5 วิธีไวยากรณ์ช่วยคุณยุติอีเมลโอเวอร์โหลด

เป็นเรื่องง่ายที่จะรู้สึกว่ามีอีเมลและข้อความมากมายตลอดทั้งวันทำงาน ด้วยทีมที่กระจายตัวและการทำงานจากระยะไกลมากขึ้น การสนทนาข้างโต๊ะที่รวดเร็วน้อยลง ตลอดจนข้อความแชทและอีเมลกลับไปกลับมามากขึ้น การวิจัยจาก Harris Poll แสดงให้เห็น ว่าผู้เชี่ยวชาญใช้เวลาเกือบ 25% ของสัปดาห์ทำงานเพียงตอบอีเมลและข้อความแชท ข้อความที่มากเกินไปนี้ทำให้พวกเขาไม่สามารถหาเวลาที่ต้องการในการทำงานจริงให้เสร็จได้ จึงไม่น่าแปลกใจที่มืออาชีพจะมีความเครียดมากขึ้นกว่าเดิม

อีเมลไม่ควรรู้สึกเหมือนเป็นตัวทำลายประสิทธิภาพการทำงาน แต่ควรเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้มืออาชีพก้าวไปข้างหน้า นั่นเป็นเหตุผลที่ Grammarly มุ่งเน้นไปที่การสร้างคุณสมบัติหลายอย่างที่ช่วยให้มืออาชีพสามารถส่งอีเมลและข้อความรายวันได้อย่างรวดเร็วและมั่นใจ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ว่า Grammarly สามารถช่วยสร้างอีเมลที่ทำให้คุณเข้าใจประเด็นของคุณในครั้งแรกได้อย่างไร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณเข้าใจได้ง่ายในครั้งแรก

อีเมลล้นเกินมักเป็นสัญญาณของการสื่อสารที่ผิดพลาด การสำรวจของ Harris Poll ยังเผยให้เห็นว่า 100% ของคนทำงานที่มีความรู้เผชิญกับการสื่อสารที่ผิดพลาดอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง โดย 1 ใน 4 รายงานการสื่อสารที่ผิดพลาดหลายครั้งในแต่ละวัน ลองคิดดู: หากคุณส่งอีเมลที่น่าสับสนมาฉบับหนึ่ง คุณจะได้รับอีเมลเพิ่มเติมอีกห้าฉบับอย่างรวดเร็วซึ่งคุณต้องชี้แจงข้อความของคุณ

ไวยากรณ์สามารถลดการกลับไปกลับมาโดยไม่จำเป็นโดยการเขียนอีเมลของคุณใหม่ทั้งย่อหน้าอย่างรวดเร็ว เมื่อไวยากรณ์ระบุโอกาสในการปรับปรุงย่อหน้าของคุณ แถบด้านข้างสีแดงจะปรากฏขึ้นทางด้านซ้ายของงานเขียนของคุณ คุณสามารถวางเมาส์เหนือแถบด้านข้างเพื่อยอมรับย่อหน้าเวอร์ชันใหม่ที่สวยงามและชัดเจน

ขัดเกลาข้อความของคุณในทันที

การอ่านซ้ำและแก้ไขทุกข้อความต้องใช้เวลา และเมื่อคุณหยุดแก้ไขการพิมพ์ผิดหรือ แก้ไขไวยากรณ์ที่ผิดพลาด คุณจะเสียสมาธิ ลองจินตนาการดูว่าคุณสามารถขัดเกลางานเขียนขณะพิมพ์ได้หรือไม่ ด้วยการแก้ไขด่วน คุณสามารถแปลงประโยคให้คมชัดได้ด้วยการกดแป้นพิมพ์เพียงครั้งเดียว นิ้วของคุณไม่เคยละทิ้งคีย์บอร์ด และข้อผิดพลาดของคุณจะได้รับการแก้ไขทันทีเมื่อคุณเขียน

