การปรับปรุงความสำเร็จ: คำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างเอกสารกระบวนการสำหรับธุรกิจของคุณ

อาจไม่ใช่งานเขียนเชิงธุรกิจที่น่าดึงดูดที่สุด แต่เอกสารกระบวนการเป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการและการดำเนินธุรกิจ การมีคู่มือการดำเนินธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษรและขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่มีประสิทธิภาพและเขียนไว้อย่างดีสามารถประหยัดเวลาในทีม พลังงาน และการสื่อสารที่ผิดพลาดในสถานที่ทำงาน และช่วยให้คุณโดดเด่นในฐานะผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล การสร้างคู่มือกระบวนการไม่จำเป็นต้องปวดหัวเหมือนเมื่อก่อนด้วยเครื่องมือเอกสารทางธุรกิจและพันธมิตรการเขียน AI อ่านคำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างเอกสารขององค์กรและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับเอกสารประกอบกระบวนการ

เอกสารกระบวนการคืออะไร?

เอกสารกระบวนการหมายถึงการบันทึกโดยละเอียดและคำอธิบายของขั้นตอน ขั้นตอน และกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะ มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ความเข้าใจที่ครอบคลุมเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติงาน ลำดับของการกระทำ และบทบาทและความรับผิดชอบของบุคคลที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ

องค์ประกอบสำคัญของเอกสารกระบวนการที่มีประสิทธิผล

วัตถุประสงค์และขอบเขตที่ชัดเจน

เช่นเดียวกับการสื่อสารทางธุรกิจที่ดี วัตถุประสงค์ของเอกสารขั้นตอนการทำงานของคุณควรชัดเจนก่อนที่คุณจะเริ่มร่างเนื้อหา เริ่มต้นด้วยการระบุถึงประโยชน์ทางธุรกิจของการสร้างการแม็ปกระบวนการทางธุรกิจอย่างเจาะจง

วัตถุประสงค์ทางธุรกิจสำหรับการแม็ปกระบวนการทางธุรกิจอาจรวมถึง:

• เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยการปรับปรุงกระบวนการ
• เพื่ออำนวยความสะดวกในการฝึกอบรมและการปฐมนิเทศพนักงานใหม่
• เพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับกฎระเบียบอุตสาหกรรม

ถัดไป กำหนดขอบเขตของเอกสารของคุณโดยถามตัวเองว่าผู้อ่านของคุณควรได้รับอะไรจากการปฏิบัติตามเอกสารประกอบขั้นตอนการทำงานของคุณ เอกสารกระบวนการที่ดีที่สุดไม่ได้พยายามดำเนินการทุกอย่างในคราวเดียว ให้เริ่มต้นอย่างเฉพาะเจาะจงและรักษาขอบเขตของคุณให้สามารถจัดการได้เพื่อสร้างกระบวนการเอกสารทางธุรกิจที่สามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้

คำอธิบายโดยละเอียดทีละขั้นตอน

สิ่งที่ทำให้เอกสารกระบวนการแตกต่างจากเอกสารทางธุรกิจอื่นๆ คือความละเอียดของเอกสารเหล่านั้น สิ่งสำคัญคือต้องไม่ข้ามขั้นตอนใดๆ ของกระบวนการ และเขียนถึงผู้ชมของคุณโดยเฉพาะซึ่งอาจไม่มีประสบการณ์หรือความรู้เชิงสถาบันอย่างที่คุณทำในฐานะคนที่คุ้นเคยกับกระบวนการนี้ การจัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์เกี่ยวข้องกับการแบ่งเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ การอธิบายอินพุตและเอาท์พุต และการแบ่งแยกความรับผิดชอบและการขึ้นต่อกันสำหรับแต่ละขั้นตอน

พิจารณาตัวอย่างการสร้างเอกสารประกอบกระบวนการเตรียมความพร้อม สามขั้นตอนแรกในเอกสารเวิร์กโฟลว์อาจมีลักษณะคล้ายกับตัวอย่างด้านล่าง ซึ่งสร้างขึ้นด้วย generative AI ของ Grammarly และแจกแจงแต่ละขั้นตอนอย่างกระชับและตั้งชื่อแผนกหรือบุคคลที่รับผิดชอบในแต่ละการกระทำ

