19 กฎมารยาททางอีเมลที่ควรรู้

มารยาททางอีเมลคือชุดของหลักเกณฑ์ทางสังคมที่ควบคุมการสื่อสารทางอีเมลที่สุภาพและมีประสิทธิผล เช่นเดียวกับมารยาทแบบออฟไลน์ มารยาททางอีเมลช่วยให้การสนทนาสะดวกสบาย มีน้ำใจ และเป็นมืออาชีพ

มารยาททางอีเมลคืออะไร?

กฎมารยาททางอีเมลในที่ทำงานอาจแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมและวัฒนธรรม ทั้งในด้านอาชีพและในระดับโลก นอกจากนี้ยังอาจแตกต่างกันไปในแต่ละรุ่น เนื่องจากมารยาททางอีเมล เช่นเดียวกับกฎสำหรับการสื่อสารรูปแบบอื่นๆ ที่พัฒนาไปตามกาลเวลา อย่างไรก็ตาม หลักเกณฑ์ทั่วไปบางประการจะนำไปใช้กับการสื่อสารทางอีเมลส่วนใหญ่ เช่น การใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพและการพิสูจน์อักษรอีเมลแต่ละฉบับก่อนที่จะส่ง

การรักษามารยาททางอีเมลที่ดีเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากเป็นการสื่อสารถึงความเคารพต่อคนที่คุณส่งอีเมลถึง โดยแก่นแท้แล้ว มารยาทหมายถึงการคำนึงถึงผู้อื่น คุณสื่อสารถึงความเป็นมืออาชีพของคุณตลอดจนความเป็นมืออาชีพของบริษัทของคุณผ่านมารยาททางอีเมล หากมี ในกล่องจดหมายของผู้รับ สิ่งนี้สามารถทำให้คุณและบริษัทของคุณโดดเด่นในทางบวก มารยาททางอีเมลยังช่วยให้คุณส่งและตอบกลับอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้านล่างนี้คือหลักเกณฑ์มารยาททางอีเมล 19 ข้อที่สามารถช่วยให้คุณเขียนอีเมลที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพมากขึ้น ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

19 เคล็ดลับมารยาททางอีเมล

1 พิสูจน์อักษร พิสูจน์อักษร พิสูจน์อักษร

ไม่มีอะไรที่จะบ่อนทำลายความเป็นมืออาชีพของคุณ เช่น ไวยากรณ์ผิดพลาดหรือการสะกดชื่อผู้รับผิด ก่อนที่คุณจะส่งอีเมล ให้ตรวจทานอย่างละเอียดหรือใช้ไวยากรณ์เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์ การสะกด และเครื่องหมายวรรคตอน นอกจากนี้ โปรดตรวจสอบอีกครั้งว่ารายละเอียดทั้งหมด รวมถึงการสะกดชื่อผู้รับนั้นถูกต้อง

2 เขียนหัวเรื่องโดยละเอียด

หัวเรื่องที่ดีคือการแสดงตัวอย่างอีเมล แทนที่จะใช้หัวเรื่องคลุมเครือ เช่น "สวัสดี" หรือ "กำลังเช็คอิน" ให้ส่งข้อความของคุณโดยตรง วิธีนี้จะทำให้ผู้รับทราบทันทีว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไรและสามารถตอบกลับได้อย่างเหมาะสม

3 รวมคำทักทาย

เริ่มต้นอีเมลทุกฉบับด้วยคำทักทายที่เหมาะสม ตัวอย่างคำทักทายทางอีเมลที่เหมาะสม ได้แก่:

• เรียน [ชื่อผู้รับ]
• สวัสดี [ชื่อผู้รับ]

4 รวมการลงชื่อออก

อีเมลของคุณควรเริ่มต้นด้วยคำทักทายที่เหมาะสมและลงท้ายด้วยสัญญาณที่เหมาะสม การลงชื่อออกจากอีเมลแบบมืออาชีพประกอบด้วย:

• ขอแสดงความนับถือ
• ดีที่สุด
• ขอแสดงความนับถือ
• ขอบคุณ
• ไชโย

หลังจากลงนามแล้วให้ระบุชื่อของคุณ

5 กระชับ

ความกระชับเป็นหลักสำคัญของการสื่อสารแบบมืออาชีพ อย่าเสียเวลาของผู้รับกับรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องหรือรวมการสนทนาหลายรายการไว้ในอีเมลเดียว เน้นไปที่เนื้อหาเพื่อให้พวกเขาสามารถอ่านได้อย่างรวดเร็วและตอบสนองหากจำเป็น

6 มีความครอบคลุม

อย่างไรก็ตาม อย่าละเลยข้อมูลที่จำเป็นเพื่อทำให้อีเมลของคุณกระชับ ส่วนสำคัญของความกระชับคือการกล่าวถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทุกส่วนในอีเมลฉบับเดียว ขณะที่คุณตรวจทานอีเมลของคุณ โปรดอ่านอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ละทิ้งข้อมูลสำคัญใดๆ ออกไป การต้องส่งอีเมลฉบับที่สองเพื่อพูดถึงรายละเอียดที่คุณลืมระบุในอีเมลฉบับแรกอาจเป็นเรื่องที่น่าอึดอัดใจและน่าอาย นอกจากนี้ยังอาจพบว่าไม่เป็นมืออาชีพอีกด้วย

7 รอ 24 ชั่วโมงเพื่อติดตามผล

เมื่อคุณส่งอีเมลแล้ว ให้เวลาผู้รับในการตอบกลับ ระยะเวลาที่เหมาะสมในการรอมักขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับและความเร่งด่วนของข้อความของคุณ แต่โดยทั่วไปควรรออย่างน้อย24 ชั่วโมงก่อนติดตามผล

มารยาทในการใช้อีเมลมีกฎอีก 24 ชั่วโมง: ตอบกลับอีเมลทุกฉบับที่คุณได้รับภายใน 24 ชั่วโมง กฎนี้ครอบคลุมถึงการโทรศัพท์และการสื่อสารรูปแบบอื่นๆ การตอบกลับทันทีจะแสดงให้ผู้รับเห็นว่าคุณเห็นคุณค่าของเวลาของพวกเขา

8 ใช้การตอบกลับอัตโนมัติเมื่อคุณไม่อยู่

ก่อนที่คุณจะออกไปพักผ่อน ให้ตั้งค่าระบบตอบรับอัตโนมัติทางอีเมลของคุณ นี่คือการตอบกลับอัตโนมัติทุกอีเมลที่คุณได้รับ ซึ่งจะทำให้ผู้ส่งทราบว่าคุณไม่อยู่และไม่สามารถอ่านอีเมลได้ ในการตอบกลับอัตโนมัติ ให้ระบุวันที่ที่คุณจะลางานและเพื่อนร่วมงานที่ผู้ส่งอาจติดต่อในเรื่องเร่งด่วน

9 ใช้สำเนาลับอย่างเหมาะสม

Bcc ย่อมาจากblind carbon copyด้วยสำเนาลับ คุณสามารถส่งอีเมลไปยังคนกลุ่มใหญ่ได้โดยไม่ต้องแสดงที่อยู่อีเมลของผู้รับแต่ละราย วิธีนี้ทำให้ผู้รับไม่สามารถดูว่าใครได้รับอีเมลอีกบ้าง พวกเขาไม่สามารถส่งอีเมลถึงกันผ่านการตอบกลับทั้งหมด ซึ่งทำให้ bcc เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการหลีกเลี่ยงกล่องจดหมายที่เกะกะ

10 ใช้ซีซีอย่างเหมาะสม

บุคคลที่ถูกสำเนา (คัดลอกคาร์บอน) ในอีเมลต่างจาก bcc ตรงที่สามารถดูว่าใครบ้างที่ได้รับสำเนานั้น วัตถุประสงค์ของสำเนาถึงคือการรวมผู้รับหลายคนไว้ในอีเมลขณะเดียวกันก็สื่อสารว่าคุณไม่จำเป็นต้องคาดหวังการตอบกลับจากพวกเขาทั้งหมด ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานในแผนกอื่นและสำเนาถึงผู้จัดการของคุณ เพื่อให้พวกเขาทราบถึงความคืบหน้าของการสนทนา

