ตั้งแต่คำทักทายไปจนถึงการลงชื่อออก: วิธีเขียนอีเมลทางการที่มีประสิทธิภาพ

ในกรณีส่วนใหญ่ อีเมลระดับมืออาชีพจะเป็นอีเมลที่เป็นทางการ อีเมลที่เป็นทางการคืออีเมลระหว่างผู้เชี่ยวชาญหรือนักวิชาการที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของตน อีเมลที่เป็นทางการใช้ภาษาระดับมืออาชีพและยึดตามรูปแบบอีเมลที่เป็นทางการโดยเฉพาะ

อีเมลทางการคืออะไร?

อีเมลที่เป็นทางการคืออีเมลที่ใช้ภาษาระดับมืออาชีพและสื่อสารข้อความทางวิชาชีพหรือทางวิชาการ

เมื่อเวลาผ่านไป คุณอาจรู้สึกสบายใจกับเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนร่วมชั้นที่จะส่งอีเมลแบบสบายๆ มากขึ้น ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขาและอุตสาหกรรม สาขางาน หรือวัฒนธรรมของบริษัท ในกรณีส่วนใหญ่ อีเมลที่ส่งถึงคนรู้จักใหม่ ระดับสูง และบุคคลภายนอกองค์กรของคุณถือเป็นอีเมลที่เป็นทางการ

เมื่อใดควรเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ

อีเมลทางการจะใช้ในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• สอบถามข้อมูลทางธุรกิจ
• การลาออก
• ข้อเสนองาน
• การเสนอขาย
• การสิ้นสุด
• ขอโทษ
• การแนะนำอย่างมืออาชีพ
• การอภิปรายทางวิชาชีพและเชิงวิชาการ
• การติดตามผล

โครงสร้างอีเมลที่เป็นทางการเป็นอย่างไร?

รูปแบบอีเมลที่เป็นทางการเป็นโครงสร้างที่สอดคล้องกันที่คุณจะพบในอีเมลทางการเกือบทั้งหมดที่คุณส่งและรับ แม้ว่าอีเมลหนึ่งไปอีกอีเมลหนึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย แต่รูปแบบอีเมลทางการมาตรฐานมีองค์ประกอบเหล่านี้:

• หัวเรื่อง
• คำทักทาย
• ร่างกาย
• ปิด
• ลายเซ็น

6 ขั้นตอนในการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ

1 เขียนหัวเรื่องโดยตรง

หัวเรื่องที่ชัดเจนดึงดูดความสนใจของผู้รับและทำให้พวกเขาอยากอ่านเพิ่มเติม สำหรับอีเมลที่เป็นทางการ หัวเรื่องจะระบุหัวข้อของอีเมลและรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เช่น วันที่ เวลา หรือความต้องการอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น หัวเรื่องของอีเมลที่ขอให้กำหนดเวลาการโทรอาจมีข้อความดังนี้:

• คุณมีเวลาสิบห้านาทีสำหรับการโทรในวันพฤหัสบดีนี้หรือไม่?

2 ทักทายและกล่าวถึงผู้รับ

เริ่มอีเมลของคุณโดยระบุที่อยู่ผู้รับอย่างถูกต้อง หากคุณกล่าวถึงบุคคลเพียงคนเดียว ให้ใช้ชื่อเต็มหรือนามสกุลพร้อมกับคำให้เกียรติที่เหมาะสม หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงกลุ่มบุคคล ให้ใช้คำทักทาย เช่น “เรียนทีมงาน”

เนื่องจากน้ำเสียงแบบมืออาชีพเป็นกุญแจสำคัญในอีเมลที่เป็นทางการ คุณควรใช้คำทักทายแบบมืออาชีพ คำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการที่เหมาะสมมีดังนี้:

• ที่รัก
• สวัสดี
• สวัสดี

3 ทำให้ประเด็นของคุณชัดเจน

ในย่อหน้าเริ่มต้นของอีเมล ให้ระบุวัตถุประสงค์ของคุณอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสอบถามเกี่ยวกับตำแหน่งงาน ให้ระบุตำแหน่งและตำแหน่งที่คุณพบตำแหน่งงานภายในสองสามบรรทัดแรก หากเป็นอีเมลลาออกให้ระบุให้ชัดเจนในย่อหน้าแรก

4 ทำให้มันกระชับ

มุ่งเน้นไปที่หนึ่งหัวข้อในอีเมลแต่ละฉบับ การทำเช่นนี้ คุณจะลดโอกาสที่จะเกิดความเข้าใจผิดในส่วนของผู้รับ

5 รักษาน้ำเสียงแบบมืออาชีพ

ในอีเมลที่เป็นทางการ ให้ใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพตลอดเวลา หลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่เป็นทางการ ประโยคที่ต่อเนื่อง และไวยากรณ์ที่ไม่เป็นมาตรฐาน

6 ปิดท้ายด้วยการปิดแบบมืออาชีพ

เช่นเดียวกับที่คุณเริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการด้วยคำทักทายแบบมืออาชีพ ให้ลงท้ายอีเมลด้วยการปิดท้ายแบบมืออาชีพ ซึ่งรวมถึงการลงนามดังต่อไปนี้:

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถือ
• ดีที่สุด
• ขอบคุณ

ปิดท้ายด้วยลายเซ็นมืออาชีพของคุณ: นี่อาจเป็นชื่อ ตำแหน่ง และข้อมูลติดต่อของคุณ หรืออาจเป็นบล็อกลายเซ็นที่มีลิงก์โซเชียลมีเดีย โลโก้บริษัท และคำพูดสร้างแรงบันดาลใจ ลายเซ็นอีเมลส่วนใหญ่จะอยู่ระหว่างนี้ ประเด็นคือการให้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นแก่ผู้รับเพื่อสร้างคำตอบ

สิ่งที่ไม่ควรรวมไว้ในอีเมลที่เป็นทางการ

เมื่อคุณเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ ให้หลีกเลี่ยงภาษาหรือคำศัพท์ที่อาจสร้างความสับสน เช่น ศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรม หากผู้รับไม่ได้อยู่ในสาขางานของคุณ

สิ่งอื่นๆ ที่ควรหลีกเลี่ยง ได้แก่:

• ชื่อเล่น
• การทักทายอย่างไม่เป็นทางการ (“เฮ้” “ว่าไง” ฯลฯ)
• อิโมจิ
• การใช้ถ้อยคำทางอ้อม
• คำสแลง
• ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น รหัสผ่านและหมายเลขบัญชี (อีเมลไม่ใช่วิธีการสื่อสารที่ปลอดภัย)

และแน่นอน หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ นี่คือสาเหตุว่าทำไมการพิสูจน์อักษรอีเมลทุกฉบับก่อนที่จะส่งจึงเป็นเรื่องสำคัญ เพราะการพิมพ์ผิดง่ายๆ อาจส่งผลต่อข้อความของคุณได้

ตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการ

เรียน คุณแฮนด์เลอร์

ขอบคุณมากสำหรับการสัมภาษณ์ของเราเมื่อวานนี้ ฉันขอขอบคุณที่คุณสละเวลามาพบฉัน และให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับการดำเนินงานในแต่ละวันที่ Keyloxxi

ฉันหวังว่าคุณจะพิจารณาฉันสำหรับตำแหน่งนี้ ด้วยภูมิหลังของฉันในด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ ฉันรู้ว่าฉันจะเหมาะสมอย่างยิ่งกับ Keyloxxi หากคุณมีคำถามเพิ่มเติมใดๆ โปรดติดต่อฉันได้ตลอดเวลา

สุดยอด นาตาเลีย คอร์โดน (555) 555-5555

สวัสดีทีมงาน

ฉันตัดสินใจลาออกจากตำแหน่ง CFO การตัดสินใจไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ในเวลานี้ ฉันต้องให้ความสำคัญกับสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของตัวเอง

เรายังไม่ได้ระบุตัวผู้สืบทอดของฉัน แต่มั่นใจได้ว่าการค้นหาอยู่ระหว่างดำเนินการ คุณจะเป็นคนแรกที่รู้เมื่อผู้สมัครได้รับเลือกแล้ว

ขอขอบคุณที่เป็นทีมที่ยอดเยี่ยมที่ได้ร่วมงานด้วย สิบปีที่ผ่านมาเป็นช่วงที่ยอดเยี่ยมมาก และฉันหวังว่าจะได้เห็นว่าบริษัทจะเป็นอย่างไรต่อไป

ขอแสดงความนับถือ ฟรานซิส ซีเดอร์โฮล์ม

ต้องการความช่วยเหลือในการเริ่มต้นอีเมลทางการของคุณหรือไม่? คุณสามารถใช้พรอมต์ไวยากรณ์เพื่อสร้างอีเมลประเภทใดก็ได้ ลองใช้ข้อความแจ้งเช่น “เขียนอีเมลแนะนำที่น่าสนใจ” หรือ “แชร์ข้อมูลอัปเดตของบริษัท” ไวยากรณ์สามารถช่วยให้คุณเขียนอีเมลที่ปรับแต่งได้ เพื่อให้คุณสามารถส่งข้อความที่สมบูรณ์แบบได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับอีเมลอย่างเป็นทางการ

อีเมลทางการคืออะไร?

อีเมลที่เป็นทางการคืออีเมลระหว่างผู้เชี่ยวชาญหรือนักวิชาการที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของตน อีเมลที่เป็นทางการควรตรงประเด็นและกระชับ และใช้ภาษาที่เป็นทางการ พวกเขาควรหลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่เป็นทางการ คำสแลง และศัพท์เฉพาะ

อีเมลทางการควรมีความยาวนานแค่ไหน?

โดยทั่วไป อีเมลที่เป็นทางการควรมีความยาว 200 คำหรือน้อยกว่า

คุณควรระบุอะไรในอีเมลทางการ?

• หัวเรื่องโดยตรง
• คำทักทายที่เหมาะสม
• ย่อหน้าหรือสองย่อหน้าเนื้อหาที่กระชับและเน้น
• การปิดอย่างสุภาพ
• ลายเซ็น