17 กฎมารยาททางอีเมลที่ควรทราบและฝึกฝน

ตั้งแต่วันแรกของ AOL ("You've got mail!") ฉันใช้เวลานับไม่ถ้วนในการทำงานด้านอีเมลที่ทำงานตั้งแต่ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า ผู้จัดการชุมชนออนไลน์ บรรณาธิการบริหาร ตัวแทนประชาสัมพันธ์ ฉันคำนวณมาแล้ว และถึงกับประเมินอีเมลที่อนุรักษ์นิยมมากสิบฉบับต่อวันตลอดยี่สิบปี ฉันก็ส่งอีเมลไปอย่างน้อย 73,000 ฉบับ ประสบการณ์เหล่านั้นทั้งดีและไม่ดีสอนให้ฉันรู้ถึงสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ ทุกวันนี้ ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลที่ส่งแคมเปญอีเมลจำนวนมากโดยมีอัตราการตอบกลับ 55 เปอร์เซ็นต์ (ในกรณีที่คุณสงสัยนั่นเป็นสิ่งที่ดีทีเดียว)

จากประสบการณ์ของฉัน มีการละเมิดมารยาทอีเมลห้าข้อที่ร้ายแรงมากจนอยู่ในหมวดหมู่ Bad Email Hall of Shame เริ่มจากพวกเขากันก่อน

ข้อผิดพลาดมารยาทอีเมลที่แย่ที่สุดห้าประการ

อีเมลหลอกลวง—เราทุกคนสร้างมันขึ้นมา บางครั้งเรารู้ตัวว่าเสี้ยววินาทีหลังจากที่เรากดส่งและตะโกนว่า "ไม่!" หวังว่าเราจะเอามันกลับมา

โดย GIPHY

นี่คือการฟาล์วที่ชัดแจ้งที่สุดของจรรยาบรรณอีเมล

1 การใช้ CC สำหรับอีเมลจำนวนมาก

เมื่อฉันทำงานเป็นนักข่าววิดีโอเกม มีตัวแทนฝ่ายประชาสัมพันธ์ที่กลายเป็นคนมีชื่อเสียงในการส่งอีเมลประชาสัมพันธ์ไปยังนักข่าวจำนวนมากโดยใช้ CC ซึ่งเปิดเผยที่อยู่อีเมลที่มีการป้องกันอย่างระมัดระวังของนักข่าวทุกคน จากนั้นนักข่าวก็ใช้ Reply All อย่างสนุกสนานเพื่อจัดการสนทนาแบบมีเธรดที่เยาะเย้ยเขาอย่างไร้ความปราณี

อย่าใช้ CC สำหรับอีเมลจำนวนมาก เชื่อฉัน. คุณ ไม่ จำเป็นต้องมีชื่อเสียงแบบนั้นจริงๆ

2 กด Reply All เมื่อคุณควรกด Reply

ตอบกลับทั้งหมดเป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์เมื่อมีบุคคลมากกว่าสองคนที่ต้องมีส่วนร่วมในการสนทนา แต่ควรระมัดระวัง ฉันเคยเข้าร่วมอีเมลกลุ่มซึ่งมีสมาชิกคนหนึ่งตอบกลับมา โดยคิดว่าเธอส่งอีเมลถึงฉันคนเดียวเท่านั้น เพื่อยอมรับว่าเธอแอบชอบสมาชิกอีกคนในกลุ่มอีเมล เธอบังเอิญใช้ Reply All ในกรณีนี้ เรื่องของความสนใจก็ยกยอ แต่ . . . การตอบกลับโดยไม่ได้ตั้งใจของคุณทั้งหมดอาจ ไม่ ส่งผลให้เทพนิยายจบลง

3 สมมติว่าอีเมลเป็นส่วนตัวและเป็นความลับ

ทุกสิ่งที่คุณเขียนในอีเมลสามารถแชร์ได้ไม่ว่าจะตั้งใจหรือตั้งใจก็ตาม (ดูด้านบน) อย่าพูดอะไรในอีเมล โดยเฉพาะในสำนักงานที่คุณจะไม่พูดในที่สาธารณะ และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง อย่าเขียนอะไรที่อาจกลับมาหลอกหลอนคุณได้ อีเมลอาจยอมรับได้ในศาล

4 ส่งอีเมลเมื่อโกรธ

บางครั้งคุณแค่ต้องการบอกใครสักคน เราทุกคนเคยไปที่นั่น และมันง่ายกว่ามากที่จะเขียนความรู้สึกเหล่านั้นเป็นลายลักษณ์อักษรแทนที่จะต้องพูดคุยกันแบบเห็นหน้ากันอย่างยากลำบาก แต่ต่อต้านความอยาก อีเมลที่โกรธจัดเพิ่มการป้องกันของผู้รับและนั่นไม่ได้ผล

