วิธีแก้ไขรายงาน: คำแนะนำและตัวอย่างทีละขั้นตอน

สารบัญ

• การแก้ไขคืออะไร?
• ประเภทของการแก้ไข
• เมื่อใดที่คุณควรแก้ไขงานเขียนของคุณเอง?
• วิธีแก้ไขงานเขียนของคุณใน 3 ขั้นตอน
• การแก้ไขคำถามที่พบบ่อย

การเขียนที่ดีและชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นอีเมล ประวัติย่อ รายงานภาคเรียน หรือโครงการสร้างสรรค์ ไม่ใช่แค่การเขียนเท่านั้นแม้ว่าการพิจารณางานเขียนบางอย่างจะเสร็จสิ้นทันทีที่คุณทำงานหนักเพื่อเขียนคำลงหน้ากระดาษนั้น เป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจอย่างหนึ่ง หนึ่งในทักษะที่ดีที่สุดที่คุณสามารถพัฒนาได้ในฐานะนักเขียนก็คือความสามารถในการแก้ไขข้อความของคุณ งานของตัวเอง ตั้งแต่การเขียนส่วนต่างๆ ของร่างฉบับแรกใหม่ไปจนถึงการขัดเกลาเอกสารของคุณขั้นสุดท้าย และถ้าคุณรู้ว่าจะต้องให้โอกาสตัวเองย้อนกลับไปทบทวนสิ่งที่คุณเขียนไว้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าแนวคิดของคุณชัดเจนและจัดระเบียบอย่างดี คุณจะมีอิสระในการเขียนร่างแรกที่ลื่นไหล อ่านคำอธิบายว่าการแก้ไขคืออะไร และจะนำไปใช้กับงานเขียนของคุณเองได้อย่างไร

การแก้ไขคืออะไร?

การแก้ไขเป็นกระบวนการทบทวนงานเขียนเพื่อให้แน่ใจว่าได้สื่อสารประเด็นของตนอย่างชัดเจนและเป็นไปตามที่ตั้งใจไว้ และไม่มีข้อผิดพลาด พูดง่ายๆ ก็คือ การแก้ไขหมายถึงการทำให้แน่ใจว่าคุณได้พูดในสิ่งที่คุณหมายถึงอย่างเรียบร้อยและสะอาดตา แม้ว่าการแก้ไขงานเขียนของคุณเองจะแตกต่างจากสิ่งที่บรรณาธิการมืออาชีพทำ แต่ก็มีประโยชน์ที่จะเข้าใจระดับการแก้ไขต่างๆ ที่มีอยู่ในโลกแห่งการตีพิมพ์ รวมถึงลำดับขั้นตอนการแก้ไขเหล่านี้ที่ดำเนินการ เพื่อให้คุณเข้าใจได้ ของกระบวนการที่คุณสามารถและควรนำไปใช้กับเอกสารของคุณเอง

โดยทั่วไป การแก้ไขควรเริ่มจากขีดกว้างที่สุดไปสู่รายละเอียดมากที่สุด เพราะท้ายที่สุดแล้ว การตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำนั้นถูกใส่ยัติภังค์อย่างถูกต้องก็ไม่มีประโยชน์หากคุณไม่แน่ใจด้วยซ้ำว่าคุณจะเก็บประโยคที่ปรากฏในนั้นไว้!

ประเภทของการแก้ไข

การแก้ไขที่สำคัญ

ขั้นตอนแรกของการแก้ไขเรียกว่าการแก้ไขที่สำคัญหรือการพัฒนา เมื่อบรรณาธิการแก้ไขเนื้อหาสำคัญในฉบับร่าง พวกเขาจะเน้นที่ข้อความโดยรวม โดยเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบโดยรวมของงานเขียนตลอดจนคำถามเกี่ยวกับน้ำเสียง น้ำเสียง และกลุ่มเป้าหมาย

การคัดลอก

หลังจากที่งานเขียนอยู่ในสภาพดีในเชิงองค์กร และผู้เขียนและบรรณาธิการเนื้อหาพอใจกับภาษาและกระแสความคิดในนั้น ก็ถึงเวลาคัดลอกแก้ไข โปรแกรมแก้ไขสำเนามีหน้าที่แก้ไขข้อผิดพลาดใดๆ ในด้านไวยากรณ์ ไวยากรณ์ การใช้งาน การสะกด และเครื่องหมายวรรคตอน ตลอดจนตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหามีความสอดคล้องในการจัดการกับสิ่งต่างๆ เช่น การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ ยัติภังค์ ตัวย่อ และตัวเลข สำหรับการเขียนเชิงวิชาการหรือทางเทคนิค นี่อาจเป็นขั้นตอนในการจัดรูปแบบการอ้างอิงอย่างเหมาะสม ในบริบทของการเผยแพร่หลายๆ ฉบับ ผู้แก้ไขสำเนายังต้องรับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่เป็นข้อเท็จจริงใดๆ ในการเขียนนั้นมีความถูกต้อง

