10 เคล็ดลับสำหรับการสื่อสารทางอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ

ทุกวันนี้ การสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจใดๆ และเป็นวิธีการสื่อสารที่รวดเร็วที่สุดสำหรับมืออาชีพจำนวนมาก พวกเราส่วนใหญ่เขียนอีเมลในที่ทำงานทุกวัน แต่ครั้งสุดท้ายที่คุณใช้เวลาสักครู่เพื่อคิดเกี่ยวกับทักษะการสื่อสารทางอีเมลและคุณจะปรับปรุงได้อย่างไร

ในคู่มือนี้ เราจะสำรวจวิธีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพผ่านอีเมล เมื่อคุณจะได้เรียนรู้ การสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานหรือกับลูกค้าเป็นทักษะที่สามารถเรียนรู้ได้ และปรับปรุงให้ดีขึ้น เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับปัญหาอีเมลทั่วไปที่คุณอาจคุ้นเคย แล้วแนะนำเคล็ดลับที่นำไปปฏิบัติได้สำหรับการเขียนอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ ‍

ความสำคัญของการสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะจินตนาการถึงช่วงเวลาก่อนอีเมล อีเมลฉบับแรกถูกส่งไปในปี 1971 และตั้งแต่นั้นมา จดหมายอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ก็ได้ครอบครองไปทั่วโลก มีการส่งอีเมลจำนวน 3 แสนล้านฉบับในแต่ละวัน และตัวเลขดังกล่าวคาดว่าจะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ทุกวันนี้ ผู้คนเกือบ 4 พันล้านคนทั่วโลกมีบัญชีอีเมล ซึ่งมากกว่าครึ่งหนึ่งของประชากรโลก

บัญชีอีเมลมากขึ้นหมายถึงอีเมลมากขึ้น พนักงานทั่วไปได้รับอีเมล 121 ฉบับต่อวัน ซึ่งหมายความว่าอีเมลของคุณต้องมีความโดดเด่น มิฉะนั้นอาจถูกเพิกเฉย

แต่การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องง่ายใช่ไหม ผิด. นักวิจัยที่ศึกษาความเข้าใจเกี่ยวกับอีเมลพบว่ามีปัญหาร้ายแรงและปัญหาทั่วไปหลายประการที่อาจส่งผลต่อการสื่อสารทางอีเมล

พวกเขาได้จำแนกปัญหาอีเมลทั่วไปที่เป็นประโยชน์ออกเป็นหมวดหมู่ต่อไปนี้:

• ไม่รู้จักกัน
• ความยากลำบากในการเชื่อมต่อ
• ขาดความไว้วางใจ
• ขาดเงื่อนงำระหว่างบุคคล
• ลดคุณภาพการสื่อสาร
• ความรู้สึกไม่สบายทางอารมณ์และจิตใจ
  

ผลการวิจัยชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของการทำให้ข้อความถูกต้อง แต่มันไม่ใช่แค่คำพูด มันคือโครงสร้างด้วย

ในการศึกษาวิธีใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพในธุรกิจอีกฉบับหนึ่ง นักวิจัยพบว่าวิธีการจัดโครงสร้าง เขียน และนำเสนออีเมลของคุณส่งผลต่อวิธีการถ่ายทอด ประมวลผล และทำความเข้าใจข้อมูลอย่างไร

ประเด็นสำคัญจากการวิจัยและประสบการณ์จริงของเราคือ: การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่จำเป็นในที่ทำงานสมัยใหม่

1. เข้าใจผู้ชมของคุณ

กุญแจสำคัญในการพัฒนาทักษะการสื่อสารทางอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพคือการทำความเข้าใจผู้ชมของคุณและปรับแต่งการติดต่อของคุณให้เข้ากับพวกเขา ก่อนเขียนอีเมล ให้ใช้เวลาคิดถึงผู้รับ ในบริบทของมืออาชีพ บุคคลนั้นอาจเป็นลูกค้าที่มีอยู่แล้ว ผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า เพื่อนร่วมงาน หรือเจ้านาย

บทบาทและความสัมพันธ์ของพวกเขาที่มีต่อคุณจะกำหนดแนวทางที่คุณใช้ นอกจากนี้ยังจะส่งผลต่อโทนของอีเมลของคุณ รวมทั้งความเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการด้วย

