6 เคล็ดลับในการเขียนอีเมลติดตามผลที่ประสบความสำเร็จ

ในโลกแห่งการทำงาน การสนทนามักเกี่ยวข้องกับอีเมลติดตามผล คุณอาจต้องทบทวนหัวข้อการประชุม เตือนเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับโครงการที่คุณกำลังทำอยู่ หรือติดต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าโดยมีส่วนร่วมกับพวกเขาหลายครั้ง

อีเมลติดตามผลคืออะไร?

อีเมลติดตามผลคืออีเมลที่ส่งเพื่อให้ผู้รับมีส่วนร่วม คุณสามารถเขียนอีเมลติดตามผลได้ในเกือบทุกสถานการณ์ที่คุณต้องทำให้การสนทนากลับมาที่ผู้รับสนใจ นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• ติดตามงานหลังการสัมภาษณ์
• ติดตามผลเกี่ยวกับใบสมัครที่คุณส่งมา
• ติดตามคำขอหรือคำถามที่คุณถาม
• การตรวจสอบสถานะของโครงการ

ในกรณีส่วนใหญ่ อีเมลติดตามผลควรตรงไปตรงมา กระชับ และใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ

นอกจากนี้ยังสามารถส่งอีเมลติดตามผลเพื่อดึงดูดบุคคลให้กลับมามีส่วนร่วมอีกครั้งหลังการโทร ข้อความ หรือการสนทนาแบบต่อหน้า ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะส่งอีเมลติดตามผลหลังจากการสนทนาเพื่อบันทึกหัวข้อต่างๆ เป็นลายลักษณ์อักษร

อีเมลติดตามผลมีจุดประสงค์อะไร?

บางครั้ง อีเมลหลุดรอดมาและไม่ได้รับคำตอบ ในกรณีอื่นๆ คุณจะต้องสนทนาต่อด้วยวาจาทางอีเมล ในทั้งสองสถานการณ์ อีเมลติดตามผลที่เขียนมาอย่างดีและมั่นใจจะคำนึงถึงหัวเรื่องเป็นอันดับแรก

อีเมลติดตามผลมีวัตถุประสงค์หลายประการ ซึ่งรวมถึง:

• เพิ่มอัตราการแปลง
• การมีส่วนร่วมกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า
• การกำหนดเวลาการโทรและการประชุม
• การจัดการโครงการ

รูปแบบอีเมลติดตามผล

หัวเรื่อง

หัวเรื่องของอีเมลคือบรรทัดข้อความสั้นๆ ที่ผู้รับเห็นในกล่องจดหมายก่อนที่จะเปิดอีเมล นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงต้องกระชับและติดหู

กำลังเปิด

การเปิดอีเมลเป็นส่วนแรก มีสององค์ประกอบ:

• คำทักทาย
• ย่อหน้าแรก

คำทักทายในอีเมลเป็นส่วนที่กล่าวถึงผู้รับ จับคู่ชื่อกับคำทักทาย:

• สวัสดี [ชื่อ]
• เรียน [ชื่อ]
• สวัสดี [ชื่อ]

โดยทั่วไปแล้ว การเริ่มอีเมลด้วยชื่อบุคคลจะถือว่าไม่เป็นทางการหรือในบางกรณีถือเป็นการหยาบคาย เมื่อคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้คำทักทายแบบใด วิธีที่ดีที่สุดคือใช้คำว่า "เรียน" หรือ "สวัสดี"

ถัดไปเป็นย่อหน้าเกริ่นนำสั้นๆ ซึ่งอาจเป็นประโยคหนึ่งหรือสองประโยคก็ได้ เตือนผู้รับหัวข้ออย่างรวดเร็วและทำให้พวกเขาสนใจมากพอที่จะอ่านข้อความที่ตามมา

ร่างกาย

นี่คือที่ที่คุณให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตามผลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเตือนผู้มีแนวโน้มว่าเหตุใดข้อเสนอของคุณจึงคุ้มค่ามาก หรือสรุปการประชุมที่คุณกำลังติดตามผลอย่างรวดเร็ว

ซีทีเอ

คำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) เป็นส่วนหนึ่งของอีเมลติดตามผลที่จะแจ้งให้ผู้รับทราบว่าต้องทำอย่างไรต่อไป นี่คือตัวอย่างคำกระตุ้นการตัดสินใจ:

• โทรกลับหาฉัน
• แจ้งให้เราทราบหากคุณสนใจ
• กำหนดการประชุม
• ยืนยันว่างานเสร็จสมบูรณ์

ปิด

การปิดอีเมลของคุณเป็นส่วนที่ย้ำว่าทำไมคุณถึงติดตามผลและรวม CTA ของคุณด้วย

อย่าลืมระบุชื่อของคุณและข้อมูลติดต่อที่ผู้รับอาจต้องการ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ

การเขียนอีเมลติดตามผล: 6 เคล็ดลับและคำแนะนำ

1 กำหนดเป้าหมาย (มีเจตนาชัดเจน)

หน้าที่ของอีเมลติดตามผลคือการกระตุ้นให้เกิดการตอบกลับ ก่อนที่คุณจะเขียนอีเมล ให้พิจารณาว่าคุณต้องการให้คำตอบนั้นเป็นอย่างไร นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• การกำหนดเวลาการโทรหรือการประชุม
• การซื้อสินค้าหรือบริการ
• ตอบคำถาม

เมื่อคำนึงถึงวัตถุประสงค์ คุณจะเขียนอีเมลติดตามผลที่สื่อสารสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างชัดเจนได้ง่ายขึ้น

2 เขียนหัวเรื่องที่ดึงดูดความสนใจ

แม้ว่าจะไม่ควรเป็นคลิกเบต แต่หัวเรื่องจะต้องดึงดูดความสนใจของผู้รับและกระตุ้นให้พวกเขาคลิก ผู้คนได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวัน ดังนั้นหัวเรื่องของคุณจึงต้องตะโกนดังพอที่จะไม่หลงไปกับเสียงรบกวน

โดยทั่วไป ให้รักษาหัวเรื่องให้มีอักขระไม่เกินหกสิบอักขระหรือน้อยกว่า

3 ให้บริบทในบรรทัดเริ่มต้น

ในอีเมลติดตามผล บรรทัดเริ่มต้นควรบอกผู้รับอย่างรวดเร็วว่าเหตุใดคุณจึงติดตามผล โปรดจำไว้ว่า ผู้คนได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวัน ดังนั้นผู้รับของคุณสามารถใช้การแจ้งเตือนได้

4 เพิ่มมูลค่าให้กับข้อความ—มีประโยชน์อะไรสำหรับพวกเขา?

อีเมลติดตามผลของคุณควรให้เหตุผลที่ผู้รับควรตอบกลับคุณ ตัวอย่างเช่น ในการติดตามผลกับโอกาสในการขาย คุณอาจพูดถึงข้อเสนอที่มีเวลาจำกัดที่พวกเขาจะพลาดหากไม่ซื้อภายในกรอบเวลาที่กำหนด

5 จบด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจ

คำกระตุ้นการตัดสินใจควรมีความชัดเจนและตรงไปตรงมา หลีกเลี่ยงภาษาที่ป้องกันความเสี่ยงและรายละเอียดหรือตัวเลือกที่ไม่จำเป็น ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเขียนว่า “อย่าลังเลที่จะโทรหรือส่งอีเมลถึงฉันเมื่อคุณมีโอกาส” ให้เขียนว่า “โปรดโทรหาฉันโดยเร็วที่สุด” ด้วยภาษาที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา ผู้รับไม่น่าจะเข้าใจข้อความของคุณผิด

6 พิสูจน์อักษรก่อนกด ส่ง

เมื่อคุณเขียนอีเมลติดตามผลเสร็จแล้ว ให้อ่านอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดใดๆ เช่น คำที่สะกดผิดหรือการเลือกคำที่ไม่ชัดเจน

ตัวอย่างอีเมลติดตามผล

เรียนคุณโจฮาน

ดีใจที่ได้พูดคุยกับคุณเมื่อวันพฤหัสบดีที่แล้ว ฉันต้องการติดตามผลการสนทนาของเราเกี่ยวกับคุณที่จะนำเสนอในชั้นเรียน Econ 200 ของฉันในเดือนหน้า

โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณยังว่างที่จะพูดคุย สัปดาห์นี้ฉันสามารถสนทนาเพิ่มเติมได้ทุกวันระหว่างเวลา 14.00 น. ถึง 16.00 น

ดีที่สุด,

เมริสสา

สวัสดี ลี่แอนน์

เหลือเวลาอีกเพียงไม่กี่วันเท่านั้นสำหรับโปรโมชั่นเดือนเมษายนของเรา ดังนั้นฉันอยากจะให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาด!

ตอนนี้เราเสนอบริการทำความสะอาดรางน้ำในราคาลด 50 เปอร์เซ็นต์จากราคาปกติ นี่เป็นวิธีการขอบคุณของเราสำหรับการเป็นลูกค้าที่ยอดเยี่ยมเช่นนี้

หากคุณต้องการจองบริการทำความสะอาดรางน้ำในเดือนนี้ คลิกที่นี่เพื่อนัดหมายกับเรา

หวังว่าจะได้พบคุณเร็ว ๆ นี้!

รางน้ำที่ดี

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับอีเมลติดตามผล

อีเมลติดตามผลคืออะไร?

อีเมลติดตามผลคืออีเมลที่ส่งเพื่อดึงดูดใครบางคนให้กลับมามีส่วนร่วมอีกครั้งหลังจากการสนทนาครั้งก่อน

อีเมลติดตามผลมีจุดประสงค์อะไร?

วัตถุประสงค์ของอีเมลติดตามผลคือการดึงเรื่องกลับมาให้ผู้รับสนใจอีกครั้ง นี่อาจเป็นการสานต่อการสนทนาที่คุณเริ่มไว้ก่อนหน้านี้ เตือนพวกเขาเกี่ยวกับคำถามหรือคำขอ หรือขอให้พวกเขาตอบกลับในสิ่งที่คุณได้ส่งมาก่อนหน้านี้ เช่น ใบสมัครหรือการสัมภาษณ์

ฉันจะได้รับการตอบกลับอีเมลติดตามผลได้อย่างไร

ต่อไปนี้เป็นสองวิธีในการเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับอีเมลติดตามผลของคุณ:

• ทำให้คำขอของคุณชัดเจน
• บอกผู้รับว่าเหตุใดการตอบกลับจึงเป็นประโยชน์สูงสุด