ความสะดวกแรกสุด: การใช้วลีนี้ไม่สะดวกหรือไม่?

ข้อความอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณระบุว่า "ตอนนี้ฉันไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน แต่ฉันจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด" คุณได้สร้างธุรกิจที่เลวร้ายหรือไม่? แน่นอน คุณหมายถึงดี เป็นไปได้อย่างไรที่จะไม่สุภาพที่จะพูดว่าคุณจะทำบางอย่างในทันทีที่คุณสะดวก

ภาษามีพลัง คำและวลีเปิดให้ตีความได้ พวกเขาสามารถถ่ายทอดน้ำเสียงบางอย่างขึ้นอยู่กับบริบทที่ใช้

มาร์ก ทเวนกล่าวว่า “ความแตกต่างระหว่างคำที่เกือบจะถูกต้องกับคำที่ถูกต้องนั้นเป็นเรื่องใหญ่จริงๆ—นั่นคือความแตกต่างระหว่างแมลงสายฟ้ากับสายฟ้า” เคล็ดลับในการสื่อสารให้กระจ่างคือการเลือกคำและวลีที่มีโอกาสตีความผิดน้อยกว่า—แมลงฟ้าผ่ามากกว่าฟ้าแลบ

มีปัญหากับ "ความสะดวกเร็วที่สุด" หรือไม่?

คำพูดที่ไม่สุภาพย่อมมีความผิดที่แย่กว่านั้นอย่างแน่นอน ไม่ว่าสิ่งนี้จะทำให้เราเสียวิธีที่ผิดหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับบริบทที่ใช้

อย่างเร็วที่สุด ของฉัน

ลองดูตัวอย่างข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจากด้านบน

คำตัดสินของเรา: อย่าใช้

การบอกว่าคุณจะส่งอีเมลหรือโทรกลับของใครบางคนโดยเร็วที่สุดอาจฟังดูไม่สุภาพ ใช่ คุณหมายความว่าคุณจะติดต่อกลับหาคนที่ติดต่อคุณโดยเร็วที่สุด แต่สิ่งที่ผู้รับได้ยินนั้นคล้ายคลึง "ฉันจะติดต่อกลับเมื่อ (และบางที ถ้า ) สะดวกสำหรับฉัน ” ความหมายก็คือ คุณจะทำมันเมื่อคุณรู้สึกชอบ หรือเมื่อคุณพร้อมและพร้อม หรืออาจจะไม่เลย สนู้ตตี้!

สะดวก รวดเร็ว ที่สุด

แต่ถ้าคุณใช้ “โดยเร็วที่สุด” เพื่อบอกใครสักคนว่าคุณโอเคที่พวกเขาจะทำตามคำร้องขอของคุณเมื่อสะดวกสำหรับพวกเขา มาดูอีเมลระหว่างเพื่อนร่วมงาน John และ Mary กัน

คำตัดสินของเรา ใช้ได้แต่ . . .

. . . มีวิธีที่ดีกว่าในการแสดงคำขอที่ไม่เร่งด่วน แม้ว่าจะไม่หยาบคายที่จะบอกแมรีว่าไม่เป็นไรสำหรับเธอที่จะทำตามคำร้องขอของคุณเมื่อสะดวก แต่ "เมื่อสะดวกที่สุดของคุณ" ก็ยังไม่เพียงพอในบางข้อ

• มันไม่เฉพาะเจาะจงเพียงพอ คุณบอกแมรี่ว่าคุณต้องการบางอย่าง แต่คุณไม่ได้บอกเธอว่าคุณต้องการมันเมื่อไหร่ เธอสามารถสรุปได้ว่าคุณไม่ต้องการมันเลยจริงๆ ตัวเลือกที่ดีกว่าจะเป็น “. . . โดยเร็วที่สุดหรือไม่เกิน [วันที่]”
• มันฟังดูหยาบคาย เหตุผลหนึ่งที่หลายคนไม่ชอบ "ในทันทีที่คุณสะดวก" ก็คือมันฟังดูเหมือนศัพท์แสงทางธุรกิจ ซึ่งเป็นสิ่งที่เราทุกคนชอบที่จะเกลียด ใช้ภาษาธรรมดาแทน
• มันตีความผิดได้ง่าย จะเกิดอะไรขึ้นถ้าแมรี่เห็นว่าคำขอของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วนเมื่อคุณตั้งใจจะบอกว่าคุณไม่รีบ เธออาจใช้เวลาว่างในแต่ละวันเพื่อเร่งงานของคุณ ซึ่งอาจกลายเป็นอะไรก็ได้ แต่ สะดวกสำหรับเธอ

ทางเลือกอื่นสำหรับ “ความสะดวกเร็วที่สุด”

เมื่อพูดไปเรื่อย ๆ การปล่อย "ความสะดวกเร็วที่สุด" จากละครของคุณเป็นเดิมพันที่ปลอดภัยที่สุด แต่คุณควรใช้อะไรแทน?

อย่างเร็วที่สุด ของฉัน

เราได้ระบุไว้แล้วว่าคุณควรหยุด "โดยเร็วที่สุด" จากที่ทำงานและการสื่อสารส่วนบุคคล tout de suite มันดูไม่เกรงใจใคร หากไม่ถือว่าหยาบคาย

หากคุณมีเวลาทำตามคำขอ แทนที่จะพูดว่าคุณจะไปถึงเมื่อสะดวก ให้บอกบุคคลนั้นเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังคำตอบจากคุณ (“ฉันจะตอบกลับเมื่อฉันกลับไปที่สำนักงานในวันที่ [วันที่]”)

สะดวก รวดเร็ว ที่สุด

แม้ว่าวลีนี้ไม่ผิด แต่จริง ๆ แล้วอาจสุภาพ เกินไป หรืออย่างน้อยก็เปิดกว้างเกินไป แม้ว่าคุณจะใช้ภาษาที่นุ่มนวลกว่าแต่ใช้จารนน้อยลง เช่น “เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณมีเวลา” หรือ “ทันทีที่ทำได้” อีกครั้ง เราชอบความเฉพาะเจาะจงมากกว่า

มาทบทวนตัวอย่างอีเมลของ John และ Mary และทำให้เฉพาะเจาะจงมากขึ้น

ที่นี่ แทนที่จะบอกให้แมรี่ไปส่งงบกำไรขาดทุนเมื่อใดก็ตามที่สะดวกสำหรับเธอ และปล่อยให้เธอสงสัยว่าเขาต้องการมันเร็วแค่ไหน John ได้ใช้คำกระตุ้นการตัดสินใจเพื่อถามว่าเธอจะสามารถส่งได้หรือไม่ กว่าวันพุธ

ตอนนี้ แมรี่รู้ว่าจอห์นต้องการอะไรและเมื่อใดที่เขาต้องการ นอกจากนี้ การมี CTA ในรูปแบบของคำถามสามารถกระตุ้นให้เธอตอบกลับ โดยทำให้เขารู้ว่าเธอจะสามารถรองรับคำขอได้หรือไม่

โบนัส: คำตอบของ Mary จะบันทึกการแลกเปลี่ยน หากเธอตอบว่าใช่ เธอสามารถเตรียมงบกำไรขาดทุนให้พร้อมภายในวันพุธแต่ไม่ได้ส่ง จอห์นสามารถติดตามผลได้ หากเธอยังไม่ตอบกลับ เขาสามารถชี้ไปที่อีเมลล์นี้เมื่อเขาต้องอธิบายว่าทำไม P&L จึงไม่รวมอยู่ในรายงานของเขา วิธีปกปิดแผ่นหลังของคุณ จอห์น!