นี่คือเหตุผลที่คุณควรตรวจสอบอีเมลของคุณในตอนเช้า

อย่าตรวจสอบอีเมลของคุณ! ผู้คนจำนวนมากที่มีข้อมูลประจำตัวแฟนซีจะบอกให้คุณหลีกเลี่ยงอีเมลของคุณในตอนเช้า Julie Morgenstern ที่ปรึกษาด้านการบริหารเวลาเขียนหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนี้ทั้งเล่ม เธอบอกกับเดอะฮัฟฟิงตันโพสต์ว่าถ้าคุณยอมจำนนต่อสิ่งล่อใจ “คุณจะไม่ฟื้น” ซิด ซาวารา นักเขียนด้านการพัฒนาส่วนบุคคลให้เหตุผลเจ็ดประการที่จะไม่ตรวจสอบ สำหรับผู้เริ่มต้น คำขอในอีเมลของคุณยังไม่อยู่ในวาระ "สิ่งที่ต้องทำ" หากคุณเพิ่มลงในจานของคุณ คุณจะฟุ้งซ่านจากสิ่งสำคัญที่อยู่ในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณอยู่แล้ว คุณต้องการที่จะสูญเสียความสุขที่มาพร้อมกับความเขลา? ในทางกลับกัน เช่นเดียวกับที่ผู้เชี่ยวชาญหลายคนบอกให้คุณตรวจสอบอีเมลของคุณตั้งแต่เริ่มต้นวัน นี่คือสิ่งที่พวกเขาต้องพูด

ทำไมคุณควรตรวจสอบอีเมล

หลีกทางให้ไว

เหตุผลที่สำคัญที่สุดในการเช็คอีเมลของคุณในตอนเช้าก็คือการพยายามเอามันออกไปให้พ้นทาง Lifehacker รายงานประสบการณ์ส่วนตัวของ Dorie Clark ผู้ร่วมเขียนบทความของ Harvard Business Review: “การส่งอีเมลโต้ตอบไปจนสิ้นสุดวัน ฉันพบว่าฉันหลีกเลี่ยงการตอบข้อความบางข้อความอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากพวกเขาต้องการตัวเลือกที่ยากซึ่งสมองของฉันพบว่าต้องเสียภาษี ฉันตระหนักว่าในที่สุดหากฉันต้องการกำจัดข้อความเหล่านั้นที่อยู่ด้านล่างของกล่องจดหมาย สิ่งที่ฉันต้องการมากที่สุดไม่ใช่แค่เวลาตอบกลับ มันเป็นพลังใจและการหยั่งรู้ในการตัดสินใจที่ดีและตอบสนองตามนั้น” เธอแนะนำให้จัดสรรช่วงเวลายี่สิบนาทีตลอดทั้งวันเพื่อจัดการกับการติดต่อทางอีเมล

ฝึกคนอื่นให้เคารพเวลาของคุณ

มีใครเคยโทรหาคุณหรือส่งข้อความถึงคุณเพื่อถามว่าคุณได้รับอีเมลที่พวกเขาส่งไปเมื่อห้านาทีที่แล้วหรือไม่? ในโลกของเทคโนโลยีทุกวันนี้ ผู้คนต้องการสิ่งต่างๆ อย่างรวดเร็ว แต่ความอดทนเป็นคุณธรรมไม่ใช่หรือ? เมื่อคุณไม่ตอบกลับในทันที คุณอาจจะรำคาญคนอื่นในตอนแรก อย่างไรก็ตาม เมื่อพวกเขาได้รับการตอบกลับอย่างรอบคอบ พวกเขาอาจเรียนรู้ที่จะชื่นชมความพากเพียรของคุณ หากคุณกำหนดเองคือการตอบกลับอีเมลในตอนเช้า คุณสามารถตอบกลับได้ภายใน 24 ชั่วโมง นั่นเป็นกรอบเวลาที่เหมาะสมซึ่งให้เวลาคุณในการตอบอย่างถูกต้อง ในที่สุดผู้ติดต่อที่บ่อยของคุณจะคุ้นเคยกับกิจวัตรของคุณ พวกเขาจะเห็นว่าคุณยุ่งเกินกว่าจะรับสาย แต่คุณจะติดต่อกลับทันเวลา สำหรับเหตุฉุกเฉินจริง พวกเขาสามารถโทรหาคุณทางโทรศัพท์

