5 สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อส่งอีเมลถึงครูของคุณ

แม้ว่าบางครั้งคุณจำเป็นต้องส่งอีเมลถึงครูของคุณเพื่อชี้แจงคำถามที่คุณมี แต่ก็มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสองสามข้อที่ควรปฏิบัติตาม ประการหนึ่ง สิ่งสำคัญคือคุณต้องเคารพเวลาครูของคุณ ไม่มีใครต้องการรับอีเมลที่มีย่อหน้าเต็มเก้าย่อหน้า การเขียนนวนิยายทางอีเมลเรื่องยาวถึงครูอาจไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการผัดวันประกันพรุ่งกับงานที่ได้รับมอบหมาย

การพูดให้สั้นและตรงประเด็น ข้อความของคุณจะชัดเจนและมีน้ำใจ ซึ่งจะทำให้ครูของคุณตอบสนองและตอบข้อกังวลทั้งหมดของคุณได้มากขึ้น

ที่จริงแล้ว ทุกครั้งที่คุณส่งอีเมลถึงครูหรือศาสตราจารย์ มีบางสิ่งที่ต้องคำนึงถึง เช่น ระเบียบการ ภาษาที่คุณใช้ และความยาว

แทนที่จะโจมตีครูของคุณด้วยอีเมลที่จะใช้เวลาตลอดทั้งบ่ายเพื่อตอบอย่างครบถ้วน กฎง่ายๆ ที่ควรปฏิบัติตามคือการนับจำนวนคำทั้งหมด 150 คำ (หรือน้อยกว่า) กุญแจสำคัญคือการให้บริบทมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เช่น หมายเลขหลักสูตรหรือส่วนของคุณ จำไว้ว่าคุณไม่ใช่นักเรียนคนเดียวของพวกเขา!

อีกวิธีหนึ่งในการส่งอีเมลถึงครูของคุณคือการปฏิบัติตามหลักการนี้: ถ้าฉันไม่ชัดเจนและตรงไปตรงมา ครูของฉันก็จะไม่เป็นเช่นนั้น ถูกต้อง วิธีที่คุณเขียนอีเมลเริ่มต้นจะส่งผลโดยตรงต่อวิธีที่ครูตอบกลับ

อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้เคล็ดลับในการส่งอีเมลที่เขียนได้ดีและสุภาพ ซึ่งจะช่วยเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับที่เป็นประโยชน์

เริ่มต้นด้วยหัวเรื่องโดยละเอียด

หัวเรื่องของอีเมลเป็นสิ่งแรกที่ครูของคุณจะเห็นนอกเหนือจากชื่อของคุณ แทนที่จะปล่อยให้ครูของคุณอยู่ในความมืดด้วยหัวเรื่องเช่น "สวัสดี" หรือ "คำถาม" ให้บอกประเด็นของอีเมลของคุณในแง่เฉพาะ นี่ไม่ใช่เวลามาคลุมเครือ

การสรุปสิ่งที่คุณกำลังส่งอีเมลถึงครูจะไม่เพียงแต่กระตุ้นความสนใจเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พวกเขาตอบกลับได้อย่างรวดเร็วและเพียงพอ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างหัวข้อที่ชัดเจนและมีรายละเอียดสำหรับครู:

• ชีววิทยา 101: คำถามเกี่ยวกับการผ่าแล็บวันพุธ

• หน้าอ้างอิงสำหรับเรียงความ: ชิคาโกหรือ APA?

• ประชุมวันศุกร์ : 11.30 น.

• ยืนยันวิทยานิพนธ์สำหรับการมอบหมายเรียงความต่อไป

หัวเรื่องทั้งหมดเหล่านี้สื่อถึงประเด็นหลักของอีเมลของคุณกับครูของคุณไม่เกินสิบคำ การรวมข้อมูลระบุตัวตน (เช่น ชั้นเรียนที่คุณอยู่ในหน่วยการเรียนรู้ เช่น ชีววิทยา 101 หรือวันที่ของชั้นเรียนหรือการประชุมที่จะมาถึง) ครูของคุณสามารถระบุคุณในหมู่นักเรียน เพื่อนร่วมงาน และผู้บริหารคนอื่นๆ อีกนับไม่ถ้วนในจักรวาลของพวกเขา

ใช้คำทักทายและลงชื่ออย่างเป็นทางการ

ตั้งน้ำเสียงให้ครูใช้คุณอย่างจริงจังด้วยคำทักทายที่เป็นทางการและให้เกียรติ การเริ่มอีเมลด้วย "เฮ้" เป็นสิ่งที่ตรงกันข้าม คำทักทายอย่างเป็นทางการ เช่น “Dear Mr. Lee” หรือ “Hi Professor Bonnell” ไม่ใช่แค่สุภาพแต่เป็นมิตร ครูของคุณอาจจะรู้สึกเบื่อหน่ายกับการทักทายที่ดูสบายๆ เกินไป หรือ ถ้าไม่มีการทักทายเลย!

