วิธีเอาชนะความวิตกกังวลในที่ทำงาน

ความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลคือความเครียดและความกลัวที่เกิดจากการจัดการกล่องจดหมายของคุณ แม้ว่าสาเหตุของความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลจะมีความซับซ้อน แต่ผลลัพธ์ก็เป็นความจริง เนื่องจากความกลัวอีเมลเป็นสาเหตุสำคัญของความเครียดในที่ทำงาน

การจัดการกับความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลเกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจสาเหตุของความหวาดกลัวอีเมลของคุณ และพัฒนากลยุทธ์เพื่อปรับปรุงกระบวนการ

ในบทความนี้ เราจะสำรวจว่าความกังวลเกี่ยวกับอีเมลคืออะไร อธิบายสัญญาณของความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมล และให้คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วยให้คุณจัดการอีเมลได้ดียิ่งขึ้น

มีความกังวลเรื่องอีเมลหรือไม่?

หากคุณเป็นหนึ่งในหลายล้านคนที่ถาม Google: ทำไมอีเมลถึงทำให้ฉันกังวลมาก แล้วมีตัวช่วย ความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลเป็นปัญหาที่แท้จริงที่ส่งผลกระทบต่อพวกเราส่วนใหญ่ในบางช่วงของชีวิต

ความวิตกกังวลทำให้เกิดความรู้สึกวิตกกังวล ตึงเครียด และหวาดกลัว จิตกุศลด้านสุขภาพจิตกล่าว อารมณ์สามารถเกิดขึ้นได้จากสิ่งนี้ที่จะเกิดขึ้นหรือที่เราคิดว่าอาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต

ในขณะที่เราทุกคนต่อสู้กับข้อความมากมาย คุณอาจถามว่าทำไมอีเมลถึงเครียดมาก

เราสามารถเสพติดเทคโนโลยีดิจิทัลได้ Dr. Gini Harrison และ Dr. Mathijs Lucassen จาก The Open University กล่าว พวกเขาเตือนว่าการมีส่วนร่วมกับเทคโนโลยีมากเกินไปอาจส่งผลต่อโครงสร้างของสมองของเรา ตัวอย่างเช่น อีเมลที่มากเกินไปอาจทำให้เกิดความฟุ้งซ่านตลอดเวลา ส่งผลต่อการนอนหลับของเรา และทำลายสมดุลการทำงาน/ชีวิตของเรา เรายังอาจประสบกับ FOMO ซึ่งทำให้เราต้องตรวจสอบอีเมลของเราบ่อยกว่าปกติ สุดท้าย เราสามารถพัฒนาการเปรียบเทียบทางสังคมที่ไม่เอื้ออำนวยได้ โดยเชื่อว่าผู้อื่นทำได้เร็วกว่า มีประสิทธิภาพมากกว่า และมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เราเป็น

อีเมลเป็นหนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดสำหรับความวิตกกังวลทางสังคมและความวิตกกังวลเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน Alice Boyes เขียนใน Psychology Today กล่าว เธอแนะนำเหตุผลหลักประการหนึ่งที่เรารู้สึกกังวลเกี่ยวกับอีเมลคือ "ไม่พร้อมกัน" ซึ่งหมายความว่ามีความล่าช้าระหว่างการส่งอีเมลและรับการตอบกลับ

การส่งอีเมลสร้างความคาดหวังของการตอบกลับ เธอกล่าว การรอคำตอบทำให้เกิดความเครียด เป็นเพราะการขาดคำตอบอาจทำให้สมองของคุณเริ่มวิ่ง สร้างสถานการณ์เพื่อเติมเต็มช่องว่างที่สร้างขึ้น เธออธิบายว่าสิ่งนี้เป็น "ความสับสนทางอารมณ์และความวิตกกังวล"

ความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลอาจเกิดจากการคาดหวังว่าคุณจะตอบกลับอีเมลทุกฉบับ นักวิจัยระบุว่า "ความลำเอียงฉุกเฉินของอีเมล" นี้ พูดง่ายๆ ก็คือ เราเครียดกับอีเมลที่ไม่ได้รับคำตอบเพราะเราเชื่อว่าผู้ส่งคาดหวังการตอบกลับ

ไม่ว่าสาเหตุของความกังวลเรื่องอีเมลจะเป็นอย่างไร ก็ต้องแก้ไขทันที ความวิตกกังวลในการทำงานอาจนำไปสู่ความเจ็บป่วยทางกายและการขาดงาน และนำไปสู่ความรู้สึกซึมเศร้า

ดังนั้นคุณจะหยุดความวิตกกังวลทางอีเมลได้อย่างไร? อันดับแรก คุณต้องเข้าใจว่าอะไรเป็นสาเหตุของความวิตกกังวลของคุณ

อะไรทำให้เกิดความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลของคุณ

ความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลเป็นคำศัพท์รวมที่อธิบายถึงความเครียดที่เกิดจากการจัดการกล่องจดหมายของเรา ที่จริงแล้ว อีเมลสามารถสร้างความวิตกกังวลได้หลายวิธี

มีกี่สิ่งเหล่านี้ที่ทำให้คุณกังวลเรื่องอีเมล?

