มารยาทในการส่งอีเมลสำหรับบุคคลประชาสัมพันธ์

ฉันเพิ่งใช้เวลาสองชั่วโมงในการล้างกล่องจดหมายอีเมลเก่าของฉัน การย้ายครั้งนี้ถูกบังคับโดยการซื้อคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ และความปรารถนาที่จะล้างคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าของฉันจากไฟล์ที่ไม่มีประโยชน์ ในระหว่างการล้างข้อมูล ซึ่งเป็นการดำเนินการแรกในรอบสองปี ฉันได้อ่านข่าวประชาสัมพันธ์และอีเมลหลายร้อยฉบับจากเจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์ ฉันลบข้อมูลเหล่านี้ไปหลายรายการ และในกระบวนการนี้ ก็ได้เสนอกฎอีเมลที่แนะนำสำหรับผู้ประชาสัมพันธ์

1 . ใส่หัวเรื่องในอีเมลของคุณ : ฉันไม่เข้าใจว่าทำไมคนถึงส่งอีเมลโดยไม่มีหัวเรื่อง จุดประสงค์ของหัวเรื่องคือการแจ้งให้ผู้รับทราบว่าข้อความนั้นเกี่ยวกับอะไร หากไม่มีหัวเรื่อง แสดงว่าคุณไม่มีอะไรจะบอกฉัน

2. ไม่มีสิ่งที่แนบมาด้วย : สิ่งที่ฉันพบว่าน่าทึ่งอย่างยิ่งคือผู้คนส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบขนาดมหึมาไปยังผู้รับที่ไม่สงสัย ไม่มีเหตุผลใดที่ไม่สามารถตัดและวางบางสิ่งในรูปแบบของเอกสาร Word ลงในเนื้อหาของอีเมลได้ หากเป็นสิ่งที่เน้นกราฟิก ให้ใส่ไว้บนเว็บไซต์และระบุลิงก์

3. รวมชื่อของฉัน : ฉันไม่ใช่ Bill, Bob, Joanie หรือ Chachi นอกจากนี้ยังไม่ใช่ "ชื่อที่นี่" หรือ "นามสกุลแรก" ทำไมต้องส่งอีเมลหากคุณไม่รู้ว่ากำลังพูดถึงใครอยู่?

4. >>>>: ขอบคุณสำหรับการส่งต่อข่าวประชาสัมพันธ์ให้ฉัน : คุณขี้เกียจเกินไปที่จะตัดและวางข่าวประชาสัมพันธ์ฉบับจริงลงในอีเมล คุณเพียงแค่ส่งต่อให้ฉันพร้อมกับสัญลักษณ์คาเร็ตที่น่ารำคาญแทน น่าแปลกที่นักข่าวที่รู้สึกว่านี่เป็นสัญญาณที่ชัดเจนของการไม่เคารพและความเกียจคร้าน

5. โอ้ หัวเรื่องนั้น : ได้โปรดบอกว่ามันเป็นข่าวประชาสัมพันธ์ นี่คือตัวอย่าง “ข่าวประชาสัมพันธ์: XYZ Corp. ประกาศเปิดตัวโครงการผลประโยชน์องค์กร” คุณจะพบว่าผู้คนมักจะอ่านข่าวนี้มากกว่าพาดหัวข่าวหลอกลวงที่มีเจตนาหลอกให้ผู้อื่นเปิดอ่าน ฉันมี "กฎ" ที่กำหนดไว้ใน Microsoft Outlook ที่จะใส่อีเมลใดๆ ที่มีคำว่า "ข่าวประชาสัมพันธ์" ไว้ในโฟลเดอร์พิเศษ ฉันดูโฟลเดอร์นี้อย่างน้อยวันละสองครั้ง

