หัวข้ออีเมล: คำจำกัดความและ 4 วิธีในการจัดการ

ในโลกของการทำงาน กระทู้อีเมลถือเป็นความจริงของชีวิต และโดยทั่วไปนั่นเป็นสิ่งที่ดี: เมื่อคุณมีการสนทนาอย่างต่อเนื่องกับเพื่อนร่วมงาน แผนการพัฒนา หรือหัวข้อการสนทนาที่เกิดซ้ำที่คุณต้องการแยกออกจากกัน เธรดอีเมลคือหนทางที่จะทำได้

เธรดอีเมลคืออะไร?

เธรดอีเมลคือชุดอีเมลที่บันทึกการตอบกลับทั้งหมดไปยังข้อความอีเมลต้นฉบับ คิดว่าเธรดอีเมลเหมือนกับการแชทเป็นกลุ่ม: ผู้คนหลายคนได้รับทุกข้อความ ไม่ว่าพวกเขาจะเข้าร่วมการสนทนาบ่อยเพียงใด และแต่ละคนสามารถดูความคืบหน้าของเธรดตามลำดับเวลาได้อย่างง่ายดาย

บ่อยครั้งที่ชุดข้อความอีเมลจะแสดงในรูปแบบ "ซ้อนกัน" ในกล่องจดหมายของผู้รับ โดยแสดงการตอบกลับล่าสุดก่อนเมื่อผู้รับเปิดชุดข้อความ และแต่ละการตอบกลับก่อนหน้าตามลำดับจากใหม่ที่สุดไปเก่าที่สุด โดยลงท้ายด้วยข้อความต้นฉบับ

ไคลเอนต์อีเมลบางตัวไม่รองรับเธรดอีเมล และในบรรดาไคลเอนต์ที่รองรับ บางตัวไม่ได้เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น นอกจากนี้ยังไม่ได้เรียกคุณลักษณะนี้ว่าเป็นชุดข้อความเสมอไป ตัวอย่างหนึ่งที่โดดเด่นคือ Gmail ซึ่งหมายถึงชุดข้อความอีเมลเป็นมุมมองการสนทนา

คุณอาจคุ้นเคยกับคำว่า สายโซ่อีเมลและพบว่าตัวเองสงสัยว่า “มันเป็นสายโซ่อีเมลหรือสายโซ่อีเมล” ห่วงโซ่อีเมลไม่เหมือนกับเธรดอีเมล กลุ่มอีเมลคือคอลเลกชันของอีเมลที่ส่งต่อหรือเชื่อมโยงซึ่งไม่จำเป็นต้องเชื่อมโยงตามหัวข้อ

หัวเรื่องccและbccทำงานอย่างไรในชุดข้อความอีเมล

หัวเรื่อง

ในเธรดอีเมล การตอบกลับแต่ละครั้งจะมีหัวเรื่องเดียวกันกับอีเมลต้นฉบับ โดยนำหน้าด้วยRE: RE:เป็นตัวย่อสำหรับเกี่ยวกับหรืออ้างอิงถึงและหมายความว่าอีเมลเป็นการตอบกลับอีเมลฉบับก่อนหน้า นี่คือตัวอย่างหัวเรื่องสำหรับการตอบกลับอีเมลภายในเธรด:

RE: ปาร์ตี้วันหยุด พฤหัสบดีที่ 14 ธ.ค

เมื่อเลือกหัวเรื่องสำหรับหัวข้ออีเมลของคุณ ให้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เดียวกันกับที่คุณจะปฏิบัติตามสำหรับหัวเรื่องอื่นๆ ควรกระชับและสื่อสารวัตถุประสงค์ของอีเมลอย่างชัดเจน

ซีซีและสำเนาลับ

หลายๆ คนสับสนระหว่างฟังก์ชัน ccและbccในอีเมล ดังนั้นนี่คือความแตกต่าง: Cc หรือCarbon Copyจะเพิ่มผู้รับในอีเมลโดยไม่ทำให้ผู้รับเป็นผู้รับหลักของอีเมล กล่าวอีกนัยหนึ่ง เมื่อคุณเพิ่มที่อยู่อีเมลลงในช่องccคุณจะรวมบุคคลนั้นในชุดข้อความโดยไม่ได้คาดหวังว่าพวกเขาจะตอบกลับอีเมลของคุณสำเนาถึงมักใช้เพื่อให้แน่ใจว่าบุคคล เช่น หัวหน้างานของผู้รับ มีบันทึกข้อความที่พวกเขาสามารถอ้างอิงได้เมื่อจำเป็น เมื่อคุณสำเนาถึงบุคคลในอีเมล ไม่จำเป็นต้องระบุถึงบุคคลเหล่านั้นในคำทักทายของอีเมล

