องค์ประกอบสำคัญที่จะรวมไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์อย่างเป็นทางการ

คำแถลงอย่างเป็นทางการถือเป็นช่วงเวลาที่น่ากังวลสำหรับธุรกิจเสมอ ไม่ว่าข่าวดีหรือไม่ก็ตาม

ในยุคของข่าวด่วนที่ให้บริการตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าข้อความดังกล่าวจะวนเวียนและกลายเป็นความคิดเห็นเชิงลบและเสียดสีบนโซเชียลมีเดีย หรือกระดานกระโดดที่น่าตื่นเต้นที่จะเปลี่ยนความสำเร็จของบริษัทของคุณ

นั่นเป็นสาเหตุว่าทำไมการใช้ถ้อยคำให้สมบูรณ์แบบจึงเป็นสิ่งสำคัญ ในคู่มือนี้ เราจะสรุปองค์ประกอบสำคัญที่คุณต้องรวมไว้ในคำแถลงอย่างเป็นทางการของคุณ

หัวข้อข่าวแถลงการณ์อย่างเป็นทางการ

อย่าเข้าใจผิดคิดว่าพาดหัวเป็นป้ายกำกับหรือชื่อเรื่องเมื่อเขียนแถลงการณ์อย่างเป็นทางการ

พาดหัวข่าวเป็นความพยายามครั้งแรกของคุณในการดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องทำให้ถูกต้องและปฏิบัติต่อมันเหมือนกับที่คุณทำหากคุณเป็นนักข่าวที่เขียนพาดหัวข่าวหน้าหนึ่ง

ควรอธิบายสาระสำคัญของข่าวอย่างกระชับและให้คำแนะนำที่จะดึงดูดผู้อ่านให้สำรวจเพิ่มเติม

ทำให้หัวเรื่องของคุณชัดเจนและคมชัด การใช้ถ้อยคำในการแบ่งปันข้อความน้อยลงย่อมได้ผลดีกว่ามารยาทเสมอ ใช้กริยาการกระทำและเลือกคำคุณศัพท์ที่ทรงพลังซึ่งจะทำให้เลิกคิ้ว

หากเป็นไปได้ คุณควรพยายามแชร์ความรู้สึกเร่งด่วนในพาดหัวของคุณหากเป็นไปได้

หัวข้อย่อย

หากคุณรู้สึกจำกัดคำในพาดหัวมากเกินไป นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมีหัวข้อย่อย มันทำให้พาดหัวของคุณแข็งแกร่งขึ้นและให้ข้อมูลที่สำคัญมากขึ้นแก่ผู้อ่านของคุณ

คุณสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อดึงดูดซึ่งเป็นข้อความที่น่าดึงดูดซึ่งทำให้ผู้อ่านรู้สึกถึงความเร่งด่วนในการอ่านข้อความที่สมบูรณ์ต่อไป นอกจากนี้ยังควรเสริมการพาดหัวด้วย

ตัวอย่างเช่น บางทีคุณอาจใส่รายละเอียดอย่างเช่นวันที่ในพาดหัวไม่ได้แต่รู้สึกว่านี่เป็นข้อมูลสำคัญที่ผู้อ่านจะต้องเข้าใจ ในกรณีนั้น คุณจะต้องเพิ่มข้อมูลนั้นลงในหัวข้อย่อย

คุณยังสามารถรวมข้อมูลอื่นๆ ได้ด้วย เช่น บุคคลสำคัญที่เกี่ยวข้องกับเรื่องราวหรือหลักฐานชิ้นหนึ่ง หัวข้อย่อยมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้ผู้อื่นตัดสินใจว่าเรื่องราวข่าวนั้นเหมาะสำหรับพวกเขาหรือไม่ ดังนั้นควรทำให้หัวข้อนั้นเกี่ยวข้องกับผู้ชมของคุณด้วย

ข้อมูลวันที่และสถานที่

หากคุณไม่ได้ระบุข้อมูลวันที่หรือสถานที่ใดๆ ในบรรทัดแรกหรือหัวข้อย่อย คุณควรรวมข้อมูลนี้ไว้ถัดไปในแถลงการณ์อย่างเป็นทางการของคุณ

