กฎและเคล็ดลับมารยาททางอีเมล 25 ข้อที่มืออาชีพทุกคนต้องรู้

เนื่องจากอีเมลใช้เวลาโดยเฉลี่ยของมืออาชีพถึง 28% ผู้คนจึงมักมองข้ามมารยาทในการใช้อีเมลในแง่ของประสิทธิภาพการทำงาน อย่างไรก็ตาม มีกฎเกณฑ์และเคล็ดลับจำนวนหนึ่งที่ต้องปฏิบัติตามในอีเมลธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะยุ่งแค่ไหน ที่จริงแล้ว มารยาทในการใช้อีเมลที่ถูกต้องไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณคงความเป็นมืออาชีพเท่านั้น แต่ยังทำให้การสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยให้ธุรกิจหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงได้

เมื่อคุณได้อ่านโพสต์ในบล็อกนี้ คุณจะรู้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับมารยาททางอีเมลที่สามารถถ่ายทอดการเรียนรู้ของคุณไปยังเพื่อนร่วมงานได้

มารยาทอีเมลคืออะไร?

มารยาทในการใช้อีเมลหมายถึงหลักการที่ชี้นำพฤติกรรมของเราเมื่อส่งและรับอีเมล จรรยาบรรณนี้รวมถึงแนวทางเกี่ยวกับภาษา การสะกดคำ ไวยากรณ์ และมารยาทที่เหมาะสม มารยาทที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงใคร ในที่ทำงาน การทำข้อตกลงที่เป็นทางการจะปลอดภัยกว่าเสมอ

เหตุใดมารยาทอีเมลจึงมีความสำคัญ

การปฏิบัติตามมารยาทอีเมลจะช่วยให้คุณสร้างความเป็นมืออาชีพ สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นในที่ทำงาน และเป็นตัวแทนนายจ้างของคุณได้ดี นอกจากนี้ยังทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้นและป้องกันไม่ให้คุณและธุรกิจประสบปัญหา การทำความคุ้นเคยกับมารยาทการใช้อีเมลแบบมืออาชีพจะช่วยให้คุณสื่อสารกับผู้อื่นอย่างสุภาพและประสบความสำเร็จในอาชีพการงานของคุณ

1. เขียนหัวเรื่องให้ชัดเจน

เนื่องจากพวกเราหลายคนมักถูกฝังอยู่ในกล่องข้อความเข้า หัวเรื่องอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อการที่อีเมลของคุณจะถูกเปิดออกหรือไม่

เพื่อยึดถือจรรยาบรรณของอีเมล มุ่งเป้าไปที่หัวเรื่องสั้นและชัดเจนที่อธิบายว่าอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไรโดยใช้คำสองสามคำหรือประโยคสั้นๆ ใช้ตัวระบุ เช่น "ข้อเสนอ" และ "แอปพลิเคชัน" ที่จะแจ้งให้ผู้รับทราบทันทีถึงสิ่งที่คาดหวังจากอีเมลของคุณ หัวเรื่องที่ให้อรรถประโยชน์มักจะได้รับการอ่าน ดังนั้นให้ปฏิบัติจริง

ไม่ว่าคุณจะทำอะไร อย่าส่งอีเมลโดยไม่มีหัวเรื่อง เป็นการละเมิดมารยาทอีเมลที่ถูกต้องอย่างชัดเจน การเห็น "ไม่มีหัวเรื่อง" แทบจะรับประกันได้ว่าผู้รับจะย้ายข้อความของคุณไปที่ถังขยะโดยตรงเนื่องจากดูน่าสงสัย

2. เริ่มด้วยการทักทายแบบมืออาชีพ

วิธีที่ดีที่สุดในการทักทายบุคคลในอีเมลนั้นขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขาและหัวข้อ วิธีที่เหมาะสมในการเริ่มต้นอีเมลอย่างมืออาชีพนั้นแตกต่างกันไปตั้งแต่แบบทางการไปจนถึงแบบไม่เป็นทางการ แต่คุณไม่ควรเจอแบบไม่เป็นทางการ

