5 สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อส่งอีเมลถึงครูของคุณ

แม้ว่าบางครั้งคุณจำเป็นต้องส่งอีเมลถึงครูเพื่อชี้แจงคำถามที่คุณมี แต่ก็มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ควรปฏิบัติตาม ประการแรก สิ่งสำคัญคือคุณต้องเคารพเวลาของครู ไม่มีใครต้องการรับอีเมลที่มีย่อหน้าทั้งเก้าย่อหน้า การเขียนนิยายทางอีเมลถึงคุณครูอาจไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการผัดวันประกันพรุ่งกับงานที่พวกเขามอบหมายให้คุณ

การทำให้ข้อความกระชับและตรงประเด็นจะทำให้ข้อความของคุณชัดเจนและคำนึงถึงผู้อื่น ซึ่งจะทำให้ครูของคุณมีโอกาสมากขึ้นที่จะตอบและตอบทุกข้อกังวลของคุณ

วิธีส่งอีเมลถึงคุณครูของคุณ

ที่จริงแล้ว ทุกครั้งที่คุณส่งอีเมลถึงครูหรืออาจารย์ ก็มีบางสิ่งที่ต้องคำนึงถึง เช่น พิธีการ ภาษาที่คุณใช้ และความยาว

แทนที่จะโจมตีครูด้วยอีเมลที่ต้องใช้เวลาทั้งบ่ายเพื่อจัดการทั้งหมด หลักการง่ายๆ ที่ควรปฏิบัติตามคือยึดจำนวนคำทั้งหมดไว้ที่ 150 คำ (หรือน้อยกว่า) สิ่งสำคัญคือการจัดเตรียมบริบทให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เช่น หมายเลขหลักสูตรหรือหมวดวิชาของคุณ ข้อควรจำ: คุณไม่ใช่นักเรียนคนเดียวของพวกเขา!

อีกวิธีในการส่งอีเมลถึงครูของคุณคือยึดหลักการนี้:ถ้าฉันไม่ชัดเจนและตรงไปตรงมา ครูของฉันก็จะไม่เป็นเช่นนั้นเช่นกันใช่แล้ว วิธีที่คุณเขียนอีเมลเริ่มต้นจะส่งผลโดยตรงต่อวิธีที่ครูตอบกลับ

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เคล็ดลับในการส่งอีเมลที่เขียนดีและสุภาพ ซึ่งจะช่วยเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับที่เป็นประโยชน์

เริ่มต้นด้วยหัวเรื่องโดยละเอียด

หัวเรื่องของอีเมลคือสิ่งแรกที่ครูจะเห็นนอกเหนือจากชื่อของคุณ แทนที่จะปล่อยให้ครูของคุณอยู่ในความมืดมิดด้วยหัวเรื่องเช่น "สวัสดี" หรือ "คำถาม" ให้บอกประเด็นของอีเมลของคุณให้พวกเขาทราบด้วยเงื่อนไขที่เจาะจง นี่ไม่ใช่เวลาที่จะคลุมเครือ

การสรุปสิ่งที่คุณส่งอีเมลถึงครูอย่างชัดเจนจะไม่เพียงดึงดูดความสนใจของพวกเขาเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พวกเขาตอบกลับได้อย่างรวดเร็วและเพียงพออีกด้วย

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างหัวเรื่องที่ชัดเจนและละเอียดสำหรับครู:

• ชีววิทยา 101: คำถามเกี่ยวกับการผ่าห้องปฏิบัติการในวันพุธ

• หน้าอ้างอิงสำหรับเรียงความ: MLA หรือ APA?

• ประชุมวันศุกร์ : 11.30 น

• การยืนยันวิทยานิพนธ์สำหรับการมอบหมายเรียงความครั้งต่อไป

หัวเรื่องทั้งหมดนี้สื่อสารประเด็นหลักในอีเมลของคุณกับครูโดยใช้คำไม่เกิน 10 คำ ด้วยการรวมข้อมูลการระบุ (เช่น หน่วยชั้นเรียนที่คุณอยู่ เช่น ชีววิทยา 101 หรือวันที่ของชั้นเรียนหรือการประชุมที่กำลังจะมาถึง) ครูของคุณจะสามารถระบุตำแหน่งของคุณในหมู่นักเรียน เพื่อนร่วมงาน และผู้บริหารคนอื่นๆ อีกนับไม่ถ้วนในจักรวาลของพวกเขา

ใช้การทักทายและการลงนามอย่างเป็นทางการ

กำหนดน้ำเสียงให้ครูของคุณจริงจังกับคุณด้วยคำทักทายที่เป็นทางการและให้ความเคารพ การเริ่มอีเมลด้วยคำว่า "เฮ้" เป็นสิ่งที่ตรงกันข้าม คำทักทายอย่างเป็นทางการ เช่น “Dear Mr. Lee” หรือ “Hi Professor Bonnell” ไม่ใช่แค่แสดงความสุภาพแต่ยังเป็นมิตรอีกด้วย ครูของคุณอาจจะรู้สึกไม่พอใจกับการทักทายที่ดูเหมือนไม่เป็นทางการเกินไป หรือ หากไม่มีการทักทายเลย!

