ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจ

หากคุณทำงานในธุรกิจและเขียนถึงเพื่อนร่วมงานและลูกค้า คุณคือนักเขียนธุรกิจ ในโพสต์นี้ เราจะบอกคุณ ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจ

การเขียนเชิงธุรกิจ เป็นการอธิบายคำที่เป็นลายลักษณ์อักษรใดๆ ที่เข้า (หรือออกจาก) ธุรกิจ

นักเขียนทุกคนควรรู้จักการเขียนเชิงธุรกิจอย่างลึกซึ้ง แม้ว่าพวกเขาจะไม่คิดว่าตัวเองเป็นนักเขียนเชิงธุรกิจหรือองค์กรแบบดั้งเดิมก็ตาม นักเขียนหลายคนใช้ “การเขียนเชิงธุรกิจ” อยู่แล้ว ทุกครั้งที่ติดต่อลูกค้าหรือเสนองานเขียน

เมื่อจัดการงานเขียนของคุณในฐานะธุรกิจ คุณจะ ต้องมี งานเขียนเชิงธุรกิจ เมื่อเขียนเกี่ยวกับธุรกิจ หรือภายในธุรกิจ หรือถึงธุรกิจ มันคือการเขียนเชิงธุรกิจที่คุณจะใช้

หากคุณต้องการปรับปรุงการเขียนเชิงธุรกิจของคุณ ให้ซื้อ The Complete Grammar Workbook

ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการเขียนเพื่อธุรกิจ

ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำที่ชัดเจนและครอบคลุมทุกสิ่งที่นักเขียนควรรู้เกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจและอื่นๆ

การเขียนเชิงธุรกิจคืออะไร?

การเขียนเชิงธุรกิจใช้ เสียงที่เป็นทางการ และ โครงสร้างที่ตายตัว มันเป็น ทางการ มัน สั้นและตรงประเด็น มันเดินทางผ่านสื่อสิ่งพิมพ์ทางธุรกิจ อีเมลอย่างเป็นทางการ เนื้อหาเว็บไซต์ และคำที่เป็นลายลักษณ์อักษรอื่นๆ ที่กำหนดให้ผู้ที่เป็นเจ้าของ บริหาร หรือจัดการธุรกิจสามารถอ่านได้

คำจำกัดความของ “การเขียนเชิงธุรกิจ” นั้นมีมากมาย แต่คุณจะรู้ได้ก็ต่อเมื่อคุณเห็นมัน

มีอยู่เพื่อถ่ายทอดสิ่งต่าง ๆ จากปลายด้านหนึ่งไปยังอีกด้านหนึ่งเมื่อพูดถึงการทำธุรกิจ แต่ก็มีอยู่ เพื่อสร้างบันทึกอย่างเป็นทางการและเป็นลายลักษณ์อักษรของสิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินธุรกิจหรือองค์กร

(บางส่วน) ประเภทของธุรกิจการเขียน

ซึ่งอาจรวมถึง (แม้ว่าจะไม่จำกัดเพียง):

1. โฆษณา
2. วาระการประชุม
3. โพสต์บล็อก
4. แผนธุรกิจ
5. จดหมายธุรกิจ
6. เรื่องราวของธุรกิจ
7. กรณีศึกษา
8. โปรไฟล์บริษัท
9. สัญญา
10. จดหมายปะหน้า
11. ประวัติย่อ
12. อีเมล
13. บันทึกช่วยจำ
14. นาที
15. ประกาศ
16. ข่าวประชาสัมพันธ์
17. รายงาน
18. โพสต์โซเชียลมีเดีย
19. เนื้อหาของเว็บไซต์

ทำไมต้องเรียนรู้มัน?

การเขียนที่ขายได้ เสนอขาย หรือได้รับค่าจ้างหมายความว่าคุณเป็นมากกว่านักเขียน ตอนนี้คุณเป็นเจ้าของธุรกิจแล้ว และธุรกิจคือทุกสิ่งที่คุณเขียนนับจากนี้

แม้ว่าคุณจะเขียนเรื่องแต่งหรือข่าวสั้นๆ เพียงอย่างเดียว คุณก็ยังต้อง ขาย งานเขียนชิ้นนี้ นั่นคืองานเขียนเชิงธุรกิจ และนั่นคือเหตุผลที่นักเขียนทุกคนควรทำความคุ้นเคยกับมันจึงเป็นประโยชน์

นอกจากนี้ยังสามารถรวมสัญญาและรูปแบบอื่น ๆ ของ การเขียนทางกฎหมายขององค์กร

ใครอ่านการเขียนเชิงธุรกิจ?