• ความกลัวในการเปิดอีเมล – ความกลัวในการเปิดอีเมลสามารถสร้างความวิตกกังวลได้อย่างมาก และส่วนที่แย่ที่สุดคือ ยิ่งคุณปล่อยทิ้งไว้นานเท่าไหร่ ก็ยิ่งแย่ลงเท่านั้น (ถ้าคุณมีไม่กี่ฉบับ อย่ารู้สึกแย่นัก นักจิตวิทยา Berit Brogaard ยอมรับว่ามีอีเมลที่ยังไม่ได้ตอบมากกว่า 30,000 ฉบับ) คุณอาจไม่มีเวลามากพอที่จะตอบอีเมลหรือกลัวที่จะเปิดอ่านเพราะกลัวสิ่งที่อยู่ภายใน ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม ความเครียดก็มีจริง
• เวลาตอบกลับอีเมลช้า – ดัง ที่เราได้อธิบายไว้ข้างต้น การตอบกลับอีเมลที่ช้าอาจทำให้เกิดความเครียดได้ หากมีคนตอบข้อความของคุณช้า คุณเริ่มจินตนาการถึงเหตุผลว่าทำไม ซึ่งอาจนำไปสู่อารมณ์เชิงลบที่ทำให้คุณรู้สึกกังวล
• ความวิตกกังวลในการเปิดอีเมล – คุณอาจประสบกับความวิตกกังวลในการเปิดอีเมลเช่นกัน โดยสงสัยว่าจะพบอะไรในนั้น ซึ่งอาจหมายความว่าคุณเพียงแค่ไม่เปิดมัน ทำให้เกิดความเครียดมากขึ้นและนำไปสู่ข้อความที่ไม่ได้รับซึ่งอาจส่งผลต่องานของคุณ
• ความวิตกกังวลในการ ส่งอีเมล – ความวิตก กังวลในการส่งอีเมลคือความเครียดและความกลัวที่คุณพบก่อนกดส่ง คุณอาจกังวลเกี่ยวกับปฏิกิริยาต่ออีเมลตอบกลับที่คุณอาจได้รับ ความวิตกกังวลเกี่ยวกับการส่งอีเมลเป็นหนึ่งในเหตุผลที่อีเมลทำให้เราทุกข์ใจ Cal Newport ใน New Yorker กล่าว
• ความวิตกกังวลในการตอบกลับข้อความ – การเขียนอีเมลอาจเป็นเรื่องท้าทายและนำไปสู่ความวิตกกังวลและความเครียด สัญญาณบอกเล่ารวมถึงการตรวจสอบ การเขียนใหม่ และการทบทวนอีเมลที่ส่งไปอย่างต่อเนื่อง การพูดว่า 'ไม่' มักจะเป็นสิ่งที่ทำได้ยากที่สุด ดังนั้นโปรดดูบล็อกของเราเกี่ยวกับวิธีทำอย่างสุภาพ
• ไม่มีความวิตกกังวลในการตอบกลับ – การรอการตอบกลับอีเมล – โดยเฉพาะอีเมลที่ต้องการการตอบสนองอย่างเร่งด่วน – สามารถสร้างความเครียดและความวิตกกังวลได้ ยิ่งรอนานยิ่งแย่
• การ ตรวจสอบอีเมลที่ครอบงำจิตใจ – ตามที่ Harrison และ Lucassen ได้ค้นพบ การตรวจสอบอีเมลอย่างหมกมุ่นเป็นสัญญาณและสาเหตุของความเครียดและความวิตกกังวลในที่ทำงาน คนทั่วไปตรวจสอบอีเมล 15 ครั้งต่อวัน แต่การตรวจสอบความกังวลเกี่ยวกับอีเมลอาจทำให้เราตรวจสอบได้บ่อยขึ้น ในหลาย ๆ กรณีจะตรวจสอบหลายร้อยครั้ง การสูญเสียการเชื่อมต่อกับเครือข่ายหรือโทรศัพท์ที่แบตเตอรี่หมดอาจทำให้เกิดความวิตกกังวลได้เช่นกัน เนื่องจากคุณไม่สามารถติดต่อกันได้
• การหลีกเลี่ยงอีเมล – การหลีก เลี่ยงความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลนั้นเกี่ยวข้องกับการเพิกเฉยอีเมลของคุณและหวังว่าอีเมลเหล่านั้นจะหายไป หากเกิดเรื่องมากเกินไป เราสามารถออกจากระบบและออกจากระบบโดยทิ้งอีเมลไว้วันอื่น มันไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่ยั่งยืน แค่ขจัดความจำเป็นที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในการเปิดและตอบข้อความของเรา
  