คำทักทายทั่วไปบางส่วน ได้แก่ :

• เรียน คุณ/นาง/นาย <นามสกุล>,
• สวัสดี <ชื่อ>
• สวัสดี <ชื่อ>

รายการคำทักทายอย่างไม่เป็นทางการที่นับเป็นมารยาทอีเมลที่ไม่ดีมีตั้งแต่ "เฮ้" และ "โย่" ไปจนถึงชื่อผู้รับ และเชื่อเราเถอะ คุณไม่อยากทำอีเมลนี้ผิดพลาด

3.อย่าลืมแนะนำตัว

คุณไม่ควรคิดไปเองว่าผู้รับรู้ว่าคุณเป็นใคร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าคุณติดต่อคนที่คุณไม่รู้จักเป็นครั้งแรก การเริ่มเนื้อหาของอีเมลถือเป็นส่วนสำคัญของมารยาทในการส่งอีเมล - ใช้บรรทัดสั้นๆ หรือสองบรรทัดที่ครอบคลุมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หากคุณรู้จักผู้รับแต่ไม่แน่ใจว่าชื่อของคุณดังหรือไม่ ให้หาวิธีพูดถึงครั้งสุดท้ายที่คุณพูดคุยหรือเตือนพวกเขาว่าคุณรู้จักกันอย่างไร

4. ทำให้สั้น

เนื่องจากพนักงานออฟฟิศทั่วไปได้รับอีเมลมากกว่า 100 ฉบับต่อวัน จึงไม่มีใครมีเวลาอ่านข้อความที่ยาวเหยียด

สิ่งที่เลวร้ายที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือทำให้ผู้รับอ่านผ่านอีเมลทั้งหมดเพื่อดูว่าข้อความของคุณเกี่ยวกับอะไร คุณควรระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลอย่างตรงไปตรงมาโดยระบุไว้ในตอนเริ่มต้น ตั้งประเด็นอย่างรวดเร็ว อย่าใช้คำฟุ่มเฟือย และใช้ประโยคสั้นๆ ที่อ่านได้ดี ตามหลักการแล้ว อีเมลของคุณมีเป้าหมายเพียงข้อเดียว แต่ถ้าคุณต้องการครอบคลุมหัวข้อต่างๆ ให้พิจารณาย่อให้เป็นหัวข้อย่อย

เมื่อคุณคิดว่าคุณทำเสร็จแล้ว ให้ใช้เวลาในการแก้ไขข้อความของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความนั้นชัดเจนและลบคำที่ไม่จำเป็นทั้งหมด หากคุณยังคิดว่ามันยาวเกินไป ให้พิจารณาว่ามีช่องอื่นที่ดีกว่าอีเมลเพื่อสื่อสารเกี่ยวกับหัวข้อนี้หรือไม่

5. ละเว้นจากอารมณ์ขัน

หากปราศจากน้ำเสียงและการแสดงออกที่เหมาะสม แม้แต่บทกลอนที่ตลกขบขันที่สุดก็อาจห่างจากเป้าหมายได้หลายไมล์

นั่นเป็นเหตุผลที่ทำไมอารมณ์ขันมักจะหายไปในการแปลในอีเมล การเสียดสีเป็นสิ่งที่อันตรายอย่างยิ่งในรูปแบบลายลักษณ์อักษร เนื่องจากผู้อ่านสามารถตีความความหมายของคุณในทางตรงข้ามที่คุณเพิ่งพูดได้ เว้นแต่คุณจะแน่นแฟ้นกับผู้รับจริงๆ คุณควรหลีกเลี่ยงการล้อเล่นในอีเมลแบบมืออาชีพ

มันไม่ได้เกี่ยวกับความเสี่ยงที่จะถูกเข้าใจผิดด้วยซ้ำ สิ่งที่คุณคิดว่าตลกอาจไม่ตลกสำหรับผู้รับเสมอไป