คุณจะไม่คาดหวังอีเมลที่ไม่เป็นทางการจากหน่วยงานของรัฐเป็นต้น เพื่อนร่วมงานและเพื่อนจะไม่พบอีเมลที่เป็นทางการอย่างสูงที่เหมาะสมหากคุณเชิญพวกเขาออกไปดื่ม

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเขียนอีเมลอย่างไร ให้เป็นทางการดีกว่าไม่เป็นทางการ บรรทัดแรกและบรรทัดสุดท้ายของอีเมลของคุณมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการใช้น้ำเสียงที่เหมาะสม ดังนั้นหากคุณต้องการเคล็ดลับบางประการในการเริ่มต้นอีเมลแบบมืออาชีพและวิธีสิ้นสุดอีเมล โปรดดูโพสต์บนบล็อกล่าสุดของเรา คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับมารยาทการใช้อีเมลที่เหมาะสมสำหรับอีเมลประเภทต่างๆ ได้ในบล็อกโดยละเอียดของเรา

2. ใช้เสียงที่ใช้งาน

เมื่อเขียนอีเมลสำหรับธุรกิจ มีแนวโน้มว่าจะใช้เสียงแบบพาสซีฟ การเขียนในลักษณะนี้อาจดูเป็นทางการและเป็นมืออาชีพ แต่อาจนำไปสู่การสื่อสารที่ผิดพลาดและความเข้าใจผิดได้ง่าย

มาดูตัวอย่างกัน นี่คือคำแถลงด้วยเสียงที่ใช้งานอยู่

ฉันอยากให้คุณโทรหา Simon ในวันพฤหัสบดี เวลา 10.00 น.

เป็นที่ชัดเจนว่าผู้ส่งกำลังขอให้ผู้รับโทรหา Simon เวลา 10.00 น. ในวันพฤหัสบดี

เปรียบเทียบกับสิ่งที่เขียนด้วย passive voice

ใครบางคนควรโทรหา Simon ในเช้าวันพฤหัสบดี

ไซม่อนจะรับสายไหม ถ้าเป็นเช่นนั้นจากใคร?

ในระดับพื้นฐานที่สุด การใช้เสียงแอ็กทีฟเป็นเรื่องเกี่ยวกับความชัดเจนและชัดเจน หากคุณเขียนอีเมล ควรมีความชัดเจนในสิ่งที่คุณร้องขอ ผู้รับควรไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรและเมื่อไหร่

เสียงที่ใช้งานอาจดูหยาบคายหรือไม่มีตัวตนเล็กน้อย แต่จริงๆ แล้วเป็นวิธีการสื่อสารแบบมืออาชีพมากกว่า โบนัสคือการเขียนด้วยเสียงที่ใช้งานได้สามารถทำให้ข้อความของคุณสั้นลงและทำให้การสื่อสารทางอีเมลของคุณมีประสิทธิภาพ สำหรับพวกเราทุกคนที่ลุยเป็นร้อย ๆ วัน มันน่าจะได้รับการชื่นชม

3. มีความฉลาดทางอารมณ์

ความฉลาดทางอารมณ์เป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างการเชื่อมต่อกับความรู้สึกที่ลึกซึ้งของใครบางคน เป็นเครื่องมือทางการตลาดที่มีประสิทธิภาพตามที่ Harvard Business Review ได้สรุปไว้ และช่วยให้คุณสร้างอีเมลที่มีประสิทธิภาพได้เช่นกัน

อีเมลที่ฉลาดทางอารมณ์นั้นเขียนขึ้นโดยรับรู้ถึงความรู้สึกของผู้รับ พวกเขาเขียนในลักษณะที่กระตุ้นการตอบสนองเชิงบวก โดยใช้ภาษาเพื่อเข้าถึงอารมณ์ปฐมวัยของเรา

แทนที่จะเขียน.

ฉันขอเชิญคุณเข้าร่วมการประชุม...

ทำไมไม่ใช้.

