10 ตัวอย่างการแจ้งผู้มีสิทธิสอบสัมภาษณ์

ไม่สำคัญว่าคุณจะนำเสนอข่าวดีหรือร้าย การส่งอีเมลแจ้งผู้สมัครตัดสินใจสัมภาษณ์เป็นสิ่งสำคัญ ในคู่มือเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลถึงผู้สมัครหลังการสัมภาษณ์ เรามีตัวอย่าง 10 ตัวอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อให้ข้อมูลที่สำคัญ ข้อมูลเชิงลึก และข้อมูลอัปเดตแก่ผู้หางาน

เรามีตัวอย่างอีเมลหลายฉบับถึงผู้สมัครหลังการสัมภาษณ์ ซึ่งรวมถึงอีเมลติดตามผลการสรรหา คู่มือนี้เหมาะสำหรับนายหน้าทุกคนที่สร้างอีเมลติดตามผลให้กับผู้สมัคร ไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรม ภาคส่วน หรือสาขาพิเศษ

จะเขียนอีเมลถึงผู้สมัครหลังการสัมภาษณ์ได้อย่างไร

อีเมลได้เปลี่ยนโลกแห่งการจัดหางาน โดยการสื่อสารกับผู้สมัครเกือบทั้งหมดได้เสร็จสิ้นทางออนไลน์แล้ว ผู้หางาน เช่นเดียวกับพวกเราที่เหลือ คอยตรวจสอบอีเมลของเราตลอดทั้งวัน Business Insider กล่าว แต่พวกเราส่วนใหญ่จะสกรีนสายเรียกเข้าโดยไม่สนใจสายเรียกเข้าจากหมายเลขที่เราไม่รู้จัก

แต่อีเมลไม่ได้เร็วกว่า มันยุติธรรมกว่าด้วย – การลบอคติออกจากกระบวนการ ผู้สมัครทุกคนจะได้รับข้อความเดียวกันในเวลาเดียวกัน ทำให้ทุกคนมีโอกาสเท่ากัน

การสื่อสารผ่านอีเมลช่วยให้คุณสร้างหลักฐานการตรวจสอบ โดยจัดทำบันทึกการโต้ตอบทั้งหมดที่แสดงให้เห็นว่ากระบวนการของคุณยุติธรรมและโปร่งใส

นายจ้างที่มีศักยภาพควรติดตามเมื่อใด

ในระหว่างกระบวนการสัมภาษณ์ คุณควรสื่อสารกับผู้สมัครให้บ่อยที่สุดเพื่อแจ้งให้ทราบ มีความชัดเจนเกี่ยวกับวัน เวลา และกำหนดเวลา

โดยเฉลี่ยแล้ว มีการสัมภาษณ์สองถึงสามครั้งต่องาน ยิ่งมีตำแหน่งสูงอายุมากขึ้น คุณก็ยิ่งต้องสัมภาษณ์มากขึ้นเท่านั้น และต้องมีการติดต่อโต้ตอบกันมากขึ้น

กระบวนการสรรหาโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณหนึ่งเดือนตั้งแต่การสัมภาษณ์ไปจนถึงการนัดหมาย ยังคงสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ด้วยเหตุผลหลายประการ ตัวอย่างเช่น การขาดงานของพนักงานและการขาดการสนับสนุนด้านทรัพยากรบุคคล อาจทำให้เกิดความล่าช้าได้

ในแต่ละขั้นตอน คุณควรแจ้งให้ผู้หางานได้รับข้อมูลอัปเดตและแจ้งความคืบหน้าตลอดกระบวนการ

มีหลายขั้นตอนที่คุณอาจต้องการติดต่อคนหางาน รวมไปถึง:

• ขอขอบคุณอีเมลถึงผู้สมัครหลังการสัมภาษณ์
• อีเมลปฏิเสธหลังสัมภาษณ์
• อีเมลถึงผู้สมัครที่ประสบความสำเร็จหลังการสัมภาษณ์
• ตัวอย่างอีเมลเพื่อให้ผู้สมัครอบอุ่น
• ติดตามอีเมลถึงผู้สมัครที่ไม่โต้ตอบ