6. จัดโครงสร้างอีเมลให้ถูกต้อง

อีเมลแบบมืออาชีพควรมีหัวเรื่อง คำทักทาย เนื้อหา การลงชื่อออก และลายเซ็น การละทิ้งโครงสร้างนี้ถือเป็นการละเมิดมารยาทอีเมล คุณควรแยกส่วนเหล่านี้ด้วยตัวแบ่งย่อหน้าเสมอเพื่อให้ข้อความของคุณเข้าใจง่าย

ตั้งเป้าที่จะส่งข้อความของคุณเพื่อให้เนื้อหาอีเมลมีความยาวไม่เกินสามย่อหน้า เนื่องจากผู้คนมักจะ "สแกน" อีเมลเพื่อค้นหาสิ่งที่น่าสนใจที่จะเจาะลึกแทนที่จะอ่านทีละคำ ให้เริ่มแต่ละย่อหน้าโดยเน้นสิ่งที่สำคัญที่สุด อย่าลืมเว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างย่อหน้าเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น

ในกรณีที่คุณรู้สึกว่ามีความเสี่ยงที่ข้อมูลจะล้นเกิน ให้ลองใช้หัวข้อย่อยหรือรายการที่มีตัวเลขเพื่อสร้างโครงสร้างให้กับงานเขียนของคุณมากขึ้น แบ่งส่วนที่ใช้คำหยาบ หากคุณใช้ตัวหนาเพื่อเน้นสิ่งที่สำคัญที่สุด อย่าใช้มากกว่าหนึ่งคำหรือวลีต่ออีเมล

7. ใช้กรณีประโยค

การใช้กรณีของประโยคหมายถึงการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในอักษรตัวแรกของคำแรกในประโยคและคำนามเฉพาะใดๆ

ถึง

[email protected]

สวัสดีพีท

มันเยี่ยมมากที่ได้คุยกับคุณ ฉันรอคอยที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแผนการกำหนดราคาของ Corpod ในเร็วๆ นี้

การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ตามปกติเป็นส่วนหนึ่งของมารยาทอีเมลธุรกิจ ดังนั้นคุณจึงไม่ควรโจมตี จำไว้ว่าการเขียนตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดในที่ทำงานถือเป็นเรื่องไร้สาระเช่นกัน

8. ดูน้ำเสียงของคุณ

ไม่ใช่แค่สิ่งที่คุณพูด แต่เป็นวิธีที่คุณพูด

จงตั้งใจเลือกใช้คำและพิจารณาเสมอว่าผู้รับจะตีความคำเหล่านั้นอย่างไร เนื่องจากคุณไม่สามารถพึ่งพาการแสดงออกทางสีหน้าและน้ำเสียงในการส่งข้อความได้ ให้พยายามเป็นพิเศษที่จะมองว่าเป็นแง่บวก

นอกจากการละเว้นจากอารมณ์ขันแล้ว อย่าใช้คำและคำคุณศัพท์เชิงลบที่สามารถทำให้คุณดูมีอารมณ์มากกว่าที่เป็นจริง

9. เขียนเหมือนไม่มีอะไรเป็นความลับ

หลีกเลี่ยงการพูดคุยในหัวข้อที่ละเอียดอ่อนหรือข้อมูลที่เป็นความลับทางอีเมล เนื่องจากพวกเขาอาจตกไปอยู่ในมือของผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าผู้รับจะเป็นใคร คุณไม่ควรวางใจว่าพวกเขาเป็นคนเดียวที่จะเห็นอีเมลของคุณเนื่องจากการรั่วไหลอาจเป็นเพียงการส่งต่อโดยไม่ได้ตั้งใจหรือสำเนาถึง ดีกว่าเสมอที่จะปลอดภัยกว่าขอโทษ ดังนั้นแนวทางที่ดีสำหรับมารยาทอีเมลธุรกิจคือไม่เขียนอีเมลที่คุณไม่ต้องการให้คนทั้งโลกอ่าน

10. เลิกใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์!!!

