เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีเมล 10 ข้อเพื่อให้ทำงานได้มากขึ้นทุกวัน

พวกเราส่วนใหญ่ไม่คิดถึงวิธีที่เราใช้อีเมล ข้อความหลั่งไหลเข้ามาทุกวัน และเรายังคงตอบกลับในขณะที่ทำไปโดยไม่ได้ผลมากในระหว่างวัน มันรู้สึกเหมือนเป็นวัฏจักรที่ไม่สิ้นสุด เกือบจะเหมือนกับว่าคุณเป็นทาสของกล่องจดหมายของคุณ

แต่มันไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น

ที่จริงแล้ว มันง่ายที่จะหาเหตุผลเข้าข้างตนเองในการจัดการอีเมลหากคุณตั้งใจแน่วแน่ หลักเกณฑ์ง่ายๆ สองสามข้อ กฎพื้นฐานสองสามข้อ และแฮ็คเพื่อประสิทธิภาพการทำงานหรือสองอย่าง สามารถลดชั่วโมงจากระบบการจัดการอีเมลรายสัปดาห์ของคุณ ‍

ไม่เชื่อเรา? อ่านเคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลเหล่านี้เพื่อโอกาสในการพิสูจน์ว่าผิด

1. ตรวจสอบอีเมลเพียงวันละสองครั้ง

ตรวจสอบอีเมลของคุณ 50 ครั้งต่อวัน? คุณอาจจะไม่ควร

จัดการและตอบกลับอีเมลของคุณหนึ่งครั้งในตอนเช้า ก่อนที่คุณจะเริ่มงานใดๆ ที่จำเป็นต้องมีการให้ความสำคัญอย่างลึกซึ้ง และอีกครั้งในตอนบ่ายเมื่อคุณต้องการพักจากงานอื่นๆ

สิ่งนี้จะทำให้เวลาที่เหลือของวันทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปิดการแจ้งเตือนจากอีเมลขาเข้า เพื่อไม่ให้รู้สึกว่าต้องการให้สองคนตรวจสอบบ่อยขึ้น

2. ใช้กฎ 1 คลิกและ 3 ประโยค

การแฮ็กเพื่อประสิทธิภาพการทำงานเหล่านี้อาจใช้หรือไม่ได้ผลขึ้นอยู่กับเวิร์กโฟลว์ของคุณ แต่ก็คุ้มค่าที่จะลอง

• กฎ 1 คลิก: ยินยอมให้แตะอีเมลเพียงครั้งเดียว คุณสามารถดำเนินการได้หลายอย่างเมื่อเปิดอยู่ แต่กฎระบุว่าคุณต้องทำ อะไรบางอย่าง เมื่อเปิดอีเมล คุณสามารถเก็บถาวร ตอบกลับ หรือเพิ่มในรายการงานของคุณ
• กฎ 3 ประโยค: คำตอบทั้งหมดควรเป็นสามประโยคหรือน้อยกว่า มันง่ายมาก การตอบกลับที่สั้นลงเท่ากับเวลาที่ใช้ไปกับอีเมลน้อยลง คุณสามารถแก้ไขประโยคนี้เป็น 2-5 ประโยค แต่ประเด็นหลักยังคงเหมือนเดิม อย่าเสียเวลาหลายชั่วโมงในการจัดทำคำตอบที่สวยงาม

ถ้า 3 ประโยคยังรู้สึกยาวเกินไป ทำไมคุณไม่ลองเขียนแค่ 3 หัวข้อย่อยด้วย Flowrite ล่ะ? ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: เครื่องมือเขียนที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของเราจะเปลี่ยนให้เป็นอีเมลที่สมบูรณ์

3. ยกเลิกการสมัครอย่างต่อเนื่อง

มันหลีกเลี่ยงไม่ได้ เมื่อถึงจุดหนึ่ง อีเมลและจดหมายข่าวจำนวนมากจะรวมกันและเริ่มทำให้กล่องจดหมายของคุณยุ่งเหยิง วิธีแก้ปัญหา: ทุกครั้งที่คุณได้รับอีเมลที่ไม่ต้องการ ให้กดปุ่มยกเลิกการสมัครที่ด้านล่างของข้อความ