เว้นแต่ครูของคุณจะสั่งให้คุณเป็นอย่างอื่น คุณควรเรียกพวกเขาด้วยชื่อที่เป็นทางการเสมอ บางครั้งอาจารย์ของวิทยาลัยอาจชอบใช้ชื่อเดียวกับนักเรียน โดยปกติแล้ว คุณสามารถวัดสิ่งนี้ได้จากวิธีที่พวกเขาสื่อสารกันในชั้นเรียนหรือเซ็นชื่อในอีเมล หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงครูที่คุณยังไม่เคยพบ (หากคุณต้องการเปลี่ยนชั้นเรียนหรือลงทะเบียนเรียน) คุณจะต้องใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการ

ในทำนองเดียวกัน การลงชื่อออกหรือลายเซ็นของคุณควรผิดพลาดในด้านที่เป็นทางการด้วย นอกจากชื่อของคุณแล้ว ต่อไปนี้คือบรรทัดปิดที่เหมาะสมหลายบรรทัดสำหรับครู:

• ขอแสดงความนับถือ,

• ขอขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ,

• ขอแสดงความนับถือ,

• พักผ่อนให้เต็มที่ตลอดวัน/สัปดาห์

• ฉันขอขอบคุณคำแนะนำของคุณ

• ทั้งหมดที่ดีที่สุด,

และแม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องพูดเรื่องนี้ด้วยซ้ำ แต่อีเมลถึงครู ไม่ใช่ ที่สำหรับอีโมจิ มีม คำย่อ หรือภาษาข้อความ

จัดรูปแบบ “เนื้อ” ของอีเมลของคุณ

“เนื้อหา” ของข้อความของคุณ (หรือย่อหน้าเนื้อหา) ควรจัดรูปแบบให้อ่านง่ายและตรงประเด็น การรักษาให้ไม่เกินห้าประโยคจะทำให้ได้ข้อความที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา

หากคุณมีหลายสิ่งที่ต้องจัดการและรู้ว่าคุณจะเข้าใจคำศัพท์มากกว่า 150 คำ ให้ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสำหรับแต่ละคำถาม ด้วยวิธีนี้ ครูของคุณสามารถตอบสนองต่อข้อกังวลแต่ละข้อได้อย่างง่ายดาย (ไวยากรณ์สามารถช่วยในเรื่องนี้ได้เช่นกันโดยให้ คำแนะนำในการแปลงอีเมลของคุณให้อยู่ในรูปแบบที่อ่านง่ายขึ้น เช่น การเขียนย่อหน้าที่แสดงรายการข้อมูลเป็นสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และข้อมูลสำคัญที่เป็นตัวหนา เช่น วันครบกำหนด)

คุณยังต้องการให้แน่ใจว่าย่อหน้าของคุณไม่ยาวเกินไปหรือเกะกะเกินไป แยกข้อความออกเป็นชิ้นย่อยเพื่อให้ผู้สอนของคุณอ่านได้ง่าย คุณคงไม่อยากเกิดความสับสนในส่วนท้ายของพวกเขา เนื่องจากอาจทำให้การตอบกลับของพวกเขาล่าช้า

นอกจากการนึกถึงความอ่านง่ายของย่อหน้าเนื้อหาแล้ว คุณอาจลองเริ่มต้นด้วยประโยคที่ย้ำหัวเรื่องของคุณ การให้ประโยค "ภาพรวม" ที่เน้นประเด็นหลักของอีเมลสามารถเสนอคำแนะนำที่เป็นประโยชน์สำหรับครูของคุณ ตัวอย่างบางส่วน:

• ฉันส่งอีเมลถึงคุณเพราะ . .

• ฉันต้องการติดตามการสนทนาของเราเกี่ยวกับ . .

