หัวเรื่องอีเมล: 18 ตัวอย่างระดับมืออาชีพ

คุณรู้หรือไม่ว่าผู้รับอีเมลจำนวนมากตัดสินใจว่าจะเปิดอีเมลตามหัวเรื่องเพียงอย่างเดียวหรือไม่ หากคุณต้องการให้ผู้รับอ่านอีเมลของคุณ คุณต้องเปิดอีเมลก่อน

สำหรับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงาน คุณจะต้องเขียนหัวเรื่องแบบมืออาชีพ แต่คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าหัวเรื่องอีเมลใดจะประสบความสำเร็จ ในคู่มือนี้ เราจะตอบคำถามนั้นและแจ้งให้คุณทราบเพิ่มเติม รวมถึงเคล็ดลับในการเขียนหัวเรื่องอีเมลระดับมืออาชีพ ตัวอย่างหัวเรื่องอีเมลระดับมืออาชีพ และข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับหัวเรื่อง

หัวเรื่องอีเมลระดับมืออาชีพคืออะไร?

หัวเรื่องอีเมลระดับมืออาชีพคือการแสดงตัวอย่างเนื้อหาของอีเมลที่ชัดเจนและกระชับ ควรมีข้อมูลสำคัญ เช่น หัวข้อและกำหนดเวลา เพื่อช่วยให้ผู้รับเข้าใจความสำคัญและจุดประสงค์ของอีเมลได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อใดควรใช้หัวเรื่องแบบมืออาชีพ

โดยทั่วไป หัวเรื่องอีเมลแบบมืออาชีพจะเป็นประโยชน์ต่อทุกสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารอย่างเป็นทางการหรือที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ การใช้หัวเรื่องแบบมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญในหลายกรณี รวมถึง:

• การสื่อสารอย่างมืออาชีพและทางธุรกิจ
• กำหนดเวลาและสถานการณ์เร่งด่วนอื่น ๆ
• การสมัครงาน
• ข้อเสนอของลูกค้า
• การเชิญประชุม
• ประกาศอย่างเป็นทางการ
• การสร้างเครือข่ายและการแนะนำตัว
• การปรับปรุงนโยบาย
• การเสนออีเมลแบบเย็นๆ

เคล็ดลับในการเขียนหัวเรื่องอีเมลอย่างมืออาชีพ

การรักษาน้ำเสียงแบบมืออาชีพ หลีกเลี่ยงภาษาที่ก่อให้เกิดสแปม และรักษาหัวเรื่องให้กระชับ ถือเป็นสิ่งสำคัญต่อการสื่อสารอย่างมืออาชีพที่มีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณเปิดอีเมลระดับมืออาชีพได้โดยยังคงอยู่ภายใต้ขอบเขตของมารยาททางวิชาชีพที่เหมาะสม

ปรับแต่งหัวเรื่อง

เมื่อเหมาะสม ให้ใช้ชื่อผู้รับของคุณในบรรทัดหัวเรื่อง อีเมลที่มีหัวเรื่องเฉพาะบุคคลมีแนวโน้มที่จะถูกเปิดอ่านมากขึ้น อย่างไรก็ตาม อย่าปรับเปลี่ยนหัวเรื่องหากคุณใส่สำเนาไว้ในอีเมล

พิจารณาน้ำเสียงของคุณ

รักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและให้ความเคารพในหัวเรื่องของคุณ หลีกเลี่ยงภาษาที่เป็นกันเอง เพราะอาจบ่อนทำลายระเบียบวิธีในการสื่อสารทางวิชาชีพได้ แม้ว่าคุณจะส่งอีเมลแจ้งเตือน คุณก็ยังสามารถรักษาความเป็นมืออาชีพได้

มีความชัดเจนและรัดกุม

ใช้ภาษาที่ชัดเจนและตรงไปตรงมาในการสื่อวัตถุประสงค์ของอีเมล หัวเรื่องควรเกี่ยวข้องโดยตรงกับเนื้อหาของอีเมล โปรดจำไว้ว่า ไคลเอนต์อีเมลบนเดสก์ท็อปส่วนใหญ่แสดงเพียงประมาณ 60 อักขระ (ตัวอักษรและช่องว่าง) และบนมือถือเพียงประมาณ 30 ตัว ดังนั้นหัวเรื่องแบบสั้นและตรงประเด็นจึงมีแนวโน้มที่จะมองเห็นได้ชัดเจนและเข้าใจได้ง่าย