ผู้รับอีเมลทั้งหมดสามารถเห็นที่อยู่cc'ed ในอีเมล เมื่อจำเป็นที่ผู้รับจะต้องสามารถเห็นข้อมูลนี้ เช่น ในสถานการณ์ที่พวกเขาอาจต้องหารือเกี่ยวกับหัวข้อของอีเมลกันเอง ให้เลือกสำเนามากกว่าสำเนาลับ

Bccหรือblind carbon copyทำ หน้าที่คล้ายกับccแต่มีข้อแตกต่างที่สำคัญประการหนึ่งคือ ผู้รับอีเมลจะไม่เห็นที่อยู่ที่ถูกสำเนาลับไว้ในอีเมล นอกจากนี้ ที่อยู่อีเมลใดๆcc'ed หรือbcc'ed จะไม่สามารถดูที่อยู่bcc'ed บนอีเมลได้ ทำให้สำเนาลับเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมเมื่อคุณส่งอีเมลที่ต้องการเข้าถึงผู้รับหลายคน แต่คุณไม่ต้องการให้พวกเขารู้ว่าใครอีกที่ได้รับข้อความ ตัวอย่างเช่น เมื่อชี้แจงนโยบายเกี่ยวกับสถานที่ทำงานกับหัวหน้างานของคุณ คุณอาจส่งสำเนาลับถึงฝ่ายทรัพยากรบุคคลในอีเมล

ข้อดีของเธรดอีเมล

เธรดอีเมลมีประโยชน์หลายประการ โดยการจัดกลุ่มอีเมลทั้งหมดในการสนทนาเข้าด้วยกัน เธรดอีเมล:

• ลดความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมาย
• ทำให้การติดตามความคืบหน้าของการสนทนาเป็นเรื่องง่าย ซึ่งอาจเป็นประโยชน์สำหรับอีเมลติดตามผล
• แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทุกคนทราบเกี่ยวกับหัวข้อนี้โดยไม่ต้องส่งอีเมลหลายฉบับ

ข้อเสียของเธรดอีเมล

แม้ว่าชุดข้อความทางอีเมลจะมีประโยชน์มากมาย แต่ก็มีข้อเสียอยู่บ้างเช่นกัน ซึ่งรวมถึง:

• การรับอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง: หากคุณอยู่นอกการสนทนาของเธรดอีเมล มีโอกาสที่คุณจะได้รับอีเมลที่ไม่ต้องการความสนใจจากคุณ
• พวกเขาสามารถยาวได้ ยิ่งเธรดได้รับการตอบกลับมากเท่าไรก็ยิ่งนานขึ้นเท่านั้น ทำให้ยากต่อการค้นหาข้อความเฉพาะภายในเธรดเมื่อคุณต้องการ

เคล็ดลับ 4 ข้อในการใช้เธรดอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ

เธรดอีเมลอาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ แต่ก็อาจสร้างข้อผิดพลาดได้ การรู้วิธีใช้อย่างมีประสิทธิผลเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารอย่างมืออาชีพ เคล็ดลับบางประการในการใช้ชุดข้อความอีเมลอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ:

1 งดการตอบกลับสั้นๆ

บันทึกคำตอบสั้นๆ เพียงคำเดียว (และคำถามที่สามารถตอบได้อย่างเพียงพอ) สำหรับแอปส่งข้อความและแชท เช่น Slack การโต้ตอบสั้นๆ เหล่านี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่เกี่ยวข้องกับใครก็ตามในชุดข้อความอีเมล นอกเหนือจากบุคคลที่คุณกำลังถามหรือตอบกลับ ไม่รับประกันว่าจะได้รับอีเมล ที่จริงแล้ว การส่งพวกเขาเป็นชุดข้อความอีเมลจะใช้พื้นที่ในกล่องจดหมายของผู้รับโดยไม่จำเป็นและส่งการแจ้งเตือน ซึ่งอาจสร้างความรำคาญและเป็นมารยาททางอีเมลที่ไม่ดีได้