ความสม่ำเสมอที่จ่าย: หลังจากหนึ่งหรือสองสัปดาห์ คุณจะยกเลิกการสมัครรับอีเมลที่ไม่จำเป็น 80-90%

หรือหากคุณไม่ต้องการเสียเวลาดำเนินการด้วยตนเอง มีบริการอย่าง Unroll.me ที่ดำเนินการยกเลิกการสมัครให้คุณ

4. เรียนรู้แป้นพิมพ์ลัด

PSA: คุณไม่จำเป็นต้องใช้ Superhuman เพื่อรับประโยชน์จากแป้นพิมพ์ลัด ลองใช้ Gmail เป็นตัวอย่าง

ขั้นแรก ตรวจสอบจากการตั้งค่า Gmail ว่าแป้นพิมพ์ลัดเปิดอยู่จริง: การตั้งค่า → ทั่วไป → เปิดแป้นพิมพ์ลัด → บันทึกการเปลี่ยนแปลง

จากนั้นก็แค่ท่องจำปุ่มลัดที่มีค่าที่สุดเท่านั้น (รายการต่อไปนี้สำหรับ macOS):

• ขึ้นและลง = เลื่อนผ่านกล่องจดหมายของคุณ กด Enter เพื่อเปิดการสนทนา กด X เพื่อเลือกการสนทนา
• P/N = เลือกข้อความก่อนหน้าหรือถัดไปในการสนทนา กด Enter เพื่อเปิดข้อความ
• Shift + C = เขียนในหน้าต่างใหม่
• Shift + 3 = เมื่อเลือกการสนทนา จะเป็นการย้ายไปที่ถังขยะ
• S = เริ่มการสนทนา
  

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอ่านบทความนี้เกี่ยวกับแป้นพิมพ์ลัดสำหรับ Gmail

5. ลองใช้กฎ 2 นาที

ตั้งกฎสำหรับข้อความที่จัดการได้อย่างรวดเร็ว หากใช้เวลาในการตอบกลับไม่ถึง 2 นาที ให้ดำเนินการทันที

แน่นอนว่าเคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลนี้ไม่ได้หมายความว่าคุณควรเปิดกล่องจดหมายไว้ตลอดทั้งวันและตอบสนองเมื่อมีข้อความใหม่เข้ามา!

แต่เมื่อคุณจองเวลาในการจัดการอีเมล ให้จัดการกับเรื่องด่วนก่อน

มันได้ผลสำหรับคุณหรือไม่? เราชอบที่จะรู้

6. ตั้งค่าตัวกรองและนามแฝง

ตัวกรองคือกฎการทำงานอัตโนมัติที่เปลี่ยนเส้นทางอีเมลของคุณเพื่อแก้ไขโฟลเดอร์เมื่อเข้าสู่กล่องจดหมายของคุณ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการคัดแยกข้อความด้วยตนเอง

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎตามที่อยู่ผู้ส่ง หัวเรื่อง คำที่รวมอยู่ในข้อความเนื้อหา ขนาด วันที่ และอื่นๆ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม โปรดดูคู่มือการตั้งค่าตัวกรองใน Gmail นี้

นามแฝงเป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่ทำให้การกรองอีเมลเป็นเรื่องง่าย Gmail อนุญาตให้คุณตั้งค่านามแฝงโดยใช้เครื่องหมายบวกและจุดในที่อยู่อีเมลของคุณ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีที่อยู่อีเมลชื่อ [email protected] คุณต้องการสมัครรับจดหมายข่าวของ Flowrite และกรองจดหมายข่าวขาเข้าไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ จากนั้น คุณสามารถสมัครรับข้อมูลโดยใช้ที่อยู่ [email protected] และปัญหาในจดหมายข่าวจะยังคงหาทางไปยังกล่องจดหมายของคุณ จากนั้นคุณสามารถสร้างกฎการกรองที่นำอีเมลทั้งหมดไปยังที่อยู่นั้นไปยังโฟลเดอร์ "จดหมายข่าว"