6. ตรวจการสะกด : ไม่ดีพอที่นักข่าวที่ขี้เกียจอย่างฉันสะกดผิดทางไวยากรณ์ เรียกใช้การตรวจตัวสะกดก่อนส่งอีเมลของคุณและใช้เวลาสักครู่เพื่ออ่านอีเมลจริงๆ ก่อนส่ง ฉันพบอีเมลจำนวนหนึ่งที่ผู้คนสะกดชื่อลูกค้าผิด ในกรณีหนึ่ง ฉันไม่สามารถรู้ได้ว่าชื่อบริษัทคืออะไร เพราะบุคคลนั้นสะกดต่างกันสองสามครั้งและใช้องค์ประกอบการสร้างแบรนด์ต่างกัน (อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และยัติภังค์)

7. คุณเป็นมืออาชีพ ทำตัวเหมือนใคร : อีเมลที่ขึ้นต้นด้วยคำทักทาย “โย่!” เป็นสิ่งที่ฉันคาดหวังจากเพื่อน ไม่ใช่จากคนที่ฉันไม่เคยพบ

8. ไม่ใช่ปริมาณ แต่เป็นคุณภาพ : อีเมลยาว ๆ น่ารำคาญและเสียเวลา ไปให้ถึงจุดและจบที่นั่น

9. ติดต่อ ได้โปรด : ฉันพบอีเมลอย่างน้อยหนึ่งร้อยฉบับที่ผู้คนไม่ได้ใส่ข้อมูลติดต่อของตน ฉันยังพบเหตุการณ์แปลกๆ บางอย่างที่ผู้คนไม่ได้ใส่รหัสพื้นที่สำหรับหมายเลขโทรศัพท์ของตน

10. โปรดหยุดส่งอีเมลถึงฉัน : ฉันเคยขอให้ลบออกจากรายการข่าวต่างๆ ครั้งแล้วครั้งเล่า และไม่ค่อยมีใครได้ยินคำอ้อนวอนให้ลบออกเลย อัปเดตรายชื่ออีเมลของคุณอยู่เสมอและด้วยความสุภาพของมืออาชีพ โปรดนำบุคคลออกเมื่อพวกเขาขอ

11. ใช่ ฉันได้รับอีเมลของคุณแล้ว : การส่งอีเมลถึงนักข่าวสามครั้งแล้วถามพวกเขาว่าพวกเขาได้รับอีเมลของคุณหรือเปล่า นั่นไม่ใช่การใช้เวลาของคุณอย่างคุ้มค่า ฉันตระหนักดีว่าเจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์จำนวนมากเก็บรายการสำหรับโครงการที่พวกเขาอัปเดตเป็นประจำ ฉันรู้ว่าข้างๆ ชื่อของฉันมักจะมีข้อความประมาณว่า "ส่งอีเมลแล้ว โทรแล้ว ไม่มีการตอบกลับ" นึกภาพออกมั้ย? การเพิ่มกล่องจดหมายของใครบางคนด้วยอีเมลจำนวนนับไม่ถ้วนเป็นวิธีที่จะใส่ลงในโฟลเดอร์สแปม

12. ซ่อนรายชื่อการแจกจ่ายของคุณ : ฟังก์ชัน "BCC" มีเหตุผลอยู่ การดูรายชื่อการแจกจ่ายที่มีความยาวไม่เพียงแต่สร้างความรำคาญ แต่ยังเป็นการไม่ฉลาดในเชิงกลยุทธ์อีกด้วย ตอนนี้ฉันรู้แล้วว่านักข่าวคนอื่นๆ เห็นข่าวอะไรและอาจเขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้ ดังนั้นฉันจึงไม่มีความสนใจในการเขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้

13. คุณ เอ่อ Yahoo!? : บางทีนี่อาจเป็นเรื่องไร้สาระ แต่ฉันมีปัญหากับการหลอกลวงหรือบริษัทที่ใช้บริการอีเมลฟรี อีกอย่างหนึ่งคือ ฉันรู้สึกแปลกที่บริษัทไม่มีบริการอีเมลเป็นของตัวเอง ฉันเข้าใจว่า Gmail เป็นบริการอีเมลที่ยอดเยี่ยม แต่มี Google Apps ที่คุณสามารถใช้ได้ภายใต้โดเมนของคุณเอง ฉันคิดว่าทุกคนใน PR ที่ไม่มีเว็บไซต์หรือที่อยู่อีเมลในโดเมนของตนเองทำงานไม่ถูกต้อง

