วิธีเขียนอีเมลติดตามผลที่ได้รับการตอบกลับ: 7 เคล็ดลับการดำเนินการ

ถ้าเฉพาะคนที่คุณส่งอีเมลถึงจะตอบทุกครั้ง ขออภัย อีเมลจำนวนมากของคุณถูกกำหนดให้ไม่ได้รับคำตอบ ผู้ใช้อีเมลโดยเฉลี่ยจะได้รับอีเมลเก้าสิบสองฉบับต่อวัน (สิบเจ็ดฉบับมีแนวโน้มที่จะเป็นสแปม) และเปิดเพียงประมาณหนึ่งในสามเท่านั้น หากคุณต้องการทำให้ตัวเองเป็นที่รู้จักในโลกดิจิทัลที่มีเสียงดัง การเขียนอีเมลติดตามผลที่น่าสนใจถือเป็นทักษะที่จำเป็น

แม้ว่าการติดตามผลการสมัครงานจะดูค่อนข้างแตกต่างจากการขอบริจาคเพื่อการกุศล แต่ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 7 ข้อที่นำไปใช้ไม่ว่าคุณจะสร้างอีเมลประเภทใด

1 ใช้เวลาสร้างหัวเรื่องให้ดึงดูดความสนใจ

ครึ่งหนึ่งของการต่อสู้เมื่อได้รับคำตอบคือการเปิดอีเมลของคุณตั้งแต่แรก อัตราการเปิดอีเมลเฉลี่ยอยู่ที่ 34 เปอร์เซ็นต์ แม้ว่าอัตราต่อรองจะซ้อนกันกับขีปนาวุธดิจิทัลที่ต่ำต้อยของคุณ แต่คุณสามารถปรับปรุงได้โดยใช้เวลาพิเศษในการสร้างส่วนหัวเรื่องที่ยากต่อการเพิกเฉย แม้ว่าจะมีข้อยกเว้นสำหรับกฎทุกข้อ แต่เป็นที่ทราบกันดีว่ากลยุทธ์เหล่านี้ได้ผลลัพธ์:

• เอาไว้สั้นๆ สี่สิบเปอร์เซ็นต์ของอีเมลเปิดบนมือถือ หัวเรื่องสั้นมีโอกาสน้อยที่จะถูกตัดออก
• ใช้ภาษาที่กระชับ สวมเฮมิงเวย์ในตัวคุณและไม่ต้องเสียคำพูด ตัดคำพังพอนและฟิลเลอร์
• ถามคำถาม . อีเมลที่มีคำถามในหัวเรื่องสามารถกระตุ้นให้ผู้อ่านเปิดข้อความ ไม่ว่าจะค้นหาคำตอบหรือให้คำตอบ
• อย่า ขายของ สร้างความสนใจโดยไม่ต้องอาศัยอติพจน์ คุณต้องการเปิดอีเมลที่คุณสงสัยว่าเป็นเพียงแค่การเสนอขายหรือไม่?
• ลองใช้ตัววิเคราะห์พาดหัว แม้ว่าเครื่องมืออย่าง CoSchedule's Headline Analyzer จะมีไว้สำหรับพาดหัวบทความ แต่ก็ทำงานได้ดีสำหรับการตรวจสอบหัวเรื่องของอีเมลเช่นกัน

อย่างไรก็ตาม หัวเรื่องของคุณต้องสะท้อนวัตถุประสงค์ของอีเมล ซึ่งจะนำเราไปสู่เคล็ดลับต่อไปของเรา

2 รู้วัตถุประสงค์ของคุณแล้วยึดติดกับเรื่อง

คุณกำลังพยายามทำอะไรให้สำเร็จด้วยอีเมลติดตามผลของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงผลลัพธ์ที่ต้องการ เพื่อให้อีเมลของคุณจดจ่อกับการบรรลุเป้าหมายนั้นได้ คุณกำลังเขียนเพื่อขอประชุมหรือไม่? ขออัพเดตสถานะ? ขอความกรุณา? พูดขอบคุณ? ไม่ว่าเป้าหมายของคุณจะเป็นเช่นไร ทุกอย่างตั้งแต่หัวเรื่องไปจนถึงเนื้อหาข้อความจนถึงการลงชื่อออกจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายนั้นได้