7. ใช้เต็มหน้าจอ

เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลฉบับหนึ่งนี้เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพ

หากคุณเปิดแท็บพร้อมกัน 50 แท็บ แทบจะรับประกันได้เลยว่าจะมีการแจ้งเตือนที่ทำให้คุณเสียสมาธิ หรือคุณเพียงแค่ตัดสินใจว่าตอนนี้เป็นเวลาที่ดีที่สุดในการตรวจสอบฟีด Twitter และ crypto meme จากเมื่อวาน

ขจัดโอกาสที่จะฟุ้งซ่าน ตั้งค่าหน้าต่างเบราว์เซอร์ให้เต็มหน้าจอและทำให้แท็บอื่นๆ มองไม่เห็น

• วินโดว์: กด F11
• macOS: กด CMD + Shift + F

คุณสามารถขอบคุณเราในภายหลัง

8. กำหนดเวลาส่งอีเมลในภายหลัง

บางครั้งการส่งอีเมลในเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าก็เป็นเรื่องที่ปฏิบัติได้จริงและสุภาพ แทนที่จะส่งอีเมลในช่วงเวลาปัจจุบัน เวลาในการส่งยังส่งผลต่ออัตราการเปิดอีกด้วย

Gmail ทำให้สิ่งนี้เป็นเรื่องง่าย เพียงคลิกลูกศรข้างปุ่ม "ส่ง" เมื่อเขียนอีเมลและเลือกวันที่และเวลา ง่ายขนาดนั้น! โปรแกรมรับส่งเมลส่วนใหญ่มาพร้อมกับคุณสมบัติที่คล้ายคลึงกัน และมีส่วนขยายที่มีประโยชน์มากมายที่สามารถช่วยคุณได้หากคุณโชคไม่ดี

9. ใช้อีเมลจดบันทึกการประชุม

นี่คือการแฮ็กประสิทธิภาพการทำงานที่น่าทึ่ง (แต่ยังเรียบง่าย) เมื่อใดก็ตามที่อยู่ในการประชุม Zoom หรือ Teams ให้เปิดเทมเพลตอีเมลเปล่าแล้วเริ่มจดบันทึก

เขียนหัวข้อย่อยสั้นๆ ขณะอยู่ในการประชุม

เสร็จสิ้นการประชุมก่อนเวลา 5-10 นาที และขัดเกลาบันทึกอย่างรวดเร็วเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น

แล้วส่งไปให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง

เท่านี้ก็เรียบร้อย คุณพร้อมสำหรับงานต่อไปหรือการประชุมโดยไม่ต้องเสียเวลาเขียนบันทึกถึง 30 นาที

10. ลบอีเมลของคุณ

แน่นอนว่าไม่ใช่ทั้งหมด! ใช้ Eisenhower Matrix เพื่อแยกอีเมลของคุณออกเป็นสี่หมวดหมู่ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละหมวดหมู่เพื่อการประมวลผลที่ง่ายขึ้น

• ด่วนและสำคัญ = เข้าร่วมอีเมลเหล่านี้ทันที แต่ไม่ใช่ก่อนที่คุณจะจัดเรียงอีเมลที่เหลือของคุณ
• ด่วนและไม่สำคัญ =ถ้าเป็นไปได้ จัดการกับข้อความเหล่านี้ทันทีหลังจากจัดการกับข้อความจากประเภทที่ 1 ถ้าไม่ ให้จองเวลาบางส่วนจากวันเดียวกัน
• ไม่เร่งด่วนและสำคัญ = คุณสามารถจัดการกับสิ่งเหล่านี้ได้ในภายหลัง แต่อย่าลืมจองเวลาให้พวกเขาเพื่อที่พวกเขาจะได้รับการจัดการอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
• ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ =ลบหรือละเว้นข้อความเหล่านี้
  

นั่นคือมันคน! สิ่งที่คุณต้องทำคือนำเคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลเหล่านี้ไปใช้กับเวิร์กโฟลว์ของคุณและดูว่าคุณจะประหยัดเวลาได้กี่ชั่วโมงในสัปดาห์หน้า