8 เคล็ดลับอีเมลสำหรับมืออาชีพรุ่นเยาว์

หากคุณยังใหม่กับพนักงาน อีเมลอาจเป็นเรื่องยาก ด้านหนึ่ง จำเป็นต้องติดต่อกับเพื่อนร่วมงานและทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จลุล่วง ในทางกลับกัน มีกฎมากมายที่ไม่ได้เขียนไว้ซึ่งสามารถทำให้คุณสะดุดและช้าลงได้

ปัจจัยต่างๆ เช่น อุตสาหกรรมของคุณ วัฒนธรรมองค์กร และการทำงานจากที่บ้านส่งผลต่อวิธีที่คุณใช้อีเมล สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ถูกต้อง

“มันเป็นการสื่อสารทางธุรกิจขั้นพื้นฐาน เป็นวิธีที่ผู้คนมักพบปะผู้คนเป็นครั้งแรก . . มันเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง มันเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถฝึกฝนได้” Dan Post-Senning ผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาทที่ Emily Post Institute กล่าว

อีเมลอาจรู้สึกเหมือนเป็นเพียงข้อเท็จจริงและตัวเลข แต่จริงๆ แล้ว มันเป็นเรื่องของการสร้างความสัมพันธ์ แต่ในฐานะพนักงานใหม่ เมื่อพูดถึงมารยาทในการใช้อีเมล คุณไม่รู้ว่าคุณไม่รู้อะไร เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจสถานะพนักงานใหม่ของคุณ (และให้คะแนนกับผู้จัดการของคุณ) ต่อไปนี้คือเคล็ดลับอีเมลแปดข้อที่ควรปฏิบัติโดย:

1 รู้ว่าคุณต้องการอะไรและขอมัน

อีเมลทุกฉบับที่คุณส่งควรมีจุดประสงค์ที่ชัดเจน ห่วงโซ่อีเมลที่ยาวเหยียด คำถามที่ไม่ได้รับคำตอบ และคำขอที่ไม่ชัดเจนสามารถเปลี่ยนอีเมลจากเครื่องมือทำงานที่มีประโยชน์ให้กลายเป็นอุปสรรคในการผลิตได้ พนักงานครั้งแรกสามารถโดดเด่นและทำงานมอบหมายได้อย่างต่อเนื่อง โดยการลงท้ายอีเมลด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจและกำหนดเส้นตาย ยิ่งเจาะจงมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น ตัวอย่างเช่น การพูดว่า “ฉันชอบความคิดเห็นของคุณในหน้า 16 ถึง 20 ของรายงานภายใน EOD Friday” ดีกว่า “แจ้งให้เราทราบว่าคุณคิดอย่างไร”

2 อ่านห้อง

การใช้น้ำเสียงที่ดูสบายๆ ในขณะที่รักษาความเป็นมืออาชีพไว้อาจเป็นเรื่องยาก วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับปัญหานั้นคือการใช้ตัวชี้นำจากคนรอบข้าง ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่ต้องการเป็นทางการมากเกินไปถ้าคนที่คุณกำลังพูดด้วยเป็นเพื่อนร่วมงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่สร้างสรรค์หรือผ่อนคลายมากขึ้น โพสต์ Senning นั้นสามารถแนะนำระยะทางที่อาจส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ในการทำงานของคุณในชีวิตจริง

สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเฉพาะบริษัท ตัวอย่างเช่น หากเป็นมาตรฐานที่จะรวมประโยค TL;DR (ยาวเกินไป ไม่ได้อ่าน) ไว้ที่ด้านบนของอีเมลขนาดยาว การลืมเขียนอาจนำไปสู่ความสับสนหรือเวลาในการตอบกลับนานขึ้น ขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญที่ช่ำชองหรือผู้ที่เคยทำงานที่บริษัทมาสองสามปีแล้ว ซึ่งสามารถช่วยให้คุณปรับตัวเข้ากับพื้นที่ทำงานได้

“เราทุกคนสื่อสารกันในรูปแบบที่แตกต่างกัน และถ้าคุณคิดว่าคุณอยากสื่อสารเพียงวิธีใด และไม่ใช่ว่าผู้รับของคุณต้องการสื่อสารอย่างไร คุณคงจะมีการสนทนาฝ่ายเดียวที่ค่อนข้างสวย” Kat Boogaard จากวิสคอนซินกล่าว นักเขียนอิสระตาม