การเขียนนี้เป็นอย่างใดอย่างหนึ่ง:

1. สำหรับธุรกิจ
2. หรือเกี่ยวกับธุรกิจ

โดยจะถ่ายทอดสถิติ ถ่ายทอดข้อเท็จจริง รับคะแนน แจ้ง “บันไดองค์กร” หรือเชื่อมต่อกับลูกค้าและธุรกิจอื่นๆ

โดยปกติแล้ว มีไว้สำหรับผู้อ่านที่มีเวลาไม่มาก แต่อาจต้องรับข้อมูลสำคัญจำนวนมาก

ไม่ควรมีข้อผิดพลาด ควรหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาพูดหรือภาษาที่ไม่เป็นทางการ หลีกเลี่ยงฟอนต์แฟนซีเสมอ และพูดในสิ่งที่ควรพูด

หากคุณต้องการปรับปรุงการเขียนเชิงธุรกิจของคุณ ให้ซื้อ The Complete Grammar Workbook

คู่มือสั้น ๆ เกี่ยวกับวิธีการเขียนเพื่อธุรกิจ

ไม่ว่าคุณกำลังทำงานเกี่ยวกับข่าวประชาสัมพันธ์ บล็อกโพสต์ หรือประกาศของบริษัท แนวทาง ทั่วไปจะเหมือนกัน (และผู้เขียนต้องคำนึงถึงสิ่งเดียวกันหลายๆ อย่างไว้ในใจ) ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับบางสิ่งที่นักเขียนธุรกิจควรจำไว้เสมอเมื่อเตรียมปลายนิ้วเพื่อเขียน

1. สหราชอาณาจักร สหรัฐอเมริกา SA หรือ AUS

ตั้งค่าโปรแกรมประมวลผลคำของคุณเป็นภาษามาตรฐาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าด้วยวิธีนี้ตลอดทั้งเอกสาร (เลือกทั้งหมด > เครื่องมือ > ภาษา) คุณสามารถเลือกภาษาอังกฤษแบบสหราชอาณาจักรหรือภาษาอังกฤษแบบสหรัฐอเมริกา เพียงแค่มีความสม่ำเสมอในการเลือก บริษัทของคุณอาจมีคำแนะนำเกี่ยวกับสไตล์ที่ต้องการการตั้งค่าบางอย่าง ตรวจสอบก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน

2. ตรวจสอบการสะกด (และตรวจสอบและตรวจสอบ)

ข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์อาจเกิดขึ้นโดยประมาทหรือไม่เป็นมืออาชีพ ตรวจสอบการสะกดและ ไวยากรณ์ อย่างละเอียด จากนั้นตรวจสอบคำนามที่เหมาะสมอีกครั้ง (เช่น ชื่อของบุคคลและธุรกิจ) อ่าน: รายการตรวจสอบที่ต้องมีเพื่อปรับปรุงการเขียนของคุณ

3. ที่อยู่ที่เป็นทางการ

การเขียนเชิงธุรกิจควรเขียนด้วยน้ำเสียงที่เป็นทางการ คุณควรใช้ที่อยู่ที่เป็นทางการในตอนเริ่มต้นหากคุณกำลังพูดกับผู้รับโดยตรง เช่น อีเมล “ที่รัก” ดีกว่า “เฮ้” อ่าน: 25 เคล็ดลับมารยาททางอีเมล

4. คำศัพท์ทางธุรกิจและศัพท์แสง

ธุรกิจใช้คำศัพท์เฉพาะ และบางครั้งอาจใช้คำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับประเภทธุรกิจ เราใช้คำเช่น "เงินปันผล" คำเช่น "การหยุดชะงัก" คำเช่น "การทำงานร่วมกัน"- และคำเช่น "ตลาดหลังการขาย" หรือ "เบรกป้องกันล้อล็อก" หากอุตสาหกรรมนี้หมายถึงรถยนต์ เป็นต้น ใช้สิ่งเหล่านี้เฉพาะเมื่อคุณเขียนถึงคนวงในในตลาดนั้น มิฉะนั้น ให้ใช้ภาษาธรรมดา

5. ภาษาองค์กรทั่วไป

โทนสีโดยตรงและเป็นทางการดีที่สุดสำหรับธุรกิจ (มีข้อยกเว้นน้อยมาก) ใช้ภาษาที่เป็นทางการและเป็นทางการ ควรเป็นสิ่งที่จะใช้เมื่อพูดกับบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งที่มีอำนาจ ซึ่งตรงข้ามกับประเภทของภาษาที่คุณใช้พูดกับเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว

6. ทำให้สิ่งต่าง ๆ สั้น

ความยาวของการเขียนขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณกำลังเขียน ตัวอย่างเช่น จดหมายสั้นกว่าข่าวประชาสัมพันธ์ แต่โดยทั่วไปแล้ว การเขียนในองค์กรควร กระชับ และตรงประเด็นเสมอ ใช้ The Elevator Pitch และ The Inverted Pyramid เพื่อช่วยคุณทำสิ่งนี้ ถามเสมอว่า “ฉันพูดคำนี้น้อยลงได้ไหม” ผู้อ่านธุรกิจไม่มีเวลามากที่จะเสีย เคล็ดลับ: หลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อนและทำให้ประโยคของคุณสั้นลง

7. สันนิษฐานว่า NDA

เมื่อเขียนเอกสารภายในหรือการติดต่อทางธุรกิจ ให้ถือว่าคุณกำลังดำเนินการภายใต้ข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูล ซึ่งมักจะถูกบอกเป็นนัย ผู้เชี่ยวชาญไม่พูดนอกห้องประชุม

8. รักษาทรัพยากร

บันทึกทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจทั้งหมด (เช่น บทสัมภาษณ์ และไฟล์ทรัพยากรดิบ) ด้วยงานเขียน บางครั้ง คุณอาจต้องย้อนกลับไปยังผู้สัมภาษณ์หรือผู้ติดต่อคนก่อน และคุณจะต้องการทราบว่าจะหาแหล่งข้อมูลเหล่านี้ได้ที่ไหนในภายหลัง

9. ทำแบบร่าง

เมื่อคุณเขียนเสร็จแล้ว นั่นคือร่างแรก เป็นไปได้ (อ่าน: เป็นไปได้มาก) ที่ร่างแรกจะกลายเป็นร่างที่สอง – และร่างที่สองจะกลายเป็นร่างที่สาม แก้ไข ขัดเกลา และสมบูรณ์แบบเสมอเมื่อคุณคิดว่าเกือบเสร็จแล้ว

10. เรียนรู้การจัดรูปแบบ

การจัดรูปแบบก็มีความสำคัญเช่นกัน อ่านโพสต์เหล่านี้เพื่อดูเคล็ดลับ:

1. เคล็ดลับการจัดรูปแบบสำหรับนักเขียนมืออาชีพ
2. 10 เคล็ดลับการจัดรูปแบบเพื่อทำให้ข้อความออนไลน์ของคุณเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้น
3. ทำไมคุณต้องมีช่องว่างเมื่อคุณเขียน (และ 5 วิธีในการสร้าง)

11. เรียนรู้ไวยากรณ์พื้นฐาน

โพสต์ของเราเกี่ยวกับเครื่องหมายวรรคตอนและส่วนของคำพูดเหมาะสำหรับนักเขียนเชิงธุรกิจทุกคน:

1. เครื่องหมายวรรคตอนสำหรับผู้เริ่มต้น
2. ทั้งหมดเกี่ยวกับส่วนของคำพูด

12. รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจ

เราใช้คำกระตุ้นการตัดสินใจเพื่อกระตุ้นการตอบสนองหรือกระตุ้นการขาย อ่าน: วิธีเขียนวลีเรียกร้องให้ดำเนินการที่แปลง

13. ใช้การเขียนโน้มน้าวใจ

การเขียนโน้มน้าวใจทำให้ผู้ฟังของคุณสนใจฟังหรือดำเนินการ นักเขียนธุรกิจที่ยอดเยี่ยมใช้การเขียนเพื่อโน้มน้าวใจทุกวัน

1. 3 เสาหลักของการเขียนเพื่อโน้มน้าวใจ – Ethos, Logos, Pathos
2. เทมเพลต Brainstormer การเขียนที่โน้มน้าวใจ
3. 7 เคล็ดลับสำหรับการแสดงความคิดเห็นที่ยอดเยี่ยม
4. การเขียนโน้มน้าวใจ - คำพูดทางอารมณ์และทางปัญญา
5. รายการตรวจสอบการเขียนโน้มน้าวใจ

ข้อผิดพลาดในการเขียนธุรกิจขนาดใหญ่

เอาล่ะ ตอนนี้คุณรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับงานเขียนประเภทนี้และวิธีดำเนินการแล้ว

จะ ไม่ ทำได้อย่างไร

ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดในการเขียนเชิงธุรกิจสมัยใหม่

1. เร่งเอกสาร

คุณต้องคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจะพูดและวิธีพูดก่อนที่จะเริ่มเขียนเอกสาร อ่าน: 9 สิ่งที่คุณต้องทำก่อนเขียนเอกสารทางธุรกิจ

