9 เคล็ดลับสำหรับการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

การสื่อสารในที่ทำงานไม่น่าจะยากขนาดนี้

อีกไม่กี่วันแล้ว ทีมของคุณจะออกโปรเจ็กต์ที่คุณต้องทนทุกข์ทรมานมาหลายสัปดาห์แล้ว มีอีเมลและข้อความมากมาย การนำเสนอ การตรวจสอบทางกฎหมาย และการสนทนาที่สับสนในช่วงบ่ายซึ่งนำไปสู่แผนภูมิที่วาดบนไวท์บอร์ดที่มีเครื่องหมายซึ่งกลายเป็นว่าไม่ลบแบบแห้ง อ๊ะ.

เหนือสิ่งอื่นใด มีการประชุม—การประชุมมากมาย มีเรื่องด่วนประจำวันที่ผู้คนพูดถึงสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่ หรือมักจะถูกมองข้ามไป จากนั้นก็มีเซสชั่นที่ยาวนานซึ่งเต็มไปด้วยสไลด์มากมายเกี่ยวกับเมตริกผู้ใช้ ในตอนท้ายของเรื่องนั้นคุณกำลังฝันกลางวันอย่างเงียบ ๆ เกี่ยวกับการเรียนคิกบ็อกซิ่ง

ถึงกระนั้น การสนทนาที่เดินเตร่และกระทู้อีเมลที่ไม่รู้จบก็ล้มเหลวในการหลีกเลี่ยงความล้มเหลวที่กำลังจะเกิดขึ้น ตอนนี้ดูเหมือนว่าจะไม่มีใครเข้าใจตรงกันแล้ว และวันครบกำหนดของคุณก็ใกล้เข้ามาเรื่อยๆ อย่างไม่ลดละ สิ่งที่คุณมีที่นี่เป็นบทเรียนที่น่าสังเวชเกี่ยวกับการสื่อสารในที่ทำงานหรือขาดไป

คุณและเพื่อนร่วมงานสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด บ่งบอกได้มากว่าโดยทั่วไปแล้วงานจะดำเนินไปได้ดีเพียงใด การทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จลุล่วงได้ยากเมื่อไม่มีใครมีแผนที่ชัดเจน ผู้คนอาจดิ้นรนเมื่อไม่เห็นวิธีที่ดีในการพูดคุยเกี่ยวกับโอกาสใหม่ๆ นับประสาความท้าทายที่ไม่คาดฝัน

นั่นเป็นเหตุผลที่เรามีเคล็ดลับสองสามข้อเพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณในที่ทำงาน

เลือกเครื่องมือให้เหมาะสมกับงาน

มีหลายวิธีในการเชื่อมต่อ—และเชื่อมต่อผิด เลือกอย่างชาญฉลาด

อีเมลอาจดูไม่น่าเชื่อถือ แต่ก็ถูกฝังได้ง่ายเช่นกัน การประชุมทางวิดีโอช่วยเพิ่มความรู้สึกมีมนุษยธรรมหากมีคนทำงานจากระยะไกล แต่อาจไม่สะดวก การโทรพื้นฐานบางครั้งอาจประเมินต่ำไป แต่คุณมักจะต้องการกำหนดเวลาล่วงหน้า หรืออย่างน้อยเริ่มด้วยการถามใครก็ตามที่คุณโทรหาว่าเป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะพูดคุยหรือไม่

ข้อดีของการสนทนาแบบเรียลไทม์คือสามารถชี้แจงได้มากเพียงใดในระยะเวลาอันสั้น ในขณะที่ช่วยทั้งสองฝ่ายในการพิมพ์กลับไปกลับมาเป็นจำนวนมาก ระมัดระวังในการเข้าแถวประชุมกับหลายฝ่าย สิ่งนี้สามารถกลายเป็นงานที่น่าเบื่อได้ง่าย ดังนั้นคุณต้องคาดหวังผลตอบแทนที่คุ้มค่าเพื่อพิสูจน์ความพยายาม

ทำให้การประชุมของคุณมีค่า

เช่นเดียวกับงานซึ่งกฎหมายพาร์กินสันระบุไว้จะขยายเวลาออกไปให้เต็มที่ตามที่ได้รับจัดสรรไว้ เช่นเดียวกับการประชุม กำหนดเวลาและวาระการประชุม งบประมาณที่คุณจะใช้จ่ายในแต่ละรายการก่อนที่จะดำเนินการต่อไป แนวคิดในที่นี้คือการเคารพเวลาของผู้เข้าร่วม ดังนั้นสื่อสารเรื่องนี้อย่างโปร่งใส การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณไม่ดูหน้าบึ้งเกินไปในขณะที่คุณดูแลสิ่งต่างๆ

