วิธีเขียนอีเมลติดตามผล – พร้อมตัวอย่าง & เทมเพลต

หากอีเมลของคุณถูกละเลย อีเมลติดตามผลสามารถช่วยให้การสนทนาของคุณกลับมาเป็นเหมือนเดิมได้ อย่างไรก็ตาม วิธีเขียนอีเมลติดตามผลหลังจากไม่ได้รับการตอบกลับอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก เนื่องจากคุณจะต้องตัดสินใจว่าจะพูดอะไรในอีเมลติดตามผลและจะเขียนอย่างไร

อย่ากังวลหากคุณกำลังพยายามหาวิธีเตือนคนอื่นอย่างสุภาพและเป็นมืออาชีพ ในคำแนะนำโดยละเอียดนี้ เราจะอธิบายวิธีเขียนอีเมลติดตามผลหลังจากไม่มีการตอบกลับ และให้ตัวอย่างที่นำไปใช้ได้จริงที่คุณสามารถใช้ได้ สุดท้ายนี้ เราจะแนะนำให้คุณรู้จักกับเทมเพลตอีเมลติดตามผลของเรา ซึ่งช่วยให้คุณติดตามอีเมลได้เร็วกว่าที่เคยในขณะที่ยังคงสุภาพ

อีเมลติดตามผลคืออะไร?

อีเมลติดตามผลคืออีเมลถึงผู้รับที่คุณเคยติดต่อมาแล้วครั้งหนึ่ง

มีสาเหตุหลายประการที่คุณอาจต้องการส่งอีเมลติดตามผล รวมถึง:

• แจ้งเตือนผู้รับไปยังอีเมลที่ส่งไปก่อนหน้านี้
• ขอข้อมูล ตอบกลับ หรือตอบกลับ
• เตือนคนถึงเวลาหรือวันสำคัญ (สำหรับเหตุการณ์ เป็นต้น)

จุดประสงค์ของอีเมลติดตามผลคือเพื่อทำหน้าที่เป็นตัวเตือนความจำหรือพร้อมท์สำหรับอีเมลก่อนหน้าที่คุณส่งไป ไม่ใช่การเริ่มต้นการสนทนา แต่เป็นการปลุกเร้ามันและสร้างการตอบสนอง

อีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดนั้นสั้น ไพเราะ เป็นมืออาชีพ และ (ที่สำคัญที่สุด) ตรงประเด็น

อย่าเสียเวลาหรือคำพูด ให้คำแนะนำแก่ผู้เชี่ยวชาญ: ทีมนักวิจัยในสหรัฐฯ ได้วิเคราะห์อีเมลกว่า 2 พันล้านฉบับ และพบว่าผู้อ่านมักจะอ่านอีเมลที่ยาวเกินไป

แม้ว่าพวกเขาจะพบว่าอีเมลครึ่งหนึ่ง (50%) ได้รับการตอบกลับภายในหนึ่งชั่วโมง แต่อีเมลอื่นๆ อาจถูกทิ้งไว้เป็นเวลานาน ผู้กระทำผิดที่เลวร้ายที่สุด? ผู้สูงอายุใช้เวลาในการตอบและเขียนอีเมลที่ยาวที่สุดนานที่สุด

นักวิจัยยังพบว่าอีเมลที่ส่งในช่วงเช้าของสัปดาห์ทำงานมักจะได้รับการตอบกลับมากที่สุด อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ส่งมาในช่วงบ่ายและช่วงสุดสัปดาห์มักไม่ค่อยได้รับการตอบกลับ ทำไม? นักวิจัยอาจค้นพบคำตอบ...

ทำไมคนไม่ตอบอีเมล?

เคยสงสัยหรือไม่ว่าทำไมคนไม่ตอบอีเมลของคุณทันที?