ตอบกลับอีเมลเร็วกว่าที่เคย

วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการจัดการกับกล่องจดหมายล้นกล่องคือการตอบอีเมลทันที หากคุณสามารถทำได้ภายในเวลาเพียงไม่กี่นาที คุณสามารถป้องกันไม่ให้อีเมลกลายเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำที่ใหญ่กว่าได้ อย่างไรก็ตาม การตอบกลับอย่างรวดเร็วอาจเป็นเรื่องยากเนื่องจากคุณต้องการเวลาในการอ่านอีเมล พิจารณาว่าจะตอบกลับอย่างไรให้ดีที่สุด จากนั้นจึงเขียนอีเมลนั้นจริงๆ

ไวยากรณ์ช่วยเร่งกระบวนการนี้ด้วยการตอบกลับอย่างรวดเร็ว Grammarly ให้ภาพรวมของอีเมลโดยสรุปข้อความและน้ำเสียงของผู้ส่ง ช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วว่าจะตอบกลับอย่างไร Grammarly ยังแนะนำตัวเลือกสำหรับการตอบกลับอย่างมีวิจารณญาณทันทีโดยอิงตามบริบทของเธรดอีเมล

ลดการติดตามผลโดยรวมข้อมูลที่ถูกต้อง

การรวมข้อมูลสำคัญทั้งหมดช่วยหลีกเลี่ยงการสื่อสารไปมาโดยไม่จำเป็น สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยให้คุณเข้าใกล้กล่องจดหมายศูนย์มากขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ทีมของคุณสอดคล้องกันเร็วขึ้นอีกด้วย แต่การค้นหาว่าอะไรจะน่าสนใจหรือมีอิทธิพลอาจเป็นเรื่องท้าทาย

คำแนะนำเชิงกลยุทธ์ของ Grammarly สามารถช่วยได้โดยการคาดเดาคำถามและข้อกังวลของผู้อ่าน ตอนนี้คุณสามารถระบุและเติมเต็มช่องว่างเหล่านั้นล่วงหน้า ไม่ว่าจะเป็นการให้บริบทและข้อมูลเพียงพอ การเพิ่มกำหนดเวลาที่ขาดหายไป การแบ่งปัน "แล้วไง" หรือเสนอวิธีแก้ไขปัญหา

ดำเนินไปอย่างต่อเนื่องโดยไม่ต้องสลับระหว่างแท็บ

แม้ว่าการส่งอีเมลติดตามผลการประชุมอาจฟังดูง่าย แต่ก็สามารถกลายเป็นกระบวนการที่มีหลายขั้นตอนและหลายแอปได้อย่างรวดเร็ว คุณอาจเขียนอีเมลใน Outlook พร้อมกับสลับไปที่ Microsoft 365 เพื่อลิงก์ไปยังเอกสารที่ถูกต้อง นำทางไปยัง Calendly เพื่อให้ลิงก์สำหรับการประชุมติดตามผล หรือไปที่เครื่องมือการจัดการโครงการของคุณเพื่อลิงก์ไปยังงาน การสลับระหว่างเครื่องมือต่างๆ เหล่านี้อาจทำให้อีเมลด่วนกลายเป็นงาน 30 นาที

ด้วย การทำงานของแอป คุณสามารถเข้าถึงแอปหลักๆ ได้ในขณะที่คุณเขียนอีเมลหรือข้อความแชท แทนที่จะเลิกสนใจด้วยการสลับไปที่ Calendy, Asana หรือ Google Drive คุณสามารถเปิด Grammarly ได้จากทุกที่ที่คุณกำลังเขียน และเลือกการดำเนินการของแอปแบบผสานรวมที่คุณต้องการเพื่อดำเนินการขั้นต่อไปในเวิร์กโฟลว์ของคุณที่คุณกำลังเขียนอยู่แล้ว

ยุติอีเมลโอเวอร์โหลดด้วย Grammarly

ข้อความอีเมลและแชทจะเป็นช่องทางสำคัญในการสื่อสารและสร้างความก้าวหน้าในที่ทำงานเสมอ แต่ไม่ได้หมายความว่าอีเมลจะเข้ามาแทนที่วันของคุณ ด้วย Grammarly ที่อยู่เคียงข้างคุณ คุณสามารถอ่านข้อความของคุณได้อย่างง่ายดาย เพื่อที่คุณจะได้กลับไปทำงานที่สำคัญที่สุดได้