โดยจะกำหนดบริบทให้กับผู้อ่านและให้ความมั่นใจกับพวกเขาว่าพวกเขาไม่ได้บังเอิญไปพบกับข่าวประชาสัมพันธ์เก่าที่ล้าสมัย หรือข่าวที่ไม่เกี่ยวข้องกับสถานที่ตั้งของพวกเขา

ข้อมูลนี้มีความสำคัญหากคุณมีข้อความเฉพาะสถานที่ที่ต้องจัดทำ เช่น กิจกรรม

เวลาจะมีความสำคัญหากคุณมีกิจกรรมที่ต้องคำนึงถึงเวลา เช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือการพัฒนาองค์กร ซึ่งผู้ชมอาจต้องการทำเครื่องหมายปฏิทินของตน

การแสดงข้อมูลนี้ใกล้กับด้านบนของข้อความของคุณจะสร้างความเร่งด่วน

ช่วยให้มั่นใจว่าผู้ชมจะไม่แยกไว้อ่านในภายหลัง อย่าลืมใส่ชั่วโมงและนาทีในใบแจ้งยอดของคุณหากมีความสำคัญ เช่น เวลาเริ่มต้นกิจกรรม มิฉะนั้นให้ยึดตามวันที่ เดือน และปี

บทนำของคุณ: โอกาสในการตอบคำถามสำคัญ

ใช้บทนำของคุณเพื่อดึงดูดความสนใจและตอบคำถามสำคัญบางข้อที่จะเกิดขึ้นในใจของผู้ฟัง กล่าวคือ ใคร อะไร ที่ไหน ทำไม เมื่อใด และอย่างไร

ส่วนนี้ควรกระชับและมีรายละเอียด ดังนั้นอย่าเจาะลึกประเด็นย่อย พวกเขาสามารถอ่านรายละเอียดปลีกย่อยได้ในภายหลังในใบแจ้งยอดของคุณ อย่าใช้ความรุนแรงว่าข้อมูลนั้นมีความสำคัญเพียงพอที่จะชี้แจงเหตุผลในย่อหน้าแรกหรือไม่

นักข่าวมักต้องการทราบเกี่ยวกับผู้ที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นควรตอบคำถาม "ใคร" ในคำนำของคุณเสมอ หากชื่อนั้นเป็นที่รู้จักกันดี จะช่วยเพิ่มความสนใจในข้อความของคุณได้

คุณอาจต้องการใช้บทนำนี้เพื่ออธิบายวัตถุประสงค์หรือเหตุผลของแถลงการณ์อย่างเป็นทางการของคุณ โดยตอบคำถามว่า "ทำไม" ผู้ชมของคุณน่าจะมีมากที่สุดหลังจากเห็นพาดหัวข่าวของคุณ

บทนำที่ร่างไว้อย่างดีควรให้ข้อมูลที่เพียงพอแก่ผู้อ่าน แม้ว่าพวกเขาเลือกที่จะไม่อ่านข้อความส่วนที่เหลือ พวกเขาจะยังคงได้รับบริบทเพียงพอที่จะทำความเข้าใจข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ

เนื้อความของแถลงการณ์อย่างเป็นทางการของคุณ

เนื้อหาหลักของข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณเป็นไปตามบทนำ นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะสรุปข้อมูลที่คุณให้ไว้ในบทนำนั้น

ขยายคำตอบของคำถามบางข้อที่คุณกล่าวถึงในบทนำ

เพิ่มความลึกและบริบทมากขึ้น แต่ยังคงกระชับและคุ้มค่าแก่การรายงานข่าว พูดคุยถึงความสำคัญและนัยของคำแถลงของคุณที่มีต่อบริษัท อุตสาหกรรม หรือโลกกว้าง

การไหลของคุณควรมีเหตุผล

ข้อมูลที่สำคัญมากกว่าควรอยู่สูงขึ้นไปในร่างกาย และข้อมูลที่สำคัญน้อยกว่าควรอยู่ต่ำลง งานเขียนควรสามารถเข้าถึงได้ โดยหลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะ เว้นแต่ผู้ฟังของคุณจะมีความเชี่ยวชาญสูงในด้านเทคนิค