อย่าหลงทางที่สัมผัสกันก่อนที่คุณจะได้รับการตอบกลับอีเมลของคุณและมีส่วนร่วมในการสนทนา แม้ว่าในท้ายที่สุด คำขอของคุณจะมีส่วนที่เคลื่อนไหวได้มากมาย

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังติดตามการสมัครงาน สมองของคุณอาจพลิกฟื้นประเด็นภาพรวมทุกประเภท เช่น ความต้องการเงินเดือนหรือความพร้อม แต่ก่อนที่คุณจะสามารถพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ได้ คุณต้องทำสิ่งเดียวให้สำเร็จ สัมภาษณ์ นั่นหมายความว่าอีเมลติดตามผลของคุณควรเน้นไปที่การให้เฉพาะข้อมูลที่จะโน้มน้าวให้ผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างเสนอการสัมภาษณ์แก่คุณ อย่าใส่โน้ตที่จะทำให้น้ำขุ่น

3 ใช้คำทักทายที่ถูกต้อง

เมื่อคุณกำลังเขียนถึงนายจ้างที่คาดหวังเพื่อติดตามใบสมัครของคุณ ให้ใช้:

ที่จริงแล้ว ในอีเมลที่เป็นทางการทุกประเภท ควรเริ่มต้นด้วย “Dear” มากกว่า “Hi” “เฮ้” อาจเป็นคำทักทายที่ไม่เป็นทางการที่สุดสำหรับพวกเขาทั้งหมด ดังนั้นจงเก็บไว้เมื่อคุณพูดคุยกับคนที่คุณรู้จักและมีความสัมพันธ์ฉันมิตรด้วย

4 เปิดด้วยบริบทบางอย่าง

แม้ว่าอีเมลติดตามผลของคุณจะเป็นชุดข้อความและประกอบด้วยอีเมลต้นฉบับของคุณ แต่ก็ยังควรรวมประโยคหนึ่งหรือสองบริบทไว้ด้วย

บ๊อบที่รัก

Awesomest Thing Ever แอพมือถือที่กำลังจะมีขึ้นในเวอร์ชันเบต้า ฉันเขียนเมื่อสัปดาห์ที่แล้วเพื่อถามว่าคุณต้องการเป็นคนแรกที่จะทดลองขับหรือไม่

ไม่จำเป็นต้องย้ำทุกอย่าง เพียงเน้นสิ่งที่สำคัญ ถามตัวเองว่า “อะไรคือสิ่งที่ผู้รับของฉันต้องเข้าใจขั้นต่ำ เพื่อให้ส่วนที่เหลือของอีเมลของฉันสมเหตุสมผล”

5 ปรับแต่งมัน

เพิ่มความเป็นส่วนตัวให้กับอีเมลของคุณทุกครั้งที่ทำได้ หากคุณพบผู้รับในการประชุม ให้พูดอย่างนั้น หากคุณอ่านบทความที่พวกเขาเขียน ให้พูดถึงสิ่งที่คุณโปรดปราน หากคุณเคยสัมภาษณ์งานกับพวกเขา ให้อ้างอิงไฮไลท์จากการสัมภาษณ์

สิ่งสำคัญคือต้องฟังดูเป็นมิตรแต่ไม่ฉุนเฉียว การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณไม่ควรเกี่ยวข้องกับการสุ่มชื่อ ควรช่วยสร้างการเชื่อมต่อของคุณกับผู้รับ อย่าบังคับมัน

6 อย่าคลุมเครือ

อีเมลฉบับแรกของคุณอาจไม่ได้รับการตอบกลับเนื่องจากคุณไม่ได้ระบุวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน อีเมลติดตามผลช่วยให้คุณมีโอกาสแก้ไขได้