14. ปราศจากไวรัสบนขนมปังข้าวสาลี : ข่าวประชาสัมพันธ์พร้อมไฟล์แนบ ฉันได้รับไวรัสคอมพิวเตอร์ของฉันติดไวรัสเมื่อเร็วๆ นี้ (แม้ว่าจะมีซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสและไฟร์วอลล์อยู่ก็ตาม) คิดว่าฉันบ้าเหรอ?

15. มีความสำคัญสูงจริงหรือ? : 'Nuff กล่าวว่า.

16. รูปแบบในข้อความธรรมดา : การแทรกโลโก้บริษัทของคุณหรือใช้กราฟิกในเนื้อหาของอีเมลอาจทำให้อีเมลยุ่งยาก รูปภาพเหล่านี้อาจปรากฏไม่ถูกต้องในโปรแกรมอีเมลบางโปรแกรม และอีเมลจะปรากฏในลักษณะที่ทำให้แปลกหรืออ่านไม่ได้โดยสิ้นเชิง

17. ใช้อีเมลอย่างชาญฉลาด : อ่าน "เด็กชายผู้ร้องไห้หมาป่า" ของอีสป

18: กำหนดเป้าหมายอีเมลของคุณอย่างถูกต้อง : ฉันไม่รู้ว่าทำไมฉันถึงได้รับข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับบริษัทเทคโนโลยีชีวภาพเป็นร้อยๆ ฉบับ (ฉันไม่เคยพูดถึงเรื่องนี้เลย) หรืออีเมลที่ให้โอกาสฉันได้สัมภาษณ์ผู้พิพากษา “American Idol”

19. อีเมลส่วนตัวคือ no-no : คุณไม่รู้จักฉัน จึงไม่แปลกหรอกที่คุณได้รับอีเมลจากฉันซึ่งฉันขอให้คุณช่วยฉันหาอพาร์ตเมนต์ใหม่หรืองานให้เพื่อน?

20. ระวังสิ่งที่คุณส่งต่อ : ฉันรู้สึกตกใจที่เห็นคนประชาสัมพันธ์จำนวนมากส่งต่อเนื้อหาทางการเมืองและศาสนาให้ฉัน ในกรณีหนึ่ง เกิดการลุกลามส่งสแปมที่เกี่ยวข้องกับการเมืองของอิสราเอลและปาเลสไตน์มาให้ฉัน เธอไม่ได้ซ่อนรายชื่อการแจกจ่าย และฉันสังเกตเห็นประเภทเงิน ทองคำ และไวน์อื่นๆ มากมายในรายการ สิ่งที่คุณส่งต่อให้เพื่อนและครอบครัวมักไม่เหมาะที่จะส่งต่อไปยังผู้ติดต่อมืออาชีพ

และเช่นเคย ฉันหวังว่า "กฎ" เหล่านี้จะเป็นประโยชน์ ฉันตระหนักดีว่าคนส่วนใหญ่ใช้อีเมลอย่างชาญฉลาดในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ แต่มีหลายคนที่ไม่ใช้อีเมล และสะท้อนแง่ร้ายต่อพวกเราที่พึ่งพาสื่อในการทำงานของเรา

Ben Silverman เคยเป็นคอลัมนิสต์ข่าวธุรกิจของ The New York Post และเป็นผู้ก่อตั้ง/ผู้เผยแพร่ DotcomScoop.com

ดาวน์โหลด eBooks ประชาสัมพันธ์และข่าวประชาสัมพันธ์ฟรีห้า (5) ฉบับ (มูลค่า 67 ดอลลาร์) ที่นี่: https://www.ereleases.com/free-offer/pr-bonus-5-free-ebooks/