เช่นเดียวกับบทนำ การเขียนที่นี่ควรจะน่าสนใจ ข้อความที่ดึงดูดความสนใจของผู้อ่านถือเป็นข้อความที่ประสบความสำเร็จ

เสนอราคาบางส่วน

คำพูดดึงดูดความสนใจและนำองค์ประกอบของมนุษย์มาสู่คำพูดอย่างเป็นทางการของคุณ พวกเขายังให้ความน่าเชื่อถืออีกด้วย เลือกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้เชี่ยวชาญ และขอให้พวกเขาระบุข้อความสั้นๆ ที่นำเสนอมุมมองต่อเรื่องราวข่าว

คำพูดที่ดีมีความเกี่ยวข้องและสร้างผลกระทบต่อผู้อ่าน นอกจากนี้ยังให้มุมมองเชิงวิพากษ์วิจารณ์ด้วย ดังนั้นคุณอาจต้องการรวมสองหรือสามข้อหากคุณต้องการครอบคลุมมุมมองที่แตกต่างกัน

คำพูดอ้างอิงยังเป็นโอกาสที่ดีในการเชื่อมโยงอารมณ์กับผู้อ่าน ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำพูดสุดท้ายที่คุณเลือกมีความถูกต้องและเชื่อมโยงได้ คำพูดดังกล่าวต้องเพิ่มคุณค่าให้กับเรื่องราวด้วย ดังนั้นควรหลีกเลี่ยงสิ่งที่ดูเหมือนไม่เกี่ยวข้องกับข้อความหลัก

รวมข้อมูลบางส่วน

ข้อความที่เต็มไปด้วยความคิดเห็นและความคิดจะไม่เจาะจงเหมือนกับการเสนอข้อเท็จจริง แต่ข้อเท็จจริงจะมีน้ำหนักเพียงบางส่วนเมื่อมีหลักฐานสนับสนุนอยู่เบื้องหลังเท่านั้น

รวมข้อมูลที่เป็นไปได้ในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณเพื่อสำรองสิ่งที่คุณกำลังพูด อาจเป็นข้อมูลทางการเงินหรือสถิติบางอย่าง เช่น ผลลัพธ์จากงานวิจัยที่คุณทำ

มันจะแกว่งไกวผู้คลางแคลงในกลุ่มผู้ฟังของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณแถลงอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการร่วมทุน ให้ระบุตัวเลขที่แสดงให้เห็นว่าเหตุใดจึงเป็นแผนการทางการเงินที่ดี

ตรวจสอบอีกครั้งว่าแหล่งข้อมูลของคุณเชื่อถือได้ก่อนที่จะรวมเข้าไป มิฉะนั้น คุณอาจพบว่าการเรียกร้องของคุณถูกท้าทายโดยนักข่าวที่เน้นรายละเอียด

ให้ข้อมูลความเป็นมาของบริษัท

อย่าถือว่าผู้อ่านจะรู้จักคุณและบริษัทของคุณ คุณต้องเสนอข้อมูลความเป็นมาเพื่อช่วยให้ผู้ชมเข้าใจข้อความที่คุณกำลังจะเผยแพร่

อย่างไรก็ตาม โปรดเขียนให้กระชับ นำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น ประวัติบริษัท ความสำเร็จที่สำคัญ และรายละเอียดของบุคลากรสำคัญ เช่น CEO ของคุณ

คุณอาจต้องการใส่ข้อความเชิงบวกเกี่ยวกับการเติบโตและความสำเร็จของคุณ แม้ว่าจะไม่ควรเป็นการส่งเสริมการขายมากเกินไปก็ตาม ข้อมูลนี้มีไว้เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือและความเกี่ยวข้องกับคำแถลงอย่างเป็นทางการของคุณ

ให้ข้อมูลการติดต่อ

หลังจากที่นักข่าวอ่านคำแถลงอย่างเป็นทางการของคุณแล้ว พวกเขาอาจต้องการติดตามผลโดยถามคำถามหรือสัมภาษณ์ เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ คุณต้องระบุหน่วยงานติดต่อสื่อที่กำหนดไว้ด้วย