ให้เวลาตัวเองเพื่อรับมือ

หากคุณอ่านอีเมลตั้งแต่เนิ่นๆ คุณมีเวลาตอบสนอง หากคุณรออีเมลด่วนสายเกินไป คุณอาจพลาดโอกาสทางการขายหรือไม่มีเวลาเพียงพอที่จะทำตามกำหนดเวลา การตรวจสอบอีเมลในช่วงเช้าจะป้องกันไม่ให้คุณตามคนอื่น หากมีคนต้องการคำตอบจากคุณเพื่อความก้าวหน้า คุณสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมโดยทำหน้าที่ของคุณโดยเร็วที่สุด

คุณสามารถหลีกเลี่ยง "ความกดดันอีเมล"

ตามบทความใน The Guardian นักวิจัยในลอนดอนจาก Future Work Center รายงานว่าคนงานรู้สึกกดดันจากกระแสอีเมลที่เรียกร้องอย่างต่อเนื่อง พนักงานที่ได้รับอีเมลบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ผ่านแอปจะยิ่งเครียดมากขึ้นไปอีก ในเยอรมนี ปัญหากลายเป็นเรื่องที่น่ากังวลมากจนรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการจ้างงานเริ่มออกกฎหมาย "ต่อต้านความเครียด" เพื่อห้ามบริษัทต่างๆ จากการติดต่อพนักงานนอกเวลาทำการในสถานการณ์ที่ไม่ฉุกเฉิน แม้ว่าการตรวจสอบอีเมลในตอนต้นและตอนท้ายของวันจะมีความสัมพันธ์ที่ชัดเจนที่สุดกับปัญหาอีเมล รายงานแนะนำให้ปิดการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับข้อความใหม่ หากคุณตรวจสอบบัญชีในตอนเช้า จัดการกับข้อความที่สำคัญที่สุดทันที แล้วปิดแอป คุณอาจพบว่าคุณติดตามอีเมลได้โดยไม่รู้สึกหนักใจ ที่น่าสนใจคือ บุคลิกภาพมีอิทธิพลต่อความรู้สึกกดดันของผู้คนด้วย สิ่งที่นักจิตวิทยาและนักเขียนวิทยาศาสตร์ค้นพบเกี่ยวกับผลกระทบของจิตตานุภาพอาจทำให้คุณประหลาดใจ

พลังใจมีจำกัด

ในหนังสือ Willpower Roy F. Baumeister และ John Tierney ได้สนับสนุนพลังจิตตานุภาพในฐานะหนึ่งในผลงานที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของมนุษย์ Tierney กล่าวว่า "คุณมี [พลังจิตตานุภาพ] ในปริมาณที่แน่นอนเท่านั้น เมื่อคุณต้องผ่านแต่ละวัน ดังนั้นคุณควรระมัดระวังที่จะอนุรักษ์ไว้และพยายามเก็บไว้สำหรับกรณีฉุกเฉิน" สิ่งนี้ใช้กับอีเมลอย่างไร ง่ายที่จะปฏิเสธคำตอบหากคำตอบนั้นต้องการการวิจัยหรือการตอบกลับที่ยาวนาน ล่าช้าไปนานเกินไป และคุณดูหยาบคาย การตอบคำถามที่ยากนั้นต้องใช้ความมุ่งมั่นและคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดในตอนเช้า ก่อนที่คุณจะจัดการกับความท้าทายอื่นๆ ให้หมดไป บางทีคุณอาจจะไม่มีคำตอบสำคัญๆ ให้เขียนทุกวัน แต่เมื่อถึงเวลานั้น ตอนเช้าเป็นเวลาที่ดีที่จะพูดถึงพวกเขา Tierney ยังกล่าวอีกว่าจิตตานุภาพเปรียบได้กับการฝึกความต้านทาน ยิ่งคุณออกกำลังกายด้วยจิตตานุภาพ การควบคุมตนเองของคุณก็จะยิ่งแข็งแกร่งขึ้น เมื่อคุณฝึกฝนตัวเองให้จัดการกับการสื่อสารที่สำคัญเป็นอย่างแรกในตอนเช้า คุณจะมีวินัยในการหลีกเลี่ยงการใช้พลังจิตกับเวลาที่เสียไป