• ฉันเอื้อมมือออกไปในวันนี้เพราะ . .

• ฉันกำลังเขียนเพื่อถามเกี่ยวกับ . .

สรุปแล้วแสดงความขอบคุณ

เมื่อคุณเขียนเนื้อหาของอีเมลแล้ว ให้สรุปสิ่งต่างๆ ในประโยคสุดท้ายที่มีรายการการดำเนินการสำหรับครูของคุณ เช่นเดียวกับประโยค "ภาพรวม" ในตอนต้นของอีเมล ประโยคสรุปนี้ควรตรงไปตรงมาและกระชับ โดยสรุปสิ่งที่คุณคาดหวังจากคำตอบของพวกเขา

ตัวอย่างเช่น:

• ฉันหวังว่าจะได้คำตอบของคุณเกี่ยวกับโครงสร้างของบรรณานุกรมของฉัน

• ฉันจะรอการยืนยันจากคุณก่อนกำหนดการประชุม

• ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความคิดเห็นของคุณในหัวข้อวิทยานิพนธ์ของฉัน

บางครั้งประโยคนี้อาจไม่จำเป็นทั้งหมด แต่อาจช่วยจุดประกายให้ตอบกลับเร็วขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อคุณสรุปสิ่งต่าง ๆ ที่คุณขอบคุณครูของคุณ (ใช่ ก่อนที่พวกเขาจะตอบ!) การแสดงความขอบคุณต่อพวกเขาโดยพูดว่า “ขอบคุณที่สละเวลา” หรือ “ขอบคุณมากสำหรับความช่วยเหลือของคุณ” จะส่งผลต่อวิธีที่พวกเขาแยกแยะข้อความของคุณ—และถือว่าคุณเป็นนักเรียน

อีกวิธีที่ชาญฉลาดในการสร้างความประทับใจที่ดีคือการติดตามผลด้วยอีเมล "ขอบคุณ" หากคุณเพิ่งไปเยี่ยมพวกเขาในช่วงเวลาทำการหรือมีการประชุมแบบตัวต่อตัว ทุกคนซาบซึ้งที่ได้รับการขอบคุณ และเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการสื่อสารความกตัญญูของคุณ

อย่าลืมตรวจทาน!

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด : พิสูจน์อักษร ตรวจทาน ตรวจทาน! เรียกใช้อีเมลของคุณผ่าน Grammarly Editor หรือติดตั้งส่วนขยายเบราว์เซอร์ Grammarly เพื่อให้มั่นใจว่าอีเมลของคุณปราศจากข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน หรือการสะกดคำ

แม้ว่าคุณจะไม่ได้ส่งอีเมลถึงครูสอนภาษาอังกฤษของคุณ ข้อผิดพลาดประเภทนี้อาจบอกเป็นนัยกับผู้สอนของคุณว่าคุณไม่สนใจชั้นเรียนมากนัก การอ่านออกเสียงอีเมลเป็นวิธีที่ดีในการระบุความซ้ำซ้อนและส่วนใดๆ ที่ฟังดูเฉียบขาดหรือไม่ชัดเจน

เพื่อความระมัดระวังเป็นพิเศษ ให้พิมพ์อีเมลของคุณในโปรแกรมอื่น (เช่น Microsoft Word หรือ Google Docs) ก่อนส่ง เพื่อให้คุณตรวจสอบได้หลายครั้งโดยไม่ต้องเสี่ยงที่จะกดส่งเร็วเกินไป (ไวยากรณ์ใช้ได้กับทั้งสองโปรแกรม ทำให้คุณมั่นใจเป็นพิเศษว่าจะตรวจพบข้อผิดพลาด)

การรู้วิธีเขียนอีเมลดีๆ ถึงครูไม่ใช่แค่ทักษะที่จำเป็นในขณะที่อยู่ในโรงเรียน เป็นทักษะที่คุณจะพกติดตัวไปตลอดชีวิตและในอาชีพการงาน เมื่อคุณสื่อสารกับผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน และผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ

ด้วยคำแนะนำเหล่านี้เป็นแนวทาง คุณก็พร้อมที่จะส่งอีเมลที่มีประสิทธิภาพไปยังผู้สูงศักดิ์เช่นครูของคุณ ซึ่งจะต้องตอบสนองต่อข้อความที่ให้เกียรติและตรงประเด็นของคุณอย่างเคารพ