คุณควรเรียกพวกเขาด้วยชื่อทางการเสมอ เว้นแต่คุณครูของคุณจะสั่งให้คุณเป็นอย่างอื่น บางครั้งอาจารย์ผู้สอนในวิทยาลัยอาจต้องการใช้ชื่อจริงกับนักศึกษามากกว่า โดยปกติคุณสามารถประเมินสิ่งนี้ได้จากวิธีที่พวกเขาสื่อสารในชั้นเรียนหรือลงนามในอีเมล หากคุณส่งอีเมลถึงครูที่คุณไม่เคยพบ (หากคุณหวังที่จะเปลี่ยนชั้นเรียนหรือลงทะเบียนเรียน) คุณจะต้องใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการอย่างแน่นอน

ในทำนองเดียวกัน การลงนามหรือลายเซ็นของคุณควรผิดพลาดในด้านที่เป็นทางการด้วย นอกจากชื่อของคุณแล้ว ยังมีบรรทัดปิดที่เหมาะสมสำหรับครูอีกหลายบรรทัด:

• ขอแสดงความนับถือ

• ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ

• ขอแสดงความนับถือ,

• พักผ่อนให้เต็มที่ในแต่ละวัน/สัปดาห์

• ฉันขอขอบคุณคำแนะนำของคุณ

• ขอให้โชคดี

และแม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องพูดเรื่องนี้ด้วยซ้ำ แต่อีเมลที่ส่งถึงครูก็ ไม่ใช่ที่สำหรับอีโมจิ มีม ตัวย่อ หรือภาษาข้อความ

จัดรูปแบบ “เนื้อหา” ของอีเมลของคุณ

“เนื้อหา” ของข้อความ (หรือย่อหน้าเนื้อหา) ควรจัดรูปแบบให้อ่านได้รวดเร็วและตรงประเด็น การรักษาให้เหลือไม่เกิน 5 ประโยคจะส่งผลให้ได้ข้อความที่ชัดเจนและตรงประเด็น

หากคุณมีหลายสิ่งที่ต้องจัดการและรู้ว่าต้องใช้คำมากกว่า 150 คำ ให้ใช้หัวข้อย่อย ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหนึ่งจุดสำหรับแต่ละคำถาม ด้วยวิธีนี้ครูของคุณสามารถตอบข้อกังวลแต่ละข้อได้อย่างง่ายดาย (ไวยากรณ์สามารถช่วยในเรื่องนี้ได้เช่นกันโดยการให้ คำแนะนำในการแปลงอีเมลของคุณให้อยู่ในรูปแบบที่อ่านง่ายขึ้น เช่น การเขียนย่อหน้าใหม่โดยแสดงรายการข้อมูลเป็นสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และการทำตัวหนาข้อมูลสำคัญ เช่น กำหนดเวลา)

คุณต้องแน่ใจว่าย่อหน้าของคุณไม่ยาวเกินไปหรือเทอะทะ แยกข้อความออกเป็นส่วนย่อยๆ เพื่อให้ผู้สอนสามารถอ่านเนื้อหาได้สบายๆ คุณคงไม่อยากให้พวกเขาสับสนเพราะอาจทำให้การตอบกลับล่าช้า

นอกจากคิดถึงเรื่องที่ย่อหน้าเนื้อหาจะอ่านง่ายแล้ว คุณยังอาจเริ่มด้วยประโยคที่เน้นหัวเรื่องของคุณด้วย การระบุประโยค "ภาพรวม" ที่ตรงประเด็นหลักของอีเมลสามารถเป็นแนวทางที่เป็นประโยชน์สำหรับครูของคุณได้ ตัวอย่างบางส่วน:

• ฉันส่งอีเมลถึงคุณเพราะว่า - -

• ฉันต้องการติดตามการสนทนาของเราเกี่ยวกับ - -

• ที่ฉันติดต่อมาในวันนี้ก็เพราะว่า - -

• ฉันเขียนมาเพื่อถามเกี่ยวกับ - -

สรุปและแสดงความขอบคุณ

เมื่อคุณเขียนเนื้อหาอีเมลแล้ว ให้สรุปเป็นประโยคสุดท้ายที่มีรายการการกระทำสำหรับครูของคุณ เช่นเดียวกับประโยค “ภาพรวม” ที่ตอนต้นของอีเมลของคุณ ประโยคสรุปนี้ควรตรงประเด็นและกระชับ โดยสรุปสิ่งที่คุณคาดหวังจากการตอบกลับของพวกเขา

ตัวอย่างเช่น:

• ฉันหวังว่าจะตอบกลับของคุณเกี่ยวกับโครงสร้างของบรรณานุกรมของฉัน

• ฉันจะรอการยืนยันของคุณก่อนที่จะกำหนดเวลาการประชุม

• ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความคิดเห็นของคุณในหัวข้อวิทยานิพนธ์ของฉัน

บางครั้งประโยคนี้อาจไม่จำเป็นทั้งหมดแต่อาจช่วยกระตุ้นการตอบกลับได้เร็วขึ้น อย่าลืมขอบคุณคุณครูเมื่อสรุปสิ่งต่างๆ (ใช่ ก่อนที่พวกเขาจะตอบด้วยซ้ำ!) การแสดงความขอบคุณต่อพวกเขาด้วยการพูดว่า "ขอบคุณที่สละเวลา" หรือ "ขอบคุณมากสำหรับความช่วยเหลือของคุณ" จะส่งผลต่อวิธีที่พวกเขาแยกแยะข้อความของคุณ—และถือว่าคุณเป็นนักเรียน

อีกวิธีที่ชาญฉลาดในการสร้างความประทับใจก็คือการติดตามผลด้วยอีเมล "ขอบคุณ" หากคุณเพิ่งไปเยี่ยมพวกเขาในช่วงเวลาทำการหรือมีการประชุมแบบตัวต่อตัว ทุกคนรู้สึกขอบคุณที่ได้รับการขอบคุณ และนี่เป็นเพียงวิธีที่ง่ายที่สุดในการสื่อสารความขอบคุณของคุณ

อย่าลืมตรวจทาน!

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด : พิสูจน์อักษร พิสูจน์อักษร พิสูจน์อักษร! ใช้งานอีเมลของคุณผ่าน Grammarly Editor หรือติดตั้งส่วนขยายเบราว์เซอร์ Grammarly เพื่อให้มั่นใจว่าอีเมลของคุณไม่มีข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน หรือการสะกดผิด หรือเพียง คัดลอกและวางงานเขียนของคุณเพื่อ ตรวจสอบไวยากรณ์ และรับคำติชมทันทีเกี่ยวกับข้อผิดพลาดอื่น ๆ ที่คุณอาจพลาดไป

แม้ว่าคุณจะไม่ได้ส่งอีเมลถึงครูสอนภาษาอังกฤษ แต่ข้อผิดพลาดประเภทนี้สามารถบอกเป็นนัยกับผู้สอนว่าคุณไม่สนใจชั้นเรียนมากนัก การอ่านออกเสียงอีเมลเป็นวิธีที่ดีในการระบุความซ้ำซ้อนและส่วนต่างๆ ที่ฟังดูหยิ่งทะนงหรือไม่ชัดเจน

เพื่อความปลอดภัยเป็นพิเศษ ให้พิมพ์อีเมลของคุณในโปรแกรมอื่น (เช่น Microsoft Word หรือ Google Docs) ก่อนส่ง เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบได้หลายครั้งโดยไม่เสี่ยงต่อการกดปุ่มส่งเร็วเกินไป (ใช้ไวยากรณ์ได้ในทั้งสองโปรแกรม ทำให้คุณมั่นใจเป็นพิเศษว่าข้อผิดพลาดใดๆ ก็ตามจะถูกตรวจพบ)

การรู้วิธีเขียนอีเมลดีๆ ถึงครูไม่ได้เป็นเพียงทักษะที่คุณจำเป็นต้องมีขณะอยู่ในโรงเรียน เป็นทักษะที่คุณจะพกติดตัวไปตลอดชีวิตและอาชีพของคุณเมื่อคุณสื่อสารกับผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน และผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ

ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้เป็นแนวทาง คุณจะพร้อมที่จะส่งอีเมลที่มีประสิทธิภาพไปยังระดับสูงเช่นครูของคุณ ผู้ซึ่งจะต้องตอบสนองในทางที่ดีต่อข้อความแสดงความเคารพและตรงประเด็นของคุณ