นักวิจัยกล่าวว่าเราได้รับอีเมลมากมายที่เรา "ไตร่ตรอง" พวกเขา สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบอย่างรวดเร็วและเลื่อนออกไปจนกว่าจะถึงเวลาที่สามารถจัดการได้อย่างเหมาะสม

ผู้รับสามารถทำเครื่องหมายหรือแท็กอีเมล จัดเก็บไฟล์ หรือปล่อยทิ้งไว้โดยไม่ได้เปิดไว้ในกล่องจดหมายของตน พนักงานใช้เวลามากถึง 28% ในการอ่านและตอบกลับอีเมล ดังนั้นเราจึงพัฒนากลยุทธ์เพื่อเร่งกระบวนการได้อย่างเข้าใจ นักวิชาการพบว่า 16% ของเรารอการตอบกลับอีเมลอย่างน้อยวันละครั้ง

อีเมลประเภทใดที่เราละเลย "ผู้ใช้มักจะเลื่อนเวลาอีเมลเมื่อจัดการกับการตอบกลับ อ่านอย่างระมัดระวัง หรือคลิกลิงก์และไฟล์แนบ" ผู้เขียนกล่าว

จุดเรียนรู้ที่สำคัญคือ: ถ้าอีเมลของคุณถูกส่งไปแล้ว แสดงว่ามีคนเห็นอีเมลของคุณแล้ว

นักวิจัยในการศึกษาระบุเหตุผลหลัก 5 ประการว่าทำไมอีเมลถึงถูกละเลย:

1. เวลาหรือความพยายามที่เกี่ยวข้องกับการจัดการอีเมล
2. ตัวตนของผู้ส่ง;
3. จำนวนผู้รับในเธรด
4. ปริมาณงานและบริบทของผู้ใช้
5. ความเร่งด่วนของข้อความอีเมล

ก่อนที่จะร่างคำตอบ พยายามทำความเข้าใจกับแรงกดดันเหล่านี้ที่ผู้รับต้องเผชิญ ตัวอย่างเช่น การส่งอีเมลติดตามผล (ไม่ว่าจะสุภาพ) อาจเพิ่มแรงกดดันต่อผู้รับ แนะนำให้ Adaira Landry และ Resa E. Lewiss เขียนใน Harvard Business Review

รูปแบบอีเมลติดตามที่สมบูรณ์แบบ

เราจึงได้สำรวจสาเหตุที่คุณอาจต้องส่งอีเมลติดตามผล (และสาเหตุที่คุณอาจยังไม่ได้รับการตอบกลับ) ได้เวลาดูรายละเอียดวิธีร่างอีเมลติดตามผลแล้ว

1. หัวเรื่องของอีเมล
2. การทักทาย
3. ตัว
4. ปิด
5. ลงชื่อออก/ลงนาม

เราได้กล่าวถึงวิธีการสร้างอีเมลสอบถามทางธุรกิจอย่างมืออาชีพในโพสต์บล็อกก่อนหน้านี้ ดังนั้นเราจะทำตามคำแนะนำของเราและเน้นส่วนนี้

หัวเรื่อง

การรักษาบรรทัดเรื่องให้สั้น ไพเราะ และเรียบง่ายเป็นสิ่งสำคัญ Rebecca Zucker ให้คำแนะนำในการทบทวนธุรกิจของฮาร์วาร์ด เธอแนะนำว่า 47% ของอีเมลทั้งหมดถูกละทิ้งเนื่องจากมีหัวเรื่องที่มีหมัด อย่าทำผิดพลาด!

คุณควรส่งต่ออีเมลต้นฉบับหรือไม่ เราขอแนะนำให้คุณอย่าทำ

การทักทาย

ในโลกของมืออาชีพ ให้ความสำคัญกับความเป็นทางการ นั่นหมายถึงใช้คำทักทายอย่างมืออาชีพเสมอ เว้นแต่คุณจะใช้ชื่อจริงกับผู้รับ ต้องการเรียนรู้วิธีการเริ่มต้นอีเมลอย่างมืออาชีพและเพียงพอหรือไม่? ตรวจสอบคุณลักษณะของเราเกี่ยวกับวิธีเริ่มอีเมล

ตัว

อีเมลเตือนความจำเป็นวิธีที่รวดเร็วและเป็นทางการในการเพิ่มการรับรู้ถึงอีเมลที่คุณเคยส่งไปก่อนหน้านี้

คุณต้องให้บริบทบางอย่างกับบรรทัดเริ่มต้นของอีเมลของคุณ ซึ่งเป็นสิ่งที่เราดำเนินการในส่วนของเราเกี่ยวกับวิธีเริ่มอีเมลติดตามผล