1. การเริ่มต้นใช้งานล่วงหน้า

ก. ฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้รับจดหมายตอบรับที่ลงนามแล้วจากพนักงานใหม่

ข. ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจัดเตรียมแพ็คเกจการเตรียมความพร้อมของพนักงาน รวมถึงแบบฟอร์มและเอกสารที่จำเป็น

ค. แผนกไอทีจะตั้งค่าบัญชี อีเมล และสิทธิ์การเข้าถึงที่จำเป็น

2. อีเมลต้อนรับ

ก. ฝ่ายทรัพยากรบุคคลส่งอีเมลต้อนรับส่วนบุคคลถึงพนักงานใหม่

ข. อีเมลประกอบด้วยภาพรวมของกำหนดการเตรียมความพร้อม เอกสารที่จำเป็น และข้อความต้อนรับจากทีม

3. วันที่ 1—ปฐมนิเทศ

ก. พนักงานใหม่มาถึงสำนักงานและได้รับการต้อนรับจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ข. ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจัดให้มีการปฐมนิเทศ โดยแนะนำวัฒนธรรม พันธกิจ และค่านิยมของบริษัท

ค. ไอทีให้ภาพรวมโดยย่อเกี่ยวกับระบบและเครื่องมือเทคโนโลยีของบริษัท

การรวมภาพ

อุปกรณ์ช่วยการมองเห็น เช่น ผังงาน ไดอะแกรม และรูปภาพ สามารถเปลี่ยนข้อมูลที่ซับซ้อนให้อยู่ในรูปแบบที่เข้าใจง่ายได้ สิ่งเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นข้อมูลอ้างอิงอย่างรวดเร็วและสามารถเพิ่มความเข้าใจในกระบวนการได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้เรียนจากการมองเห็น

คุณอาจใช้ภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบเพื่อเป็นแนวทางให้กับผู้อ่านหรือสร้างวิดีโอการฝึกอบรมโดยเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารประกอบ ผังงานสำหรับกระบวนการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อสามารถนำเสนอแผนงานแบบเห็นภาพ ซึ่งอธิบายประเด็นการตัดสินใจและกิจกรรมในแต่ละขั้นตอน ด้วยการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือภาพเหล่านี้ องค์กรต่างๆ จะสามารถเพิ่มความเข้าใจได้อย่างมาก และทำให้ผู้ชมในวงกว้างสามารถเข้าถึงเอกสารประกอบได้

การสร้างคำแนะนำกระบวนการใน 7 ขั้นตอน

1 ระบุกระบวนการที่จะจัดทำเอกสาร

การระบุกระบวนการที่จะจัดทำเอกสารเป็นสิ่งสำคัญในการจัดลำดับความสำคัญของความพยายามของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ เริ่มต้นด้วยการมุ่งเน้นไปที่ฟังก์ชันทางธุรกิจหลักและการปฏิบัติการที่สำคัญซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพ ความพึงพอใจของลูกค้า หรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ปรึกษากับสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อระบุปัญหาและประเด็นที่ต้องการความชัดเจน พิจารณากระบวนการที่มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดหรือกระบวนการที่สำคัญสำหรับการเริ่มต้นพนักงานใหม่เป็นลำดับความสำคัญสูงสุดในการจัดทำเอกสาร

2 ให้ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องมีส่วนร่วม

การรวบรวมข้อมูลจากผู้เชี่ยวชาญในเนื้อหาถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างเอกสารกระบวนการที่ครอบคลุม คุณอาจใช้แผนผังองค์กรของธุรกิจของคุณเพื่อระบุผู้ร่วมให้ข้อมูลและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และดำเนินการสัมภาษณ์หรือสำรวจกับผู้ที่เป็นผู้เชี่ยวชาญในกระบวนการเพื่อรวบรวมข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงาน ข้อมูลนำเข้า ผลลัพธ์ และการพึ่งพา