2. ไม่มีฟอนต์แฟนซี

คุณจะเชื่อใจธนาคารของคุณหรือไม่หากพวกเขาเขียนอีเมลทั้งหมดโดยใช้ Comic Sans ในสีรุ้งที่มีขนาดสลับกัน อย่าใช้ฟอนต์หรูหราในการเขียนเชิงธุรกิจ ไม่มีมืออาชีพทำ (เช่นเดียวกันกับเส้นขอบ สี และกราฟิกแฟนซีที่ไม่จำเป็น)

3. ห้ามซุบซิบ ข่าวลือ หรืออารมณ์ขันส่วนตัว

เฮ้ มันจะไม่ตลกจริงๆเหรอที่จะ…? ไม่. เก็บเรื่องซุบซิบ ข่าวลือ และเรื่องตลกไว้ตลอดเวลา (โดยทั่วไปการปล่อยให้มันนำไปสู่ความลำบากใจ การฟ้องร้อง และการไต่สวนทางวินัย)

4. ไม่มีคำหยาบคาย

หากคุณศึกษาตัวอย่างการเขียนเกี่ยวกับธุรกิจ คุณจะสังเกตเห็นว่าไม่มีคำว่า f-bombs และคำที่มีตัวอักษรสี่ตัวอื่นๆ ภาษาหยาบคาย (และน้ำเสียงอารมณ์ฉุนเฉียว) ดีที่สุดคือละทิ้งงานเขียนหรือการติดต่อทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

5. ไม่มีภาษาแฟนซีโดยไม่จำเป็น

เราต้องการข้อเท็จจริงที่ตรงไปตรงมา หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ซับซ้อน การอุปมา การเปรียบเทียบ หรือภาษาที่มีสีสันโดยไม่จำเป็นซึ่งเบี่ยงเบนความสนใจจากประเด็นของงาน ทำไมต้องใช้ 2,000 คำสำหรับอีเมล ในเมื่อสามารถพูดได้ 200 คำ ทำให้การเขียนของคุณง่าย ขึ้น

6. (ทั้งหมด) สิ่งเล็กน้อย

หนึ่งในข้อผิดพลาดในการเขียนเชิงธุรกิจที่แย่ที่สุดก็คือหนึ่งในข้อผิดพลาดที่เล็กที่สุดเช่นกัน สิ่งเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ที่สายตา (และเครื่องตรวจตัวสะกด) อาจมองข้ามก่อนที่คุณจะกดส่งหรือเผยแพร่ บ่อยครั้ง องค์ประกอบเหล่านี้คือองค์ประกอบต่างๆ เช่น เครื่องหมายจุลภาคที่ไม่ได้รับ ชื่อที่สะกดผิด และตัวอักษรที่ลงท้ายด้วย "ความกรุณา" มองหาสิ่งเล็กน้อยเสมอ [หากคุณต้องการปรับปรุงการเขียนเชิงธุรกิจของคุณ ให้ซื้อ The Complete Grammar Workbook ]

7. ไม่มีการส่งต่อ Faux-Pas

เมื่อตอบกลับ อีเมล (หรือส่งอีเมลที่มีผู้รับหลายคน) ให้ทำเครื่องหมายที่บรรทัดถึงและสำเนาถึงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณตอบกลับไปยังบุคคลที่ถูกต้อง ไม่ใช่ทุกคนที่คัดลอกลงในเธรด นี่เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดในการเขียนเชิงธุรกิจที่พบได้บ่อยที่สุด และควรหลีกเลี่ยงได้ดีที่สุดโดยการตรวจสอบ

8. ใช้การเสนอชื่อมากเกินไป

นอกจากนี้ คำนามยังเป็น 'คำนาม' การระบุชื่อเกิดขึ้นเมื่อเราเปลี่ยนคำกริยาหรือส่วนอื่นของคำพูดเป็นคำนาม เมื่อเราเขียนอย่างชัดเจน เราพยายามหลีกเลี่ยงการใช้นามแฝง เพราะจะทำให้ประโยคของเรารกรุงรังและทำให้ไม่ชัดเจน อ่าน: ทำไมคุณควรหลีกเลี่ยงการเสนอชื่อเมื่อคุณเขียน