คุณควรทำเช่นนี้ แม้ว่าคุณจะไม่มีบทบาทประชาสัมพันธ์อย่างเป็นทางการในองค์กรของคุณก็ตาม

เลือกบุคคลที่เหมาะสมที่สุดในการตอบคำถามติดตามผลจากสื่อ เพิ่มชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และข้อมูลเกี่ยวกับบทบาทของพวกเขา

จัดรูปแบบนี้ในลักษณะที่ผู้อ่านสามารถสแกนได้ง่ายเช่นกัน คุณอาจต้องการเพิ่มหมายเหตุเพื่อบอกว่าคุณยินดีรับฟังคำขอสัมภาษณ์ของนักข่าวหรือไม่

เพิ่มหม้อต้ม

Boilerplates เป็นส่วนหนึ่งของแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ PR

ต้นแบบเป็นส่วนที่แตกต่างและเป็นที่รู้จักของข่าวประชาสัมพันธ์ที่นำเสนอคำอธิบายมาตรฐานของบริษัท ซึ่งมักจะถูกเพิ่มต่อท้ายข้อความและจัดรูปแบบเพื่อให้สื่อสแกนและมองเห็นได้ง่าย

เป็นย่อหน้าสั้นๆ ที่มีข้อมูลบริษัทที่เป็นกลาง แทนที่จะเป็นการปั่นการตลาดอย่างหนัก

ควรสอดคล้องกับเอกลักษณ์ของแบรนด์ของคุณเพื่อให้ดูสอดคล้องกับข้อมูลบนเว็บไซต์ของคุณ รวมข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับพันธกิจ ประวัติ และความสำเร็จที่โดดเด่นของบริษัทของคุณ

คำกระตุ้นการตัดสินใจ

เมื่อใดก็ตามที่คุณเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ คุณหวังว่าผู้อ่านจะทำอะไรบางอย่างกับข้อมูลนั้น คำกระตุ้นการตัดสินใจเป็นข้อความเฉพาะที่จะแนะนำผู้อ่านถึงสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำต่อไป

โดยแถลงการณ์อย่างเป็นทางการจะขึ้นอยู่กับบริบท อาจเป็นการเยี่ยมชมเว็บไซต์ ติดต่อฝ่ายประชาสัมพันธ์ของคุณ หรือการจดบันทึกกิจกรรมในปฏิทิน คำกระตุ้นการตัดสินใจควรมีความชัดเจน กระชับ และน่าสนใจ

มัลติมีเดีย ลิงค์ และรูปภาพ

คุณอาจต้องการเพิ่มข้อมูลอื่นๆ ลงในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ ซึ่งสามารถช่วยเพิ่มความลึกและความสนใจให้กับข้อความของคุณได้ ข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพรวมถึงภาพถ่ายที่น่าจดจำ เป็นต้น

คุณอาจต้องการรวมลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลอื่นๆ เช่น การวิจัยเพื่อเป็นหลักฐานในการอ้างสิทธิ์หรือหน้าผลิตภัณฑ์บนเว็บไซต์ของคุณสำหรับการเปิดตัวที่กำลังจะมาถึง

สร้างผลกระทบด้วยแถลงการณ์อย่างเป็นทางการ

คุณมีโอกาสเพียงครั้งเดียวที่จะทำให้คำแถลงอย่างเป็นทางการของคุณมีความหมาย อย่าเสียโอกาสนั้นไป ใช้คู่มือนี้เพื่อช่วยกำหนดรูปแบบและเขียนข้อความของคุณ และร่างฉบับที่สองหรือสามเพื่อให้สมบูรณ์แบบ

ต่อไปก็ถึงเวลาติดต่อ eReleases เพื่อให้แน่ใจว่าคำแถลงของคุณส่งถึงบุคคลที่เหมาะสม ด้วยฐานข้อมูลระดับประเทศที่กว้างขวางและประวัติที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว คุณสามารถไว้วางใจเราเพื่อให้แน่ใจว่าคำชี้แจงของคุณจะสร้างผลกระทบตามที่คุณต้องการ