3 รับความคิดเห็นที่สอง

คุณไม่ต้องการให้อีเมลของคุณมีการพิมพ์ผิดหรือการใช้ถ้อยคำที่น่าอึดอัดใจ สิ่งเหล่านี้ไม่เพียงแต่จะขัดขวางการสื่อสารเท่านั้น แต่ยังทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพน้อยลงด้วย แต่ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ อาจมองเห็นได้ยากเมื่อคุณกำลังแก้ไขงานของคุณเอง จึงมีประโยชน์ที่จะให้คนอื่นอ่านฉบับร่างของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับอีเมลสำคัญ เพื่อตั้งค่าสถานะปัญหาใดๆ ก่อนที่คุณจะกดส่ง หรือหากต้องการ ใช้เพจจาก Kiera Wright-Ruiz ผู้จัดการโซเชียลมีเดียที่ Local Guides ของ Google และใช้โปรแกรมอ่านข้อความเป็นคำพูดเพื่อให้ได้ยินข้อผิดพลาดได้ง่าย

4 ตรวจสอบการปฏิเสธที่ประตู

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจออกมาในแง่ลบมากกว่าที่คุณตั้งใจไว้ และหากคุณมีความรู้สึกเชิงลบเกี่ยวกับอีเมลหรือกำลังพูดถึงหัวข้อที่ยาก การปรับสมดุลที่เหมาะสมอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในฐานะพนักงานใหม่

Wright-Ruiz กล่าวว่า “คุณอาจมีอารมณ์มีแนวโน้มที่จะตอบสนองต่อใครสักคนเมื่อคุณอารมณ์เสีย หรือคุณไม่รู้ด้วยซ้ำว่าคุณกำลังแสดงออกว่าก้าวร้าวในอีเมล “[ถามตัวเอง] ว่าสิ่งนี้ถูกแชร์กับผู้จัดการของคุณไหม สิ่งที่คุณรู้สึกเจ๋งสุดๆ ด้วยหรือไม่ และถ้าคำตอบคือใช่ แสดงว่าคุณทำได้ดี”

5 ทันเวลา.

ระหว่างการปฐมนิเทศ ทำความคุ้นเคยกับสำนักงาน และเตรียมพร้อมกับงานใหม่ของคุณ อาจเป็นเรื่องน่าดึงดูดที่จะปล่อยให้อีเมลเลื่อนลอย สำหรับอีเมลส่วนใหญ่ พยายามให้เวลาตอบกลับ 24 ชั่วโมง หากคุณต้องการเวลามากกว่านี้ ส่งข้อความขอบคุณสั้นๆ และแจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อคุณสามารถจัดหาสิ่งที่พวกเขาต้องการได้ ที่กล่าวว่า คุณไม่จำเป็นต้องตอบกลับอีเมลทุกฉบับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่ได้รับเชิญ

6 เก็บภาพไว้ในใจ

“ไม่มีใครอยากพบกับกำแพงข้อความขนาดยักษ์ที่เหมือนสงครามและสันติภาพ” บูการ์ด นักเขียนอิสระกล่าว แต่จะมีบางครั้งที่อีเมลยาวขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ คุณจะมีโอกาสได้รับคำตอบที่ต้องการมากขึ้นหากคุณเน้นที่การเขียนย่อหน้าสั้นๆ ใช้หัวข้อย่อย และเน้นย้ำข้อมูลสำคัญๆ ยิ่งอีเมลยาวเท่าไหร่ ก็ยิ่งต้องทำให้อ่านง่ายเท่านั้น

7 จงฉลาดในการติดตามผล

เป็นเรื่องปกติที่จะส่งการเตือนความจำสั้นๆ เมื่อคุณต้องการคำตอบจากใครสักคน แต่บริบทกำหนดระยะเวลาที่คุณควรรอเพื่อส่งอีเมลติดตามผล หากคุณกำลังรออะไรบางอย่างจากเพื่อนร่วมงาน ก็สมเหตุสมผลที่จะมีกรอบเวลา 24 ถึง 48 ชั่วโมงสำหรับการติดตามผล ในทางกลับกัน หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงใครบางคนที่รู้สึกไม่สบาย ทางที่ดีควรรอหนึ่งหรือสองสัปดาห์ก่อนที่จะโทรกลับเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้รับรบกวน และบางคนไม่ตอบสนองต่ออีเมลเลย ถ้าเป็นไปได้ ขอวิธีการสื่อสารที่ต้องการและตั้งความคาดหวังไว้ล่วงหน้า

8 ให้ตัวเองหยุดพัก.

อีเมลเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสาร แต่ความสมบูรณ์แบบไม่ใช่เป้าหมาย มันเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์และการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ จะใช้เวลาในการพัฒนาชุดทักษะอีเมลของคุณ ดังที่ Boogaard นักเขียนอิสระกล่าวไว้ว่า “อีเมลอาจไม่ฆ่าคุณ ดังนั้นให้หายใจเข้าลึกๆ ทุกอย่างจะผ่านไปด้วยดี”