คุณคงไม่ตะโกนบ่อยขนาดนั้นในที่ทำงานใช่ไหม นั่นคือเหตุผลที่คุณควรระมัดระวังเมื่อใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ในอีเมลธุรกิจ เหตุผลที่แท้จริงเพียงข้อเดียวที่จะใช้สิ่งนี้คือการแสดงความตื่นเต้น และนั่นไม่ต้องการอะไรมากไปกว่าเครื่องหมายอัศเจรีย์ การใช้มากกว่าหนึ่งอีเมลต่อหนึ่งฉบับอาจทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ ไม่ต้องพูดถึงการลงท้ายประโยคด้วยจำนวนอีเมลเหล่านั้นด้วยซ้ำ

11. ตระหนักถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรม

การสื่อสารที่ผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้ง่ายเนื่องจากความแตกต่างทางวัฒนธรรม

ความเสี่ยงมีมากขึ้นในการเขียนคำเนื่องจากไม่มีภาษากายที่จะมาพร้อมกับข้อความ นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรพยายามทำความคุ้นเคยกับวัฒนธรรมของผู้รับเมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครบางคนในต่างประเทศ การรองรับความต้องการของพวกเขาจะช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นกับพวกเขา

ในบางประเทศ ต้องการให้ตรงประเด็น ในทางตรงกันข้าม เป็นเรื่องปกติที่จะทำความรู้จักกับผู้ร่วมธุรกิจใหม่ก่อน คุณสามารถเริ่มต้นทำความเข้าใจความแตกต่างของมารยาทอีเมลธุรกิจเหล่านี้ได้โดยการอ่านบทความนี้โดย BBC

12. อย่าใช้อิโมจิ

แม้ว่าอิโมจิจะมีบทบาทสำคัญในการสื่อสารประจำวันของเราเมื่อพูดถึงการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที แต่ก็ไม่ใช่ของอีเมลระดับมืออาชีพ ทำไมคุณอาจถาม? ผลการวิจัยพบว่าการใช้สไมลี่ย์สามารถทำให้คุณดูมีความสามารถน้อยลง และทุกคนตีความต่างกัน ยกเว้นในกรณีที่ผู้รับเคยใช้อิโมจิขณะส่งอีเมลถึงคุณ คุณควรหลีกเลี่ยงมัน

13. ย่อ URLs

การวาง URL แบบยาวลงในอีเมลของคุณเป็นวิธีที่แน่นอนในการทำให้ดูยุ่งเหยิง นอกจากจะทำให้ข้อความของคุณอ่านยากขึ้นแล้ว ยังใช้อสังหาริมทรัพย์อันมีค่าอีกด้วย สิ่งที่คุณควรทำคือใช้ตัวย่อ URL เช่น bit.ly หรือแทรกไฮเปอร์ลิงก์แทน

ถึง

[email protected]

สวัสดีพีท

มันเยี่ยมมากที่ได้คุยกับคุณ ฉันรอคอยที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแผนการกำหนดราคาของ Corpod ในเร็วๆ นี้

PS ลองดูนี่: https://www.flowrite.com/blog/how-to-introuce-two-people-over-email

14. ติดแบบอักษรมาตรฐาน

คุณต้องการให้อีเมลของคุณอ่านง่ายอยู่เสมอใช่ไหม ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยแบบอักษรที่สะอาด ตามกฎสำคัญ ให้ใช้แบบอักษรมาตรฐานของโปรแกรมรับส่งเมลของคุณ

แบบอักษรที่ดีที่สุดบางส่วนสำหรับอีเมล ได้แก่:

• Arial
• Helvetica
• คาลิบรี
• จัดส่ง
• Times New Roman
  

เมื่อพูดถึงสีของแบบอักษร สีดำเป็นทางเลือกเดียว ขนาดที่เหมาะสมคือ 10 จุดหรือ 12 จุด ขึ้นอยู่กับความยาวของอีเมล ในกรณีที่คุณคัดลอกและวางข้อความในอีเมล อย่าลืมล้างการจัดรูปแบบ มิฉะนั้นอาจดูเหมือนแตกต่างจากข้อความที่เหลือ

15. ใช้การลงชื่อออกจากแบบมืออาชีพ‍

วิธี ที่ ดีที่สุดในการลงชื่อออกจากอีเมลนั้นขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับและจุดประสงค์ของอีเมลเสมอ คุณควรจับคู่การออกจากระบบกับคำทักทายและข้อความที่เหลือเพื่อรักษาน้ำเสียงที่สม่ำเสมอ คุณต้องการที่จะสุภาพเสมอ แต่คุณต้องการที่จะเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการหรือออกมาเป็นมิตร?

การปิดอีเมลแบบมืออาชีพที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ได้แก่:

• ขอแสดงความนับถือ,
• ขอแสดงความนับถือ,
• ความนับถือ,
• ดีที่สุด,
• ขอขอบคุณ,
  

สิ่งสำคัญคือต้องลงชื่อออกให้ถูกต้อง เป็นสิ่งสุดท้ายที่ผู้รับอ่านและสามารถทิ้งความประทับใจไม่รู้ลืมได้เหมือนกับการสิ้นสุดการประชุมหรือสิ้นสุดการโทร

16. รวมลายเซ็น

น้อยกว่ามากเมื่อพูดถึงลายเซ็นอีเมล

ลายเซ็นมืออาชีพประกอบด้วยชื่อเต็ม ตำแหน่ง ชื่อบริษัท เว็บไซต์บริษัท และหมายเลขโทรศัพท์ที่จะติดต่อคุณ คุณสามารถพิจารณาเพิ่ม LinkedIn และที่อยู่ของ บริษัท หากสิ่งเหล่านี้มีบทบาทในธุรกิจของคุณ โลโก้บริษัทหรือรูปภาพของคุณยังส่งผ่านมารยาทอีเมลธุรกิจอีกด้วย อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการออกแบบนั้นตอบสนองได้

รวมลายเซ็นโดยอัตโนมัติที่ส่วนท้ายของอีเมลแต่ละฉบับ การลบออกจากข้อความง่ายกว่าการเพิ่มด้วยตนเอง

17. หมั่นตรวจสอบชื่อผู้รับทุกครั้ง

ไม่มีอะไรสร้างความประทับใจแรกพบเช่นการสะกดชื่อบุคคลผิด หรือการเรียกชื่อผิดโดยสิ้นเชิง

แท้จริงแล้วจะใช้เวลาไม่กี่วินาที และคุณไม่มีข้อแก้ตัวในการทำผิด นอกจากการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่ไม่ระมัดระวังเหล่านี้แล้ว อย่าลืมย่อชื่อให้สั้นลง เว้นแต่คุณจะแน่ใจว่าโรเบิร์ตจากฝ่ายกฎหมายชอบที่จะเลือก "ร็อบ" มากกว่า

หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับหัวข้อนี้ ให้ดูว่าพวกเขาได้ลงชื่อออกจากอีเมลก่อนหน้านี้ถึงคุณอย่างไร ตรวจสอบโปรไฟล์ LinkedIn หรือช่องทางการสื่อสารภายใน

ไม่มีข้อแก้ตัวใดๆ การรับชื่อผู้รับอีเมลผิดเป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดด้านมารยาทอีเมลที่แย่ที่สุด

18. อย่าส่งอีเมลโดยไม่ตรวจทาน

ไม่สามารถเน้นเคล็ดลับมารยาททางอีเมลนี้เพียงพอเนื่องจากการสะกดผิด และข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ย่อมสะท้อนถึงคุณไม่ดีอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ หลังจากคุณเขียนเสร็จแล้ว ให้อ่านเนื้อหาอีเมลและหัวเรื่องอย่างน้อยสองครั้งเพื่อตรวจหาข้อผิดพลาด คุณยังสามารถลองอ่านอีเมลของคุณออกมาดัง ๆ เพื่อสังเกตข้อผิดพลาดที่ตาไม่ถึง