เราจะถือว่าอีเมลก่อนหน้านี้มีข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการให้ผู้รับเห็น

มีหลายวิธีที่คุณสามารถเข้าใกล้สิ่งนี้:

• ส่งต่ออีเมลต้นฉบับ (ดูเหตุผลด้านบนว่าทำไมถึงไม่ใช่ความคิดที่ดี)
• ระบุอีเมลเริ่มต้น (เป็นไฟล์แนบหรือวางใต้อีเมลติดตามผลของคุณ)
• ให้ข้อเตือนใจในประเด็นสำคัญ (เช่น รายละเอียดการประชุม)
• ให้ลิงค์ภายนอกไปยังข้อมูลที่จำเป็น (เว็บไซต์เหตุการณ์หรือคำเชิญ)

การเลือกวิธีการส่งต่ออีเมลหรือข้อมูลนั้นขึ้นอยู่กับคุณ วิธีที่คุณเลือกดำเนินการนี้จะส่งผลต่อโครงสร้าง โฟกัส และความยาวของอีเมลของคุณ

ปิด

คุณได้ร้องขอการตอบสนองอย่างสุภาพ แต่คุณควรแจ้งให้บุคคลนั้นทราบว่าคุณจะใช้ข้อมูลอย่างไรและคุณจะทำอย่างไรหากไม่มีการตอบสนอง

หากคุณกำลังขอเข้าร่วมการประชุม คุณจะติดต่อพวกเขาทางโทรศัพท์หรือนี่คือการติดต่อครั้งสุดท้ายที่คุณจะมี

ในอีกตัวอย่างหนึ่ง หากคุณขอให้ผู้อื่นตอบกลับคำขอใบแจ้งหนี้ เช่น คุณจะดำเนินการเพิ่มเติมหากคุณไม่ได้รับการตอบกลับหรือไม่

ปล่อยให้ผู้อ่านของคุณไม่สับสนเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปของคุณ

ลงชื่อออก/ลงนาม

การลงชื่อออกอย่างสุภาพและเป็นมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ทราบวิธีการลงท้ายอีเมลอย่างถูกต้อง? โปรดอ่านคำแนะนำในการสิ้นสุดอีเมลของเรา

วิธีเริ่มอีเมลติดตามผล

วลีเปิดถือเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของอีเมลของคุณ ลองดูที่ openers อีเมลทั่วไปบางส่วนและดูว่าเหมาะสมหรือไม่:

บรรทัดแนะนำอีเมลอย่างเป็นทางการ:

• ฉันต้องการติดตามอีเมลก่อนหน้าของฉัน
• ฉันต้องการติดตามการเรียกประชุมของฉัน

นี่เป็นแนวทางที่ฟังดูเป็นทางการ เราจะถือว่าที่นี่คุณไม่รู้จักบุคคลนั้นและกำลังเขียนในบริบททางวิชาชีพ บรรทัดเหล่านี้เป็นบรรทัดมาตรฐานที่เหมาะสมกับบริบททั้งหมด (ตัวเตือนการตอบกลับอีเมล ตัวเตือนการประชุม และอื่นๆ)

บรรทัดแนะนำอีเมลอย่างไม่เป็นทางการ:

• อยากติดตาม...
• ฉันแค่ติดตาม...

นี่เป็นวิธีการที่เป็นทางการน้อยกว่าและแนะนำว่าคุณรู้จักบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง เราขอเตือนไม่ให้ใช้สิ่งเหล่านี้เมื่อติดต่อกับบุคคลที่คุณไม่เคยพบหรือเคยพูดคุยด้วย

บรรทัดเกริ่นนำที่เหมาะสมเมื่อคุณใส่อีเมล:

• ฉันกำลังติดตามผลในอีเมลด้านล่าง
• ฉันกำลังติดตามผลในอีเมลฉบับที่แล้ว

ตัวอย่างเหล่านี้เหมาะสำหรับการขอคำตอบเมื่อคุณได้ส่งจดหมายโต้ตอบต้นฉบับ ไม่ว่าจะโดยการส่งต่อการตอบกลับ วางด้านล่างอีเมลใหม่หรือแนบเป็นไฟล์แนบ กำลังมองหาประโยคเปิดอีเมลที่สร้างสรรค์มากขึ้นสำหรับอีเมลติดตามของคุณหรือไม่? คุณจะพบตัวอย่างอีกสิบตัวอย่างในคุณลักษณะของเรา 100 บรรทัดการเปิดอีเมลที่ดีที่สุด