ความล้มเหลวในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกระบวนการที่เรียกว่า "การโกสต์" และกำลังเพิ่มขึ้น Jack Kelly ใน Forbes กล่าว บทความเน้นถึงการสำรวจที่แสดงให้เห็นว่า 76% ของนายจ้างถูกนายจ้างเพิกเฉย แสดงให้เห็นถึงแนวโน้มที่น่าเป็นห่วง

Kelly ให้คำแนะนำอย่างมีสติสำหรับผู้หางานและมืออาชีพ “มันง่ายกว่าสำหรับพวกเขาที่จะอยู่เงียบๆ และหวังว่าคนๆ นั้นจะหายไป” เคลลี่กล่าว เขาแนะนำว่าการติดต่อกันเป็นหน้าที่ และเราเห็นด้วย ความล้มเหลวในการสื่อสารอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของคุณและส่งผลต่อสุขภาพจิตของผู้หางานตามที่ผู้หางานอายุน้อยคนนี้อธิบายไว้

คุณจะติดตามผู้สมัครที่ไม่ตอบสนองอย่างไร?

ไม่ใช่แค่นายจ้างเท่านั้นที่อาจหายไประหว่างกระบวนการสรรหาบุคลากร ผู้สมัครก็สามารถทำได้เช่นกัน หากเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น เราแนะนำให้นายจ้างดำเนินการตามขั้นตอนและคงการสื่อสารไว้

ปฏิบัติต่อผู้สมัครแต่ละคนราวกับว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจนกว่าพวกเขาจะแจ้งให้คุณทราบว่าพวกเขาไม่สนใจหรือคุณผ่านขั้นตอนการสรรหานั้นแล้ว

ด้านล่างนี้ เราจัดเตรียมอีเมลตัวอย่างเพื่อให้ผู้สมัครรู้สึกอบอุ่นและตัวอย่างอีเมลติดตามผลถึงผู้สมัครหลังจากไม่มีการตอบกลับซึ่งควรให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์

หลักการพื้นฐานสำหรับอีเมลทุกฉบับหลังการสัมภาษณ์

กระบวนการหางานเริ่มต้นความสัมพันธ์ระหว่างคุณและพนักงานในอนาคตของคุณ ดังนั้นจงเป็นมืออาชีพ ในทุกขั้นตอนของกระบวนการ อีเมลของคุณควรเป็นทางการ

นั่นหมายถึงการปฏิบัติตามกฎของการสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพ:

• กระชับอีเมล – รับข้อมูลสำคัญอย่างรวดเร็ว
• แม่นยำ – ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้อ่านเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังพูดอย่างแม่นยำ
• อย่ากลัวที่จะใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย ตัวหนาหรือขีดเส้นใต้เพื่อชี้ประเด็นของคุณ การปรับปรุงข้อความอย่างง่ายจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความของคุณได้รับการสื่อสารอย่างชัดเจน
• หากคุณต้องการคำตอบ ให้ถามตอบ – บอกผู้รับถึงสิ่งที่คุณต้องการ รวมถึงการตอบกลับด้วย
• กำหนดเส้นตาย – คุณไม่ต้องการให้คนหางานรอกระบวนการ ดังนั้นต้องชัดเจนเมื่อคุณต้องการได้ยินจากพวกเขา
• สื่อสารอย่างสม่ำเสมอ – ผู้หางานทุกคนในกระบวนการต้องได้รับการโต้ตอบที่แน่นอนในเวลาเดียวกัน เพื่อให้แน่ใจว่าแนวทางของคุณยุติธรรมและโปร่งใส

สุดท้ายนี้ หากคุณไม่ดำเนินการสมัครเพิ่มเติม ขอแนะนำให้เสนอความคิดเห็นแก่ผู้หางาน อย่าเสนอสิ่งนี้เว้นแต่คุณจะเต็มใจทำ

หากคุณต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ โปรดอ่านคำแนะนำเชิงลึกของเราที่กล่าวถึงหัวข้อนี้