โดย GIPHY

หากคุณต้องเขียนอีเมลที่โกรธจัด อย่าเพิ่มผู้รับในช่องถึง: หรือเขียนในโปรแกรมประมวลผลคำ ซึ่งคุณจะไม่ถูกล่อลวงให้กดส่ง จากนั้นปล่อยให้ร่างนั่งเป็นเวลายี่สิบสี่ชั่วโมง เป็นไปได้ดีที่คุณจะใจเย็นลงได้เมื่อกลับมา และคุณจะสามารถให้ข้อเสนอแนะที่ชัดเจนมากกว่าการคิดแบบพล่าม

5 ไม่เข้าเรื่อง

ฉันไม่รู้กี่ครั้งแล้วที่ฉันอ่านอีเมลที่พูดเพ้อเจ้อเพียงเพื่อจะจบลงด้วยการคิดว่า “ได้สิ แต่คนๆ นี้ต้องการอะไรจากฉันกันแน่” สำหรับความรักในทุกสิ่งอิเล็กทรอนิกส์ อย่าใช้อีเมลเป็นเครื่องมือในการทิ้งสมอง ให้ระดมสมองก่อนที่จะเขียนอีเมลแทน จากนั้นตัดสินใจว่าวัตถุประสงค์ของคุณคืออะไร คุณหวังว่าจะเกิดอะไรขึ้นจากการส่งอีเมลนี้ เขียนข้อความสั้นๆ ที่ชัดเจนโดยคำนึงถึงสิ่งนั้น หากเป้าหมายของอีเมลของคุณคือการโน้มน้าวใจ ให้จัดรูปแบบเป็นสำนวนการขาย

เคล็ดลับมารยาทอีเมลที่ต้องใช้สิบสองข้อ

เราได้จัดการกับความผิดที่ร้ายแรงที่สุดของอีเมลแล้ว มาดูหลักเกณฑ์บางประการสำหรับมารยาทในการใช้อีเมลที่จะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพอยู่เสมอ

1 ใช้หัวเรื่องบรรยาย

เก็บบรรยากาศแห่งความลึกลับที่คุณบ่มเพาะไว้สำหรับการจองแบบคลุมเครือบน Facebook (ตกลง คุณไม่ควรทำอย่างนั้นจริงๆ ด้วย) สมมติว่าทุกคนที่คุณเขียนถึงมีกล่องจดหมายเข้าเต็ม และใช้หัวเรื่องของคุณเพื่ออธิบายเนื้อหาในอีเมลของคุณ เพื่อให้ผู้รับทราบทันทีว่าทำไมอีเมลของคุณควรเป็น ลำดับความสำคัญ.

2 ห้ามพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

ในแง่อินเทอร์เน็ต การพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดดูเหมือนเป็นการตะโกน ต้องการแรงจูงใจเพิ่มเติมในการเลิกใช้ caps lock หรือไม่? คุณอาจเรียกใช้ตัวกรองสแปม

3 เลิกใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์

ฉันรู้ว่าคุณตื่นเต้น! อย่างจริงจัง!!! แต่คุณสามารถถ่ายทอดความตื่นเต้นได้โดยไม่ต้องมีเครื่องหมายอัศเจรีย์ (golly gee! บันทึกเหล่านั้นเมื่อคุณอุทานจริงๆ) อัศเจรีย์จุด mania เป็นตัวกระตุ้นตัวกรองสแปมอีกตัวหนึ่ง ดังนั้นให้ใช้เท่าที่จำเป็นและไม่ เคยเลย อย่างน้อยสองครั้งที่ท้ายประโยค เว้นแต่คุณจะเป็นวัยรุ่น แล้วมีที่มัน

4 ทำให้มันง่าย

อีเมลในอุดมคตินั้นสั้นและตรงประเด็น เขียนอีเมลแบบนั้นและทุกคนจะรักคุณและคุณจะเป็นที่นิยม อย่าง มาก (เอาล่ะ อาจจะไม่ใช่ แต่อย่างน้อยก็ไม่มีใครบ่นเกี่ยวกับพฤติกรรมการใช้อีเมลที่น่ารำคาญของคุณ) หากข้อความของคุณซับซ้อน โดยมีส่วนที่เคลื่อนไหวได้มากมาย ให้ลองเขียนบทสรุปโดยละเอียดและแนบเป็น Google Doc หรือ pdf แต่ . . .