ฉันจะให้คุณค่ากับมุมมองของคุณในการประชุมครั้งนี้ คุณสามารถเข้าร่วมได้หรือไม่

ประการแรกคือการสอน ประการที่สองคือการเชิญ ทั้งสองเขียนด้วยเสียงที่กระฉับกระเฉง แต่มีเพียงหนึ่งเดียวเท่านั้นที่ฉลาดทางอารมณ์ พูดง่ายๆ คือ ความฉลาดทางอารมณ์คือการทำความเข้าใจ การไตร่ตรอง และเคารพในอารมณ์ของบุคคล

คุณไม่จำเป็นต้องลงน้ำที่นี่ แต่ใช้เวลาสักครู่เพื่อไตร่ตรองว่าอีเมลที่คุณกำลังเขียนสามารถช่วยให้ใครบางคนรู้สึกอย่างไร

แนวทางที่ชาญฉลาดทางอารมณ์ยังช่วยให้คุณกำหนดรูปแบบการสื่อสารทางอีเมลกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย เป็นเรื่องสำคัญเมื่อต้องรับมือกับข้อร้องเรียน การรับรู้และยอมรับความผิดหวัง การหยุดชะงัก และความผิดหวังใดๆ แสดงว่าคุณกำลังแสดงความเห็นอกเห็นใจที่สามารถช่วยให้สถานการณ์คลี่คลายไปได้ไกล

4. เลือกหัวเรื่องอีเมลที่ติดหู

หัวเรื่องอีเมลคือชื่อเรื่องของเรื่องราวของคุณ หัวเรื่องอีเมลที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดนั้นน่าดึงดูดมากพอที่จะดึงดูดความสนใจของใครบางคน ทำให้เกิดความปรารถนาที่จะเปิดอีเมลที่แทบจะไม่มีใครต้านทานได้

ถ้าหัวเรื่องของคุณไม่น่าสนใจ อีเมลของคุณจะไม่ถูกเปิด นั่นคือบทเรียนที่เราสามารถนำมาจากโลกของการตลาดผ่านอีเมล ซึ่งสถิติแสดงให้เห็นว่าผู้รับน้อยกว่า 20% เปิดอีเมลที่ไม่พึงประสงค์

แม้ว่าคุณจะเขียนถึงลูกค้าที่มีคุณค่า เพื่อนร่วมงาน หรือเพื่อน เราก็สามารถเรียนรู้บทเรียนจากนักการตลาดผ่านอีเมลมืออาชีพในการสร้างหัวเรื่องได้

ควรมีความชัดเจน เรียบง่าย และตรงไปตรงมา ควรบอกผู้รับอย่างชัดเจนว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไร และแนะนำให้เปิดอ่าน

หากคุณกำลังเขียนการเรียกประชุม ให้พูดอย่างนั้น

เมื่ออีเมลของคุณเป็นเรื่องด่วนและคุณต้องการคำตอบ ให้ถามกลับ

ต้องการสิ่งที่ตกลงกันไว้ชัดเจน

เป็นเรื่องที่น่าเศร้าที่ผู้รับจะละเว้นอีเมลได้ง่าย แต่หัวเรื่องที่ดีสามารถลดเหตุการณ์นี้ได้อย่างมาก

5. ตั้งเป้าหมายสำหรับอีเมล

ในบริบทของมืออาชีพ ทุกข้อความที่คุณส่งควรมีจุดประสงค์ เมื่อระบุเป้าหมายอีเมลของคุณ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามสามข้อต่อไปนี้:

1. คุณขอให้ผู้รับทำอะไร
2. คุณต้องการให้พวกเขารู้สึกอย่างไร?
3. พวกเขาควรตอบสนองอย่างไร?

มาดูตัวอย่างการขอลางานกับผู้จัดการ

1. สิ่งที่คุณขอให้ผู้รับทำ: ตรวจสอบคำขอลาของฉัน
2. คุณต้องการให้พวกเขารู้สึกอย่างไร: ฉันมีเหตุผลและเป็นมืออาชีพ
3. คุณต้องการให้พวกเขาตอบสนองอย่างไร: โดยให้คำขอลาของฉัน

การใช้แนวทางที่มุ่งเน้นเป้าหมายสามารถช่วยคุณได้เมื่อเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน จัดเตรียมโครงสร้างเค้าร่างและมีอิทธิพลต่อน้ำเสียงของคุณ ไม่ว่าจะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ เป็นต้น

เราจะไม่ลงรายละเอียดที่นี่ แต่คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดโครงสร้างอีเมลระดับมืออาชีพด้วยคำแนะนำเชิงลึกของเรา

6. จัดระเบียบความคิดของคุณ

หลักการของพีระมิดเป็นแนวทางที่มั่นคงในการสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพ ในยุค 80 ผู้บริหารของ McKinsey ได้สร้างหลักการเพื่อให้วิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดโครงสร้างความคิดและปรับปรุงการสื่อสารทางธุรกิจ หากคุณต้องการทราบวิธีการเขียนอีเมลธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ ให้นึกถึงปิรามิด

การอธิบายอาจใช้เวลาสักครู่ แต่หลักการพื้นฐานคือ คุณต้องระบุประเด็นที่สำคัญที่สุด (หรือตอบ) ในตอนต้นและจัดโครงสร้างอีเมลของคุณตามลำดับ

ตัวอย่างเช่น เจ้านายของคุณส่งอีเมลถึงคุณเพื่อถามว่าคุณควรต่อสัญญาของเพื่อนร่วมงานหรือไม่

นี่คือคำตอบทางธุรกิจทั่วไปที่ตอบคำถามในตอนท้าย

ฉันชอบ Joe มากและพบว่างานของพวกเขามีคุณภาพดี อย่างไรก็ตาม มีคำถามว่าเราต้องการบุคคลอื่นหรือไม่ ในที่สุด ฉันคิดว่าเราควร

โดยใช้หลักการปิรามิด เราสามารถจัดโครงสร้างใหม่ได้

ฉันคิดว่าเราควรขยายสัญญาของโจ งานของพวกเขามีคุณภาพดี และเราจะไม่มีความสามารถเพียงพอที่จะจัดการได้หากไม่มีพวกเขา

แนวทางนี้ค่อนข้างเป็นทางการและไม่สามารถใช้ได้กับทุกสถานการณ์ แต่ถ้าคุณจัดการกับคำขอที่ชัดเจนจากเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างาน จะช่วยประหยัดเวลาของทุกคนและจะรับประกันว่าจะไม่มีความเข้าใจผิด

7. คิดว่ามือถือ

ในเดือนธันวาคม 2019 อีเมลเกือบ 50% ถูกเปิดบนอุปกรณ์มือถือ ตัวเลขดังกล่าวมีแนวโน้มเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากพวกเรามีอิสระและความยืดหยุ่นในการทำงานจากระยะไกลหรือแบบไฮบริดมากขึ้นเรื่อยๆ

เราทุกคนทราบดีว่าเมื่ออ่านอีเมลบนโทรศัพท์ เราเลื่อนดูอีเมลอย่างรวดเร็ว เป็นการยากที่จะอ่านข้อความยาวๆ และหลักฐานแสดงให้เห็นว่าพวกเราส่วนใหญ่จะไม่รบกวน

หากรูปแบบอีเมลไม่ถูกต้อง มีโอกาส 70% ที่บุคคลจะลบอีเมลภายในสามวินาที นักวิจัยพบว่า

ข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการที่ผู้คนทำเมื่อเขียนอีเมล ได้แก่:

• รูปภาพขนาดใหญ่หรือนอกสถานที่
• ข้อความมากเกินไปโดยไม่หยุดพัก
• เลย์เอาต์หลายคอลัมน์ (ไม่มีเทมเพลตที่ตอบสนอง)

เมื่อเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ให้เขียนให้สั้น กระชับ และเรียบง่าย

เราจะถือว่าคุณกำลังเขียนด้วยเสียงที่ใช้งานอยู่ซึ่งจะทำให้คำนับถอยหลัง ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการสร้างอีเมลบนมือถือที่น่าสนใจ

• เก็บย่อหน้าไว้หนึ่งหรือสองประโยค
• ใช้หลักการพีระมิดเพื่อจัดโครงสร้างอีเมลของคุณ โดยมีข้อมูลสำคัญอยู่ด้านบน
• ใช้แบบอักษรที่ชัดเจนและอ่านง่าย
• ไม่เคยเพิ่มภาพ
• ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อแยกข้อความ
• อย่าใช้ตาราง
• รวมข้อมูลสำคัญทั้งหมดไว้ในเนื้อหาของอีเมลแทนไฟล์แนบ

8. ให้คำแนะนำที่ชัดเจน

หากคุณกำลังขอให้ใครทำอะไรบางอย่าง ให้ระบุคำแนะนำที่ชัดเจน หากเป็นการเรียกประชุมก็ให้พูดอย่างนั้น หากคุณต้องการคำตอบ ให้ถามมัน หากคุณต้องการใครสักคนที่จะจัดหาบางอย่างให้กับคุณ บอกพวกเขา

นี่คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยคุณ

• ระบุวันที่และรายละเอียด
• ใช้ย่อหน้าประโยคเดียว
• แบ่งสิ่งต่าง ๆ ออกเป็นขั้นตอน
• พิจารณาใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการลำดับเลขเพื่อให้ข้อมูลชัดเจน
• อย่ากลัวที่จะใช้ ตัวหนา เพื่อทำให้ข้อมูลสำคัญโดดเด่น

9. ทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างผู้รับ CC และ BCC

คุณได้รับอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องกี่ฉบับ คำตอบน่าจะค่อนข้างมาก การสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพคือการส่งอีเมลไปยังผู้ที่ต้องการอ่านและตอบกลับเท่านั้น

เมื่อส่งอีเมล คุณมีสามทางเลือก คุณสามารถส่งโดยตรงถึงบุคคล สำเนาหรือสำเนาลับถึงพวกเขา ความหมายของคำเหล่านี้

• ส่งไปที่: บุคคลที่คุณส่งอีเมลถึง พวกเขาเรียกว่าผู้รับ
• CC: สำเนาของอีเมลจะถูกส่งไปยังบุคคลนั้น พวกเขาไม่ใช่ผู้รับอีเมลโดยตรง แต่ข้อมูลอาจเกี่ยวข้องกับพวกเขา ผู้รับและ CC-ed คนอื่น ๆ สามารถดูว่าใครได้รับข้อความ
• BCC: สำเนาอีเมลที่มองไม่เห็นจะถูกส่งไปยังผู้รับ พวกเขาไม่ใช่ผู้ตอบโดยตรง และผู้รับ (หรือผู้ที่ส่งสำเนาถึง) จะไม่เห็นว่าบุคคลนี้ได้รับอีเมลแล้ว

ในกรณีส่วนใหญ่จะชัดเจนว่าอีเมลนี้ส่งให้ใคร แต่การเลือกว่าจะส่งสำเนาให้ใครอาจทำได้ยากกว่า หลายคนมีแนวโน้มที่จะ CC แต่ถามตัวเองว่าพวกเขาจะได้รับอีเมลหรือไม่ ถ้าไม่ใช่ก็อย่าเลย

10. เลือกเวลาที่ดีที่สุดในการส่งอีเมลของคุณ

จำเป็นต้องทำให้เนื้อหาอีเมลถูกต้อง แต่การส่งข้อความในเวลาที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลต่อจำนวนคนที่เปิดอ่านและอ่านข้อความ HubSpot วิเคราะห์อีเมลมากกว่า 4 พันล้านฉบับเพื่อค้นหาเวลาที่ดีที่สุดในการส่ง

พวกเขาพบว่าอัตราการคลิกเพื่อเปิดสูงสุดอยู่ที่:

• 10.00 น.
• 13.00 น.
• 18.00 น.

พวกเขาสรุปว่าเวลาเหล่านี้เป็นช่วงที่คนส่วนใหญ่เริ่มต้นหรือสิ้นสุดวันทำการและมีเวลาเช็คอีเมล

ไม่ใช่วิทยาศาสตร์ที่แน่นอน แต่ตรรกะบอกเราว่าการส่งอีเมลที่สำคัญเวลา 4:30 น. ในบ่ายวันศุกร์ก่อนวันหยุดสุดสัปดาห์ของธนาคารอาจเป็นความคิดที่ไม่ดี

คุณต้องการนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้ในการสื่อสารทางอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ Flowrite เปลี่ยนหัวข้อย่อยเป็นอีเมลพร้อมส่งได้เร็วกว่าที่เคย ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและมีประสิทธิผลมากขึ้น ขอการเข้าถึงและสัมผัสกับอนาคตของการเขียน