8 เคล็ดลับอีเมลสำหรับคนเก็บตัว

ตามที่มูลนิธิ Myers-Briggs คุณเป็นคนเก็บตัวถ้าคุณรู้สึกสบายใจที่สุดที่จะมุ่งเน้นไปที่ "โลกภายในของคุณเอง" กิจกรรมภายนอกโลก เช่น การพูดคุยกับผู้คนโดยตรงหรือทางโทรศัพท์ พิสูจน์ให้เห็นถึงความท้าทาย แม้ว่าการส่งอีเมลอาจดูไม่ค่อยเข้มข้น แต่ก็มีความท้าทายเช่นกัน เคล็ดลับแปดข้อนี้ได้รับการออกแบบมาเป็นพิเศษเพื่อให้การส่งอีเมลไม่ลำบากเท่าที่เป็นไปได้สำหรับคนเก็บตัว

1 ลดการติดตามอย่างถี่ถ้วน

ถ้าคุณส่งอีเมล สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือปล่อยให้คำถามที่ไม่มีคำตอบ คนจะตอบเพื่อขอความกระจ่าง หรือแย่กว่านั้น พวกเขาต้องการพูดคุยแบบตัวต่อตัว วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่น่าอึดอัดนี้คือการปิดบังรายละเอียดทั้งหมดไว้ในแถลงการณ์เดียว ลองดูตัวอย่างที่ดีและไม่ดี

ตัวอย่างที่สองตอบ (และหลีกเลี่ยง) การสนทนาติดตามผลที่เป็นไปได้ สนับสนุนให้ผู้คนตอบกลับทางอีเมลแทนที่จะทิ้งเอกสารที่สำนักงานของคุณ ต่อไปนี้คือคำถามบางส่วนที่มีคำตอบ: ทำไมคุณถึงต้องการรูปถ่าย? ขนาดอะไร? ต้องเป็นมืออาชีพหรือไม่? คุณยังสามารถไปได้ไกลกว่านั้นโดยแนบตัวอย่างสิ่งที่คุณต้องการให้เพื่อนร่วมงานส่ง

2 ให้มันสั้นและหวาน

ความรอบคอบเป็นสิ่งจำเป็น การพูดจาไม่ดี ยิ่งอีเมลของคุณยาวเท่าไร ผู้อ่านก็ยิ่งเข้าใจประเด็นได้ยากขึ้นเท่านั้น เพื่อนร่วมงานที่มีงานยุ่งอาจพลาดประเด็นที่สำคัญที่สุดหากอีเมลของคุณเป็นเรียงความห้าย่อหน้า ให้ใช้หัวข้อย่อยหรือใส่บทสรุปที่จุดเริ่มต้นของข้อความแทน คุณยังสามารถเพิ่มลิงก์ไปยังข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องสะกดในเนื้อหาของข้อความ

3 ให้บุคลิกของคุณเปล่งประกาย

อีเมลเป็นสื่อกลางที่สมบูรณ์แบบในการแสดงความสามารถและลักษณะนิสัยที่ซ่อนอยู่ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะไม่ต้องถูกจับได้ว่ากำลังคุยอยู่ที่เครื่องทำน้ำเย็น อย่างไรก็ตาม คุณอาจจะค่อนข้างตลกกับเพื่อนสนิทของคุณ ไปข้างหน้าและเป็นตัวตลกในอีเมลและการแชทเป็นกลุ่มของคุณ หากเรื่องตลกเสมือนจริงดูน่ากลัวเกินไป ให้ใส่อิโมจิเพื่อทำงาน! ตัวละครตัวน้อยน่ารักเหล่านี้สามารถกลิ้งบนพื้นหัวเราะหรือขยิบตาให้คุณ (คำนึงถึงวัฒนธรรมในที่ทำงานของคุณ หากเป็นทางการมาก อีโมติคอนอาจไม่เหมาะสม) คุณยังสามารถใช้อีเมลเพื่อยกย่องผู้อื่น แบ่งปันข้อความกับกลุ่มใหญ่ หรือเป็นผู้นำ คุณไม่จำเป็นต้องถูกจำกัดด้วยความเขินอายถ้าคุณมีคอมพิวเตอร์และคีย์บอร์ด

4 ฝึกการควบคุมฝูงชน

กลุ่มเสมือนจริงเกือบจะแย่พอๆ กับกลุ่มในชีวิตจริง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ ให้จำกัดการใช้ CC และ BCC (CC หมายถึง "สำเนาคาร์บอน" BCC เป็นสำเนาลับ คุณใช้คุณสมบัติเหล่านี้เพื่อส่งอีเมลไปยังผู้รับหลายราย) ในกรณีส่วนใหญ่ เป็นการดีกว่าที่จะส่งอีเมลส่วนบุคคลแต่ละฉบับ หากคุณต้องการเริ่มชุดข้อความ ให้รวมเฉพาะบุคคลที่จำเป็นต่องานในมือเท่านั้น มิฉะนั้น คุณอาจเริ่มฝันร้าย "ตอบกลับทั้งหมด" เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการ CC อย่างชาญฉลาดในบทความนี้เกี่ยวกับพฤติกรรมการใช้อีเมล

