบ

ในกฎบัตรโครงการของคุณ ให้ระบุบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้จะกำหนดความคาดหวังและทำให้แต่ละบุคคลสามารถอภิปรายอย่างมีประสิทธิผลได้ง่าย

ตัวอย่างเช่น:

• David Heredia นักออกแบบ UX อาวุโส: ดูแลการออกแบบและพัฒนา UX ของเว็บไซต์ใหม่
• Mona Yosco ผู้ประสานงานการตลาด: สร้างแผนเนื้อหาโซเชียลสำหรับสัปดาห์ก่อนการเปิดตัว ระยะเวลาการเปิดตัว และเดือนถัดไป

ข้อกำหนดระดับสูง

ข้อกำหนดระดับสูงคือข้อกำหนดกว้างๆ ที่ต้องปฏิบัติตาม ตัวอย่างเช่น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจต้องการ ROI 20% รวมสิ่งเหล่านี้ไว้ในกฎบัตรโครงการของคุณ

• คาดยอดขายเพิ่มขึ้น 40% ภายในไตรมาส 3
• เว็บไซต์จะต้องได้รับการแปลเป็นภาษาท้องถิ่นสำหรับตลาดหลักทั้งหมดเมื่อเปิดตัว

ข้อสันนิษฐานและข้อจำกัด

การรวมสมมติฐานไว้ในกฎบัตรโครงการของคุณอาจเป็นเรื่องที่รอบคอบ เนื่องจากสามารถช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมคาดการณ์ความเสี่ยงได้ ในทำนองเดียวกัน การรวมข้อจำกัดจะกำหนดวิสัยทัศน์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ ซึ่งช่วยให้พวกเขาเข้าใจได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสันนิษฐานว่าการเปลี่ยนโฉมใหม่จะมีประสิทธิภาพมากที่สุดหากดำเนินการเป็นขั้นตอน และข้อจำกัดอาจเป็นได้ว่าขณะนี้บริษัทอยู่ระหว่างการทำสัญญาโฆษณาป้ายโฆษณาระยะเวลาสามปีได้ครึ่งทางแล้ว

ความเสี่ยงของโครงการ

สังเกตความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น เช่น ปัญหาในการแปลเป็นภาษาท้องถิ่น ในกฎบัตรโครงการ ไวยากรณ์สามารถช่วยได้ด้วยข้อความ เช่น “กำหนดความเสี่ยงที่เป็นไปได้ด้วยกฎบัตรโครงการนี้”

ตัวอย่างความเสี่ยงของโครงการ ได้แก่:

• ปัญหาทางเทคนิคกับการชำระเงินอีคอมเมิร์ซ
• ความท้าทายในการรองรับหลายภาษาเมื่อออกแบบเว็บไซต์เวอร์ชันสากล

กำหนดการสำคัญ

ตารางเหตุการณ์สำคัญคือไทม์ไลน์ที่ระบุว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถคาดหวังการส่งมอบเมื่อใด เขียนตารางเวลาที่สมจริงซึ่งมีพื้นที่เพียงพอสำหรับความล่าช้า เช่น อาการเจ็บป่วยของสมาชิกในทีม

• 10 กุมภาพันธ์: การประชุมคิกออฟทั้งทีม
• 7 มีนาคม: ร่างสำเนาเว็บไซต์ฉบับแรกที่ส่งเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตรวจสอบ
• 8 มีนาคม: เว็บไซต์จำลองที่ส่งมาเพื่อตรวจสอบผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• 12 มีนาคม: ความคิดเห็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดส่งถึงทีมงานสร้างสรรค์
• 20 พฤษภาคม: เว็บไซต์พร้อมทดสอบ
• 30 มิถุนายน: วันเปิดตัวอย่างเป็นทางการ

ภาพรวมงบประมาณ

ภาพรวมงบประมาณเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของกฎบัตรโครงการ เนื่องจากงบประมาณอาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างการอนุมัติและการปฏิเสธ รวมภาพรวมของงบประมาณที่คุณต้องการและวิธีการจัดสรรเงิน

นี่คือตัวอย่าง:

• โครงการออกแบบเว็บไซต์ใหม่: 60,000 ดอลลาร์
  • การจัดการ: 10,000 ดอลลาร์
  • การพัฒนา: 25,000 ดอลลาร์
  • สร้างสรรค์: 20,000 ดอลลาร์
  • ทรัพยากร: 5,000 ดอลลาร์

ขั้นตอนในการสร้างกฎบัตรโครงการ

1 เริ่มต้นใช้งาน

ขั้นตอนแรกในการเขียนกฎบัตรโครงการคือการมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สัมภาษณ์พวกเขาเพื่อทำความเข้าใจความต้องการและมุมมองของพวกเขา ผ่านการสัมภาษณ์เหล่านี้ ให้รวบรวมข้อมูลที่คุณจะใช้เพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ สมมติฐาน ข้อจำกัด และความเสี่ยง

2 กำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขต

ตั้งวัตถุประสงค์ SMART ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน:

• เฉพาะเจาะจง:พวกเขามุ่งเน้นไปที่ความท้าทายหรือเป้าหมายเฉพาะหรือไม่?
• วัดได้: คุณสามารถวัดปริมาณความคืบหน้าไปสู่วัตถุประสงค์ได้หรือไม่? ยังไง?
• มอบหมายได้: มีบทบาทที่ชัดเจนที่สามารถมอบหมายให้กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งได้หรือไม่?
• สมจริง: สร้าง-โครงการ-กฎบัตร
• กำหนดเวลา: มีกำหนดเวลาที่ชัดเจนในการบรรลุเป้าหมายที่ระบุไว้หรือไม่?

