ตั้งแต่การทักทายไปจนถึงการลงชื่อออก: วิธีเขียนอีเมลทางการที่มีประสิทธิภาพ

ในกรณีส่วนใหญ่ อีเมลสำหรับมืออาชีพจะเป็นอีเมลที่เป็นทางการ อีเมลที่เป็นทางการคืออีเมลระหว่างผู้เชี่ยวชาญหรือนักวิชาการที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขา อีเมลที่เป็นทางการจะใช้ภาษาแบบมืออาชีพและเป็นไปตามรูปแบบอีเมลที่เป็นทางการเฉพาะ

อีเมลทางการคืออะไร?

อีเมลที่เป็นทางการคืออีเมลที่ใช้ภาษาแบบมืออาชีพและสื่อสารข้อความแบบมืออาชีพหรือเชิงวิชาการ

เมื่อเวลาผ่านไป คุณอาจรู้สึกสบายใจมากพอกับเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนร่วมชั้นในการส่งอีเมลแบบสบายๆ มากขึ้น ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขาและอุตสาหกรรม สายงาน หรือวัฒนธรรมของบริษัท ในกรณีส่วนใหญ่ อีเมลที่ส่งถึงคนรู้จักใหม่ ระดับสูง และบุคคลภายนอกองค์กรของคุณจะเป็นอีเมลที่เป็นทางการ

เมื่อใดควรเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ

อีเมลทางการใช้สำหรับสถานการณ์ต่อไปนี้:

• สอบถามธุรกิจ
• การลาออก
• เสนองาน
• สนามการขาย
• การสิ้นสุด
• ขอโทษ
• การแนะนำอย่างมืออาชีพ
• การอภิปรายทางวิชาชีพและวิชาการ
• ติดตาม

อีเมลทางการมีโครงสร้างอย่างไร?

รูปแบบอีเมลที่เป็นทางการเป็นโครงสร้างที่สอดคล้องกัน ซึ่งคุณจะพบได้ในอีเมลทางการเกือบทั้งหมดที่คุณส่งและรับ แม้ว่าอีเมลหนึ่งไปยังอีกอีเมลหนึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย แต่รูปแบบอีเมลที่เป็นทางการมาตรฐานมีองค์ประกอบเหล่านี้:

• หัวเรื่อง
• คำทักทาย
• ร่างกาย
• กำลังปิด
• ลายเซ็น

6 ขั้นตอนในการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ

1 เขียนหัวข้อโดยตรง

หัวเรื่องที่ชัดเจนดึงดูดความสนใจของผู้รับและทำให้พวกเขาต้องการอ่านเพิ่มเติม สำหรับอีเมลที่เป็นทางการ บรรทัดหัวเรื่องระบุหัวข้อของอีเมลและรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เช่น วันที่ เวลา หรือความต้องการอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น หัวเรื่องของอีเมลที่ขอให้กำหนดเวลาการโทรอาจมีลักษณะดังนี้:

• คุณมีเวลา 15 นาทีสำหรับการโทรในวันพฤหัสบดีนี้หรือไม่?

2 ทักทายและพูดกับผู้รับ

เริ่มต้นอีเมลของคุณโดยระบุผู้รับให้ถูกต้อง หากคุณกำลังพูดกับบุคคลเพียงคนเดียว ให้ใช้ชื่อเต็มหรือนามสกุลของบุคคลนั้นพร้อมคำนำหน้านามที่เหมาะสม หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงกลุ่มคน ให้ใช้คำทักทายเช่น “Dear Team”

เนื่องจากน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพเป็นกุญแจสำคัญสำหรับอีเมลที่เป็นทางการ จงใช้คำทักทายแบบมืออาชีพ คำทักทายทางอีเมลที่เป็นทางการที่เหมาะสมมีดังต่อไปนี้:

• ที่รัก
• สวัสดี
• สวัสดี

3 ทำให้ประเด็นของคุณชัดเจน

ในย่อหน้าเริ่มต้นของอีเมล ให้ระบุวัตถุประสงค์ของคุณให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสอบถามเกี่ยวกับประกาศรับสมัครงาน ให้ระบุตำแหน่งและตำแหน่งที่คุณพบประกาศดังกล่าวภายใน 2-3 บรรทัดแรก หากเป็นอีเมลลาออก ให้ระบุอย่างชัดเจนในย่อหน้าแรก

4 ทำให้รัดกุม

มุ่งเน้นไปที่หนึ่งหัวข้อในอีเมลแต่ละฉบับ โดยการทำเช่นนี้ คุณจะลดโอกาสที่จะเกิดความเข้าใจผิดในส่วนของผู้รับ

5 รักษาน้ำเสียงแบบมืออาชีพ

ในอีเมลที่เป็นทางการ ให้ใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพตลอดเวลา หลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่เป็นทางการ ประโยคที่สลับซับซ้อน และไวยากรณ์ที่ไม่เป็นมาตรฐาน

6 จบด้วยการปิดท้ายอย่างมืออาชีพ

เช่นเดียวกับที่คุณเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการด้วยการทักทายแบบมืออาชีพ ให้จบอีเมลด้วยการปิดท้ายแบบมืออาชีพ ซึ่งรวมถึงการออกจากระบบต่อไปนี้:

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถืออย่างสูง
• ดีที่สุด
• ขอบคุณ

ติดตามการปิดท้ายด้วยลายเซ็นมืออาชีพของคุณ: นี่อาจเป็นชื่อ ตำแหน่ง และข้อมูลติดต่อของคุณ หรืออาจเป็นบล็อกลายเซ็นที่มีลิงก์โซเชียลมีเดีย โลโก้บริษัท และคำพูดที่สร้างแรงบันดาลใจ ลายเซ็นอีเมลส่วนใหญ่อยู่ระหว่างเหล่านี้ ประเด็นคือการให้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นแก่ผู้รับในการสร้างคำตอบ

สิ่งที่ไม่ควรรวมไว้ในอีเมลที่เป็นทางการ

เมื่อคุณเขียนอีเมลที่เป็นทางการ ให้หลีกเลี่ยงภาษาหรือคำศัพท์ที่อาจสร้างความสับสน เช่น ศัพท์แสงในอุตสาหกรรม หากผู้รับไม่ได้อยู่ในสายงานของคุณ

สิ่งอื่น ๆ ที่ควรหลีกเลี่ยง ได้แก่ :

• ชื่อเล่น
• คำทักทายแบบไม่เป็นทางการ (“เฮ้” “ว่าไง” ฯลฯ)
• อีโมจิ
• การใช้ถ้อยคำทางอ้อม
• คำแสลง
• ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น รหัสผ่านและหมายเลขบัญชี (อีเมลไม่ใช่วิธีการสื่อสารที่ปลอดภัย)

และแน่นอน หลีกเลี่ยงการสะกดผิดและไวยากรณ์ นี่คือเหตุผลว่าทำไมการพิสูจน์อักษรอีเมล ทุก ฉบับจึงสำคัญมากก่อนที่คุณจะส่ง การพิมพ์ผิดง่ายๆ อาจทำลายข้อความของคุณได้

ตัวอย่างอีเมลที่เป็นทางการ

เรียน คุณแฮนด์เลอร์

ขอบคุณมากสำหรับการสัมภาษณ์ของเราเมื่อวานนี้ ฉันขอขอบคุณที่คุณสละเวลามาพบฉันและให้ฉันดูการดำเนินงานประจำวันที่ Keyloxxi อย่างโปร่งใส

ฉันหวังว่าคุณจะพิจารณาฉันสำหรับตำแหน่ง ด้วยพื้นฐานด้านความปลอดภัยในโลกไซเบอร์ ฉันรู้ว่าฉันเหมาะกับ Keyloxxi เป็นอย่างยิ่ง หากคุณมีคำถามเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเรา

ดีที่สุด นาตาเลีย กอร์โดเน (555) 555-5555

สวัสดีทีม

ฉันตัดสินใจลาออกจากตำแหน่ง CFO การเลือกนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ในเวลานี้ ฉันต้องให้ความสำคัญกับสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของฉัน

เรายังไม่ได้ระบุผู้สืบทอดของฉัน แต่วางใจได้ การค้นหากำลังดำเนินการอยู่ คุณจะเป็นคนแรกที่รู้เมื่อผู้สมัครได้รับเลือก

ขอบคุณที่เป็นทีมงานที่ยอดเยี่ยมในการทำงานด้วย สิบปีที่ผ่านมานี้ยอดเยี่ยมมาก และฉันหวังว่าจะได้เห็นว่าอะไรจะเกิดขึ้นต่อไปสำหรับบริษัท

ขอแสดงความนับถือ ฟรานซิส Cederholm

ต้องการความช่วยเหลือในการเริ่มต้นอีเมลทางการของคุณหรือไม่ คุณสามารถใช้ Grammarly prompts เพื่อสร้างอีเมลประเภทใดก็ได้ ลองใช้ข้อความแจ้ง เช่น “เขียนอีเมลแนะนำตัวที่น่าสนใจ” หรือ “แบ่งปันการอัปเดตบริษัท” ไวยากรณ์สามารถช่วยคุณเขียนอีเมลที่ปรับแต่งได้ เพื่อให้คุณสามารถส่งข้อความที่สมบูรณ์แบบได้

คำถามที่พบบ่อยทางอีเมลอย่างเป็นทางการ

อีเมลทางการคืออะไร?

อีเมลที่เป็นทางการคืออีเมลระหว่างผู้เชี่ยวชาญหรือนักวิชาการที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขา อีเมลที่เป็นทางการควรตรงไปตรงมาและรวบรัด และใช้ภาษาที่เป็นทางการ พวกเขาควรหลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่เป็นทางการ คำสแลง และศัพท์แสง

อีเมลที่เป็นทางการควรมีความยาวเท่าใด

โดยทั่วไป อีเมลที่เป็นทางการควรมีความยาวไม่เกิน 200 คำ

คุณควรใส่อะไรในอีเมลที่เป็นทางการ?

• หัวเรื่องโดยตรง
• คำทักทายที่เหมาะสม
• ย่อหน้าเนื้อหาที่กระชับและเน้นเฉพาะหรือสองย่อหน้า
• ปิดอย่างสุภาพ
• ลายเซ็น