2 รู้ว่าเมื่อใดควรใช้การตอบกลับและตอบกลับทั้งหมด

เมื่อคุณคลิก ตอบกลับอีเมล การตอบกลับของคุณจะส่งไปที่ผู้ส่งเท่านั้น ไม่สำคัญว่าผู้ส่งจะเป็นบุคคลที่เริ่มชุดข้อความอีเมลหรือเป็นหนึ่งในผู้ตอบกลับการตอบกลับเป็นการตอบกลับโดยตรงถึงแต่ละบุคคล ในทางกลับกันตอบกลับทุกคนในชุดข้อความอีเมล รวมถึงตอบกลับผ่านccและbccหากคุณได้รับสำเนาลับในชุดข้อความ การคลิกตอบกลับทั้งหมดจะเปิดเผยที่อยู่อีเมลของคุณแก่ผู้เข้าร่วมทุกคน

3 พิจารณาว่าจำเป็นต้องตอบสนองหรือไม่

หากคุณไม่ได้มีส่วนร่วมในการอภิปรายหรือโครงการ คุณอาจไม่จำเป็นต้องตอบหรือชั่งน้ำหนักความคิดของคุณ การเพิ่มเสียงโดยไม่จำเป็นจะทำให้หัวข้อยาวขึ้น ดังนั้นต้องแน่ใจว่าสิ่งที่คุณพูดนั้นคุ้มค่าก่อนที่จะตอบกลับ

4 อยู่ในหัวข้อ

คุณอาจถูกล่อลวงให้ใส่คำถาม ความคิดเห็น หรือข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับหัวข้อที่เกี่ยวข้องแต่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหัวข้อหลักในชุดข้อความ การถามคำถามที่ไม่เกี่ยวข้องอาจทำให้เธรดอีเมลเทอะทะและฝังข้อมูลสำคัญที่ผู้อื่นจำเป็นต้องค้นหา หากคุณต้องการพูดถึงหัวข้ออื่น แม้ว่าจะคล้ายกันก็ตาม ให้ส่งอีเมลใหม่พร้อมหัวเรื่องใหม่

ตัวอย่างเธรดอีเมล

เรื่อง:แผนการเดินทางสำหรับ GrammarCon, 20/10–10/22

สวัสดีทุกคน

โปรดใช้ลิงก์ต่อไปนี้เพื่อจองเที่ยวบินของคุณไปยัง GrammarCon: www.exampletravel.link

หากคุณมีคำถามใดๆ โปรดติดต่อโดยเร็วที่สุด เนื่องจากพรุ่งนี้และวันพุธฉันจะออกจากออฟฟิศ

ดีที่สุด, มิเรียม

เรื่อง: RE: แผนการเดินทางสำหรับ GrammarCon, 10/20–10/22

สวัสดีมิเรียม

ฉันคิดว่า GrammarCon ไม่ถึงเดือนธันวาคมเหรอ? กรุณาแนะนำ.

ขอบคุณ,

มาร์โก

เรื่อง:RE: แผนการเดินทางสำหรับ GrammarCon, 10/20–10/22

เฮ้ มาร์โก

มันเป็นในเดือนธันวาคมปีที่แล้ว แต่ปีนี้พวกเขาเลื่อนมันขึ้นไป

หวังว่าจะช่วยได้!

ดีที่สุด, อีธาน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเธรดอีเมล

เธรดอีเมลคืออะไร

เธรดอีเมลคือกลุ่มอีเมลที่ซ้อนกันซึ่งตอบกลับข้อความต้นฉบับข้อความเดียว

พวกเขาทำงานอย่างไร?

เธรดอีเมลจะจัดกลุ่มอีเมลไว้ด้วยกันในกล่องจดหมายของผู้รับ โดยแสดงเธรดดังกล่าวเหมือนกับว่าเป็นอีเมลฉบับเดียว เมื่อคุณเปิดชุดข้อความ โดยทั่วไปคุณจะเห็นข้อความล่าสุดรวมถึงการตอบกลับก่อนหน้านี้ในเวอร์ชันที่บีบอัด

เคล็ดลับสามประการในการใช้เธรดอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพคืออะไร

เคล็ดลับสามประการในการใช้เธรดอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่:

• หลีกเลี่ยงการปฏิบัติต่อเธรดอีเมลเหมือนกับการส่งข้อความ บันทึกการโต้ตอบสั้นๆ แบบตัวต่อตัวสำหรับแพลตฟอร์มอื่นๆ
• เลือกหัวเรื่องที่กระชับซึ่งสื่อสารถึงวัตถุประสงค์ของอีเมล
• ใช้ตอบกลับทั้งหมดเมื่อคุณต้องการส่งข้อความถึงทุกคนในชุดข้อความอย่างแท้จริงเท่านั้น หากต้องการตอบกลับผู้เข้าร่วมเพียงคนเดียว ให้ใช้ การตอบกลับ