11 รู้ว่าเมื่อใดควรใช้การตอบกลับทั้งหมด

เมื่อมีการคัดลอกคนหลายคนในอีเมล คุณสามารถกดตอบกลับทั้งหมดเพื่อส่งคำตอบของคุณไปยังทุกคนได้ เว้นแต่จะมีเหตุผลในการดำเนินการดังกล่าว เช่น การแชร์ข้อมูลสำคัญที่ทุกคนจำเป็นต้องรู้ อย่ากดตอบกลับทั้งหมด ให้ตอบกลับผู้ส่งอีเมลเป็นรายบุคคลแทน เพื่อที่คุณจะได้ไม่สแปมกล่องจดหมายของผู้อื่นด้วยการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขาโดยตรง

12 ระวังน้ำเสียงของคุณ

ใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพในอีเมลธุรกิจและการศึกษาของคุณ น้ำเสียงที่เป็นกันเองอาจบ่อนทำลายความเป็นมืออาชีพของคุณ และเสียงที่หยาบคายสามารถส่งข้อความที่ผิดได้ สุภาพและอบอุ่น แต่ยังรักษาบรรยากาศแบบมืออาชีพด้วยการหลีกเลี่ยงคำสแลง การทักทายแบบไม่เป็นทางการ และคำสัมผัสกัน

13 ระวังอีโมจิ

ในทำนองเดียวกัน โดยทั่วไปแล้ว ทางที่ดีควรหลีกเลี่ยงอีโมจิในอีเมลระดับมืออาชีพ ในบางกรณี อิโมจิอาจเหมาะสม เช่น อิโมจิปรบมือเพื่อเฉลิมฉลองความสำเร็จของทีม เมื่อพูดถึงอีโมจิในอีเมลที่ทำงาน ให้ปฏิบัติตามผู้นำของผู้จัดการของคุณเพื่อพิจารณาว่าอีโมจิเหมาะสมหรือไม่ และหากเหมาะสม ควรใช้อันใด

14 อธิบายสิ่งที่แนบในอีเมล

หากคุณมีไฟล์แนบที่จะแชร์ ให้อธิบายให้ผู้รับทราบว่ามันคืออะไร และคุณต้องการให้พวกเขาโต้ตอบกับไฟล์นั้นอย่างไร โดยการอ่าน แสดงความคิดเห็น เซ็นชื่อ ฯลฯ การส่งไฟล์แนบโดยไม่มีคำอธิบายอาจทำให้ผู้รับงง หรือแม้แต่ สงสัยว่ามีความพยายามฟิชชิ่ง

15 ย้ำการสนทนาต่อหน้าและทางโทรศัพท์

หลังจากการประชุมแบบต่อหน้าหรือการสนทนาทางโทรศัพท์ การส่งอีเมลติดตามผลที่ย้ำหัวข้อที่คุณพูดคุยมักจะเป็นประโยชน์ สิ่งนี้บรรลุเป้าหมายบางประการ:

• ช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องคำนึงถึงการอภิปรายของคุณเป็นอันดับแรก
• โดยจะสร้าง "เส้นทางกระดาษ" ที่คุณสามารถอ้างอิงได้ในการสนทนาครั้งต่อไป
• สามารถป้องกันความเข้าใจผิดและการสื่อสารที่ผิดพลาดได้โดยการเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมซักถามหรือชี้แจงข้อความของพวกเขา

16 เขียนถึงผู้ฟังของคุณ

แม้ว่าผู้รับอีเมลทุกคนควรได้รับการปฏิบัติด้วยความเคารพและคำนึงถึง แต่คุณอาจต้องปรับภาษาและระดับรายละเอียดตามผู้ที่คุณส่งอีเมลถึง ตัวอย่างเช่น เมื่อส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงาน คุณสามารถใช้ศัพท์เฉพาะและศัพท์เฉพาะที่คุณใช้ในการประชุมได้ อย่างไรก็ตาม คนภายนอกองค์กรของคุณอาจไม่ทราบคำศัพท์นี้ ดังนั้นจึงควรใช้ภาษาธรรมดาที่พวกเขาจะเข้าใจได้ดีที่สุด ในทำนองเดียวกัน แม้ว่าคุณจะใช้ภาษาที่คุ้นเคยกับเพื่อนร่วมชั้นและเพื่อนร่วมงานได้บ่อยครั้ง แต่ก็ต้องรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพกับอาจารย์ ผู้บริหาร และผู้บริหารระดับสูงของบริษัท