การพิสูจน์อักษร

การพิสูจน์อักษรเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการแก้ไข นักพิสูจน์อักษรจะพิจารณาข้อความจากมุมมองของผู้อ่าน ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบสิ่งพิมพ์ที่มีรูปภาพ โพสต์ในบล็อก หรือรูปแบบอื่น นี่คือขั้นตอนในการตรวจจับการพิมพ์ผิดที่พลาดไปในการผ่านครั้งก่อนๆ หรือเกิดขึ้นช้า รวมถึงเมื่อมีการตรวจสอบการจัดรูปแบบขั้นสุดท้าย เช่น การขึ้นบรรทัดใหม่ ระยะขอบ และอื่นๆ

เมื่อใดที่คุณควรแก้ไขงานเขียนของคุณเอง?

ทุกครั้งที่คุณเขียนบางสิ่งที่คุณต้องการให้แน่ใจว่าปรากฏในรูปแบบที่ดีที่สุด การทำตามขั้นตอนการแก้ไขถือเป็นความคิดที่ดี ไม่ว่าจะเป็นอีเมลสำหรับมืออาชีพ จดหมายสมัครงาน ประวัติย่อ การมอบหมายเรียงความในชั้นเรียน หรืองานเขียนที่คุณส่งเพื่อตีพิมพ์ คุณสามารถปรับกระบวนการแก้ไขให้เข้ากับวัตถุประสงค์ของคุณได้

วิธีแก้ไขงานเขียนของคุณใน 3 ขั้นตอน

หลังจากที่คุณร่างเอกสารใดก็ตามที่คุณกำลังทำอยู่เสร็จแล้ว คุณสามารถเริ่มกระบวนการแก้ไขได้ เนื่องจากคุณจะทำหน้าที่เป็นผู้แก้ไขเนื้อหาสำคัญ ผู้แก้ไขสำเนา และผู้ตรวจทานงานของคุณเอง จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะหยุดพักระหว่างทุกขั้นตอนของกระบวนการเขียนและแก้ไข จากนั้นจึงกลับมาที่เอกสารของคุณหลังจากนั้นสักครู่ เวลาผ่านไปเพื่อดูอีกครั้ง

โปรดจำไว้ว่า โดยทั่วไปแล้ว การเปลี่ยนจากการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่สุดไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่เล็กที่สุดเป็นเรื่องสมเหตุสมผล ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางส่วนที่คุณสามารถทำได้เพื่อแก้ไขสิ่งที่คุณเขียน โดยระบุว่าเป็นสิ่งเฉพาะที่ต้องระวังในระหว่างขั้นตอนซึ่งดัดแปลงมาจากการแก้ไขระดับมืออาชีพสามระดับดังที่กล่าวข้างต้น หากขั้นตอนใช้ไม่ได้กับเอกสารที่คุณกำลังทำอยู่ ให้ข้ามขั้นตอนนั้นไป

1. ผ่านครั้งแรก: การแก้ไขที่สำคัญ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแนะนำของคุณกำหนดประเด็นที่คุณทำไว้อย่างถูกต้อง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหลักฐานที่คุณนำเสนอสนับสนุนข้อโต้แย้งของคุณ
• เอกสารโดยรวมมีการจัดการอย่างมีเหตุมีผลหรือไม่ หากมีองค์ประกอบที่คล้ายคลึงกันในจุดต่างๆ ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะจัดระเบียบชิ้นส่วนใหม่เพื่อให้ปรากฏพร้อมกัน
• ระวังภาษาและแนวคิดที่ซ้ำซากและสับสน
• อ่านโดยคำนึงถึงความกระชับ และตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นหรือซ้ำซ้อนออก
• ชี้แจงสิ่งที่คลุมเครือหรือไม่ชัดเจน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเขียนเพื่อผู้ชมกลุ่มเดียวกันตลอด ตัวอย่างเช่น คุณถือว่ามีความคุ้นเคยกับหัวเรื่องของคุณในระดับที่สม่ำเสมอตั้งแต่ต้นจนจบงานของคุณหรือไม่?
• สังเกตน้ำเสียงของคุณ หากคุณพบว่าบางประโยคมีความเป็นทางการมากกว่าและบางประโยคมีการสนทนามากกว่า ให้ตัดสินใจว่าประโยคไหนเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของเอกสารมากที่สุด และเขียนประโยคที่ไม่สอดคล้องกันใหม่
• ให้ความสนใจกับการเรียงลำดับและการเปลี่ยนภาพ ความคิดของคุณควรไหลลื่นจากประโยคหนึ่งไปอีกประโยคและย่อหน้าหนึ่งไปอีกย่อหน้าในลักษณะที่ง่ายต่อการปฏิบัติตาม