สำหรับตัวต่อตัว ออฟไลน์

หลุมกระต่ายที่เป็นไปได้มีอยู่มากมายในการอภิปรายใดๆ และบางเรื่องก็น่าติดตาม อย่างน้อยก็ในกลุ่มย่อยของผู้เข้าร่วม ตัวอย่างเช่น หากนักออกแบบของคุณรู้ว่าเทมเพลตใหม่ที่กำลังได้รับความนิยมนั้นจะต้องมีข้อความที่อัปเดตในเร็วๆ นี้ เธอและนักเขียนคำโฆษณาที่ไว้ใจได้ของเธอสามารถพูดคุยรายละเอียดเหล่านี้ หลัง การประชุมได้ ไม่ใช่ในขณะที่ทีมนักพัฒนากำลังดูอยู่และพยายามจะไม่หาว วลีที่ใช้สะดวกสำหรับสถานการณ์เช่นนี้: “มาทำออฟไลน์กันเถอะ”

ทำซ้ำตัวเองบ้างก็ได้

หากมีสิ่งใดสำคัญ ก็มักจะคุ้มค่าที่จะพูดซ้ำ

บางครั้งเมื่อต้องรับมือกับเรื่องที่ซับซ้อนหรือกระบวนการต่อเนื่อง การเตือนผู้คนถึงเรื่องพื้นฐานก็เป็นประโยชน์ คุณไม่จำเป็นต้องเชื่อฟังมัน พิจารณาตัวอย่างด่วนนี้:

“เอาล่ะ การประชุมทางโทรศัพท์ครั้งนี้เป็นการอัพเดทผู้เล่นหลักเกี่ยวกับการสร้างต้นแบบ เรากำลังพยายามผลิตที่นอนสำหรับสุนัขให้ดีขึ้นในฤดูใบไม้ร่วง ก่อนการขายในช่วงวันหยุดเทศกาล ดังนั้นเราจึงมีงานอีกมากที่ต้องทำในแง่ของการเพิ่มประสิทธิภาพการต้านทานการหลั่งน้ำลาย ในการโทรติดต่อเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ซูซานแจ้งเราว่าซัพพลายเออร์คาดว่าจะกลับมาทำงานได้แปดสัปดาห์ นั่นหมายความว่าเราต้องปรับมิติในเดือนนี้ มาพูดถึงขั้นตอนต่อไปกัน ใครเป็นคนแรก?”

บทสรุปสั้น ๆ นี้ขาดการบรรยายในขณะที่ยังทำสำเร็จมากมาย:

• กำหนดจุดสนใจของการโทร เพื่อให้ผู้พูดรู้ว่าต้องคอยติดตามและนำเรื่องอื่นๆ ออฟไลน์เมื่อปรากฏขึ้น
• ยังให้ความรู้สึกถึงสิ่งที่คาดหวังให้กับผู้ที่ไม่เคยรับชมมาก่อน
• บรรเลงข้าวของที่สำคัญของซูซานจากการโทรครั้งสุดท้ายในกรณีที่ใครพลาด
• จัดลำดับความสำคัญที่สำคัญและกำหนดเวลาที่จะเกิดขึ้น

ส่วนสุดท้ายนั้นจะมีการทำซ้ำในภายหลัง แต่ในระหว่างนี้ ถ้าคำนำของคุณช่วยใครซักคนให้มีคำถามที่น่าอึดอัดใจหรืออีเมลที่สับสน แสดงว่าหน้าที่นั้นเสร็จสิ้นแล้ว และถ้าคุณกังวลเกี่ยวกับการใช้เวลามากเกินไปในการย้อนรอยเท้าของคุณ ให้ถามว่าคุณควรข้ามไปข้างหน้าหรือไม่ เพื่อนร่วมงานของคุณอาจทำให้คุณประหลาดใจด้วยการปฏิเสธ

ลองระบุประเด็นสำคัญสองสามวิธี

นอกจากนี้ยังสามารถช่วยคิดค้นวิธีใหม่ๆ ในการสะกดแนวคิดหลัก โดยใช้คำที่แตกต่างกันหรืออาจเป็นช่องทางการสื่อสารที่แตกต่างกัน เช่น อีเมลติดตามผลที่ตกผลึกประเด็นหลักจากการประชุมและผู้ที่รับผิดชอบรายการการดำเนินการหลักในอนาคต

