การเขียนแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ: คู่มือฉบับสมบูรณ์

ส่วนสำคัญของการสื่อสารที่ชัดเจนคือการพิจารณาผู้ฟังของคุณ คุณรู้จักพวกเขาดีแค่ไหน และเหมาะสมแค่ไหนที่จะอยู่กับพวกเขา จะส่งผลต่อทุกคำตั้งแต่คำทักทายจนถึงการออกจากระบบ ดังนั้นเรามาแกะความแตกต่างระหว่างภาษาที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการกัน

การพิจารณาว่างานเขียนของคุณต้องเป็นทางการแค่ไหนก็เหมือนกับการเลือกเครื่องแต่งกาย คุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังจะไปบาร์บีคิวที่สนามหลังบ้านหรืองานกาล่าพรมแดง การเลือกที่ไม่ดีจะทำให้คุณโดดเด่น ไม่ใช่ในทางที่น่าพอใจ เราจะเริ่มด้วยคำจำกัดความและตัวอย่างบางส่วนของรูปแบบการเขียนที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ จากนั้นให้อธิบายอย่างละเอียดว่าแต่ละรูปแบบสามารถให้บริการคุณได้ดีที่สุดที่ใด

เฮ้ แล้วภาษาที่ไม่เป็นทางการคืออะไร?

ภาษาที่ไม่เป็นทางการคือวิธีที่คุณสื่อสารกับคนที่คุณรู้จักดีและสามารถผ่อนคลายได้ มันมักจะคล้ายกับวิธีที่ผู้คนพูดออกมาดังๆ มากกว่าการเขียนที่เป็นทางการ และอาจมีลักษณะการหดตัวมากขึ้น (“พวกเขา” แทนที่จะเป็น “พวกเขา”) เช่นเดียวกับคำสแลง คำย่อ และการแสดงอารมณ์—แม้กระทั่งอุทาน!

ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการเมื่อส่งคำเชิญสั้นๆ ถึงเพื่อนบางคน:

ที่กล่าวว่าเพียงเพราะพวกเขาเป็นเพื่อนของคุณไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่เขียนถึงพวกเขาอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังใช้คำเชิญแฟนซีมากพอที่จะพิจารณาจ้างช่างประดิษฐ์อักษรและคำว่า "งานฉลอง" โอกาสที่คุณจะต้องการคำทักทายที่เป็นทางการมากกว่าคำว่า "หวัดดี"

ดีมาก. ในทางตรงกันข้าม โปรดกำหนดภาษาที่เป็นทางการ

คุณอาจคิดว่าภาษาทางการเป็นเหมือนเสื้อเบลเซอร์ที่ฉับไวไปจนถึงเสื้อยืดสำหรับเขียนแบบไม่เป็นทางการ มีความจริงจังมากขึ้น และมีโครงสร้างที่ติดกระดุมมากขึ้น คำที่ยาวขึ้น และคำสแลงเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย ผู้เชี่ยวชาญอาจใช้เพื่อเขียนจดหมายสมัครงาน ข้อเสนอทางธุรกิจ สมุดปกขาว หรือบทสรุปทางกฎหมาย

การเขียนแบบเป็นทางการมักจะใช้ตัวย่อหลังจากสะกดคำว่าย่อก่อนว่าย่อมาจากอะไร และในกรณีที่มีการใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ในบริบทที่ไม่เป็นทางการ พวกเขาจะขมวดคิ้วสำหรับการเขียนที่เป็นทางการ

เช่นเดียวกับบุรุษที่หนึ่งและที่สอง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สรรพนามเช่น "ฉัน" และ "คุณ" ต่อไปนี้คือตัวอย่างที่เวอร์ชันทางการเขียนรอบๆ คำว่า "ฉัน" โดยใช้ passive voice:

ไม่เป็นทางการ: ฉันถามนายกเทศมนตรีเกี่ยวกับการเตรียมพร้อมสำหรับแผ่นดินไหว และเขาบอกว่าเรายังเตรียมการไม่มากพอ ทางการ: เมื่อถูกถามเกี่ยวกับการเตรียมพร้อมรับมือแผ่นดินไหว นายกเทศมนตรีคิมกล่าวว่าเมืองนี้มีงานต้องทำอีกมาก