วิธีเขียนหัวเรื่องอีเมลติดตามผล

วิธีเขียนหัวเรื่องอีเมลติดตามผลที่ได้ผลลัพธ์เป็นสิ่งที่ท้าทาย หากเราทำตามคำแนะนำก่อนหน้านี้ เราควรตั้งเป้า (หากเป็นไปได้) ให้มีคำไม่เกินห้าคำ เหตุผลก็คือ 56% ของอีเมลอ่านบนมือถือ ซึ่งยิ่งคำน้อยเท่าไหร่ก็ยิ่งดี

คุณสามารถชัดเจนเกี่ยวกับคำขอของคุณได้หรือไม่ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบรรทัดหัวเรื่องอีเมลติดตามผลบางส่วน:

• ติดตามผล: อีเมลที่ส่งใน XXX – นี่เป็นหัวเรื่องที่เป็นทางการสำหรับอีเมลที่จริงจัง
• ต้องการคำตอบ: ส่งอีเมล์แล้ว XXX

อีกครั้งเป็นหัวข้อที่จริงจังสำหรับอีเมลที่จริงจัง

• เตือนให้ลงทะเบียน XXX – นี่คืออีเมลเตือนความจำสำหรับกิจกรรม
• รับฟังความคิดเห็นของคุณได้ดี – นี่เป็นวิธีการผ่อนคลายและไม่เป็นทางการที่คุณควรใช้กับคนที่คุณรู้จักเท่านั้น
• ตัวเตือนเหตุการณ์เครือข่าย… การติดตามอย่างสุภาพอื่นเกี่ยวกับเหตุการณ์
• ขอบคุณสำหรับการพบปะของเรา – นี่เป็นวิธีอื่นในการติดตามผลกับคนที่คุณพบแล้ว คุณไม่ต้องการการตอบสนอง แต่สร้างการเชื่อมต่อ

อย่าใช้ชื่อที่คุณเคยทำเมื่อตัดสินใจเลือกหัวข้อเรื่องสำหรับอีเมลติดตามผล อาจมีสาเหตุที่ผู้รับพลาด (หรือละเลย) อีเมลก่อนหน้าของคุณ การส่งหัวเรื่องเดิมอีกครั้งอาจส่งผลให้ระบบถูกละเว้นอีกครั้ง

การส่งอีเมลติดตามผลอาจดูน่าอึดอัดใจ แต่หลีกเลี่ยงการใช้หัวเรื่องตลกในอีเมลติดตามผล บางคนอาจไม่แบ่งปันอารมณ์ขันของคุณหรือแม้แต่รู้สึกว่าเป็นการล่วงเกิน

ตัวอย่างหัวเรื่องอีเมลติดตามผลที่ไม่ดี ได้แก่:

• ทำไมคุณไม่ตอบ
• คุณได้รับอีเมลฉบับล่าสุดของฉันหรือไม่
• ฉันรอการตอบกลับของคุณ...
• ฉันรู้ว่าคุณยุ่ง แต่...
• แค่เช็คอิน…

จะส่งอีเมลติดตามผลเมื่อใด

ก่อนที่เราจะอธิบายวิธีการเขียนอีเมลติดตามผล คุณควรส่งอีเมลติดตามผลเร็วแค่ไหน?

ข้อพิจารณาที่สำคัญประการหนึ่งคือ การตอบกลับอีเมลมีความสำคัญต่อเวลาหรือไม่ ยกตัวอย่าง; คุณกำลังเชิญบุคคลอื่นเข้าร่วมกิจกรรม คุณอาจมีกำหนดส่งคำตอบ ในกรณีนี้ คุณอาจต้องส่งอีเมลติดตามผลอย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นที่ยอมรับได้

หากคุณรู้จักบุคคลนั้นอย่างมืออาชีพ คุณจะมีอิสระมากขึ้นในการติดตามอีเมล คุณอาจเลือกที่จะส่งคำขออย่างมืออาชีพอย่างรวดเร็ว โดยเข้าใจว่าสิ่งนี้จะไม่ทำลายชื่อเสียงหรือความสัมพันธ์ของคุณ