อย่า “ตะโกน”

การใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์หรือตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดมากเกินไปอาจมองว่าไม่เป็นมืออาชีพหรือแม้แต่เป็นการตะโกน อย่างไรก็ตาม เครื่องหมายอัศเจรีย์ที่วางไว้อย่างดีสามารถสื่อถึงความเร่งด่วนได้เมื่อจำเป็น

คิดให้ดีก่อนใช้อิโมจิ

อ่านห้อง.. แม้ว่าวัฒนธรรมของบริษัทบางแห่งอาจยอมรับแนวทางปฏิบัติทั่วไป เช่น อิโมจิ แต่โดยทั่วไปแล้วแนะนำให้จำกัดหรือหลีกเลี่ยงอีโมจิในหัวเรื่อง อีโมจิอาจไม่เข้าใจในระดับสากลในบริบททางวิชาชีพ และอาจเบี่ยงเบนความสนใจจากความเป็นทางการของข้อความ

ใช้ภาษาที่รุนแรงเพื่อสื่อถึงความเร่งด่วนเท่านั้น

หากอีเมลของคุณต้องการการดำเนินการอย่างเร่งด่วน ให้ถ่ายทอดความรู้สึกเร่งด่วนนี้ในหัวเรื่อง ตัวอย่างเช่น การใช้คำเช่น "ต้องดำเนินการ" หรือระบุกำหนดเวลาสามารถกระตุ้นให้มีการตอบกลับเร็วขึ้น แต่นี่ไม่ใช่กลยุทธ์ที่คุณควรใช้บ่อยๆ ซึ่งอาจส่งผลให้อีเมลของคุณถูกเพิกเฉยเนื่องจากขาดความไว้วางใจ

พิจารณาผู้ฟัง

หากคุณต้องการส่งสำเนาลับหรือสำเนาถึงใครก็ตามในอีเมลของคุณ หัวเรื่องของคุณควรสะท้อนถึงสิ่งนั้น อย่ารวมการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณไว้ในอีเมลที่มีผู้รับเพิ่มเติม และพิจารณาวัฒนธรรมองค์กรของคุณเมื่อคุณส่งอีเมลแบบกลุ่ม

หลีกเลี่ยงคำที่กระตุ้นให้เกิดสแปม

หลีกเลี่ยงคำและวลีที่อาจทำให้เกิดตัวกรองสแปม ซึ่งรวมถึงคำที่มักเกี่ยวข้องกับอีเมลไม่พึงประสงค์หรืออีเมลส่งเสริมการขาย หลีกเลี่ยงโฟลเดอร์สแปมโดยละคำเหล่านี้:

• เงินสด
• เครดิต
• เปรียบเทียบอัตรา
• การเรียกเก็บเงิน
• การลงทุน
• เป็นนายของตัวเอง
• รายได้
• ฟรี
• พันล้าน
• ดำเนินการตอนนี้
• ได้รับ
• เงิน
• หลีกเลี่ยงการล้มละลาย
• คืนเงินเต็มจำนวน
• เรียก
• หนี้

ตัวอย่างหัวเรื่องระดับมืออาชีพ 18 เรื่อง

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างหัวเรื่องทางวิชาชีพ 18 ตัวอย่างสำหรับอีเมลติดตามผล การยืนยัน การสร้างเครือข่าย การเชิญประชุม การขอกำหนดเวลา และการประกาศ อย่าลืมปรับแต่งหัวเรื่องตามเนื้อหาและบริบทของอีเมลของคุณเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

การติดตามผล

การติดตามผลด้วยความเคารพอาจทำให้รู้สึกท้าทายในการเขียน ตัวเลือกเหล่านี้ทำให้ง่ายต่อการรักษาความเป็นมืออาชีพ

1 ติดตามผลการสนทนาล่าสุดของเรา

2 กำลังเช็คอิน: จำเป็นต้องอัปเดตความคืบหน้า

3 ติดตามผล: รายการการดำเนินการจาก [การประชุม/กิจกรรม]