ทำอย่างไรให้ถูกต้อง

นักเขียน ลอร่า ชิน บอกเราถึงวิธีการตรวจสอบอีเมลโดยไม่ใช้พลังจิต กระบวนการเริ่มต้นก่อนที่คุณจะเปิดเครื่องแล็ปท็อปของคุณ เธออ้างคำพูดของ David Rock ผู้อำนวยการสถาบัน NeuroLeadership Institute: “ถ้าคุณจำไม่ได้ว่าเป้าหมายของคุณคืออะไร ไม่น่าจะเป็นไปได้ที่คุณจะสามารถสแกนสภาพแวดล้อมเพื่อค้นหาสิ่งที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของคุณ” ขั้นแรก กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณ เมื่อคุณสแกนอีเมลของคุณในภายหลัง คุณจะสามารถโฟกัสไปที่ข้อความสำคัญและตัดสินใจว่าจะจัดการกับแต่ละข้อความอย่างไร

ถัดไป เปิดกล่องจดหมายของคุณ จำคำสองคำนี้ - การหยั่งรู้และความมุ่งมั่น จัดลำดับความสำคัญสูงสุดของคุณเมื่อคุณเลื่อนดูอีเมลใหม่ของคุณ ใช้วิจารณญาณของคุณเพื่อตัดสินใจว่าข้อความใดที่สำคัญที่สุด เปิดและตอบกลับทันทีหรือตั้งค่าสถานะเป็นลำดับความสำคัญสูง ถัดไป ใช้จิตตานุภาพของคุณเพื่อปิดเบราว์เซอร์ของคุณ อะไรที่น้อยกว่าที่สำคัญสามารถรอจนกว่าจะถึงวันรุ่งขึ้น

คุณรู้สึกว่าการคัดแยกที่สำคัญจากสิ่งที่ไม่สำคัญทำให้คุณเสียเวลามากเกินไปหรือไม่? ลองใช้บริการจัดการอีเมล เช่น Unroll.me ซึ่งจัดกลุ่มข้อความที่มีลำดับความสำคัญต่ำไว้ด้วยกัน เพื่อให้คุณสามารถจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญได้ Outlook เพิ่งใช้บริการที่คล้ายคลึงกัน เรียกว่ากล่องจดหมายเข้าที่เน้น ระบบจะตอบสนองและปรับเปลี่ยนเมื่อสังเกตว่าผู้ติดต่อใดที่คุณโต้ตอบด้วยมากที่สุด นอกจากนี้ยังกรองการส่งต่อ จดหมายข่าว และอีเมลจำนวนมากลงในแท็บแยกต่างหากที่คุณสามารถอ่านในยามว่าง นอกจากการลบสแปมโดยอัตโนมัติแล้ว คุณยังสามารถตั้ง "กฎ" เพื่อเก็บเฉพาะสำเนาล่าสุดของจดหมายข่าวที่ใช้บ่อยเกินไป

คุณจะเครียดตัวเองออก คุณจะฟุ้งซ่านจากวัตถุประสงค์ประจำวันของคุณ คุณจะเสียเวลาอันมีค่ามากเกินไป นี่เป็นเหตุผลบางประการที่ผู้คนอาจบอกคุณว่าคุณไม่ควรตรวจสอบอีเมลของคุณก่อนเวลาอาหารกลางวัน อย่างไรก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญหลายคนพบว่าการล้างอีเมลสำคัญในช่วงแรกของวันจะทำให้สมองว่างสำหรับเรื่องอื่นๆ คนอื่นจะรู้ว่าคุณไม่ว่าง แต่คุณจะตอบภายในระยะเวลาที่เหมาะสม และคุณจะเสริมสร้างความมุ่งมั่นของคุณเมื่อคุณตอบเฉพาะข้อความสำคัญ บรรทัดล่างคืออะไร? ไม่มีใครสามารถบอกคุณได้ว่าปรัชญาใดดีที่สุด เพราะคุณต้องคำนึงถึงบุคลิกภาพและสถานการณ์ของคุณด้วย เวลาใดที่เหมาะกับงานของคุณมากที่สุด? วิธีใดที่ทำให้คุณรู้สึกเครียดน้อยที่สุด? เมื่อไหร่ที่คุณทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากที่สุด? ไม่มีใครจะล้มเลิกการเลือกของคุณ หากคุณมีความสามารถและมีความสามารถในงานของคุณ