9. ใช้ Passive Voice มากเกินไป

ในโพสต์ที่แล้ว เราอธิบายว่า: 'ที่ Writers Write เราชอบอ่านนิยายที่มีเนื้อหาแฝงน้อยกว่า 5% และสารคดี รวมถึงงานเขียนเชิงธุรกิจที่มีเนื้อหาแฝงน้อยกว่า 10% ถ้าเราใช้ passive voice มากเกินไป การเขียนของเราจะเป็นมิตรกับผู้ใช้น้อยลง และสถิติความสามารถในการอ่านของเราจะลดลง สิ่งนี้ทำลายจุดประสงค์ของเราซึ่งก็คือการสื่อสาร' อ่าน: จาก Passive Voice ถึง Active Voice - วิธีสังเกต & วิธีเปลี่ยน

10. สถิติการอ่านไม่ดี

ถ้าเราต้องการสื่อสารต้องใช้รูปแบบที่เป็นมิตรกับผู้อ่าน การเรียกใช้ สถิติความสามารถในการอ่าน เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทดสอบว่าคุณเขียนได้ชัดเจนหรือไม่

คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับนักเขียนธุรกิจ

ต้องการความช่วยเหลือในการเป็นนักเขียนเชิงธุรกิจที่ดีขึ้นหรือไม่? Writers Write มีชุดเครื่องมือทั้งหมดของคุณอยู่ในที่เดียว ตั้งแต่เหตุใดจึงจำเป็นต้องเขียนสิ่งต่างๆ เป็นลายลักษณ์อักษรไปจนถึงคำแนะนำต่อไปนี้:

1. คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อช่วยคุณจัดรูปแบบอีเมลของคุณ
2. คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อช่วยคุณเขียน CV
3. คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อช่วยคุณเขียนวาระการประชุม
4. คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อช่วยคุณเขียนบันทึกช่วยจำ
5. คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อช่วยคุณเขียนรายงานการประชุม
6. คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อช่วยให้คุณเขียนประกาศ
7. คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อช่วยคุณเขียนจดหมายธุรกิจ

เรายังมีโพสต์เกี่ยวกับ:

1. วิธีเขียนโปรไฟล์ธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ
2. วิธีเขียนกรณีศึกษาใน 3 ขั้นตอนง่ายๆ
3. คู่มือ 10 ขั้นตอนในการจดบันทึก
4. ชุดการเขียนสุนทรพจน์ฉบับสมบูรณ์

คู่มือสไตล์

บริษัทส่วนใหญ่มีคำแนะนำสไตล์สำหรับนักเขียนที่จะปฏิบัติตาม สิ่งนี้กำหนดวิธีที่ฝ่ายบริหารต้องการให้พนักงานเขียน

1. คู่มือสไตล์คืออะไรและเหตุใดฉันจึงต้องใช้
2. 4 วิธีที่ Style Guide จะปฏิวัติการเขียนในองค์กรของคุณ
3. 10 สิ่งที่คุณไม่ควรมองข้ามจาก Style Guide ของบริษัทคุณ
4. สร้างแนวทางสไตล์สำหรับบริษัทของคุณใน 10 ขั้นตอน

หากคุณต้องการปรับปรุงการเขียนเชิงธุรกิจของคุณ ให้ซื้อ The Complete Grammar Workbook

โดย อเล็กซ์ เจ. คอยน์ อเล็กซ์เป็นนักเขียน นักพิสูจน์อักษร และนักเล่นการ์ดทั่วไป คุณลักษณะของเขาเกี่ยวกับไพ่ บริดจ์ และการเล่นไพ่ปรากฏใน Great Bridge Links, Gift for Card Players, Bridge Canada Magazine และ Caribbean Compass ติดต่อได้ที่ alexcoyneofficial.com

หากคุณชอบสิ่งนี้ อ่านโพสต์อื่น ๆ ของเขา:

1. เกี่ยวกับเรียงความ (& วิธีเขียนบทความที่ยอดเยี่ยม)
2. ตั้งแต่งานประจำไปจนถึงงานเขียนอิสระ: วิธีรับมือ
3. 9 เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์สำหรับการเป็นนักเขียนที่เร็วขึ้น
4. สะพาน 6 วิธีทำให้คุณเป็นนักเขียนที่ดีขึ้นได้
5. เคล็ดลับความปลอดภัยล้ำค่าสำหรับนักข่าว
6. 12 แหล่งข้อมูลเอกสารสำคัญในหนังสือพิมพ์สำหรับนักข่าวและนักเขียน
7. กฎสำคัญ 18 ประการของวารสารศาสตร์
8. 9 สิ่งที่สามารถ (และจะ) ผิดพลาดเมื่อคุณทำการสัมภาษณ์
9. 8 บทเรียนฟรีแลนซ์สอนฉันเกี่ยวกับเงิน
10. Skeleton Keys: เรื่องราวสยองขวัญที่จะทำให้นักเขียนทุกคนหวาดกลัว