10 ตัวอย่างอีเมลแจ้งผู้สมัครตัดสินใจสัมภาษณ์

ต่อไปนี้คือเทมเพลตอีเมลตัวอย่าง 10 แบบที่คุณสามารถใช้สนับสนุนกระบวนการสรรหาได้ ตัวอย่างเหล่านี้ครอบคลุมสถานการณ์ต่างๆ ที่คุณอาจพบ

อีเมลปฏิเสธหลังสัมภาษณ์

การแจ้งผู้สมัครที่ไม่ประสบความสำเร็จหลังจากการสัมภาษณ์นั้นยาก แต่คุณจำเป็นต้องทำเช่นนั้น เมื่อสร้างอีเมลปฏิเสธผู้สมัครหลังการสัมภาษณ์ อย่าเพิ่งท้อถอย บอกพวกเขาตรงๆ ว่าพวกเขาไม่เหมาะกับงานนี้หรือไม่

คุณควรมีความชัดเจน รัดกุม และอธิบายว่าแม้ว่าบทบาทนี้ไม่ใช่บทบาทที่ถูกต้อง แต่อาจมีบทบาทอื่นๆ อีกในอนาคต ตัวอย่างเช่น นี่คืออีเมลปฏิเสธหลังเทมเพลตการสัมภาษณ์

ขอขอบคุณอีเมลถึงผู้สมัครหลังการสัมภาษณ์

การส่งอีเมลขอบคุณผู้สมัครหลังการสัมภาษณ์ถือเป็นการยกย่องในความพยายามของพวกเขา และแสดงให้เห็นว่าองค์กรของคุณให้ความสำคัญกับพวกเขา

แม้ว่าจะไม่จำเป็นเสมอไป แต่อีเมลขอบคุณหลังการสัมภาษณ์สามารถให้ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับกระบวนการสรรหาบุคลากรได้ คุณอาจต้องการแจ้งให้ผู้สมัครทราบว่าคุณสนใจ คุณยังไม่ได้ตัดสินใจ กระบวนการสรรหามีแนวโน้มที่จะขยายออกไปด้วยเหตุผลบางประการ หรือคุณต้องการเชิญผู้สมัครเข้าร่วมการสัมภาษณ์ครั้งต่อไป

ยังคงสัมภาษณ์เทมเพลตอีเมลผู้สมัครคนอื่น ๆ

นี่เป็นเทมเพลตเวอร์ชันที่แก้ไขเพิ่มเติมเล็กน้อยด้านบน คุณสามารถเรียกเทมเพลตอีเมลนี้ว่า "เรายังไม่ได้ตัดสินใจ" ในบางกรณี คุณอาจต้องสัมภาษณ์เป็นเวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ แม่แบบนี้ให้ความชัดเจนแก่ผู้สมัคร เราได้ตัดสินใจที่จะทำให้วันที่เป็นตัวหนา ซึ่งทำให้ยากต่อการพลาด

ตัวอย่างอีเมลถึงผู้สมัครที่ประสบความสำเร็จหลังการสัมภาษณ์

หากคุณสงสัยว่าคุณจะส่งอีเมลถึงผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกได้อย่างไร นี่คือตัวอย่างสำหรับคุณ อีเมลตัวอย่างนี้ถึงผู้สมัครที่ประสบความสำเร็จหลังการสัมภาษณ์ (หรือส่งอีเมลสัมภาษณ์ หากคุณต้องการ)

จดหมายแสดงความยินดีถึงผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือก

เรากำลังดำเนินการตามกระบวนการ คุณจะให้ผู้สมัครรู้ว่าพวกเขาได้งานได้อย่างไร "อีเมลเสนองานหลังสัมภาษณ์" อาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการเขียน (และดีที่สุดที่จะได้รับ!) คุณกำลังบอกข่าวดี แต่จงสุภาพและเป็นมืออาชีพ

อีเมลผลการสัมภาษณ์ผู้สมัคร

อีเมลผลการสัมภาษณ์มีความสำคัญในทุกขั้นตอน โดยเฉพาะขั้นตอนสุดท้าย ณ จุดนี้ คุณ (หรือทีมสรรหาของคุณ) จะใช้เวลากับผู้สมัครเป็นจำนวนมาก อีเมลสั้นๆ จะไม่แสดงถึงเวลา ความพยายาม และค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้น นี่คือวิธีที่คุณส่งอีเมลผลการสัมภาษณ์ไปยังผู้สมัครด้วยความเห็นอกเห็นใจ