2. รอบที่สอง: การคัดลอก

• ในขั้นตอนนี้ คุณจะเปลี่ยนจากการมุ่งเน้นที่เอกสารโดยรวมไปเป็นแนวทางที่มีรายละเอียดมากขึ้น
• อ่านท่อนนี้ออกมาดัง ๆ ฟังคำซ้ำ ๆ พร้อมกับจังหวะที่น่าอึดอัดใจ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ความระมัดระวังในการเลือกคำ
• ลองคิดถึงการเปลี่ยนความยาวและโครงสร้างของประโยคของคุณ
• ค้นหาคำในพจนานุกรมและ/หรือเรียกใช้ข้อความผ่านเครื่องตรวจตัวสะกดเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดในการสะกด
• แก้ไขข้อผิดพลาดเครื่องหมายวรรคตอน
• แก้ไขปัญหาทางไวยากรณ์ เช่น โครงสร้างที่ไม่เท่ากัน ความขัดแย้งระหว่างประธานและกริยา ปัญหากาลกริยา และการใช้คำสันธานหรือคำบุพบทที่ไม่เหมาะสม
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อเท็จจริงใดๆ ที่คุณนำเสนอ เช่น วันที่ ตำแหน่ง ชื่อบริษัท นั้นถูกต้อง

3. รอบที่สาม: การพิสูจน์อักษร

• อ่านอย่างละเอียดครั้งสุดท้ายเพื่อตรวจจับการพิมพ์ผิดที่ค้างอยู่หรือข้อผิดพลาดประเภทอื่นๆ
• จัดรูปแบบของคุณให้เรียบร้อย นี่หมายถึงการยืนยันว่าคุณใช้ตัวเอียงและรูปแบบแบบอักษรอื่นๆ อย่างสม่ำเสมอ ตลอดจนวิธีจัดการหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อย ระยะขอบ การเยื้อง ระยะห่างระหว่างบรรทัด สี ฯลฯ

การแก้ไขคำถามที่พบบ่อย

การแก้ไขคืออะไร?

การแก้ไขเป็นกระบวนการในการอ่านข้อความเพื่อให้แน่ใจว่าจะสื่อสารสิ่งที่ผู้เขียนต้องการและไม่มีข้อผิดพลาด โดยทั่วไป การแก้ไขจะดำเนินจากระดับกว้างที่สุดไปจนถึงระดับที่มีรายละเอียดมากที่สุด

ระดับหลักของการตัดต่อระดับมืออาชีพคืออะไร?

การแก้ไขอย่างมืออาชีพมีสามระดับหลัก การแก้ไขเนื้อหาสำคัญหรือเชิงพัฒนาการมุ่งเน้นไปที่การจัดระเบียบงานเขียนโดยรวม เช่นเดียวกับคำถามเกี่ยวกับเสียงและผู้ฟัง การคัดลอกจะต้องผ่านประโยคข้อความทีละประโยคโดยเน้นไปที่การสะกด ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน ไวยากรณ์ และบ่อยครั้งคือการตรวจสอบข้อเท็จจริง การพิสูจน์อักษรจะพิจารณาสำเนาในรูปแบบเค้าโครงสุดท้ายและเป็นโอกาสสุดท้ายที่จะตรวจพบข้อผิดพลาดและจัดรูปแบบให้เสร็จสิ้น

ฉันควรแก้ไขงานเขียนประเภทใดด้วยตนเอง

เมื่อใดก็ตามที่คุณเขียนบางสิ่งที่คุณต้องการให้แน่ใจว่าใครก็ตามที่คุณส่งไปให้นั้นจะถูกมองในแง่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คุณควรแก้ไขมัน ซึ่งอาจรวมถึงจดหมายทางวิชาชีพ เอกสารทางวิชาการ เรซูเม่ และอื่นๆ