10 ตัวอย่างการเขียนอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้า

อีเมลติดตามผลถึงลูกค้าอาจเป็นเรื่องยากที่จะเขียน เรียนรู้วิธีเขียนอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าหลังจากส่งข้อเสนอ หลังใบเสนอราคา หลังจากไม่ได้รับการตอบกลับ หรือหลังการประชุม

อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารที่จำเป็นสำหรับการทำงานกับลูกค้า แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณไม่ได้รับการตอบกลับ การส่งอีเมลติดตามผลอย่างสุภาพและรวดเร็วไปยังลูกค้าสามารถสร้างความสัมพันธ์ใหม่ได้ ทำให้ความสัมพันธ์ของคุณกลับมาเป็นปกติ

ในคู่มือนี้เกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้า เรามีตัวอย่าง 10 ตัวอย่างเพื่อแสดงวิธีการดำเนินการดังกล่าว เรายังให้คำแนะนำตามหลักฐานเพื่อสร้างอีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งรับประกันว่า (เกือบ) จะได้รับคำตอบจากคุณ

ทำไมต้องส่งอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้า?

อีเมลติดตามผลแบบมืออาชีพที่ส่งถึงลูกค้าสามารถทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนใจ เชื่อมโยงคุณกับลูกค้าปัจจุบันหรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าใหม่อีกครั้ง

มีเหตุผลหลายประการที่คุณอาจต้องการส่งอีเมลติดตามผลไปยังลูกค้า ได้แก่:

• ส่งอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าหลังใบเสนอราคา
• อีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าหลังจากส่งข้อเสนอ
• ติดตามอีเมลของลูกค้าสำหรับการชำระเงิน
• ติดตามอีเมลไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า
• อีเมลติดตามผลหลังการประชุม
  

ในโลกอุดมคติ อีเมลติดตามผลก็ไม่จำเป็นอีกต่อไป อย่างไรก็ตาม คนงานกำลังจมอยู่กับการติดต่อทางดิจิทัล ซึ่งหมายความว่าอีเมลนับล้านถูกเพิกเฉยทุกวัน การศึกษา YouGov ในสหรัฐอเมริกาปี 2015 พบว่าผู้ใหญ่โดยเฉลี่ยมี 500 ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมาย

บางคนตอบอีเมลได้ดีกว่าคนอื่นๆ การวิจัยพบว่าในขณะที่ 70% ของอีเมลได้รับการตอบกลับทันที แต่มากถึง 30% ของอีเมลสามารถอิดโรยโดยไม่ได้รับคำตอบในกล่องจดหมาย

อดัม แกรนต์ นักจิตวิทยาองค์กรและคอลัมนิสต์ของนิวยอร์กไทม์สกล่าวว่า การเพิกเฉยอีเมลงานเป็นสิ่งที่ไม่ยอมรับ แต่เป็นเรื่องที่เข้าใจได้ ปัญหาคือพวกเราส่วนใหญ่ไม่มีเวลาตอบอีเมลนับร้อยที่เราได้รับทุกวัน

การแก้ไขปัญหา? การส่งอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้า เป็นเครื่องมือที่จำเป็นในการนำสิ่งต่าง ๆ กลับมาเป็นเหมือนเดิมและขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปข้างหน้า

คุณควรติดตามผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเมื่อใด

อีเมลติดตามผลมีสองประเภท: อีเมลแบบจำกัดเวลาและแบบไม่จำกัด

หากคุณต้องการตัวอย่างตามวันที่กำหนด คุณควรส่งอีเมลติดตามผลเมื่อใดก็ได้ตามต้องการ

หากไม่มีการตอบกลับ คุณจะไม่สามารถวางแผนหรือดำเนินการใดๆ ได้ ดังนั้นจึงเข้าใจอีเมลติดตามผลได้ ในกรณีเร่งด่วน คุณอาจต้องส่งอีเมลในวันเดียวกัน แต่ก็ไม่เป็นไร

หากอีเมลของคุณไม่จำกัดเวลา เราแนะนำให้รอประมาณสองถึงสามวันทำการก่อนที่จะส่งการติดตาม เราได้กล่าวถึงแนวทางนี้อย่างละเอียดมากขึ้นในบล็อกโพสต์ของเราเกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลติดตามการขาย พวกเราหลายคนมีกลยุทธ์ในการจัดการกับอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมายของเรา – เช่น การตอบในเวลาที่กำหนด – และช่องว่างนี้ทำให้พวกเขามีเวลาตอบกลับ

การติดตามผลสามวันหลังจากการติดต่อครั้งแรกช่วยให้คุณรู้สึกสดชื่นขึ้นในใจ ไม่ช้าก็เร็วและคุณอาจดูเหมือนสิ้นหวัง

ติดตามลูกค้าอย่างไรไม่ให้สิ้นหวัง?

นักวิจัยใน Journal of Occupational Health Psychology กล่าวว่า หากอีเมลของคุณถูกละเลย อาจทำให้เกิดความรู้สึกวิตกกังวลได้ พวกเราหลายคนอาจไม่ได้รับการตอบสนองเป็นการส่วนตัว แต่เราไม่ควรทำเช่นนั้น

มีสาเหตุหลายประการที่บางคนอาจไม่ตอบกลับอีเมลของคุณ พวกเขาอาจลาพักร้อน ป่วยหนัก หรืองานยุ่งเกินไป หากคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติม Amy Morin นักข่าวของ Forbes มีข้อมูลเชิงลึกที่น่าสนใจว่าทำไมอีเมลของคุณถึงไม่ได้รับคำตอบเสมอไป

คุณต้องมั่นใจในความสำคัญของข้อความของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะไม่ดูเหมือนสิ้นหวัง คุณต้องพูดให้ถูก เราแสดงสิ่งนี้ด้านล่างในตัวอย่างของเรา แน่นอนว่าคุณต้องส่งให้ถูกเวลาด้วย

อีเมลที่ส่งตอน 10.00 น. และ 13.00 น. มีอัตราการเปิดสูงสุด Hubspot กล่าว ดังนั้นการใช้อีเมลอย่างชาญฉลาดจะทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีที่สุด และอย่าส่งอีเมลนอกวันทำการ นักวิจัยกล่าว

เราได้อธิบายไว้ข้างต้นว่าเหตุใดจึงอาจพลาดอีเมลของคุณ แต่คุณควรส่งอีเมลติดตามผลฉบับที่สองหรือไม่ ใช่คุณควรจะ.

แต่อย่างไร มาดูกันดีกว่า

5 เคล็ดลับในการเขียนอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ

1. พูดให้สั้น: อีเมลประมาณ 81% อ่านบนอุปกรณ์มือถือ ดังนั้นควรอ่านให้สั้นและตรงประเด็นอย่างรวดเร็ว
2. เรื่องเวลา: ส่งให้ถูกเวลาระหว่างวัน ห้ามส่งในวันหยุดสุดสัปดาห์หรือนอกเวลาทำการ รอสองถึงสามวันก่อนส่งอีเมลติดตามผล (เว้นแต่คุณต้องการคำตอบเร็วกว่านี้)
3. เป็นส่วนตัว: แม้ว่าเทมเพลตการติดตามอีเมล เช่น ที่ให้ไว้ด้านล่าง เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี คุณควรปรับแต่งอีเมลในแบบของคุณเพื่อสร้างการเชื่อมต่อที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น
4. ฉัน รวมการกำหนดเวลา: หากคุณต้องการคำตอบ โปรดระบุวันที่และเวลาให้ชัดเจน หากคุณกำลังขอข้อมูลจากลูกค้าของคุณ ให้บอกพวกเขาอย่างแม่นยำว่าคุณต้องการอะไรและเมื่อไหร่ อย่าลืมบอกพวกเขาว่าคุณจะทำอะไรกับข้อมูล
5. มุ่งสู่อนาคต: ไม่จำเป็นต้องขอคำอธิบายใดๆ หากไม่มีคำตอบ มุ่งเน้นไปที่ความสัมพันธ์ในอนาคต
   

เคล็ดลับเหล่านี้มีเคล็ดลับทั่วไปในการสร้างอีเมลติดตามผลที่ดียิ่งขึ้น เราจะไม่พูดถึงพื้นฐานของการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพหรือแง่มุมเฉพาะ เช่น วิธีเริ่มต้นอีเมลหรือวิธีที่ดีที่สุดในการสิ้นสุดอีเมล ตามที่เราได้กล่าวถึงในโพสต์ก่อนหน้านี้

‍

ตัวอย่างอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้า

ในส่วนถัดไป เราจัดเตรียมตัวอย่างอีเมลติดตามผล 10 ตัวอย่างให้กับลูกค้า ซึ่งคุณจะเห็นว่าเรานำสิ่งนี้ไปปฏิบัติจริง

ตัวอย่างอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าหลังจากส่งข้อเสนอ

หลังจากส่งข้อเสนอแล้ว อีเมลติดตามผลไปยังลูกค้าถือเป็นมารยาททั่วไปที่คุณควรขยายออกไป ขอแนะนำให้ส่งอีเมลติดตามผลข้อเสนอให้กับลูกค้าประมาณสองถึงสามวันหลังจากส่งข้อเสนอของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถส่งอีเมลติดตามผลไปยังลูกค้าได้หลังจากส่งข้อเสนอเร็วกว่านี้หากการส่งของคุณมีเวลาจำกัด)

นี่คือตัวอย่างอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าหลังข้อเสนอ

อีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าหลังใบเสนอราคา

อีเมลติดตามผลไปยังลูกค้าหลังใบเสนอราคาจะคล้ายกับตัวอย่างอีเมลที่แสดงด้านบน ยังคงมีแนวโน้มที่จะเน้นที่ต้นทุนของงานมากกว่า ไม่ใช่เนื้อหาหรือบริบท ในบางกรณี คุณอาจต้องการเสนอส่วนลดหรือเงื่อนไขการชำระเงินที่ยืดหยุ่นในอีเมลติดตามผลของคุณไปยังลูกค้าหลังจากส่งใบเสนอราคา

นี่คืออีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าหลังจากตัวอย่างใบเสนอราคา

อีเมลติดตามการชำระเงินให้กับลูกค้า

หากลูกค้าหรือลูกค้าล้มเหลวในการชำระใบแจ้งหนี้ อีเมลติดตามผลอย่างสุภาพถึงลูกค้าสำหรับการชำระเงินควรเป็นตัวเลือกแรกของคุณ อาจมีสาเหตุหลายประการที่ทำให้บางคนไม่ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ ดังนั้นเราขอแนะนำให้เก็บอีเมลติดตามผลให้ชัดเจนและตรงไปตรงมา คุณไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียด เพียงระบุความต้องการของคุณและไม่ต้องขอโทษ

อีเมลติดตามผลไปยังลูกค้าหลังจากไม่มีการตอบกลับ

บางครั้งลูกค้าอาจเย็นชาและไม่ตอบกลับอีเมล คำถามเกี่ยวกับวิธีการรับลูกค้าที่ไม่ตอบสนองเพื่อตอบสนองเป็นสิ่งที่ท้าทาย ลูกค้า บุคคล และองค์กรทุกคนแตกต่างกัน ดังนั้นโปรดใช้เวลาในการปรับแต่งอีเมลติดตามผลนี้ให้เหมาะกับลูกค้าที่ไม่ตอบสนองก่อนที่จะส่ง

ตัวอย่างอีเมลติดตามผลไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า

การส่งอีเมลติดตามผลไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจะมีความเอาใจใส่และละเอียดอ่อน คุณต้องการให้ลูกค้ารู้ว่าคุณจริงจัง แต่คุณไม่ต้องการให้ดูเหมือนสิ้นหวัง มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการค้นหาโทนเสียงที่ถูกต้อง ซึ่งเป็นสิ่งที่เราได้เขียนไว้ก่อนหน้านี้

อีเมลติดตามผลนี้ไปยังเทมเพลตผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าเป็นการเตือนความจำง่ายๆ ให้กับผู้ที่ยังไม่ได้ตอบกลับ

ตรวจสอบอีเมลติดตามผลไปยังตัวอย่างผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า

อีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าหลังการประชุม

อีเมลติดตามผลที่เป็นมิตรต่อลูกค้าหลังการประชุมคือแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจมาตรฐาน กฎในการส่งอีเมลถึงลูกค้าหลังการประชุมไม่ได้กำหนดไว้เหมือนกับตัวอย่างอื่นๆ ที่นี่ คุณสามารถเพิ่มบุคลิกบางอย่างได้หากต้องการสร้างความสัมพันธ์ที่คุณสร้างขึ้นในการประชุม

นี่คือตัวอย่างอีเมลติดตามผลที่ส่งถึงลูกค้าหลังการประชุมที่คุณสามารถใช้ได้

อีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าหลังจากโทรศัพท์

อีเมลติดตามผลไปยังไคลเอ็นต์หลังจากโทรศัพท์จะคล้ายกับตัวอย่างอีเมลด้านบน คุณได้พูดคุยกับบุคคลนั้นแล้ว ดังนั้นจึงเป็นเรื่องเกี่ยวกับการเตือนพวกเขาถึงความเชื่อมโยงนั้นและผลักดันให้มีการติดต่อเพิ่มเติม จำเป็นต้องส่งอีเมลติดตามผลไปยังลูกค้าทันทีหลังจากโทรศัพท์ ในบางกรณี อาจเหมาะที่จะส่งอีเมลนาทีหลังจากวางโทรศัพท์ หากคุณคิดว่าจำเป็น

อีเมลติดตามผลไปยังลูกค้าสำหรับเอกสาร

หากลูกค้าสัญญาว่าจะส่งข้อมูลบางอย่างถึงคุณแต่พวกเขาไม่ได้ส่ง อีเมลติดตามผลที่มุ่งเน้นไปยังลูกค้าเพื่อขอเอกสารควรได้รับสิ่งที่คุณต้องการ อย่าทำให้ผู้รับอับอายหรือไม่พอใจ ดังนั้นให้ยึดข้อเท็จจริงและมุ่งไปที่อนาคต

อีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าเก่า

อีเมลติดตามผลที่เป็นลายลักษณ์อักษรและตรงเป้าหมายถึงลูกค้าเก่าสามารถช่วยสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าเก่าได้อีกครั้ง การติดต่อใหม่กับลูกค้าเก่ามักจะง่ายกว่าการหาลูกค้าใหม่

คุณไม่มีอะไรจะเสียโดยการส่งอีเมล นี่คือตัวอย่างอีเมลติดตามผลสำหรับลูกค้าเก่า

อีเมลติดตามผลฉบับที่สองถึงลูกค้า

หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับสำหรับการติดตามผลครั้งแรก ให้ลองส่งอีเมลติดตามผลฉบับที่สองไปยังไคลเอ็นต์ ตัวอย่างนี้คล้ายกับตัวอย่างก่อนหน้านี้ ถึงกระนั้น ก็รับทราบว่าคุณได้ติดต่อพวกเขาแล้วและรอการตอบกลับ

เทมเพลตอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้า

การเขียนอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าไม่ใช่เรื่องยาก หากคุณปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติและตัวอย่างที่ดีที่สุดของเรา ตัวอย่างบน X ที่นำมาใช้ในโพสต์บล็อกนี้จะให้กรอบการทำงานแก่คุณซึ่งควรปรับให้เป็นแบบส่วนตัวเพื่อสะท้อนถึงลูกค้าและโอกาสต่างๆ อย่างไรก็ตาม ยังมีวิธีที่ง่ายกว่านั้นอีก Flowrite คือเครื่องมือการเขียนที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งจะเปลี่ยนคำสั่งของคุณให้เป็นอีเมลและข้อความที่พร้อมส่งซึ่งได้รับการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ ดูตัวอย่างด้านล่างว่าเราขับเคลื่อนอนาคตของการสื่อสารอย่างไร

ยังลังเลว่าจะเขียนอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าอย่างไร เราหวังว่าจะไม่ ครั้งต่อไปที่คุณต้องส่งอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าหลังจากเสนอราคา ส่งข้อเสนอ ประชุม โทรศัพท์ ไม่ได้รับการตอบกลับหรือการชำระเงิน ข้อเสนอ เอกสาร เพียงเก็บตัวอย่างของเราไว้ในใจหรือรับ Flowrite และ ใช้เทมเพลตอีเมลของเราเพื่อเขียนการติดตามผลให้กับลูกค้า