19. มีสติสัมปชัญญะ

กฎมารยาทในการใช้อีเมลที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งเกี่ยวกับไฟล์แนบคือ คุณไม่ควรแนบไฟล์ขนาดใหญ่ไปกับอีเมลของคุณ วิธีที่ดีที่สุดในการส่ง เช่น การนำเสนอหรือวิดีโอ คือการอัปโหลดไฟล์ไปยังบริการคลาวด์ เช่น Google Drive หรือ Dropbox และมอบลิงก์ที่อนุญาตให้เข้าถึงแก่ผู้รับ หากไม่สามารถทำได้ ให้บีบอัดไฟล์ก่อนที่จะแนบ เพื่อลดการใช้พื้นที่ในกล่องจดหมาย อย่าลืมพูดถึงสิ่งที่แนบมาในเนื้อหาอีเมลของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับจะสังเกตเห็น

20. BCC อย่างเหมาะสม

BCC ย่อมาจาก blind carbon copy และช่วยให้คุณสามารถปกปิดบุคคลหรือบุคคลที่ป้อนในช่อง BCC จากผู้รับรายอื่น

การใช้ BCC เป็นมารยาทในการส่งอีเมลที่ดี เมื่อคุณส่งอีเมลถึงบุคคลหลายคนที่ไม่รู้จักกัน เนื่องจากจะช่วยให้คุณสามารถปกป้องความเป็นส่วนตัวของพวกเขาได้ นอกจากนี้ยังใช้เพื่อลบบางคนออกจากชุดข้อความอย่างสุภาพ เช่น หลังจากที่พวกเขาแนะนำคุณให้รู้จักกับคนอื่นทางอีเมล นอกจากนี้ยังมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการยืนยันกับคนที่คุณส่งอีเมลที่สำคัญโดยไม่ระบุบุคคลนั้นในชุดข้อความต่อไปนี้

สำเนาที่ซ่อนเร้นอาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดได้ และการใช้ด้วยเหตุผลที่ไม่ถูกต้องถือเป็นการหลอกลวงและมารยาทที่ไม่ดี

21. ให้คำตอบอย่างทันท่วงที

อีเมลอาจเป็นเรื่องเสียเวลามากสำหรับมืออาชีพ แต่การตอบกลับอีเมลของคุณทันทีจะช่วยให้ทุกคนทำงานตามกำหนดเวลา

หน้าต่างการตอบกลับที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับผู้ส่งและหัวข้อ ตามกฎทั่วไป คุณควรตอบกลับเพื่อนร่วมทีมของคุณในวันเดียวกัน เพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ ภายใน 24 ชั่วโมง และสำหรับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณภายในสิ้นสัปดาห์ทำงาน เว้นแต่จะเป็นเรื่องเร่งด่วน

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าคุณทำงานในบทบาทที่ต้องเผชิญหน้ากับลูกค้า คุณควรรู้ว่าเวลาตอบกลับที่ยาวนานของคุณสามารถส่งข้อความโดยไม่ได้ตั้งใจ เนื่องจากเกือบหนึ่งในสามของผู้คนคาดหวังว่าธุรกิจจะตอบกลับอีเมลภายในหนึ่งชั่วโมงหรือน้อยกว่า

22. ใช้ "ตอบกลับทั้งหมด" เมื่อจำเป็นเท่านั้น

เนื่องจากพนักงานออฟฟิศทั่วไปได้รับอีเมลประมาณ 121 ฉบับต่อวัน คุณจึงไม่ต้องการรบกวนผู้คนด้วยสิ่งที่ไม่จำเป็น ดังนั้น ครั้งต่อไปที่คุณกำลังจะกด "ตอบทั้งหมด" ให้หยุดเพื่อพิจารณาว่าทุกคนในกลุ่มอีเมลจำเป็นต้องรับคำตอบของคุณหรือไม่ หากคำตอบคือไม่ ให้ใช้ "ตอบกลับ" และบันทึกการบาดเจ็บล้มตายจากการแจ้งเตือนอื่นที่ทำให้เสียสมาธิ