ตัวอย่างอีเมลเพื่อให้ผู้สมัครอบอุ่น

บางครั้งกระบวนการสรรหาอาจใช้เวลานาน และคุณจะต้องติดต่อกับผู้สมัครเพื่อแจ้งให้ทราบว่าเกิดอะไรขึ้น ในอีเมลตัวอย่างนี้ เราให้ความชัดเจนเกี่ยวกับวันที่เพื่อให้ผู้สมัครอบอุ่น ทำให้พวกเขาวางแผนได้

แม้ว่าการขอโทษเป็นเรื่องง่าย แต่คุณไม่จำเป็นต้องทำ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสนับสนุนให้ผู้สมัครติดต่อคุณหากแผนการของพวกเขาเปลี่ยนไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระยะเวลาของความล่าช้า

อีเมลติดตามผลถึงผู้สมัครหลังจากไม่มีการตอบกลับ

นายจ้าง "หลอกลวง" ของผู้สมัครเป็นปรากฏการณ์ที่เพิ่มขึ้น ดังที่เราได้บันทึกไว้ข้างต้น ผู้สมัครอาจเพิกเฉยต่อคุณในทุกขั้นตอนของกระบวนการ ตั้งแต่การขออีเมลครั้งแรกไปจนถึงการเสนองาน

จำเป็นต้องเข้าใจเหตุผลมากมายว่าทำไมผู้สมัครจึงไม่ตอบคุณทันที ดังนั้น คำแนะนำของเราคือให้สุภาพและเป็นทางการแต่กำหนดเส้นตาย

ต่อไปนี้เป็นวิธีการทำงานในตัวอย่างของผู้สมัครที่ไม่ตอบกลับอีเมลข้อเสนอ

ติดตามอีเมลถึงผู้สมัครที่ไม่โต้ตอบ

บางครั้งผู้สมัครอาจเย็นชาและต้องการการสะกิดเบาๆ ดังนั้นเราจึงได้แก้ไขแนวทางข้างต้นสำหรับอีเมลติดตามผลนี้สำหรับผู้สมัครที่ไม่โต้ตอบ

วิธีติดตามผู้สมัครหลังงานแฟร์

งานแสดงสินค้าเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการพบปะกับพนักงานที่มีศักยภาพ อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องแข่งขันกับผู้ค้าแผงลอยอื่นๆ หลายร้อยรายเพื่อให้ความสนใจ ในเทมเพลตนี้ เราแสดงให้เห็นวิธีติดตามผู้สมัครหลังงานมหกรรมงาน

แจ้งผู้มีสิทธิสอบสัมภาษณ์กับ Flowrite

Flowrite เป็นเครื่องมือเขียน AI ที่จะเปลี่ยนคำสั่งสั้นๆ ให้เป็นอีเมลและข้อความที่พร้อมส่ง ไม่ว่าอุตสาหกรรม บทบาท หรือขั้นตอนของกระบวนการสรรหาบุคลากรจะเป็นเช่นไร ผลิตภัณฑ์ของเราสามารถช่วยให้คุณสื่อสารกับผู้สมัครงานได้เร็วและดียิ่งขึ้น ดูตัวอย่างด้านล่างเพื่อรับแนวคิดว่าคุณจะเพิ่มพลังให้อีเมลของผู้สมัครด้วย Flowrite ได้อย่างไร

บล็อกโพสต์นี้ช่วยแจ้งการตัดสินใจสัมภาษณ์ผู้สมัครหรือไม่? เราหวังว่าจะเป็นเช่นนั้น ครั้งต่อไปที่คุณเขียนอีเมลถึงผู้สมัครหลังจากการสัมภาษณ์ ให้ระลึกถึงการเรียนรู้และตัวอย่างเหล่านี้ และคุณน่าจะพร้อมแล้ว ยิ่งไปกว่านั้น ให้ Flowrite เปลี่ยนแปลงเพื่อเขียนอีเมลถึงคุณ