วิธีเอาชนะความวิตกกังวลทางอีเมล

เราได้สำรวจสาเหตุทั่วไปบางประการของความเครียดในกล่องจดหมายแล้ว แต่คุณจะจัดการกับความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลได้อย่างไร มีกลยุทธ์ง่ายๆ เทคโนโลยีใหม่ที่น่าตื่นเต้น และการเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตที่คุณสามารถทำได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณต่อสู้กับความเหนื่อยล้าของอีเมล

ก่อนที่เราจะดำน้ำ หากความเครียดที่คุณได้รับมากเกินไปและเริ่มส่งผลกระทบต่อสุขภาพจิตของคุณ ให้ขอความช่วยเหลือและการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญเสมอ ความเครียดจากที่ทำงานเป็นเรื่องธรรมชาติ ความวิตกกังวลอย่างรุนแรงไม่ได้ ถ้ามันมากเกินไป ให้คุยกับเจ้านาย เพื่อน หรือผู้เชี่ยวชาญทางการแพทย์

ต่อไปนี้คือ 10 วิธีในการเอาชนะความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมล

1. เรียนรู้สิ่งที่ทำให้กังวลเรื่องอีเมลของคุณคืออะไร?

เริ่มต้นด้วยกระดาษเปล่าและเขียนรายการสิ่งที่ทำให้คุณกังวลเรื่องอีเมล เมื่อเวลาผ่านไป เรียนรู้ว่าอาการคืออะไรและระบุตัวกระตุ้น ตัวอย่างเช่น สิ่งต่าง ๆ แย่ลงในตอนเช้า ตอนเย็น หรือวันหยุดสุดสัปดาห์?

ลองใช้แอพติดตามอารมณ์เพื่อติดตามความรู้สึกของคุณ ข้อมูลที่คุณรวบรวมสามารถนำมาใช้เพื่อระบุโซลูชันที่เหมาะสมเพื่อจัดการอีเมลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หากคุณประสบปัญหาอีเมลเกิน ให้พิจารณาใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพและผู้ช่วยอีเมลเพื่อช่วยให้คุณจัดการกล่องจดหมายของคุณได้ดียิ่งขึ้น

2. ตั้งความคาดหวัง

สาเหตุที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของความวิตกกังวลในที่ทำงานคือการรอคำตอบ คุณไม่สามารถเรียกร้องให้ใครตอบกลับ แต่คุณสามารถตั้งความคาดหวังได้ ถ้าคุณต้องการคำตอบ ขออย่างใดอย่างหนึ่ง หากเป็นเรื่องเร่งด่วนหรือมีความสำคัญต่อเวลา ให้ชัดเจนเกี่ยวกับเรื่องนั้น จำไว้ว่าคุณไม่ได้หยาบคายแต่ตั้งความคาดหวัง

ในทางกลับกัน หากคุณไม่สามารถตอบกลับอีเมลได้ในทันที โปรดแจ้งให้ผู้ส่งทราบอย่างชัดเจนและแจ้งให้พวกเขาทราบ รับทราบการรับอีเมลและระบุกรอบเวลาสำหรับการตอบกลับ อีกครั้งซึ่งจะช่วยลดความเครียดสำหรับคุณทั้งคู่

นี่คือตัวอย่างวิธีการทำงาน

3. เขียนอีเมลที่ฉลาดทางอารมณ์

ความฉลาดทางอารมณ์คือความสามารถในการจัดการอารมณ์ของเราเองและจัดช่องทางเหล่านี้ในเชิงบวก เราสามารถนำหลักการเหล่านี้ไปใช้กับการสื่อสารผ่านอีเมลที่ชาญฉลาดทางอารมณ์

หัวใจสำคัญของการส่งอีเมลอย่างฉลาดทางอารมณ์คือการวางตำแหน่งตัวเองให้เป็นผู้รับ คิดว่าคุณจะรู้สึกอย่างไรที่ได้รับข้อความ (และน้อยกว่าเกี่ยวกับสิ่งที่คุณเป็นผู้ส่งขอ)