นักข่าวจะได้รับอีเมลเสนอขายทุกวันจากตัวแทนประชาสัมพันธ์ที่ต้องการให้ครอบคลุมเรื่องราว หนึ่งในสัตว์เลี้ยงที่น่ารำคาญของพวกเขาและสิ่งที่น่าจะทำให้พวกเขาลบอีเมลมากที่สุดคือไม่รู้ว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร ตามที่ Matthew Hughes เขียนให้กับ The Next Web:

สำนวนการขายที่ดีที่สุดที่ฉันได้รับคือประโยคที่ฉันสามารถเข้าใจผลิตภัณฑ์หรือเรื่องราวหลังจากอ่านเพียงย่อหน้าเดียว ทิ้งศัพท์แสงและคำว่า braggadocio ให้สั้นและเรียบง่าย

ไม่ว่าคุณจะติดตามผลในสนามหรือร้องขอการประชุม ให้เจาะจงและระบุให้ชัดเจนถึงสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้น

คุณต้องการอะไรตอนนี้ “มุมมองการทำงานร่วมกัน” หมายความว่าอย่างไร

อุ๊ย! ตอนนี้เราได้รับมัน

7 รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจ

หากคุณต้องการให้ผู้รับตอบกลับอีเมลของคุณ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะต้องขอ คำขอนั้นเรียกว่าการเรียกร้องให้ดำเนินการ

CTA เป็นเครื่องมือทางการตลาด แต่ก็มีความสำคัญในการติดตามผลทางอีเมลเช่นกัน พวกเขาชี้ผู้รับของคุณไปยังขั้นตอนต่อไป ซึ่งจะพร้อมท์ให้ตอบกลับ นี่คือตัวอย่างบางส่วน

เรียกประชุม

ฉันต้องการพบปะเพื่อรับประทานอาหารกลางวันและถามคำถามสองสามข้อเกี่ยวกับกลยุทธ์อีเมลของ Mega Corp วันอังคารตอนเที่ยงทำงานไหม

ขอความคิดเห็น

ฉันรู้ว่าคุณมีข้อมูลเชิงลึกที่ดีที่จะนำเสนอเกี่ยวกับ [topic.] คุณสละเวลาสักครู่เพื่อแบ่งปันความคิดเห็นของคุณไหม

ขอขาย บริจาค หรือสมัครสมาชิก

เปิดเผยคูปองลึกลับของคุณ

บริจาคภายใน [วันที่] และ [บริษัท] จะตรงกับการบริจาคของคุณ!

สมัครสมาชิกวันนี้เพื่อติดตาม!

หลังสัมภาษณ์งาน

ฉันคิดว่าฉันจะส่งลิงก์ไปยังคลิปที่ฉันพูดถึงเมื่อวานนี้ คุณต้องการให้ฉันส่งอะไรอีกไหม

การทำให้มันเรียบง่ายไม่ง่ายเสมอไป

เมื่อคุณได้เรียนรู้กลเม็ดบางอย่างในการเขียนอีเมลติดตามผลที่ยอดเยี่ยมแล้ว คุณต้องเผชิญกับความท้าทายอีกครั้ง นั่นคือการทำให้สั้นและน่าฟัง (การศึกษาโดยแอปอีเมล Boomerang พบว่าอีเมลระหว่าง 75 ถึง 100 คำมีอัตราการตอบกลับที่ดีที่สุด)

ยิ่งอีเมลติดตามผลของคุณกระชับขึ้นเท่าใด คุณก็ยิ่งต้องใช้เวลาเขียนมากขึ้นเท่านั้น การสร้างอีเมลที่ยึดติดกับหัวเรื่อง ระบุวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน และใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจที่น่าสนใจนั้นยากกว่าที่คิด ฝึกฝนบ่อยๆทำให้เก่ง! ลงทุนเวลาไปกับการปรับแต่งอีเมลติดตามผลของคุณ แล้วคุณจะได้รับการตอบกลับมากขึ้นอย่างแน่นอน