Alex Blumberg นักข่าววิทยุที่ผันตัวมาเป็นผู้ประกอบการ ผู้ก่อตั้ง Gimlet Media บอกกับ Tape ว่าแม้เขาจะเป็นนักสื่อสารมืออาชีพมาหลายปี แต่ต้องใช้เวลาสักครู่ในการตระหนักถึงความสำคัญของการช่วยให้เพื่อนร่วมงานเข้าใจ:

เวลามีคนพูดสิ่งเดียวกัน มันก้องกังวานต่างกัน มาจากที่อื่นหรือมีความหมายต่างกันไป ... งานส่วนใหญ่ของฉันตอนนี้คือการพูดสิ่งเดียวกันหลายวิธีที่แตกต่างกันเพียงเพื่อให้คนเข้าใจว่ามันมาจากไหน . หากคุณพูดเพียงครั้งเดียว ก็ไม่รับประกันว่าผู้คนจะได้ยินแบบที่คุณพูด

กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากมีบางสิ่งที่สำคัญพอที่จะทำซ้ำได้ ก็ควรค่าแก่การใช้ถ้อยคำใหม่เช่นกัน

เรียกมันกลับมา

โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องทางเทคนิค การทบทวนแนวคิดหลักยังช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งใหม่ๆ ได้อย่างถูกต้อง หากพอมีเวลา ลองถามคนที่อธิบายเรื่องนี้ว่าคุณสามารถพูดประเด็นของพวกเขาใหม่ด้วยคำพูดของคุณเองได้ไหม และถามว่าคุณเข้าใจถูกหรือไม่ หากมีรายละเอียดสำคัญที่คุณพลาดไป นี่เป็นโอกาสที่ดีที่จะได้รับการช่วยเหลือในการทำความเข้าใจ

ระวังภาษากายของคุณ

จะตั้งใจหรือไม่ก็ตามที่คุณควบคุมร่างกายสื่อสารกันมาก ตัวอย่างเช่น คุณดูปิดโดยกอดอกหรือมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันโดยพูดด้วยมือของคุณหรือไม่? ควรพิจารณา เกรงว่าคุณจะส่งข้อความผิดด้วยท่าทางหรือการแสดงออกทางสีหน้าของคุณ

บางทีในขณะที่เพื่อนร่วมงานสรุปการนำเสนอและมองไปรอบๆ ห้อง คุณก็ดูเปล่งประกาย—ไม่ใช่เพราะการนำเสนอไม่ดี แต่เป็นเพราะคุณคิดไปเอง ในช่วงเวลาเช่นนี้ บางครั้งมันก็คุ้มค่าที่จะอธิบายตัวเองว่า “นั่นก็ไม่เลวเลย ฉันแค่ต้องการเวลาประมวลผล เรามาย้อนเวลากันสักครู่”

สรุปไฮไลท์

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผู้คนจะพบกันเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง ถามคำถามที่คุ้มค่า ไตร่ตรองคำตอบที่เป็นไปได้ แก้ไขอะไร แล้วตระหนักว่าถึงเวลาต้องออกไปประชุมอีกครั้ง นี่คือที่ที่บันทึกติดตามผลสามารถช่วยให้แน่ใจว่าความคืบหน้าใดๆ ที่คุณอาจทำอยู่จะไม่หายไปจากประตู

หากคุณสามารถหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลที่มีความยาวถึงผู้รับจำนวนมากได้ วิธีนี้น่าจะดีกว่า แต่ถ้าคุณต้องทำ คุณอาจใส่ tl;dr (“ยาวเกินไป; ไม่ได้อ่าน”) ที่สรุปไฮไลท์สั้นๆ วางไว้ที่ด้านบนสุดเพื่อให้คนที่ทำงานด้านลอจิสติกส์ที่ดูเหมือนแค่เพียงคร่าวๆ อย่างน้อยก็จะมองเห็นสิ่งสำคัญ

ใจดี

คำขอบคุณสั้นๆ หรือรอยยิ้มที่ตรงเวลาสามารถช่วยเพื่อนในออฟฟิศของคุณให้รู้สึกซาบซึ้งและเข้าใจ

ถ้านั่นทำให้คนอื่นอยากคุยกับคุณมากขึ้น นั่นแหละคือสิ่งที่การสื่อสารในที่ทำงานดีขึ้นไม่ใช่หรือ?