การตอบสนองหรือการยืนยัน

การตอบรับคำเชิญไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องคิดมาก ตรงไปตรงมาด้วยตัวอย่างหัวเรื่องอีเมลระดับมืออาชีพเหล่านี้

4 การยืนยัน: คำขอประชุมของคุณสำหรับ [วันที่]

5 ขอบคุณสำหรับการตอบกลับที่รวดเร็ว

6 การรับทราบ [เอกสาร/รายงาน] ใบเสร็จรับเงิน

เครือข่าย

การสร้างเครือข่ายอาจทำให้รู้สึกอึดอัด ตัวอย่างหัวเรื่องอีเมลระดับมืออาชีพเหล่านี้ช่วยให้เข้าใจง่าย

7 บทนำและโอกาสในการทำงานร่วมกัน

8 คำขอสร้างเครือข่าย: สำรวจผลประโยชน์ร่วมกัน

9 การเชื่อมต่อเพื่อ [วัตถุประสงค์เฉพาะ]

การเชิญประชุม

การเชิญประชุมเป็นเรื่องง่ายด้วยเทมเพลตหัวเรื่องอีเมลระดับมืออาชีพที่เรียบง่ายเหล่านี้ ลองใช้งานสำหรับการประชุมครั้งต่อไปของคุณ

10 คำเชิญ: [หัวข้อการประชุม] ใน [วันที่]

11 บันทึกวันที่: [กิจกรรม/เวิร์กช็อป] ใน [วันที่]

12 ขอแสดงตนของคุณใน [การประชุม] ในวันที่ [วันที่]

กำหนดเวลา

เมื่อคุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการตามกำหนดเวลา ให้ใช้หัวเรื่องเหล่านี้เพื่อแจ้งเรื่องเร่งด่วนและพร้อมท์ให้ตอบกลับ

13 การดำเนินการที่จำเป็น: ทบทวนและอนุมัติ [งาน] ภายใน [กำหนดเวลา]

14 ใกล้ถึงกำหนดเวลา: ส่ง [เอกสาร/รายงาน] ภายใน [วันที่]

15 ต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วน: [งานเฉพาะ] ภายใน [กำหนดเวลา]

ประกาศอย่างมืออาชีพ

เมื่อคุณส่งประกาศระดับมืออาชีพโดยไม่ใช้ซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมล ให้ใช้ฟังก์ชัน bcc เพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวและหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุ "ตอบกลับทั้งหมด" ต่อไปนี้คือหัวเรื่องอีเมลประกาศบางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อแจ้งข้อมูลอัปเดตเร่งด่วนและกระดานข่าวง่ายๆ

16 ประกาศสำคัญ: การเปลี่ยนแปลง [นโยบาย/ขั้นตอน]

17 การอัปเดตบริษัท: [ข้อมูลสำคัญ]

18 ประกาศ [การเลื่อนตำแหน่ง/จ้างพนักงานใหม่]

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับหัวเรื่องอีเมล

หัวเรื่องอีเมลคืออะไร?

บรรทัดหัวเรื่องอีเมลคือการแสดงตัวอย่างสั้นๆ หรือหัวเรื่องสำหรับเนื้อหาของอีเมล นี่เป็นสิ่งแรกที่ผู้รับมองเห็นและมีความสำคัญอย่างยิ่งในการดึงดูดความสนใจ ถ่ายทอดวัตถุประสงค์ของอีเมล และกระตุ้นให้ผู้รับเปิดและอ่านข้อความ

หัวเรื่องอีเมลแบบมืออาชีพควรมีอะไรบ้าง

หัวเรื่องอีเมลแบบมืออาชีพควรมีองค์ประกอบสำคัญหลายประการเพื่อสื่อสารและดึงดูดผู้รับได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• โทนเสียงแบบมืออาชีพ
• ภาษาที่ชัดเจนและกระชับ
• เครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสม
• ภาษาสุภาพ
• ความเร่งด่วนและคำกระตุ้นการตัดสินใจในกรณีที่จำเป็น

หัวเรื่องอีเมลแบบมืออาชีพควรหลีกเลี่ยงสิ่งต่อไปนี้

• ความคลุมเครือ
• การใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไป
• ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
• อิโมจิ