สมมติว่าคุณกำลังส่งอีเมลติดตามผลถึงคนที่คุณไม่เคยพบหรือไม่มีความสัมพันธ์ทางอาชีพด้วย ในกรณีนั้น เราแนะนำให้รอประมาณห้าวัน (หนึ่งสัปดาห์ทำงาน)

แม้ว่าการรอการตอบกลับอาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิด แต่ให้พิจารณาสิ่งที่เราได้เรียนรู้เกี่ยวกับการคัดแยกอีเมลและอดทนรอ

ติดตามตัวอย่างอีเมล

เราได้จัดเตรียมกรอบสำหรับการติดตามผลทางอีเมล ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะนำไปปฏิบัติ ในที่นี้ เราให้ตัวอย่างเกี่ยวกับวิธีการสร้างอีเมลติดตามผลที่สุภาพ อีเมลติดตามผลแบบสุภาพ และคำขอตอบกลับที่เป็นทางการมากขึ้น

ตัวอย่างเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด แต่ควรใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการสื่อสารของคุณ หากคุณกำลังหาคำที่เหมาะสมไม่ได้ Flowrite สามารถช่วยคุณสร้างอีเมลที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ ซึ่งจะรับประกันว่าจะได้รับการตอบกลับทันทีทุกครั้ง

ตัวอย่างอีเมลติดตามผลอย่างสุภาพ

นี่คือตัวอย่างอีเมลติดตามผลแบบสุภาพที่คุณสามารถส่งได้หลังจากที่ไม่ได้รับการตอบกลับ เมื่อตัดสินใจว่าจะติดตามผลทางอีเมลอย่างสุภาพ ให้นึกถึงบุคคลนั้นและเข้าใจว่าทำไมพวกเขาถึงไม่อ่านอีเมลของคุณ ในตัวอย่างอีเมลติดตามผลที่สุภาพนี้ เรารับทราบสาเหตุที่บางคนอาจไม่ตอบกลับอีเมล – "ฉันเข้าใจว่าคุณไม่ว่าง"

ติดตามตัวอย่างอีเมลหลังจากไม่มีการตอบกลับ

นี่คือตัวอย่างอีเมลติดตามผลที่ส่งไปหลังจากไม่ได้รับการตอบกลับ มันไม่ได้ตีรอบพุ่มไม้ แต่ตรงประเด็น อีเมลนี้ไม่ได้ส่งถึงคนที่คุณรู้จัก แต่เป็นที่อยู่อีเมลทั่วไปหรือผู้รับที่ไม่มีชื่อ

ตัวอย่างอีเมลติดตามอย่างอ่อนโยน

หากคุณกำลังมองหาตัวอย่างอีเมลติดตามผลอย่างสุภาพ นี่คือตัวอย่างหนึ่ง เป็นทางการน้อยกว่าเมื่อก่อนมาก

เทมเพลตอีเมลติดตามผล – วิธี Flowrite

Flowrite เป็นเครื่องมือเขียน AI ที่จะเปลี่ยนคำสั่งสั้นๆ ให้เป็นอีเมลและข้อความที่พร้อมส่ง อย่างไรก็ตาม สำหรับอีเมลเช่นการติดตามผลหลังจากไม่มีการตอบกลับ จะสามารถเขียนอีเมลทั้งหมดให้คุณได้ ดูตัวอย่างด้านล่างเพื่อดูวิธีติดตามผลทางอีเมลด้วยการคลิกปุ่ม ขอบคุณเทมเพลตอีเมลติดตามผลของเรา

คุณรู้สึกมั่นใจมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการติดตามอีเมลหลังจากอ่านบล็อกโพสต์หรือไม่? เราหวังว่าจะเป็นเช่นนั้น ครั้งต่อไปที่คุณต้องเขียนอีเมลติดตามผลหลังจากไม่ได้รับการตอบกลับ เพียงจำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่เรากล่าวถึงในคู่มือนี้ หรือเปิดตัวอย่างอีเมลติดตามผลของเรา ยิ่งไปกว่านั้น ลอง Flowrite และเทมเพลตอีเมลติดตามผลของเรา