3 กำหนดรูปแบบที่คุณจะใช้

เอกสารกระบวนการที่ดีที่สุดคือภาพและข้อมูลที่สมบูรณ์ คุณจะต้องใช้เนื้อหาหลายประเภท ตั้งแต่ผังงานไปจนถึงคลิปวิดีโอ พิจารณาว่าภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบจะเพียงพอสำหรับการมองเห็นหรือไม่ หรือกระบวนการนี้ต้องใช้วิดีโอบทแนะนำหรือเครื่องมือการฝึกอบรมเชิงโต้ตอบหรือไม่

4 ร่างเอกสารด้วยความช่วยเหลือของ AI

การเขียนเอกสารประกอบกระบวนการอาจเป็นส่วนที่ใช้เวลามากที่สุดของกระบวนการ แต่มีสองวิธีในการบรรเทาภาระ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถร่างเอกสารในขณะที่คุณดำเนินการ เพื่อให้คุณสามารถทำงานให้เสร็จเป็นสองเท่าได้ นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือหลายอย่างในตลาดที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมดำเนินธุรกิจสร้างและใช้เอกสารกระบวนการ เครื่องมือเหล่านี้จำนวนมากใช้ประโยชน์จาก AI เพื่อช่วยคุณสร้างเอกสารสำคัญเหล่านี้ในเวลาอันสั้น

เครื่องมือสำหรับเอกสารกระบวนการ:

• Microsoft Visioเป็นเครื่องมือสร้างไดอะแกรมและผังลำดับงานที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างการนำเสนอกระบวนการด้วยภาพได้ โดยมีรูปร่างและเทมเพลตที่หลากหลายเพื่ออำนวยความสะดวกในการสร้างไดอะแกรมกระบวนการโดยละเอียด
• Lucidchartเป็นเครื่องมือสร้างไดอะแกรมและการทำงานร่วมกันบนคลาวด์ โดยเป็นแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายสำหรับการสร้างผังงาน ไดอะแกรม และการนำเสนอกระบวนการด้วยภาพอื่นๆ
• Grammarlyคือพันธมิตรด้านการเขียนด้วย AI ซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยคุณในทุกขั้นตอนของกระบวนการเขียน ใช้เพื่อสร้างข้อความและทำให้เอกสารทางธุรกิจทุกฉบับมีความกระชับ ชัดเจน ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ และสอดคล้องกับแบรนด์ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถผสานรวมเอกสารกระบวนการในแอปและเอกสารในที่ทำงานทั่วไปได้ ด้วยคุณสมบัติการแบ่งปันความรู้และคำแนะนำสไตล์สำหรับทีม แทนที่จะจัดเตรียมคำแนะนำสไตล์หรือเอกสารแบรนด์จำนวนมากให้ทีม Grammarly สามารถให้คำแนะนำแบบอินไลน์ได้โดยตรงตามที่เพื่อนร่วมทีมเขียน
• Tallyfyคือเอกสารกระบวนการและเครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจง่ายขึ้น ช่วยให้ผู้ใช้สามารถบันทึกกระบวนการ ติดตามความคืบหน้า และจัดการเวิร์กโฟลว์ในแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์
• Process Streetคือรายการตรวจสอบและเครื่องมืออัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดทำเอกสาร ดำเนินการ และติดตามกระบวนการที่เกิดซ้ำได้ ได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของงานและกระบวนการที่เกิดซ้ำ

แม้จะมีพันธมิตร AI ที่ดีที่สุดในตลาด เอกสารกระบวนการของคุณยังคงต้องการความช่วยเหลือและความเชี่ยวชาญจากมนุษย์ เพื่อสิ่งนั้น ให้ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนเชิงธุรกิจสำหรับเอกสารขั้นตอนการทำงาน:

• ใช้ประโยคสั้นๆ และภาษาธรรมดา
• เลือกใช้กริยาที่ชัดเจนและใช้งานได้จริงและประโยคประกาศที่กระชับ
• เขียนสำหรับกลุ่มเป้าหมายของคุณ โดยใช้ภาษาที่สอดคล้องกับบทบาทและระดับประสบการณ์ของพวกเขา หลีกเลี่ยงศัพท์แสงทุกครั้งที่เป็นไปได้และให้แน่ใจว่าคุณกำหนดคำศัพท์
• ใช้เสียงที่กระตือรือร้นเพื่อทำให้คำแนะนำของคุณเข้าใจได้ง่ายขึ้น และกระตุ้นให้ผู้อ่านดำเนินการเฉพาะเจาะจง
• ใช้คำกริยาที่เฉพาะเจาะจงเพื่อช่วยให้เกิดความชัดเจน ตัวอย่างเช่น "ทำเครื่องหมายที่ช่องในคอลัมน์ 4" มีประโยชน์มากกว่า "ตรวจสอบว่าได้กรอกข้อมูลทุกช่องแล้ว"
• ใช้โทนสีที่เหมาะสมสำหรับเอกสาร อารมณ์ที่เป็นมิตรและซาบซึ้งสามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมกับพนักงานและทำให้งานที่น่าเบื่อมีความสนุกสนานมากขึ้น ในขณะที่น้ำเสียงที่เป็นทางการและโดดเด่นยิ่งขึ้นสามารถสื่อถึงความจริงจังหรือเร่งด่วนสำหรับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎหมายและความปลอดภัย
• ใช้เสียงและสไตล์ของแบรนด์บริษัทของคุณในเอกสารประกอบของคุณ แม้แต่เอกสารภายในก็ควรฟังดูและดูเหมือนแบรนด์ของบริษัทของคุณ

5 ตรวจสอบและรวบรวมคำติชม

การตรวจสอบเอกสารฉบับร่างเป็นมากกว่าการพิสูจน์อักษรเพื่อหาข้อผิดพลาดในการใช้เครื่องหมายวรรคตอน แม้ว่าการตรวจสอบความกระชับ ไวยากรณ์ และความชัดเจนควรเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการตรวจสอบก็ตาม เมื่อเอกสารของคุณไม่มีข้อผิดพลาดในการเขียน การขอคำติชมที่สำคัญจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้เชี่ยวชาญจะช่วยให้คุณส่งมอบผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

6 แจกจ่ายและดำเนินการเอกสารกระบวนการ

เอกสารกระบวนการที่ดีที่สุดจะไม่มีประโยชน์หากไม่มีใครใช้ การใช้เอกสารกระบวนการขั้นสุดท้ายเกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมพนักงานและการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงกระบวนการภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิผล หากจำเป็น ให้จัดการฝึกอบรมสำหรับทีมที่เกี่ยวข้อง โดยเน้นการเปลี่ยนแปลงและผลประโยชน์ สื่อสารการเปลี่ยนแปลงกระบวนการผ่านช่องทางต่างๆ รวมถึงอีเมล การประชุม และอินทราเน็ต เพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดได้รับแจ้งและสอดคล้องกัน

ใช้เครื่องมือ เช่น คุณสมบัติการแบ่งปันความรู้ของ Grammarly และคำแนะนำสไตล์ เพื่อรวมเอกสารกระบวนการเข้ากับเวิร์กโฟลว์ประจำวันของพนักงาน ตัวอย่างเช่น การแบ่งปันความรู้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถถอดรหัสคำย่อและศัพท์เฉพาะของบริษัท และเชื่อมโยงไปยังข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการฝังเอกสารกระบวนการหรือคำแนะนำด่วนทุกที่ที่ทีมของคุณทำงาน คู่มือรูปแบบเป็นเอกสารกระบวนการทั่วไปที่อาจสูญหายในฮาร์ดไดรฟ์หรือสะสมฝุ่นในลิ้นชัก แต่การอัปโหลดคู่มือสไตล์ของคุณลงใน Grammarly จะช่วยให้ทีมของคุณได้รับการฝึกสอนแบบเรียลไทม์ไม่ว่าจะเขียนที่ไหนก็ตาม เพื่อให้พวกเขาคงความเป็นแบรนด์ไว้ได้ด้วยการฝึกฝนที่น้อยลง