5 ถามก่อนส่งไฟล์แนบ

ทุกวันนี้ เราทุกคนต่างระมัดระวังในการเปิดไฟล์แนบอีเมล แม้จะมาจากแหล่งที่รู้จัก และเรามีเหตุผลที่ดีที่จะเป็น หากคุณต้องส่งไฟล์แนบ โปรดแจ้งให้ผู้รับทราบล่วงหน้าเพื่อแจ้งให้ทราบว่าเอกสารกำลังจะมาถึง

6 ใช้ระบบตอบรับอัตโนมัติเท่าที่จำเป็น

ระบบตอบกลับอัตโนมัติสำหรับวันหยุดนั้นใช้ได้ (อย่าลืมให้พวกเขาปิด "โดยอัตโนมัติ" หรือปิดด้วยตนเองเมื่อคุณกลับไปที่สำนักงาน) แต่ระบบตอบกลับอัตโนมัติจะพูดว่า "เฮ้ ฉันได้รับอีเมลของคุณแล้ว ฉันจะติดต่อกลับโดยเร็ว!” ไร้สาระ พวกเขายังอาจแจ้งให้นักส่งสแปมทราบว่าพวกเขาได้เข้าถึงที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง—สร้างปัญหาซ้ำสอง!

7 ใช้คำทักทายที่ฟังดูเป็นมืออาชีพ

ถ้าคุณไม่รู้จักผู้รับเป็นอย่างดี และนี่คือรูปแบบที่คุณทั้งคู่คุ้นเคย อย่าเริ่มอีเมลแบบมืออาชีพด้วยคำทักทายเช่น "เฮ้" หรือ "โย่" “สวัสดี” หรือ “สวัสดี” มักจะใช้ได้ดี ใช้คำว่า "ที่รัก" ในการติดต่อทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ

8 ใช้การลงชื่อออกจากเสียงอย่างมืออาชีพ

ทำให้มันมีระดับ ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

9 ใช้อารมณ์ขันอย่างระมัดระวัง

อารมณ์ขันที่ตรงต่อเวลาสามารถทำให้อีเมลน่าจดจำได้ มันสามารถจมได้เหมือนไททานิค คุณอาจคิดว่าคุณได้ใช้คำพูดที่ฉลาด แต่สติปัญญาของคุณอาจสูญหายไปในการแปล เก็บเรื่องตลกไว้ให้คนที่คุณรู้จักดี—พวกเขาเข้าใจคุณ

โดย GIPHY

10 อย่ารำคาญกับการติดตามผล

หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลติดตามผลจำนวนมาก หากผู้ติดต่อไม่ตอบสนองและคุณต้องการคำตอบจริงๆ ให้ลองโทรออกหากเป็นไปได้ ในเรื่องอื่นๆ ทั้งหมด ถ้าการติดตามผลที่สร้างขึ้นมาอย่างดีของคุณไม่ได้รับการตอบสนองหลังจากลองหนึ่งหรือสองครั้งแล้ว ถือว่าผู้รับไม่สนใจ

11 ระวังสิ่งที่คุณส่งต่อ

มีหลายกรณีที่การส่งต่ออีเมลเป็นเรื่องปกติ เช่น หากผู้ส่งติดต่อผิดหรือคุณต้องการเพิ่มบุคคลในการสนทนา เป็นต้น แต่อย่าส่งต่ออีเมลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ หากคุณมีข้อสงสัยใดๆ ว่าผู้ส่งต้องการแบ่งปันการสนทนา ให้ขออนุญาตก่อนที่คุณจะนำบุคคลอื่นเข้าสู่วงสนทนา

12 พิสูจน์อักษร

ในแบบสำรวจความคิดเห็นทางไวยากรณ์ 67 เปอร์เซ็นต์ตอบว่าการพิมพ์ผิดในอีเมลที่ทำงานถือเป็นสิ่งที่ไม่ควรทำ เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ดูเหมือนคุณขาดความใส่ใจในรายละเอียด ให้ตรวจทานอย่างถี่ถ้วนก่อนกดส่ง ไม่มีใครเคยเสียใจที่ใช้เวลาเพิ่มเติมเล็กน้อยในการขัดเกลางานเขียนของพวกเขา

คุณเคยทำอีเมลล์ที่น่าอับอายบ้างไหม? คุณมีมารยาทในการใช้อีเมลหรือไม่? แบ่งปันความคิดเห็นด้านล่าง