17 ใช้เครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้องและเหมาะสม

คุณได้รับอีเมลที่มีเครื่องหมายอัศเจรีย์หรือวงรีมากเกินไปจนทำให้ข้อความดูเป็นลางร้ายอย่างไม่ต้องสงสัย นักเขียนของพวกเขาอาจไม่ได้ตั้งใจจะมองว่าตื่นเต้นมากเกินไปหรือเป็นลางสังหรณ์ แต่ถึงกระนั้น เครื่องหมายวรรคตอนของพวกเขาก็สื่อถึงอารมณ์เหล่านี้

ในอีเมล ให้ปฏิบัติตามกฎเครื่องหมายวรรคตอนเดียวกันกับที่คุณปฏิบัติตามในการเขียนระดับมืออาชีพอื่นๆ บันทึกเครื่องหมายอัศเจรีย์ไว้สำหรับกรณีที่ไม่ค่อยเกิดขึ้นซึ่งรับประกันว่าจะเกิดขึ้น ปิดท้ายประโยคด้วยจุด และก่อนที่คุณจะกดส่ง ให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดของเครื่องหมายวรรคตอนอีกครั้ง

18 อย่าส่งสิ่งที่คุณไม่ต้องการอ่านออกเสียง

เมื่อคุณอารมณ์เสีย เป็นเรื่องง่ายที่จะปล่อยให้อารมณ์มาระบายสีงานเขียนของคุณ การแชร์เรื่องซุบซิบในออฟฟิศกับเพื่อนที่ทำงานของคุณอาจเป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจ แต่จำไว้ว่าอีเมลนั้นไม่เคยเป็นส่วนตัว ทุกสิ่งที่คุณส่งในอีเมลสามารถดักจับ จับภาพหน้าจอ ดาวน์โหลด หรือพิมพ์ได้ ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งมีความเหมาะสมที่จะแบ่งปัน

19 ใช้แบบอักษรและการจัดรูปแบบมาตรฐาน

มีวิธีดีๆ มากมายในการทำให้อีเมลของคุณน่าจดจำ Comic Sans ไม่ใช่หนึ่งในนั้น เลือกใช้แบบอักษรมาตรฐาน เช่น Arial, Helvetica หรือ Times New Roman แบบอักษรเหล่านี้สื่อถึงความเป็นมืออาชีพ และคุณสามารถวางใจได้ว่าแบบอักษรเหล่านี้จะปรากฏอย่างถูกต้องในเบราว์เซอร์หรืออุปกรณ์ใดๆ

อีเมลระดับมืออาชีพส่วนใหญ่มีรูปแบบเดียวกัน:

• การทักทาย
• ส่วนการเปิด
• หนึ่งหรือสองส่วนของร่างกาย
• ปิดส่วน
• ออกจากระบบ

เมื่อมีคนได้รับอีเมลในรูปแบบที่ไม่คาดคิด อาจสร้างความสับสนได้ ข้อความของผู้ส่งอาจสูญหายไปในการจัดรูปแบบ ยึดถือรูปแบบมาตรฐานที่คาดเดาได้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณเข้าใจได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับมารยาททางอีเมล

มารยาททางอีเมลคืออะไร?

มารยาททางอีเมลคือชุดของหลักเกณฑ์ทางสังคมที่ควบคุมการสื่อสารทางอีเมลที่สุภาพและมีประสิทธิผล

กฎมารยาททางอีเมล 3 ข้อคืออะไร?

• รอ 24 ชั่วโมงก่อนติดตามผล
• ตรวจสอบก่อนส่งทุกครั้ง
• รักษาโทนเสียงแบบมืออาชีพ.

ข้อผิดพลาดมารยาททางอีเมล 3 ข้อคืออะไร?

• กดปุ่มตอบกลับทั้งหมดเมื่อคุณต้องการตอบกลับเฉพาะผู้ส่งอีเมลเท่านั้น
• การใช้หัวเรื่องที่ไม่ชัดเจน
• เขียนอีเมลที่ยาวและคดเคี้ยวแทนที่จะเขียนให้กระชับ