ภาษาที่เป็นทางการในบางครั้งอาจดูคลุมเครือเพราะเต็มไปด้วยประโยคที่คลุมเครือและคดเคี้ยว แต่ไม่มีกฎเกณฑ์ใดที่บอกว่าภาษานี้ต้องดูจืดชืดหรือคลุมเครือเสมอตามข้อตกลงในข้อกำหนดในการให้บริการ ตัวอย่างมากมายที่น่าจดจำและตลก นั่นเป็นความจริงแม้ในระดับความคิดเห็นของศาลฎีกา เช่นความคิดเห็น นี้ โดย Ruth Bader Ginsburg:

แม้จะมีภาพที่น่าหวาดหวั่นของเครื่องใช้บนโต๊ะอาหารที่ไม่สามารถควบคุมได้ การเลี้ยงสัตว์อาละวาด และการชนกันของทูบาที่รบกวนความสงบและความเงียบของ Tecumseh นักเรียนส่วนใหญ่ในเขตการศึกษาพยายามที่จะทดสอบความจริงว่ากำลังมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่ไม่อ่อนไหวต่อความปลอดภัย องศาที่ผิดปกติ

เป็นทางการ ใช่ แต่เป็นการงีบหลับ ประโยคนั้นไม่ใช่

แล้วจะรู้ว่าสไตล์ไหนเหมาะสม?

การตัดสินใจว่าเมื่อใดควรใช้ภาษาที่เป็นทางการ และเมื่อใดควรเขียนอย่างไม่เป็นทางการ กลับไปสู่คำถามว่าใครเป็นผู้ฟังของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า คุณต้องการดูเป็นมืออาชีพ ดังนั้นงานเขียนของคุณอาจผิดพลาดในด้านพิธีการ คุณไม่ต้องการให้กิริยาท่าทางสบายๆ ของคุณสร้างความรู้สึกว่าคุณจะไม่จริงจังกับงานนี้

ในทำนองเดียวกัน ในที่ๆ คุณถูกคาดหวังให้ควบคุมอารมณ์ในความเป็นมืออาชีพ การเขียนอย่างเป็นทางการมักจะชอบความเป็นกลาง รักษาความรู้สึกของผู้เขียนเอาไว้

หากคุณกำลังติดต่อกับคนที่คุณไม่ค่อยรู้จักดีและไม่แน่ใจว่าควรตั้งเป้าหมายที่เป็นทางการระดับใด การเริ่มต้นเป็นทางการมักจะง่ายกว่า ในขณะที่การติดต่อดำเนินไป คุณอาจประเมินใหม่และทำให้สไตล์ของคุณง่ายขึ้น ในทางตรงกันข้าม หากคุณเริ่มต้นอย่างไม่เป็นทางการเกินไป เพียงเพื่อให้ตระหนักว่าคุณกำลังสร้างความประทับใจที่ผิดและต้องแก้ไขเส้นทาง สิ่งต่างๆ อาจรู้สึกอึดอัดใจอย่างมาก

อีกครั้งที่เป็นทางการมากเกินไปในบริบทที่เหมาะสมกับการเขียนแบบไม่เป็นทางการมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัดอาจดูไร้สาระ ลองนึกภาพการจัดทริปท่องเที่ยวสุดสัปดาห์และจัดแต่งทรงผมที่เป็นทางการที่น่าเกรงขามด้วยวิธีนี้:

เพื่อน ๆ ที่รัก ในฐานะผู้คลั่งไคล้การเดินทางด้วยเรือลอยน้ำมาเป็นเวลานาน ฉันยินดีที่จะแนะนำวันเสาร์ที่ 18 ที่จะถึงนี้สำหรับช่วงบ่ายที่ปราศจากความกังวลบนแม่น้ำห่านที่ไม่เกรงใจ โปรดแจ้งความพร้อมให้บริการและความโน้มเอียงที่จะใช้บริการเวรของคุณ ขอแสดงความนับถือ Todd

แดง, ทอดด์, คุณได้แนบการวิเคราะห์ SWOT ของอาหารว่างที่อาจเกิดขึ้นด้วยหรือไม่? โทรกลับครับพี่ ไม่เป็นไรที่จะผ่อนคลายบางครั้ง

ต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างการเขียนที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการหรือไม่? ใช้เครื่องตรวจโทนเสียงของ Grammarly เมื่อคุณเขียนอีเมลฉบับต่อไป