23. ตอบกลับอีเมลทั้งหมดของคุณ

แม้ว่ากล่องจดหมายจะล้นหลามและตารางงานที่วุ่นวาย แต่มารยาทในการตอบกลับอีเมลทุกฉบับที่ส่งถึงคุณก็ยังเป็นมารยาทที่ดี การเพิกเฉยต่ออีเมลจากบุคคลในองค์กรหรือผู้ร่วมธุรกิจของคุณถือเป็นการหยาบคายและมีแนวโน้มที่จะส่งผลตามมา หากมีคนเย็นชาส่งอีเมลถึงคุณ โปรดสละเวลาสักครู่เพื่อตอบพวกเขาแม้ว่าจะเป็นการ "ไม่" อย่างสุภาพก็ตาม เพราะจะสร้างความประทับใจที่ดี หากไม่เป็นเช่นนั้น อาจทำให้คุณได้รับอีเมลติดตามผลเป็นชุด ถ้าพวกเขาไม่เกรงใจพอที่จะทำการบ้าน ก็ไม่ต้องรู้สึกว่าจำเป็นต้องตอบ

24. คิดให้ดีก่อนส่งต่อ

จำสิ่งที่เราเขียนไว้ก่อนหน้านี้เกี่ยวกับหัวข้อที่ละเอียดอ่อนและข้อมูลที่เป็นความลับเมื่อพูดถึงมารยาททางอีเมลหรือไม่? คุณควรพิจารณาเสมอว่าอีเมลมีขึ้นเพื่อส่งต่อหรือไม่ และดำเนินการด้วยความระมัดระวัง นอกจากนี้ ให้พิจารณาว่าข้อความนั้นสร้างคุณค่าให้กับผู้รับจริงหรือไม่ เมื่อคุณตัดสินใจส่งต่ออีเมล สิ่งสำคัญคือต้องสรุปสิ่งที่พูดคุยกันและแจ้งให้ผู้รับทราบว่าต้องการอะไรจากอีเมลเหล่านั้น นอกจากนี้ คุณควรแก้ไขสิ่งที่ไม่จำเป็นในอีเมล เช่น ป้ายส่งต่อ ที่อยู่อีเมลอื่น หัวเรื่อง และความคิดเห็นก่อนหน้า

25. อย่าลืมตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

หากคุณไม่สามารถตอบอีเมลได้เป็นเวลานาน คุณควรตั้งค่าข้อความลางานอัตโนมัติเพื่อให้คนอื่นรู้ว่าคุณไม่สามารถตอบกลับได้ สถานการณ์ทั่วไปรวมถึงวันหยุดและการประชุม สิ่งสำคัญคือต้องระบุวันที่เมื่อคุณจะกลับมาเพื่อที่พวกเขาจะได้ดำเนินการตามนั้น คุณควรให้ข้อมูลติดต่อของบุคคลที่ผู้ส่งสามารถติดต่อได้หากเรื่องของพวกเขาเป็นเรื่องเร่งด่วน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือใส่ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" หรือ "ตัวระบุในหัวเรื่องพร้อมกับวันที่คุณกลับมา

เราหวังว่าคุณจะพบว่าบล็อกโพสต์นี้เกี่ยวกับมารยาททางอีเมลมีประโยชน์ เราเชื่ออย่างจริงใจว่าการรู้กฎที่สำคัญที่สุดของมารยาทอีเมลธุรกิจ ผู้เชี่ยวชาญทุกคนสามารถสื่อสารในที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากคุณคิดว่าเราพลาดเคล็ดลับสำคัญไป โปรดแจ้งให้เราทราบ!