7 กำหนดเวลาการตรวจสอบและอัปเดตเป็นประจำ

การอัปเดตและบำรุงรักษาเอกสารกระบวนการอย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้เอกสารเป็นปัจจุบันและเกี่ยวข้อง กำหนดเวลาการตรวจสอบเอกสารกระบวนการเป็นระยะเพื่อสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงในเทคโนโลยี กฎระเบียบ หรือโครงสร้างองค์กร จัดสรรวันของกระบวนการและเซสชันการทำงานของทั้งทีมเพื่อส่งเสริมให้พนักงานอัปเดตเอกสารกระบวนการที่พวกเขารับผิดชอบ สร้างกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงสำหรับการอัปเดตเพื่อให้มั่นใจว่ามีความสอดคล้องและถูกต้องในเอกสารต่างๆ

เอกสารกระบวนการที่มีโครงสร้างดีทำหน้าที่เป็นรากฐานสำคัญสำหรับความสำเร็จขององค์กร โดยให้ความชัดเจน ความสม่ำเสมอ และประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานในแต่ละวัน ประโยชน์มีตั้งแต่ประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่ดีขึ้นและเวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้นไปจนถึงการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นและความสามารถในการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง การสละเวลาในการสร้างและบำรุงรักษาเอกสารกระบวนการถือเป็นการลงทุนเพื่อความสำเร็จในระยะยาวของธุรกิจ ไม่เพียงแต่ส่งเสริมวัฒนธรรมของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง แต่ยังช่วยให้ทีมสามารถรับมือกับความท้าทายได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรับประกันการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่นสำหรับสมาชิกในทีมใหม่ ด้วยการนำพลังของเอกสารกระบวนการที่ชัดเจนและครอบคลุมมาปรับใช้ ธุรกิจต่างๆ จะวางรากฐานสำหรับการเติบโตที่ยั่งยืน ความเป็นเลิศในการดำเนินงาน และความยืดหยุ่นในภูมิทัศน์ทางธุรกิจที่มีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเอกสารกระบวนการ

ควรอัพเดตเอกสารกระบวนการบ่อยแค่ไหน?

เอกสารกระบวนการควรได้รับการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ โดยทั่วไปทุกไตรมาสถึงทุกปี หรือบ่อยกว่านั้นเพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในกระบวนการ เทคโนโลยี หรือกฎระเบียบ เพื่อให้มั่นใจว่ามีความถูกต้องและความเกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่อง

อะไรคือความท้าทายทั่วไปในการสร้างเอกสารกระบวนการ?

ความท้าทายทั่วไปในการสร้างเอกสารประกอบกระบวนการ ได้แก่ การได้รับข้อมูลที่ถูกต้องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การจัดเอกสารให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กร การรักษาความชัดเจนโดยไม่มีความซับซ้อนที่ไม่จำเป็น และการรับรองความเกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่องเมื่อเวลาผ่านไป

เอกสารกระบวนการควรมีรายละเอียดมากน้อยเพียงใด?

เอกสารประกอบกระบวนการควรมีความสมดุลระหว่างการมีรายละเอียดเพียงพอที่จะให้ความเข้าใจที่ครอบคลุมในแต่ละขั้นตอน รวมถึงข้อมูลนำเข้า ผลลัพธ์ และความรับผิดชอบ และการหลีกเลี่ยงความซับซ้อนที่ไม่จำเป็นเพื่อตอบสนองความต้องการของกลุ่มเป้าหมาย

มีเครื่องมือเฉพาะใดบ้างที่แนะนำสำหรับเอกสารกระบวนการหรือไม่

เครื่องมือที่แนะนำสำหรับเอกสารประกอบกระบวนการ ได้แก่ Microsoft Visio, Lucidchart, Tallyfy และ Process Street การเลือกเครื่องมือขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น ความชอบขององค์กร ความต้องการในการทำงานร่วมกัน และความซับซ้อนของกระบวนการที่บันทึกไว้