ผู้เชี่ยวชาญเตือนเกี่ยวกับผลกระทบ "การยับยั้ง" หากไม่มีคนตรงหน้า เราก็มักจะเขียนสิ่งที่อาจทำให้ใครบางคนไม่พอใจหรือขุ่นเคือง จุดสำคัญอีกประการหนึ่งคืออย่าส่งอีเมลเมื่อคุณโกรธหรืออารมณ์เสีย

4. ทำความเข้าใจมารยาทอีเมล

ความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลจำนวนมากเกิดจากความผิดพลาดและความเข้าใจผิดเมื่อเขียนข้อความ ส่วนหนึ่งอาจเกิดจากการทำความเข้าใจหรือปฏิบัติตามมารยาทอีเมลที่ถูกต้องในขณะนี้

บล็อกของเรามีข้อมูลและคำแนะนำมากมายในการเขียน คุณสามารถค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเริ่มต้นอีเมลที่เป็นทางการ เขียนอีเมลธุรกิจที่ดีขึ้น และวิธีสร้างโทนเสียงที่เหมาะสมในอีเมล

ต้องการทราบว่าจะเริ่มต้นที่ไหน? เคล็ดลับ 10 ข้อของเราสำหรับการสื่อสารทางอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพมีเทคนิคที่จำเป็นในการปรับปรุงงานเขียนของคุณ

5. รับการสนับสนุนด้านการเขียน

นักวิชาการกล่าวว่าความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลมักเกิดจากการขาดความสามารถในการเขียน “บุคคลละเว้นจากกิจกรรมทางสังคมเมื่อความปรารถนาที่จะสร้างความประทับใจควบคู่ไปกับการขาดความมั่นใจเกี่ยวกับความสามารถของพวกเขาที่จะทำเช่นนั้น” เตือนนักวิจัยที่กำลังตรวจสอบการสื่อสารดิจิทัล

พวกเราหลายคนพยายามดิ้นรนเพื่อรวบรวมความคิดและสื่อสารสิ่งเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพผ่านอีเมลของเรา อาจเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่สื่อสารด้วยภาษาอื่นตั้งแต่แรก

ที่ Flowrite เราทำให้ทุกคนเขียนอีเมลได้ดีขึ้นได้ง่ายขึ้น ผู้ช่วยเขียน AI ของเราสามารถช่วยให้คุณสร้างอีเมลธุรกิจที่ดีขึ้นได้

6. ลดทอนความเป็นตัวของสถานการณ์

ความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลมักเกิดจากการมีอารมณ์ร่วมในการทำงานมากเกินไป แม้ว่าการมีส่วนร่วมทางอารมณ์บางอย่างจะเป็นไปในเชิงบวก แต่ในบางกรณี วัฒนธรรมการทำงานที่ "มีส่วนร่วมสูง" อาจนำไปสู่พฤติกรรมที่สร้างความเสียหายได้

หากคุณกำลังดิ้นรนกับความเครียด ผู้เชี่ยวชาญที่ MindTools แนะนำให้ใช้แนวทางสามขั้นตอน:

1. หยุดและประเมินผล – ก่อนที่จะตอบกลับอีเมลหรือกลายเป็นเรื่องเครียด ให้ถอยออกมาและประเมินสถานการณ์ สำรวจว่าทำไมคุณถึงรู้สึกหงุดหงิดและคุณสามารถทำอะไรกับมันได้
2. ค้นหาสิ่งที่เป็นบวก แม้ในช่วงเวลาที่ยากลำบากที่สุด พยายามค้นหาแง่บวกที่ริบหรี่ ท้าทายมุมมองของคุณและให้กำลังใจตัวเองให้คิดบวก สิ่งนี้จะแบ่งรูปแบบจิตใจเชิงลบจากการก่อตัว
3. จำครั้งสุดท้ายที่คุณรู้สึกหงุดหงิด – การจดจำสัญญาณของความผิดหวังและการเข้าใจความรู้สึกสามารถสร้างความเห็นอกเห็นใจ ซึ่งสามารถช่วยให้คุณจัดการกับช่วงเวลาที่ท้าทายที่สุดได้

7. รับโทรศัพท์

บางครั้งคำตอบของอีเมลอาจไม่ใช่อีเมลอื่น มันคือการโทร การรับโทรศัพท์และโทรหาใครสักคนสามารถทำงานได้อย่างมหัศจรรย์