ในขั้นตอนนี้ ให้กำหนดขอบเขตโครงการของคุณด้วย ขอบเขตที่ระบุไว้อย่างชัดเจนสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขต ซึ่งเป็นสถานการณ์ที่โครงการเติบโตและซับซ้อนมากขึ้นหลังจากงานได้เริ่มขึ้นแล้ว

3 กำหนดเหตุการณ์สำคัญและงบประมาณ

พัฒนาไทม์ไลน์ระดับสูงสำหรับโครงการ ระบุไว้อย่างกว้างๆ ในกฎบัตร จดบันทึกทรัพยากรและต้นทุนที่เกี่ยวข้องในการบรรลุวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอน

4 เอกสารความเสี่ยงและสมมติฐาน

นี่คือจุดที่ข้อมูลที่คุณรวบรวมจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามามีบทบาท ระบุความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการและเขียนลงในกฎบัตร นอกเหนือจากนี้ ยังรวมถึงสมมติฐานที่เป็นจริงและข้อจำกัดที่เกี่ยวข้องด้วย

5 เขียนร่างของคุณ

ขั้นตอนสุดท้ายคือการเขียนกฎบัตรโครงการของคุณ การค้นหาเทมเพลตกฎบัตรโครงการและการใช้เทมเพลตกฎบัตรของคุณสามารถเป็นประโยชน์ได้

ไวยากรณ์สามารถช่วยระบุช่องว่างหรือการคัดค้านที่อาจเกิดขึ้นกับกฎบัตรของคุณได้ นอกจากนี้ยังสามารถตรวจทานงานเขียนของคุณและให้คำแนะนำในการแก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือเน้นโทนเสียงที่สมบูรณ์แบบ

เมื่อร่างของคุณพร้อมแล้ว ให้นำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและขอความคิดเห็น นี่คือจุดที่น้ำเสียงที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก หากผู้มีส่วนได้เสียมีข้อเสนอแนะให้แก้ไขกฎบัตรให้เหมาะสม จากนั้น คุณก็พร้อมที่จะทำงานกับเวอร์ชันที่สรุปผลแล้ว

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ในกฎบัตรโครงการ การจัดลำดับความสำคัญของความชัดเจนและความกระชับเป็นสิ่งสำคัญ โดยทั่วไป กฎบัตรโครงการจะมีความยาวเพียงไม่กี่หน้าและไม่ค่อยยาวเกิน 15 หน้า ดังนั้นจึงจำเป็นต้องสรุปประเด็นต่างๆ ไม่ใช่ให้คำอธิบายเชิงลึก

ก่อนที่จะเขียนกฎบัตรโครงการ ให้ทำงานร่วมกันในเชิงรุกกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ว่าความต้องการของพวกเขาคืออะไรและจะวางแผนโครงการที่ช่วยให้พวกเขาบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร

ได้รับการอนุมัติที่จำเป็นทั้งหมดก่อนดำเนินการโครงการต่อไป ใช้กฎบัตรโครงการของคุณเพื่อขอรับการอนุมัติเหล่านี้ และให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมีความสอดคล้องกันก่อนเริ่มงาน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับกฎบัตรโครงการ

วัตถุประสงค์หลักของกฎบัตรโครงการคืออะไร?

วัตถุประสงค์หลักของกฎบัตรโครงการคือการสรุปโครงการที่กำลังจะเกิดขึ้น อาจใช้เป็นการนำเสนอสั้นๆ สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเป็นแนวทางสำหรับผู้จัดการโครงการเพื่อหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขต

กฎบัตรโครงการแตกต่างจากแผนโครงการอย่างไร

กฎบัตรโครงการส่วนใหญ่จะสรุปแง่มุมต่างๆ ของแผนโครงการ แม้ว่าแผนโครงการจะเป็นแนวทางที่ครอบคลุมในทุกแง่มุมของโครงการ กฎบัตรโครงการเป็นเพียงภาพรวมสั้นๆ ในระดับสูง

ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการสร้างกฎบัตรโครงการ?

ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่เขียนกฎบัตรโครงการ พวกเขาอาจใช้เครื่องมือเช่น Grammarly เพื่อเขียนเอกสารที่กระชับและมีประสิทธิภาพ

อะไรคือความท้าทายทั่วไปในการพัฒนากฎบัตรโครงการ?

ความท้าทายทั่วไปบางประการที่อาจเกิดขึ้นเมื่อเขียนกฎบัตรโครงการ ได้แก่:

• รวมรายละเอียดมากเกินไปแทนที่จะสรุป
• เนื้อหาคลุมเครือที่ไม่ทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมองเห็นโครงการได้ชัดเจน
• ข้อมูลหายไปเช่นขั้นตอนเฉพาะ

โครงการสามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องมีกฎบัตรโครงการได้หรือไม่?

ใช่ เป็นไปได้ที่โครงการจะดำเนินการโดยไม่ต้องมีกฎบัตรโครงการ อย่างไรก็ตาม กฎบัตรโครงการเป็นเครื่องมืออันทรงคุณค่าในการดำเนินโครงการให้เป็นไปตามแผน