5 ตอบทันที

คุณมีความผิดในการผัดวันประกันพรุ่งหรือไม่? คนเก็บตัวหลายคนกลัวการโต้ตอบ ดังนั้นพวกเขาจึงเลื่อนสถานการณ์ที่ทำให้พวกเขาติดต่อกับผู้อื่น อย่าปล่อยให้แนวโน้มนี้เล็ดลอดเข้ามาในนิสัยการส่งอีเมลของคุณ จัดการกับอีเมลส่วนใหญ่ของคุณด้วยกฎ 2-2-2 ตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างน้อยวันละสองครั้งในตอนต้นและตอนท้ายของวันทำงาน ตอบอีเมลทั้งหมดทันทีที่จะใช้เวลาจัดการน้อยกว่าสองนาที ติดดาวข้อความที่เหลือหรือทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่าน จัดสรรเวลาสองชั่วโมงทุกสัปดาห์เพื่อจัดการกับการติดตามผลที่ยาวกว่าเหล่านี้

6 อีเมลบางฉบับเป็นสำนวน

เช่นเดียวกับคำถาม ไม่ใช่ทุกอีเมลที่ต้องการคำตอบ แทนที่จะเครียดกับการตอบกลับอีเมลทุกฉบับ ให้ถามตัวเองว่าผู้ส่งคาดหวังการตอบกลับหรือไม่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถละเว้นการส่งต่อ จดหมายข่าว และแบบสำรวจโดยสมัครใจได้อย่างปลอดภัย ลองตั้งค่ากฎในกล่องจดหมายที่จะส่งต่อข้อความเช่นนี้ไปยังโฟลเดอร์อื่นโดยอัตโนมัติ ในทางกลับกัน อย่าลืมตอบรับคำเชิญและส่งอีเมลโดยตรงทันที หากคุณเป็นผู้ส่ง ไม่ผิดที่จะบอกว่าไม่จำเป็นต้องตอบกลับเว้นแต่จะมีคำถาม

7 ข้ามอีเมล

สถานการณ์บางอย่าง เช่น การขอเลื่อนตำแหน่งหรือแสดงความเห็นอกเห็นใจ ควรจะจัดการด้วยตนเองดีกว่า อีเมลมักเป็นวิธีที่ไม่เพียงพอในการถ่ายทอดอารมณ์ที่ซับซ้อนหรือเพื่อจัดการกับปัญหาร้ายแรง แม้ว่าการพูดคุยแบบเห็นหน้ากันอาจดูยาก แต่ก็ควรที่จะทำให้เกิดความสับสนหรือทำให้ขุ่นเคืองกับอีเมลที่ใช้คำพูดไม่ดีโดยไม่ได้ตั้งใจ นอกจากนี้ ห้ามพูดคุยเรื่องส่วนตัวในอีเมล หากคุณรู้สึกไม่สบายใจกับการส่งต่อหรือแบ่งปันข้อมูล ข้อมูลนั้นจะไม่อยู่ในข้อความ หากหลีกเลี่ยงอีเมลไม่ได้ ให้ใช้เวลาของคุณ ก่อนที่คุณจะส่ง โปรดอ่านอีกครั้งในมุมมองของผู้รับ คุณฟังดูเหมือนมนุษย์หรือไม่? คุณถ่ายทอดเสียงที่ถูกต้องหรือไม่?

8 ตัดสินใจปิด

ในชีวิตจริง คุณอาจพบว่าตัวเองค่อยๆ ถอยห่างจากบุคคลนั้นเพื่อพยายามทำให้การสนทนาจบลง ทำไมการสิ้นสุดการสนทนาจึงเป็นเรื่องยาก ก่อนอื่น คุณอาจต้องการละเว้นลายเซ็นอีเมล ท้ายที่สุด คุณไม่ต้องการให้พวกเขาตอบกลับทางอีเมลใช่หรือไม่ หากคุณใส่หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่ของคุณ แสดงว่าคุณกำลังส่งสัญญาณว่าคุณยินดีรับสายและเข้าเยี่ยม คุณรู้ว่าคุณไม่ต้องการทำอย่างนั้น! ให้ปิดท้ายข้อความด้วยการปิดอีเมลง่ายๆ แทน พวกเขาไม่ควรฟุ่มเฟือย หากมีข้อสงสัย “ขอบคุณ” มักจะเหมาะสมเสมอ

คุณจะลองใช้ตัวชี้ตัวใดในแปดข้อนี้ก่อน หากคุณเชี่ยวชาญศิลปะของอีเมลที่มีประสิทธิภาพ คุณก็สามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับผู้อื่นได้ ในขณะเดียวกันก็ลดปริมาณการโต้ตอบทางกายภาพที่คุณมีกับพวกเขาไปพร้อม ๆ กัน คนเก็บตัวคนใดสามารถขออะไรได้อีก?