การพูดสร้างความสัมพันธ์ที่ลึกซึ้งกว่าอีเมลเพราะเป็นการใช้งานมากกว่าอยู่เฉยๆ นอกจากนี้ยังช่วยแบ่ง "ช่องว่างข้อมูล" ที่อาจเกิดขึ้นได้เมื่อพูดถึงเรื่องที่ซับซ้อน

การโทรศัพท์หรือการประชุมแบบเห็นหน้ากันยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น ขยายเครือข่ายการสนับสนุนของคุณด้วย

8. กำหนดขอบเขต

อีเมลเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่จะช่วยให้ชีวิตการทำงานของคุณง่ายขึ้น แต่เมื่อคุณอ่านและตอบกลับอีเมลตลอดเวลา อีเมลนั้นจะไม่ดีต่อสุขภาพ (และมีแนวโน้มว่าจะไม่เกิดผล) การกำหนดขอบเขตจะช่วยให้คุณจัดการข้อความได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ต่อไปนี้คือวิธีแก้ปัญหาที่ทดลองและทดสอบแล้วบางส่วน:

• ปกป้องเวลาในการตรวจสอบอีเมลทุกวัน - ปิดกั้นเวลาในไดอารี่ของคุณเพื่อจัดการอีเมลและปฏิบัติตาม การรักษาเวลาช่วยให้คุณตั้งความคาดหวังได้
• คัดแยกอีเมล – ทำเครื่องหมายและจัดการข้อความของคุณเมื่อมีข้อความเข้ามา และจัดการกับข้อความที่สำคัญก่อน
• ใช้นอกสำนักงาน ของคุณ – การไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณไม่ได้มีไว้สำหรับวันหยุดเท่านั้น มันสามารถช่วยให้คุณจัดการกล่องจดหมายของคุณได้ดียิ่งขึ้น การตอบกลับอัตโนมัติสามารถรับทราบการรับและกำหนดความคาดหวังสำหรับการตอบกลับ
  
  นี่คือตัวอย่าง:

9. ออกกำลังกาย

หากความวิตกกังวลของคุณเกิดจากการใช้เวลามากเกินไปในที่ทำงาน การออกกำลังกายสามารถช่วยสร้างระยะห่างที่ดีต่อสุขภาพและปรับสมดุลการทำงาน/ชีวิตของคุณใหม่ นอกจากนี้ การออกกำลังกายทุกรูปแบบยังมีประโยชน์ต่อสุขภาพของคุณอีกด้วย นักวิชาการได้ค้นพบ

การศึกษาในโกเธนเบิร์กพบว่าผู้ที่ออกกำลังกายเป็นประจำนานกว่า 12 สัปดาห์พบว่าอาการวิตกกังวลดีขึ้น

การออกกำลังกายสามารถช่วยปรับปรุงสุขภาพร่างกายและความเป็นอยู่ที่ดีและห่างไกลจากสาเหตุของความวิตกกังวล วิธีนี้มีประสิทธิภาพมาก ฮาร์วาร์ดพูดได้เต็มปากว่า "การผูกรองเท้าผ้าใบและการออกไปและเคลื่อนย้ายอาจเป็นทางออกเดียวที่ดีที่สุดทาง nonmedical ที่เรามีในการป้องกันและรักษาความวิตกกังวล"

10. เป็นทางออก (ไม่ใช่ปัญหา)

หากคุณประสบปัญหากังวลใจเรื่องอีเมลในที่ทำงาน คุณคงไม่ใช่คนเดียว เมื่อเขียนและตอบกลับอีเมล อย่าลืมสนับสนุนผู้อื่น จัดการความคาดหวัง เขียนอีเมลที่ฉลาดทางอารมณ์ และอดทน อ่านคำแนะนำเกี่ยวกับมารยาททางอีเมลของเรา

เป็นวิธีแก้ปัญหาความเครียดอีเมลไม่ใช่ปัญหา

คำพูดสุดท้ายในการจัดการกับความวิตกกังวลทางอีเมล

ความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลเป็นปัญหาที่แท้จริงและจะไม่หายไป ความกังวลเรื่องอีเมลในการทำงานบางระดับเป็นส่วนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับงานส่วนใหญ่ แต่ถ้าความกลัวอีเมลส่งผลต่อสุขภาพจิตและร่างกายของคุณ คุณต้องดำเนินการ

วิธีที่จะเอาชนะความวิตกกังวลเกี่ยวกับอีเมลได้อย่างแม่นยำนั้นขึ้นอยู่กับสิ่งที่ทำให้คุณกลัวอีเมล ใช้เวลาสำรวจ ทำความเข้าใจ และติดตามสิ่งที่ทำให้คุณกังวลเรื่องอีเมล จากนั้นใช้เคล็ดลับของเราเพื่อค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะกับคุณ